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Cómo Usar las Combinaciones de Teclas de Gmail para Ahorrar Más Tiempo

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Difficulty:IntermediateLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Gmail (Ultimate Beginner Guide).
14 Killer Gmail Features to Make Use of Now
How to Work With Gmail Passwords Safely & Not Get Hacked

Spanish (Español) translation by Javier Salesi (you can also view the original English article)

¿Cuánto tiempo pasas en el correo electrónico cada semana? Si eres como la mayoría de nosotros, la respuesta es... horas. Las estimaciones varían sobre cuánto tiempo exactamente el trabajador promedio pasa en el correo electrónico, pero una cosa es segura. El tiempo que se pasa en el correo electrónico es el que no se dedica para hacer otras tareas.

En un estudio, participantes estimaron que pasaban más de seis horas al día entre el correo electrónico personal y el de su trabajo. De acuerdo al estudio, publicado por Reuters en Agosto de 2015, algunos participantes incluso comenzaban a revisar el correo electrónico antes de levantarse de la cama. Eso es muchísimo tiempo consumido en el correo electrónico.

¿Qué tal si pudieras reclamar algunas de la horas pasadas en el correo electrónico? ¿Existe una forma de pasar menos tiempo en el correo electrónico? Si, si la hay.

Una razón por la que se pasa mucho tiempo en el correo electrónico es porque muchos de nosotros no aprendemos a usar las funcionalidades que ahorran tiempo en nuestro sistema de correo electrónico. Gmail, por ejemplo, tiene muchos atajos integrados que pueden facilitar el uso del correo y ahorrar gran cantidad de tiempo.

Save time with Gmail keyboard shortcuts
Combinación de Teclas de Gmail ahorran tiempo y mejoran tu flujo de trabajo. (fuente gráfica)

En éste tutorial, aprenderás cómo activar los atajos de Gmail y usarlos para ahorrarte tiempo. También compartiré algunos atajos que son específicos para tu computadora.

1. Lo Que Necesitas Saber sobre la Combinación de Teclas de Gmail.

Puedes preguntarte, ¿Vale la pena? ¿Realmente los atajos de teclado ahorran tiempo?

Si pasas mucho tiempo en el correo electrónico como lo hacen muchas personas de las pequeñas empresas, el tiempo ahorrado pudiera ser significativo.

De acuerdo a recientes estadísticas compiladas por DMR, el trabajador de oficina promedio recibe 121 mensajes por correo electrónico al día. Asi que utilicemos esa cifra como ejemplo. Si recibes esa cantidad de mensajes al día, solo un minuto ahorrado en procesar cada mensaje podría significar dos horas de tiempo ahorrado diariamiente o doce horas de tiempo ahorrado en una semana. Para el propietario de una pequeña empresa con muchas responsabilidades, ahorrar unas cuantas horas al día puede significar más tiempo consumido en el trabajo con una remuneración.

Por ejemplo, digamos que quieres realizar tres procesos en un mensaje que recibiste:

  1. Quieres responder a todos los que han recibido ese mensaje.
  2. Quieres marcar el mensaje con una estrella.
  3. Quieres mover el mensaje a tu etiqueta (carpeta) proyecto.

Si efectuaste esas tareas sin los atajos, habrías tenido que realizar lo siguiente:

  • Tarea 1 - Mover el cursor a la flecha que se encuentra junto al ícono de enviar y hacer click para que se muestre el menú desplegable. Desde el menú desplegable, selecciona la opción Responder a Todos. Escribir el contenido de tu mensaje. Hacer click en el botón Enviar en la parte inferior del mensaje.
  • Tarea 2 - Mover el cursor hasta el ícono Más y hacer click para que se muestre el menú desplegable. Desde el menú desplegable, selecciona la opción Destacar
  • Tarea 3 - Mover el cursor al ícono de la carpeta (etiqueta) y hacer click para que se muestre el cuadro de diálogo Mover a. Escribir el nombre de la etiqueta que quieres para mover el mensaje o seleccionar la etiqueta de la lista desplegable.

En contraste, podrías realizar las mismas tareas más rápido usando los siguientes atajos de teclado:

  1. Teclear a para abrir un mensaje y enviarlo a todos los destinatarios del mensaje. Escribir el contenido de tu mensaje. Teclear Tab + Enter para enviar el mensaje.
  2. Teclear s para agregar una estrella al mensaje.
  3. Teclear v para mover la conversación a una etiqueta diferente.

Para que los atajos de teclado realmente te ahorren tiempo necesitar memorizarlos. Podría parecer una tarea ardua cuando te das cuenta que existen docenas de atajos en Gmail.

No tengas miedo. No necesitas conocer cada atajo que tiene Gmail para que ahorres tiempo. Solo enfócate en aprender los atajos para las operaciones que realices con más frecuencia y aún asi ahorrarás mucho tiempo.

Para atajos utilizados menos frecuentemente, imprime una guía con los atajos y consérvala cerca de tu computadora para consulta.

Luego, veamos cómo habilitar los atajos de Gmail.

2. Activar las Combinaciones de Teclas de Gmail

Antes de que veamos cómo activar las combinaciones de teclas de Gmail, hay unos cuantos atajos que siempre están habilitados. Aquí está una breve lista de esos atajos para empezar a utilizarlos:

Cuando quieras...

Haz esto...

Moverte hacia adelante y hacia atrás en las listas

Usa los teclas de las flechas Arriba y Abajo

Seleccionar información

Usa la tecla Enter

Agregar destinatarios a los que quieres mandar una copia del mensaje

Presiona Ctrl + Mayúsculas + c en la pantalla Mensaje Nuevo

Agregar destinatarios a un mensaje a los que se les envia copia del mimo pero no serán visibles sus direcciones

Presiona Ctrl + Mayúsculas + b en la pantalla Mensaje Nuevo

Acceder a dirección de remitente personalizada (si has configurado más remitentes)

Presiona Ctrl + Mayúsculas + f

Mover el cursor a la ventana principal

Presiona Mayúsculas + Esc

La mayoría de los otros atajos no funcionarán a menos que los actives. En los pasos siguientes aprenderás cómo activar los atajos de Gmail.

Paso 1 - Abre la pantalla de Configuración

Haz click en el ícono Configuración en la esquina superior derecha de la pantalla principal de Gmail. Aparece un menú desplegable.

Open Gmail Settings
Haz click en el ícono de Configuración de Gmail.

Haz click en la opción Configuración en el menú desplegable para que se muestre la pantalla Configuración.

Enter the Settings screen
Ingresa a la pantalla Configuración.

Paso 2 - Cómo Activar los Atajos

La opción Combinación de Teclas se encuentra casi en medio de la pantalla, así que desplaza la barra lateral hasta que la veas. Por defecto el sistema tiene los atajos deshabilitados.

The Gmail Default is Keyboard shortcuts off
Por defecto los atajos de teclado en Gmail están deshabilitados.

Selecciona el botón alternativo para la opción habilitar las Combinaciones de Teclas.

Toggle the Keyboard shortcuts on
Cambia la opción para habilitar los atajos de teclado.

No olvides desplazarte hasta abajo en la pantalla Configuración y hacer click en el botón Guardar Cambios.

Save Changes to apply
Guardar Cambios para aplicarlos.

Tus atajos de teclado en Gmail ahora están activos.

3. Cómo Usar los Atajos de Gmail en una Computadora

Para sacar mayor provecho a los atajos de Gmail, necesitas entender cómo usarlos. Aquí están tres tipos de atajos que pueden ahorrarte tiempo:

  1. Redacción. Éstos atajos te ayudan a crear y enviar mensajes.
  2. Gestión de Bandeja de Entrada. Éstos atajos de ayudan a organizar tu bandeja de entrada.
  3. Navegación. Éstos atajos te ayudan a navegar por el sistema de Gmail.

Veamos por separado cada tipo de atajo. Abajo he creado una tabla para cada tipo de atajo.

Para usar una de éstas tablas, realiza la acción indicada en la columna Do This (Haz esto). La columna ¿Necesita Activación? indica que la opción Combinaciones de Teclas debe estar habilitada para usar el atajo.

Algunos atajos requieren que la Vista de Conversación de Gmail esté habilitada antes de que puedas usar el atajo. Para aprender más sobre cómo habilitar la Vista de Conversación, revisa éste tutorial:

Nota: si estás usando un bloqueador de ventanas emergentes en tu navegador, deshabilitalo antes de usar los atajos de Gmail.

Veamos varios atajos de teclado de Gmail. Para tu conveniencia, he enlistado cada tipo de atajo en el formato de tabla para que lo uses como tu propia guía de atajos de Gmail.

Paso 1- Cómo Usar Atajos para Redacción

Usar atajos para redactar un nuevo mensaje o para responder o reenviar un mensaje existente. La siguiente tabla enlista los atajos que pueden ahorrarte tiempo cuando estás redactando un mensaje.

Cuando quieras...

Haz ésto...

¿Necesita Activación?

Abrir una ventana de nuevo mensaje sobre la pantalla principal de Gmail

Teclea c mientras estás en la pantalla principal de Gmail

Si

Abrir una ventana de nuevo mensaje

Teclea Mayúsculas + c desde la pantalla principal de Gmail

Si

Abrir una ventaja de mensaje nuevo en una nueva pestaña del navegador

Teclea d desde la ventana principal de Gmail.

Si

Abrir un espacio para responder el mensaje actual en la parte inferior del mensaje

Teclea r mientras estás en Vista de Conversación

Si

Abrir una nueva ventana para responder sobre el mensaje actual

Teclea Mayúsculas + r mientras estás en Vista de Conversación

Si

Abrir un espacio par responder a todos los destinatarios del mensaje actual en la parte inferior del mensaje

Teclea a mientras estás en Vista de Conversación

Si

Abrir una nueva ventana para responder a todos los destinatarios del mensaje actual sobre el mensaje actual

Teclea Mayúsculas + a mientras estás en Vista de Conversación

Si

Reenviar el mensaje actual

Teclea f mientras estás en Vista de Conversación

Si

Reenviar el mensaje actual desde una nueva ventana

Teclea Mayúsculas + f mientras estás en Vista de Conversación

Si

Guarda el mensaje que estás redactando como borrador en tu computadora

Teclea Ctrl + s desde el mensaje que estás redactando

Si

Enviar el mensaje que estás redactando

Presiona Tab + Enter

Si

Paso 2 - Cómo Usar las Combinaciones de Teclas para Administrar la Bandeja de Entrada

Utiliza los atajos de teclado de gestión de bandeja de entrada para arreglar tus mensajes. La siguiente enlista las combinaciones de teclas que te ayudan a organizar tu bandeja de entrada.

Cuando quieras...

Haz ésto

Necesita Activacion

Archivar la conversación

Teclea e

Si

Poner una estrella junto a la conversación

Teclea s

Si

Mostrar que una conversación en la bandeja Prioridad es importante

Teclea + de la Vista de Conversación

Si

Seleccionar una conversación

Teclea x

Si

Mostrar que una conversación en el tipo bandeja de entrada Prioritarios es no importante

Teclea - desde la Vista de Conversación

Si

Mover una conversación a la carpeta Papelera

Teclea #

Si

Abrir un mensaje

Teclea o desde la pantalla principal de Gmail con un mensaje seleccionado

Si

Enviar mensajes en una conversación directamente a archivar a menos de que se hayan enviado únicamente a ti

Teclea m

Si

Abrir el menú Etiquetas

Teclea l
desde la pantalla principal de Gmail con un mensaje seleccionado

Si

Mover una conversación a una etiqueta diferente o a la papelera

Teclea v desde la pantalla principal de Gmail con un mensaje seleccionado

Si

Marcar un mensaje como leído

Presiona Mayúsculas + i desde la pantalla principal de Gmail con un mensaje seleccionado

Si

Marcar un mensaje como no leído

Presiona Mayúsculas + u
desde la pantalla principal de Gmail con un mensaje seleccionado

Si

Archivar la conversación actual e ir a la previa

Teclea { desde adentro de un mensaje

Si

Archivar la conversación actual e ir a la siguiente

Teclea } desde adentro del mensaje

Si

Reportar un mensaje spam

Teclea !

Si

Archivar tu conversación e ir a la siguiente

Teclea y + o

Si

Seleccionar todos los mensajes en la etiqueta actual

Teclea * + a desde la ventana principal de Gmail

Si

Deseleccionar todos los mensajes

Teclea * + n desde la ventana principal de Gmail

Si

Seleccionar todos los mensajes leídos

Teclea * + r desde la ventana principal de Gmail

Si

Seleccionar todos los mensajes no leídos

Teclea * + u desde la ventana principal de Gmail

Si

Seleccionar todos los mensajes con estrella

Teclea * + s desde la ventana principal de Gmail

Si

Seleccionar todos los correos que no tienen estrella

Teclea * + t desde la ventana principal de Gmail

Si

Paso 3 - Cómo Usar Combinaciones de Teclas para la Navegación

Usar combinaciones de teclas de navegación para moverse rápidamente a varias partes del sistema de Gmail. La siguiente tabla muestra una lista de combinación de teclas para navegación.

Cuando quieras...

Haz ésto

¿Necesita Activación?

Ir al cuadro de búsqueda

Teclea /

Si

Moverse a la lista de mensajes

Teclea k

Si

Moverse a la conversación previa

Teclea j

Si

Ir a la próxima sección de la bandeja de entrada

Teclea ´ desde la ventana principal de Gmail

Si

Ir a la sección previa de la bandeja de entrada

Teclea ~ desde la ventana principal de Gmail

Si

Regresar a la bandeja de entrada o a lista de conversaciones

Teclea u desde dentro de un mensaje

Si

Mover el cursor al cuadro de Buscar a alguien con quien Chatear

Teclea q

Si

Ver el menú desplegable de Más Acciones

Teclea .

Si

Moverse al primer icono en la barra de herramientas de Gmail

Teclea ,

Si

Ir a la pantalla Todos los Mensajes

Teclea g + a

Si

Ir a una lista de todas las conversaciones con estrella

Teclea g + s

Si

Ir a tu lista de contactos

Teclea g + c

Si

Ir a tu lista de borradores

Teclea g + d

Si

Ir al cuadro de Buscar etiqueta

Teclea g + l

Si

Ir a tu bandeja de entrada

Teclea g + i

Si

Ir a la pantalla de Mensajes enviados

Teclea g + t

Si


Hay unas cuantas combinaciones de teclas que no encajan en ninguna categoría. Aquí está un ejemplo: puedes presionar Esc para remover el cursor desde el campo actual.

Conclusión

El correo electrónico no tiene que ser un desperdicio de tiempo para el propietario de una pequeña empresa. Puedes reducir la cantidad de tiempo que pasas en Gmail al aprender las combinaciones de teclas de Gmail y entender cuando usarlas.

Para aprender más sobre cómo usar el correo electrónico y específicamente Gmail, estudia éstos tutoriales:

¡Buena suerte en aprovechar todas estas combinaciones de teclas de Gmail! Con toda confianza comparte tus propios consejos para ahorrar tiempo en Gmail en la sección de comentarios.

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