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¿Cuánto tiempo pasas en el correo electrónico cada semana? Si eres como la mayoría de nosotros, la respuesta es... horas. Las estimaciones varían sobre cuánto tiempo exactamente el trabajador promedio pasa en el correo electrónico, pero una cosa es segura. El tiempo que se pasa en el correo electrónico es el que no se dedica para hacer otras tareas.
En un estudio, participantes estimaron que pasaban más de seis horas al día entre el correo electrónico personal y el de su trabajo. De acuerdo al estudio, publicado por Reuters en Agosto de 2015, algunos participantes incluso comenzaban a revisar el correo electrónico antes de levantarse de la cama. Eso es muchísimo tiempo consumido en el correo electrónico.
¿Qué tal si pudieras reclamar algunas de la horas pasadas en el correo electrónico? ¿Existe una forma de pasar menos tiempo en el correo electrónico? Si, si la hay.
Una razón por la que se pasa mucho tiempo en el correo electrónico es porque muchos de nosotros no aprendemos a usar las funcionalidades que ahorran tiempo en nuestro sistema de correo electrónico. Gmail, por ejemplo, tiene muchos atajos integrados que pueden facilitar el uso del correo y ahorrar gran cantidad de tiempo.
En éste tutorial, aprenderás cómo activar los atajos de Gmail y usarlos para ahorrarte tiempo. También compartiré algunos atajos que son específicos para tu computadora.
1. Lo Que Necesitas Saber sobre la Combinación de Teclas de Gmail.
Puedes preguntarte, ¿Vale la pena? ¿Realmente los atajos de teclado ahorran tiempo?
Si pasas mucho tiempo en el correo electrónico como lo hacen muchas personas de las pequeñas empresas, el tiempo ahorrado pudiera ser significativo.
De acuerdo a recientes estadísticas compiladas por DMR, el trabajador de oficina promedio recibe 121 mensajes por correo electrónico al día. Asi que utilicemos esa cifra como ejemplo. Si recibes esa cantidad de mensajes al día, solo un minuto ahorrado en procesar cada mensaje podría significar dos horas de tiempo ahorrado diariamiente o doce horas de tiempo ahorrado en una semana. Para el propietario de una pequeña empresa con muchas responsabilidades, ahorrar unas cuantas horas al día puede significar más tiempo consumido en el trabajo con una remuneración.
Por ejemplo, digamos que quieres realizar tres procesos en un mensaje que recibiste:
- Quieres responder a todos los que han recibido ese mensaje.
- Quieres marcar el mensaje con una estrella.
- Quieres mover el mensaje a tu etiqueta (carpeta) proyecto.
Si efectuaste esas tareas sin los atajos, habrías tenido que realizar lo siguiente:
- Tarea 1 - Mover el cursor a la flecha que se encuentra junto al ícono de enviar y hacer click para que se muestre el menú desplegable. Desde el menú desplegable, selecciona la opción Responder a Todos. Escribir el contenido de tu mensaje. Hacer click en el botón Enviar en la parte inferior del mensaje.
- Tarea 2 - Mover el cursor hasta el ícono Más y hacer click para que se muestre el menú desplegable. Desde el menú desplegable, selecciona la opción Destacar
- Tarea 3 - Mover el cursor al ícono de la carpeta (etiqueta) y hacer click para que se muestre el cuadro de diálogo Mover a. Escribir el nombre de la etiqueta que quieres para mover el mensaje o seleccionar la etiqueta de la lista desplegable.
En contraste, podrías realizar las mismas tareas más rápido usando los siguientes atajos de teclado:
- Teclear a para abrir un mensaje y enviarlo a todos los destinatarios del mensaje. Escribir el contenido de tu mensaje. Teclear Tab + Enter para enviar el mensaje.
- Teclear s para agregar una estrella al mensaje.
- Teclear v para mover la conversación a una etiqueta diferente.
Para que los atajos de teclado realmente te ahorren tiempo necesitar memorizarlos. Podría parecer una tarea ardua cuando te das cuenta que existen docenas de atajos en Gmail.
No tengas miedo. No necesitas conocer cada atajo que tiene Gmail para que ahorres tiempo. Solo enfócate en aprender los atajos para las operaciones que realices con más frecuencia y aún asi ahorrarás mucho tiempo.
Para atajos utilizados menos frecuentemente, imprime una guía con los atajos y consérvala cerca de tu computadora para consulta.
Luego, veamos cómo habilitar los atajos de Gmail.
2. Activar las Combinaciones de Teclas de Gmail
Antes de que veamos cómo activar las combinaciones de teclas de Gmail, hay unos cuantos atajos que siempre están habilitados. Aquí está una breve lista de esos atajos para empezar a utilizarlos:
| Cuando quieras... | Haz esto... |
| Moverte hacia adelante y hacia atrás en las listas | Usa los teclas de las flechas Arriba y Abajo |
| Seleccionar información | Usa la tecla Enter |
| Agregar destinatarios a los que quieres mandar una copia del mensaje | Presiona Ctrl + Mayúsculas + c en la pantalla Mensaje Nuevo |
| Agregar destinatarios a un mensaje a los que se les envia copia del mimo pero no serán visibles sus direcciones | Presiona Ctrl + Mayúsculas + b en la pantalla Mensaje Nuevo |
| Acceder a dirección de remitente personalizada (si has configurado más remitentes) | Presiona Ctrl + Mayúsculas + f |
| Mover el cursor a la ventana principal | Presiona Mayúsculas + Esc |
La mayoría de los otros atajos no funcionarán a menos que los actives. En los pasos siguientes aprenderás cómo activar los atajos de Gmail.
Paso 1 - Abre la pantalla de Configuración
Haz click en el ícono Configuración en la esquina superior derecha de la pantalla principal de Gmail. Aparece un menú desplegable.
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Haz click en la opción Configuración en el menú desplegable para que se muestre la pantalla Configuración.
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Paso 2 - Cómo Activar los Atajos
La opción Combinación de Teclas se encuentra casi en medio de la pantalla, así que desplaza la barra lateral hasta que la veas. Por defecto el sistema tiene los atajos deshabilitados.
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Selecciona el botón alternativo para la opción habilitar las Combinaciones de Teclas.
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No olvides desplazarte hasta abajo en la pantalla Configuración y hacer click en el botón Guardar Cambios.
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Tus atajos de teclado en Gmail ahora están activos.
3. Cómo Usar los Atajos de Gmail en una Computadora
Para sacar mayor provecho a los atajos de Gmail, necesitas entender cómo usarlos. Aquí están tres tipos de atajos que pueden ahorrarte tiempo:
- Redacción. Éstos atajos te ayudan a crear y enviar mensajes.
- Gestión de Bandeja de Entrada. Éstos atajos de ayudan a organizar tu bandeja de entrada.
- Navegación. Éstos atajos te ayudan a navegar por el sistema de Gmail.
Veamos por separado cada tipo de atajo. Abajo he creado una tabla para cada tipo de atajo.
Para usar una de éstas tablas, realiza la acción indicada en la columna Do This (Haz esto). La columna ¿Necesita Activación? indica que la opción Combinaciones de Teclas debe estar habilitada para usar el atajo.
Algunos atajos requieren que la Vista de Conversación de Gmail esté habilitada antes de que puedas usar el atajo. Para aprender más sobre cómo habilitar la Vista de Conversación, revisa éste tutorial:
Nota: si estás usando un bloqueador de ventanas emergentes en tu navegador, deshabilitalo antes de usar los atajos de Gmail.
Veamos varios atajos de teclado de Gmail. Para tu conveniencia, he enlistado cada tipo de atajo en el formato de tabla para que lo uses como tu propia guía de atajos de Gmail.
Paso 1- Cómo Usar Atajos para Redacción
Usar atajos para redactar un nuevo mensaje o para responder o reenviar un mensaje existente. La siguiente tabla enlista los atajos que pueden ahorrarte tiempo cuando estás redactando un mensaje.
| Cuando quieras... | Haz ésto... | ¿Necesita Activación? |
| Abrir una ventana de nuevo mensaje sobre la pantalla principal de Gmail | Teclea c mientras estás en la pantalla principal de Gmail | Si |
| Abrir una ventana de nuevo mensaje | Teclea Mayúsculas + c desde la pantalla principal de Gmail | Si |
| Abrir una ventaja de mensaje nuevo en una nueva pestaña del navegador | Teclea d desde la ventana principal de Gmail. | Si |
| Abrir un espacio para responder el mensaje actual en la parte inferior del mensaje | Teclea r mientras estás en Vista de Conversación | Si |
| Abrir una nueva ventana para responder sobre el mensaje actual | Teclea Mayúsculas + r mientras estás en Vista de Conversación | Si |
| Abrir un espacio par responder a todos los destinatarios del mensaje actual en la parte inferior del mensaje | Teclea a mientras estás en Vista de Conversación | Si |
| Abrir una nueva ventana para responder a todos los destinatarios del mensaje actual sobre el mensaje actual | Teclea Mayúsculas + a mientras estás en Vista de Conversación | Si |
| Reenviar el mensaje actual | Teclea f mientras estás en Vista de Conversación | Si |
| Reenviar el mensaje actual desde una nueva ventana | Teclea Mayúsculas + f mientras estás en Vista de Conversación | Si |
| Guarda el mensaje que estás redactando como borrador en tu computadora | Teclea Ctrl + s desde el mensaje que estás redactando | Si |
| Enviar el mensaje que estás redactando | Presiona Tab + Enter | Si |
Paso 2 - Cómo Usar las Combinaciones de Teclas para Administrar la Bandeja de Entrada
Utiliza los atajos de teclado de gestión de bandeja de entrada para arreglar tus mensajes. La siguiente enlista las combinaciones de teclas que te ayudan a organizar tu bandeja de entrada.
| Cuando quieras... | Haz ésto | Necesita Activacion |
| Archivar la conversación | Teclea e | Si |
| Poner una estrella junto a la conversación | Teclea s | Si |
| Mostrar que una conversación en la bandeja Prioridad es importante | Teclea + de la Vista de Conversación | Si |
| Seleccionar una conversación | Teclea x | Si |
| Mostrar que una conversación en el tipo bandeja de entrada Prioritarios es no importante | Teclea - desde la Vista de Conversación | Si |
| Mover una conversación a la carpeta Papelera | Teclea # | Si |
| Abrir un mensaje | Teclea o desde la pantalla principal de Gmail con un mensaje seleccionado | Si |
| Enviar mensajes en una conversación directamente a archivar a menos de que se hayan enviado únicamente a ti | Teclea m | Si |
| Abrir el menú Etiquetas | Teclea l | Si |
| Mover una conversación a una etiqueta diferente o a la papelera | Teclea v desde la pantalla principal de Gmail con un mensaje seleccionado | Si |
| Marcar un mensaje como leído | Presiona Mayúsculas + i desde la pantalla principal de Gmail con un mensaje seleccionado | Si |
| Marcar un mensaje como no leído | Presiona Mayúsculas + u | Si |
| Archivar la conversación actual e ir a la previa | Teclea { desde adentro de un mensaje | Si |
| Archivar la conversación actual e ir a la siguiente | Teclea } desde adentro del mensaje | Si |
| Reportar un mensaje spam | Teclea ! | Si |
| Archivar tu conversación e ir a la siguiente | Teclea y + o | Si |
| Seleccionar todos los mensajes en la etiqueta actual | Teclea * + a desde la ventana principal de Gmail | Si |
| Deseleccionar todos los mensajes | Teclea * + n desde la ventana principal de Gmail | Si |
| Seleccionar todos los mensajes leídos | Teclea * + r desde la ventana principal de Gmail | Si |
| Seleccionar todos los mensajes no leídos | Teclea * + u desde la ventana principal de Gmail | Si |
| Seleccionar todos los mensajes con estrella | Teclea * + s desde la ventana principal de Gmail | Si |
| Seleccionar todos los correos que no tienen estrella | Teclea * + t desde la ventana principal de Gmail | Si |
Paso 3 - Cómo Usar Combinaciones de Teclas para la Navegación
Usar combinaciones de teclas de navegación para moverse rápidamente a varias partes del sistema de Gmail. La siguiente tabla muestra una lista de combinación de teclas para navegación.
| Cuando quieras... | Haz ésto | ¿Necesita Activación? |
| Ir al cuadro de búsqueda | Teclea / | Si |
| Moverse a la lista de mensajes | Teclea k | Si |
| Moverse a la conversación previa | Teclea j | Si |
| Ir a la próxima sección de la bandeja de entrada | Teclea ´ desde la ventana principal de Gmail | Si |
| Ir a la sección previa de la bandeja de entrada | Teclea ~ desde la ventana principal de Gmail | Si |
| Regresar a la bandeja de entrada o a lista de conversaciones | Teclea u desde dentro de un mensaje | Si |
| Mover el cursor al cuadro de Buscar a alguien con quien Chatear | Teclea q | Si |
| Ver el menú desplegable de Más Acciones | Teclea . | Si |
| Moverse al primer icono en la barra de herramientas de Gmail | Teclea , | Si |
| Ir a la pantalla Todos los Mensajes | Teclea g + a | Si |
| Ir a una lista de todas las conversaciones con estrella | Teclea g + s | Si |
| Ir a tu lista de contactos | Teclea g + c | Si |
| Ir a tu lista de borradores | Teclea g + d | Si |
| Ir al cuadro de Buscar etiqueta | Teclea g + l | Si |
| Ir a tu bandeja de entrada | Teclea g + i | Si |
| Ir a la pantalla de Mensajes enviados | Teclea g + t | Si |
Hay unas cuantas combinaciones de teclas que no encajan en ninguna categoría. Aquí está un ejemplo: puedes presionar Esc para remover el cursor desde el campo actual.
Conclusión
El correo electrónico no tiene que ser un desperdicio de tiempo para el propietario de una pequeña empresa. Puedes reducir la cantidad de tiempo que pasas en Gmail al aprender las combinaciones de teclas de Gmail y entender cuando usarlas.
Para aprender más sobre cómo usar el correo electrónico y específicamente Gmail, estudia éstos tutoriales:
ComunicaciónCómo Priorizar los Correos Electrónicos que Respondes
Correo Electrónico9 Buenas Prácticas de Agrupar Mensajes: para Llevar Mejores Conversaciones
Correo ElectrónicoCómo Configurar un Contestador de Correo Electrónico Mientras Estás de Vacaciones
¡Buena suerte en aprovechar todas estas combinaciones de teclas de Gmail! Con toda confianza comparte tus propios consejos para ahorrar tiempo en Gmail en la sección de comentarios.
