Sparen Sie mehr Zeit mit der Verwendung von Gmail-Tastenkürzel

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Wie viel Zeit verbringen Sie pro Woche mit E-Mails? Wenn Sie wie die meisten von uns sind, ist die Antwort...stundenlang. Es gibt unterschiedliche Schätzungen darüber, wieviel Zeit der durchschnittliche Arbeitnehmer mit E-Mails verbringt, aber eines ist sicher. Die mit E-Mails verbrachte Zeit ist Zeit, die nicht für andere Aufgaben verwendet wird.

In einer Studie schätzten die Teilnehmer, dass sie mehr als sechs Stunden pro Tag für private und berufliche E-Mails aufwenden. Laut der Studie, die von Reuters im August 2015 veröffentlicht wurde, begannen einige Teilnehmer damit, E-Mails zu checken, bevor sie überhaupt aus dem Bett kamen. Das ist eine Menge Zeit, die mit E-Mails verbracht wird.

Was wäre, wenn Sie einige der Stunden, die Sie mit E-Mails verbringen, zurückgewinnen könnten? Gibt es eine Möglichkeit, weniger Zeit mit E-Mails zu verbringen? Ja, gibt's.

Ein Grund, warum so viel Zeit mit E-Mails verbracht wird, ist, dass viele von uns nicht lernen, die zeitsparenden Funktionen unseres E-Mail-Systems zu nutzen. Gmail zum Beispiel hat viele eingebaute Tastenkürzel, die den Umgang mit E-Mails vereinfachen und Ihnen eine Menge Zeit ersparen können.

Save time with Gmail keyboard shortcuts — Gmail-Tastenkürzel sparen Zeit und verbessern Ihren Arbeitsablauf. (Grafikquelle)

In diesem Tutorial lernen Sie, wie Sie die Gmail-Tastenkürzel aktivieren und sie verwenden, um Zeit zu sparen. Ich zeige Ihnen auch einige Tastenkürzel, die speziell für Ihren Desktop-Computer gelten.

1. Was Sie über Gmail-Tastenkürzel wissen müssen

Sie fragen sich vielleicht, ob es sich lohnt? Sparen Tastenkürzel wirklich Zeit?

Wenn Sie, wie viele Kleinunternehmer, viel Zeit mit E-Mails verbringen, könnte die Zeitersparnis erheblich sein.

Laut einer kürzlich von DMR erstellten Statistik erhält der durchschnittliche Büroangestellte 121 E-Mails pro Tag. Lassen Sie uns diese Zahl als Beispiel nehmen. Wenn Sie so viele E-Mails pro Tag erhalten, eine Minute, die Sie bei der Bearbeitung jeder E-Mail einsparen, kann eine Zeitersparnis von zwei Stunden pro Tag oder zwölf Stunden pro Woche bedeuten. Für einen Kleinunternehmer mit vielen Verantwortlichkeiten kann die Einsparung von ein paar Stunden pro Tag bedeuten, dass er mehr Zeit für die Arbeit hat, die sich lohnt.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie möchten drei Prozesse für eine erhaltene E-Mail durchführen:

Sie möchten alle Empfänger der E-Mail beantworten
Sie möchten die Nachricht mit einem Stern markieren.
Sie möchten die Nachricht in Ihr Projektlabel (Ordner) verschieben.

Wenn Sie diese Aufgaben ohne Tastenkürzel ausführen würden, müssten Sie Folgendes tun:

Aufgabe 1 - Bewegen Sie den Cursor auf die Pfeiltaste neben dem Senden-Symbol und klicken Sie, um das Dropdown-Menü anzuzeigen. Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Allen antworten aus. Geben Sie den Inhalt Ihrer Nachricht ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden am unteren Rand der Nachricht.
Aufgabe 2 - Bewegen Sie den Cursor auf das Symbol Mehr und klicken Sie, um das Dropdown-Menü anzuzeigen. Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Stern hinzufügen aus.
Aufgabe 3 - Bewegen Sie den Cursor auf das Symbol für den Ordner (Label) und klicken Sie darauf, um das Dialogfeld Verschieben nach anzuzeigen. Geben Sie den Namen des Labels ein, in das Sie die Nachricht verschieben möchten, oder wählen Sie das Label in der Dropdown-Liste aus.

Im Gegensatz dazu können Sie die gleichen Aufgaben mit den folgenden Tastenkürzel schneller erledigen:

Tippen Sie a, um eine Nachricht zu öffnen und an alle Nachrichtenempfänger zu senden. Geben Sie den Inhalt der Nachricht ein. Tippen Sie Tab + Eingabe, um die Nachricht zu senden.
Tippen Sie s, um der Nachricht einen Stern hinzuzufügen.
Tippen Sie v, um die Unterhaltung an ein anderes Label zu verschieben.

Damit Tastenkürzel Ihnen wirklich Zeit sparen, müssen Sie sie auswendig lernen. Das mag wie eine entmutigende Aufgabe erscheinen, wenn Sie feststellen, dass es buchstäblich Dutzende von Gmail-Tastenkürzel gibt.

Aber keine Panik. Sie müssen nicht jede einzelne Gmail-Tastenkürzel kennen, um Zeit zu sparen. Konzentrieren Sie sich einfach darauf, die Tastenkürzel für die Operationen zu lernen, die Sie am häufigsten ausführen, und Sie werden trotzdem eine Menge Zeit sparen.

Drucken Sie für weniger häufig verwendete Tastenkürzel eine Tabelle mit den Tastenkürzel aus und bewahren Sie sie zum Nachschlagen in der Nähe Ihres Computers auf.

Als Nächstes sehen wir uns an, wie Sie die Gmail-Tastenkürzel aktivieren.

2. Aktivieren von Gmail-Tastenkürzel

Bevor wir uns ansehen, wie Sie Gmail-Tastenkürzel aktivieren, gibt es einige Gmail-Tastenkürzel, die immer aktiviert sind. Hier ist eine kurze Liste diesen Tastenkürzeln, die Sie für den Anfang verwenden können:

Wenn Sie möchten, dass...	tun Sie dies
Sich rückwärts und vorwärts durch Listen bewegen	Die Pfeiltasten nach oben und unten drücken
Informationen auswählen	Drücken Sie die Eingabetaste
Cc-Empfängern in eine E-Mail hinzufügen	Drücken Sie Strg + Umschalt + c im Bildschirm Neue Nachricht
Bcc-Empfängern in eine E-Mail hinzufügen	Drücken Sie Strg + Umschalt + b im Bereich Neue Nachricht
Absenderadresse ändern (wenn Sie mehrere Adressen eingerichtet haben)	Drücken Sie Strg + Umschalt + f
Den Cursor in das Hauptfenster bewegen	Drücken Sie Umschalt + Esc

Die meisten anderen Tastenkürzeln funktionieren nicht, wenn Sie sie nicht aktivieren. In den folgenden Schritten erfahren Sie, wie Sie Gmail-Tastenkürzel aktivieren.

Schritt 1 - Öffnen Sie den Bildschirm Einstellungen

Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen in der oberen rechten Ecke des Hauptbildschirms von Gmail. Ein Dropdown-Menü wird angezeigt.

Open Gmail Settings — Klicken Sie auf das Symbol für die Gmail-Einstellungen.

Klicken Sie im Dropdown-Menü auf die Option Einstellungen, um den Bildschirm Einstellungen anzuzeigen.

Enter the Settings screen — Den Bildschirm Einstellungen aufrufen.

Schritt 2 - Aktivieren von Tastenkürzel

Die Option Tastenkürzel befindet sich in der Mitte des Bildschirms, scrollen Sie also nach unten, bis Sie sie sehen können. In der Systemvoreinstellung sind die Tastenkürzel ausgeschaltet.

The Gmail Default is Keyboard shortcuts off — Die Gmail-Standardeinstellung ist Tastenkürzel aus.

Wählen Sie die Umschalttaste für die Option Tastenkürzel ein.

Toggle the Keyboard shortcuts on — Schalten Sie die Tastenkürzel ein.

Vergessen Sie nicht, zum Ende des Einstellungsbildschirms zu scrollen und auf die Schaltfläche Änderungen speichern zu klicken.

Save Changes to apply — Änderungen speichern, um sie zu übernehmen

Ihre Gmail-Tastenkürzel sind nun aktiv.

3. So verwenden Sie Gmail-Tastenkürzel auf einem Desktop-Computer

Um Ihre Gmail-Tastenkürzel optimal nutzen zu können, müssen Sie wissen, wie Sie sie verwenden. Hier sind drei Arten von Kurzbefehlen, mit denen Sie Zeit sparen können:

Verfassen. Diese Kurzbefehle helfen Ihnen beim Erstellen und Senden von Nachrichten.
Verwaltung des Posteingangs. Diese Kurzbefehle helfen Ihnen bei der Organisation Ihres Posteingangs.
Navigation. Diese Kurzbefehle helfen Ihnen, durch das Gmail-System zu navigieren.

Schauen wir uns jede Art von Kurzbefehlen separat an. Unten habe ich für jede Art von Tastenkürzel eine eigene Tabelle erstellt.

Um eine dieser Tabellen zu verwenden, führen Sie die in der Spalte Do This angegebene Aktion aus. Die Aktivierung benötigt? -Spalte zeigt an, dass die Option Tastenkürzel aktiviert sein muss, um den Kurzbefehl zu verwenden.

Für einige Tastenkürzel muss die Gmail-Konversationsansicht aktiviert sein, bevor Sie die Tastenkürzel verwenden können. Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie die Konversationsansicht aktivieren, lesen Sie diese Anleitung:

E-Mail

9 Bewährte Praktiken für Gruppen-E-Mail-Threads: So führen Sie bessere Konversationen

Laura Spencer

Hinweis: Wenn Sie einen Popup-Blocker in Ihrem Webbrowser verwenden, schalten Sie ihn aus, bevor Sie die Gmail-Tastenkürzel verwenden.

Schauen wir uns die verschiedenen Gmail-Tastenkürzel an. Zu Ihrer Bequemlichkeit habe ich jede Art von Tastenkombination in Tabellenform aufgelistet, damit Sie sie als Ihr eigenes Gmail-Tastenkürzel-Spickzettel verwenden können.

Schritt 1: Verwendung von Tastenkürzel

Verwenden Sie Tastenkürzel zum Verfassen einer neuen Nachricht oder eine bestehende Nachricht zu beantworten oder weiterzuleiten. In der folgenden Tabelle sind die Tastenkürzel aufgeführt, mit denen Sie beim Verfassen einer Nachricht Zeit sparen können.

Wenn Sie dies möchten...	Tun Sie dies...	Aktivierung benötigt?
Ein neues Nachrichtenfenster über dem Hauptbildschirm von Gmail öffnen	Tippen Sie c innerhalb des Hauptbildschirms von Gmail	Ja
Ein neues Nachrichtenfenster öffnen	Tippen Sie Umschalt + c auf dem Hauptbildschirm von Gmail	Ja
Ein neues Nachrichtenfenster in einem neuen Browser-Tab öffnen	Tippen Sie d aus dem Hauptfenster von Gmail.	Ja
Ein Feld zum Antworten auf die aktuelle Nachricht am unteren Rand der Nachricht öffnen	Tippen Sie r ein, während Sie sich in der Konversationsansicht befinden	Ja
Ein neues Antwortfenster über der aktuellen Nachricht öffnen	Tippen Sie Umschalt + r in der Konversationsansicht	Ja
Ein Antwortfenster am unteren Rand der aktuellen Nachricht öffnen, um allen Empfängern der aktuellen Nachricht zu antworten	Tippen Sie a in der Konversationsansicht	Ja
Ein neues Antwortfenster öffnen, um allen Empfängern der aktuellen Nachricht oben auf der aktuellen Nachricht zu antworten	Tippen Sie Umschalt + a in der Konversationsansicht	Ja
Weiterleiten der aktuellen Nachricht	Tippen Sie f in der Konversationsansicht	Ja
Die aktuelle Nachricht in einem neuen Fenster weiterleiten	Tippen Sie Umschalt + f in der Konversationsansicht	Ja
Die Nachricht, die Sie gerade verfassen, als Entwurf auf Ihrem Computer speichern	Tippen Sie Strg + s innerhalb einer Nachricht, die Sie gerade verfassen	Ja
Die Nachricht, die Sie gerade verfassen, senden	Drücken Sie Tab + Enter	Ja

Schritt 2 - Verwendung von Tastenkürzel für die Posteingangsverwaltung

Verwenden Sie Tastenkürzel für die Posteingangsverwaltung, um Ihre Nachrichten zu ordnen. In der folgenden Tabelle sind Tastenkürzel aufgelistet, um Sie bei der Organisierung Ihrer Posteingang zu helfen.

Wenn Sie dies möchten...	Tun Sie dies...	Aktivierung benötigt
Die Konversation archivieren	Tippen Sie e	Ja
Einen Stern neben die Konversation setzen	Tippen Sie s	Ja
Anzeigen, dass eine Konversation im Prioritätseingang wichtig ist	Tippen Sie + in der Konversationsansicht	Ja
Eine Konversation auswählen	Tippen Sie x	Ja
Anzeigen, dass eine Konversation im Prioritätseingang unwichtig ist	Tippen Sie - in der Konversationsansicht	Ja
Eine Konversation in den Ordner "Papierkorb" verschieben	Tippen Sie #	Ja
Eine Nachricht öffnen	Tippen Sie o auf dem Hauptbildschirm von Gmail ein, wenn eine Nachricht ausgewählt ist	Ja
Nachrichten in einer Unterhaltung direkt im Archiv senden, sofern sie nicht an Sie adressiert sind	Tippen Sie m	Ja
Das Menü Labels öffnen	Tippen Sie l vom Gmail-Hauptbildschirm, wenn eine Nachricht ausgewählt ist	Ja
Eine Konversation in ein anderes Label oder in den Papierkorb verschieben	Tippen Sie v auf dem Hauptbildschirm von Gmail, wenn eine Nachricht ausgewählt ist.	Ja
Eine Nachricht als gelesen markieren	Tippen Sie Umschalt + i auf dem Hauptbildschirm von Gmail, während eine Nachricht ausgewählt ist	Ja
Eine Nachricht als ungelesen markieren	Tippen Sie Umschalt + u auf dem Hauptbildschirm von Gmail, wenn eine Nachricht ausgewählt ist	Ja
Die aktuelle Konversation archivieren und zur vorherigen Konversation wechseln	Tippen Sie { innerhalb der Nachricht	Ja
Die aktuelle Konversation archivieren und zur nächsten Konversation wechseln	Tippen Sie } innerhalb der Nachricht	Ja
Eine Spam-Nachricht melden	Tippen Sie !	Ja
Archiviert Ihre Konversation und geht zur nächsten über	Tippen Sie y + o	Ja
Alle Mails im aktuellen Label auswählen	Tippen Sie * + a im Hauptfenster von Gmail	Ja
Alle Mails abwählen	Tippen Sie * + n im Hauptfenster von Gmail	Ja
Alle gelesenen Mails auswählen	Tippen Sie * + r im Hauptfenster von Gmail	Ja
Alle ungelesenen Mails auswählen	Tippen Sie * + u im Hauptfenster von Gmail	Ja
Alle markierten Mails auswählen	Tippen Sie * + s im Hauptfenster von Gmail	Ja
Alle ungesternten Mails auswählen	Tippen Sie * + t im Hauptfenster von Gmail	Ja

Schritt 3 - Verwendung von Navigation-Tastenkürzel

Verwenden Sie Navigation-Tastenkombinationen, um schnell zu verschiedenen Teilen des Gmail-Systems zu gelangen. In der folgenden Tabelle sind die Navigation-Tastenkürzel aufgeführt.

Wenn Sie dies möchten...	Tun Sie dies...	Aktivierung benötigt?
Zum Suchfeld gehen	Tippen Sie /	Ja
Zur Liste der Meldungen gehen	Tippen Sie k	Ja
Zur vorherigen Konversation wechseln	Tippen Sie j	Ja
Zum nächsten Abschnitt im Posteingang wechseln	Tippen Sie ` im Hauptfenster von Gmail	Ja
Zum vorherigen Abschnitt im Posteingang wechseln	Tippen Sie ~ aus dem Hauptfenster von Gmail	Ja
Zum Posteingang oder zur Konversationsliste zurückkehren	Tippen Sie u innerhalb der Nachricht	Ja
Der Cursor in das Feld Chat-Suche bewegen	Tippen Sie q	Ja
Das Dropdown-Menü Weitere Aktionen ansehen	Tippen Sie .	Ja
Zum ersten Symbol in der Gmail-Symbolleiste wechseln	Tippen Sie ,	Ja
Zu Alle E-Mails wechseln	Tippen Sie g + a	Ja
Zu einer Liste aller mit Sternen versehenen Konversationen wechseln	Tippen Sie g + s	Ja
Zur Kontaktliste wechseln	Tippen Sie g + c	Ja
Zur Liste Ihrer Entwürfe wechseln	Tippen Sie g + d	Ja
Zum Feld für die Labelsuche wechseln	Tippen Sie g + l	Ja
Zum Posteingang wechseln	Tippen Sie g + i	Ja
Zum Bildschirm Gesendete Mails wechseln	Tippen Sie g + t	Ja

Es gibt ein paar Tastenkürzel, die in keine Kategorie passen. Hier ist ein Beispiel: Sie können Esc drücken, um den Cursor aus dem aktuellen Feld zu entfernen.

Fazit

E-Mail muss für den Kleinunternehmer kein großer Zeitfresser sein. Sie können die Zeit reduzieren, die Sie mit Gmail verbringen, indem Sie die Gmail-Tastenkürzel lernen und verstehen, wann Sie sie verwenden sollten.

Wenn Sie noch mehr über die Verwendung von E-Mail im Allgemeinen und Gmail im Besonderen erfahren möchten, lesen Sie diese Tutorials:

Viel Glück bei der Verwendung diesen Gmail-Tastenkürzel! Teilen Sie Ihre eigenen zeitsparenden Gmail-Tipps in den Kommentaren unten mit.