German (Deutsch) translation by Tatsiana Bochkareva (you can also view the original English article)
Sie verwenden E-Mail für die Arbeit, richtig? Dann erhalten Sie die Chance, dass Sie täglich über 100 E-Mails empfangen und / oder versenden. Das ist der Durchschnitt für Menschen, die E-Mails bei der Arbeit verwenden. Wahrscheinlich verbringen Sie auch ein Viertel Ihres Berufslebens - zwei Stunden pro Tag - mit dem Lesen und Schreiben von E-Mails.
Mit anderen Worten, die meisten von uns ertrinken in E-Mails, haben aber nicht die Zeit, sich damit auseinanderzusetzen. Die oben angeführten E-Mail-Statistiken zu Arbeitern bedeuten, dass jede E-Mail, die wir erhalten, durchschnittlich etwas mehr als eine Minute Aufmerksamkeit erhält.
Denken Sie über die E-Mails nach, die Sie versenden. Haben Sie jemals gedacht: "Dies wird wahrscheinlich nur eine Minute Aufmerksamkeit erhalten"? Es ist ein ernüchternder Gedanke. Wenn Sie wissen, dass dies der Fall ist, werden Sie zu einem besseren E-Mail-Schreiber.
Wir brauchen unsere E-Mails, um aufzufallen. E-Mail ist, wie wir die Arbeit erledigen. Wenn unsere Kunden, Kollegen oder Vorgesetzten unsere E-Mails ignorieren und keine Maßnahmen ergreifen, wird die Arbeit zum Erliegen kommen.
Für diejenigen von uns, die E-Mails verwenden, um Dinge zu erledigen, ist die Schlussfolgerung klar: Wenn Sie E-Mails schreiben, müssen Sie besonders hart arbeiten, um sie hervorzuheben. Wir alle müssen E-Mails schreiben, die geöffnet, gelesen und bearbeitet werden.
Zum Glück ist das einfacher als Sie vielleicht denken. Alles, was es braucht, sind ein paar einfache Strategien, die jeder annehmen kann, und die Bereitschaft, diese Strategien anzuwenden. Wenn Sie diese Strategien nicht bereits anwenden, werden Sie überrascht sein, welchen Unterschied sie in Ihrem Arbeitsleben haben.
Wir alle müssen wissen, wie man E-Mails schreibt, um Dinge zu bewegen. Schauen wir uns also an, wie das geht.
Schritt 1: Überlegen Sie sich den Empfänger
Heutzutage arbeiten viele von uns mit Menschen zusammen, die wir noch nie persönlich getroffen haben. Dieser internationale Ansatz bringt viele Vorteile mit sich. Aber weil wir nicht die Leute treffen, mit denen wir zusammenarbeiten, können wir vergessen, dass unsere Kollegen genauso wie wir echte Menschen sind. Sie haben Hoffnungen, Träume und Kämpfe wie alle anderen auch.
Denken Sie daran, dass sich am anderen Ende jeder von Ihnen gesendeten E-Mail eine Person befindet, mit der Sie bessere E-Mails schreiben können. Dies gilt insbesondere, wenn Sie lernen, die Welt aus Sicht des Empfängers zu sehen.
Jede Person ist anders, so dass sich die Welt aus Sicht des Empfängers mit jeder E-Mail ändert, die Sie schreiben. Das heißt, bestimmte Dinge sind für die meisten Menschen wahr:
- Sie sind beschäftigt und erhalten viele E-Mails (etwa 100 E-Mails pro Tag, mehr, wenn sie autorisiert sind).
- Sie wollen gemocht und geschätzt werden.
- Sie haben Sorgen und Dinge, die ihnen wichtig sind.
Beachten Sie diese Punkte, wenn Sie die folgenden Schritte durcharbeiten, da wir uns mit jedem von ihnen befassen werden.
Schritt 2: Erhalten Sie Ihre E-Mails geöffnet
Bevor jemand auf Ihre E-Mail reagieren kann, muss er Ihre E-Mail öffnen. Was ist der Schlüssel hier?
Wenn Ihre E-Mail im Posteingang einer Person angezeigt wird, erhalten sie nur zwei Informationen: Ihren Namen und die Betreffzeile.
Wenn Sie in einer Position der Autorität oder des Respekts sind und die Person, die Sie per E-Mail senden, zu Ihnen aufblickt (ob durch Wahl oder weil sie dafür bezahlt wird), wird die E-Mail nur durch Ihren Namen geöffnet. Sich auf Ihre Autorität zu verlassen, um E-Mails zu öffnen, ist jedoch eine schlechte Strategie. In einer vernetzten Gesellschaft ist Autoritarismus eine veraltete Sichtweise auf die Welt.
Sie können sich nicht auf Ihren Namen verlassen, um Ihre E-Mails zu öffnen. Das lässt den Betreff übrig. Für die meisten von uns ist dies die einzige Chance, Aufmerksamkeit zu erregen und genug Interesse für den Empfänger zu erwecken, um die E-Mail zu öffnen.
Betreffzeilen sind ein großes Geschäft für E-Mail-Vermarkter. Wenn ihre E-Mails geöffnet werden, verdienen sie Geld. Deshalb widmen sie sich dem Studium, was funktioniert und was nicht in Betreffzeilen. Ganze Bücher wurden zu diesem Thema geschrieben.
Was ist der wichtigste Tipp für E-Mail-Vermarkter, wenn es darum geht, Betreffzeilen zu schreiben? Relevant sein.
Wie Oli Gardner von Unbounce in So schreiben Sie die perfekte E-Mail-Betreffzeile schreibt, müssen Sie beim Schreiben einer Betreffzeile "ultra-spezifisch" sein und "sicherstellen, dass sie relevant ist".
Wenn Ihre E-Mail-Betreffzeile für Ihren Empfänger relevant ist, wird die E-Mail geöffnet. Anders ausgedrückt, eine relevante Betreffzeile verbindet sich mit den Vorberufen des Empfängers und den Dingen, die für ihn wichtig sind. Also wollen sie mehr wissen.
Für E-Mail-Vermarkter ist das Schreiben einer relevanten und ultra-spezifischen Betreffzeile eine schwierige Frage, da ihre E-Mails an Zehntausende von Abonnenten gesendet werden.
Es ist einfach für Sie, die Betreffzeile relevant zu halten, da Sie eine E-Mail an eine Person senden. Ihre Betreffzeile könnte zum Beispiel lauten:
- Ein Projekt (oder einen Unterabschnitt eines Projekts), an dem Sie gemeinsam arbeiten.
- Eine gegenseitige Bekanntschaft.
- Ein Arbeitsplatzsystem.
Es ist nicht nur wichtig, dass Sie Ihre Betreffzeilen relevant machen, sondern auch, dass die Empfänger Ihrer E-Mails beschäftigt sind und dass Sie geschätzt werden möchten.
Wenn es sich bei Ihrer E-Mail um eine schnelle Frage handelt (und wenn möglich, sollte dies auch der Fall sein), sagen Sie es in Ihrer Betreffzeile. Zum Beispiel:
- "Schnelle Frage zu [Projekt]"
- "Ja / Nein-Antwort für [Projekt] erforderlich"
- "[Projekt]: Eine Satzantwort erforderlich"
Dies weist den Empfänger darauf hin, dass er Ihre E-Mail in wenigen Sekunden bearbeiten kann. Es handelt sich also wahrscheinlich um eine der ersten E-Mails, die er öffnet und auf die er antwortet.
Wenn die Person, die Sie per E-Mail senden, Ihnen dabei geholfen hat, geben Sie ihr einen Dankeschön. Unter den richtigen Umständen ist "Danke" eine ausgezeichnete Betreffzeile.
Sie sollten sich nur bedanken, wenn Sie es wirklich ernst meinen. Es gibt nichts, was Sie daran hindert, neben Ihrem Dankesbrief eine kleine Anfrage zu stellen.
Schritt 3: Injizieren Sie Ihre E-Mails mit guten Gefühlen
Wenn sich Ihre E-Mails bei den Menschen gut fühlen, erhalten Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit eine positive und aktive Antwort.
Was können Sie tun, um Ihre E-Mails mit guten Gefühlen zu versehen?
- Öffnen Sie sich mit dem Namen des Empfängers. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie zum ersten Mal jemandem eine E-Mail senden. Wenn Sie sich in einer E-Mail-Konversation mit einem Kollegen befinden, ist dies nicht notwendig (Ihre E-Mails werden trotzdem geöffnet und beantwortet), es ist jedoch eine gute Idee, sie an einer anderen Stelle in der E-Mail mit ihrem Namen zu adressieren. Wie Dale Carnegie, Autor von How to Win Friends und Influence People schreibt, schreibt: "Der Name einer Person ist für diese Person der süßeste und wichtigste Ton in jeder Sprache."
- Achte auf deine Ps und Qs. Bei der Etikette geht es darum, sicherzustellen, dass sich die Person, mit der Sie kommunizieren, gut fühlt. Stellen Sie daher sicher, dass Sie beim Schreiben die grundlegende Netiquette beachten. Wenn Sie einer Standard-E-Mail-Vorlage wie der in diesem Artikel beschriebenen folgen, können Sie mit Ihren E-Mail-Manieren auf dem Laufenden bleiben.
- Sagen Sie Danke, wenn Danke ist. Ich weiß, dass ich dies bereits in Schritt 2 erwähnt habe, aber ich kann es nicht genug betonen. Wenn Ihnen jemand geholfen hat, schreiben Sie ihm eine Notiz, um sich zu bedanken. Selbst wenn es seine oder ihre Aufgabe war, Ihnen zu helfen, ist es das Richtige, Danke zu sagen. Denken Sie daran, Danke zu sagen, ist eine langfristige Investition. Je mehr Sie den Menschen für ihre Hilfe danken, desto mehr sind Sie bereit, in der Zukunft zu helfen. Oder wie Dale Carnegie es formuliert: "Wenn Sie Honig sammeln möchten, treten Sie nicht über den Bienenstock."
- Seien Sie nicht schüchtern, Komplimente zu geben. In Ihrer Wertschätzung der Arbeit anderer Menschen großzügig zu sein, ist eine einfache Strategie, um E-Mails zu schreiben, die die Leute öffnen möchten.
Schritt 4: Halten Sie Ihre E-Mails kurz
Durch das Schreiben einer guten Betreffzeile wird Ihre E-Mail geöffnet. Aber wie können Sie sicherstellen, dass es schnell gelesen und beantwortet wird?
Hier ist die Antwort mit vier Wörtern: Halten Sie Ihre E-Mails kurz.
Kurze E-Mails sind nicht nur schneller zu lesen. Das ist ein offensichtlicher Punkt. Kurze E-Mails werden eher sofort gelesen. Wie Tina Su von Think Simple Now erklärt:
Wenn wir eine E-Mail öffnen, die sehr lang ist, besteht die Bauchreaktion darin, die E-Mail zu schließen oder später wiederzukommen, wenn wir mehr Zeit haben
Mit anderen Worten, das Öffnen einer langen E-Mail sendet ein sofortiges Signal an das Gehirn des Empfängers. Kurze E-Mails senden das gegenteilige Signal. Tina Su noch einmal:
Wir neigen dazu, zu antworten oder werden zu E-Mails gezwungen, die am schnellsten zu beantworten oder zu bearbeiten sind. Das bedeutet, dass E-Mails sehr wenig Arbeit oder Gedanken erfordern.
Kurz gesagt, kurz ist nicht alles. Ihr Ziel ist es, dem Empfänger die Antwort so einfach wie möglich zu machen. Dies kann manchmal bedeuten, detaillierte Hintergrundinformationen bereitzustellen oder eine Reihe möglicher Optionen zu skizzieren, sodass der Empfänger sofort entscheiden kann. Wenn Sie aus diesem Grund eine lange E-Mail schreiben, machen Sie deutlich, was Sie in Ihrem ersten Absatz getan haben. Sagen Sie etwas wie:
- "Ich habe alles umrissen, was Sie wissen müssen. Alles, was Sie brauchen, ist eine Ja / Nein-Antwort."
Unsere E-Mail-Vorlage hilft Ihnen dabei, Ihre E-Mails so kurz wie möglich zu halten.
Sie sollten sich auch folgende Frage stellen:
Schritt 5: Was ist der Zweck dieser E-Mail?
Bevor Sie ein einzelnes Wort Ihrer E-Mail schreiben, sollten Sie wissen, welches Ergebnis Sie vom Empfänger erwarten. Wenn Sie wissen, was Sie von Ihrer E-Mail erwarten, ist das Schreiben viel einfacher.
Wenn Sie Schwierigkeiten haben, eine E-Mail zu schreiben oder eine weit verzweigte E-Mail zu schreiben, ist dies normalerweise ein Zeichen dafür, dass Sie nicht wirklich wissen, was Sie vom Empfänger wünschen. Machen Sie sich also klar, was Sie wollen, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen.
Jede E-Mail, die Sie schreiben, sollte einen einzigen Zweck haben. Das heißt, es sollte nur eine Aktion von der Person erfordern, die es empfängt. Wenn für eine E-Mail mehr als eine Aktion erforderlich ist, sollten Sie sie in separate E-Mails aufteilen.
Warum es so machen? Wenn Sie in einer E-Mail nach mehreren Aktionen fragen und eine dieser Aktionen verzögert wird, bleibt die Antwort erhalten. Es verringert auch die Verantwortlichkeit. Wenn Sie jedoch nach einer Aktion pro E-Mail fragen, werden die möglichen Aktionen ausgeführt.
Leo Babauta sagt es so:
Es gab viele Male, als ich eine E-Mail las, die erforderliche Aktion sah und ging und es tat… Nur um herauszufinden, dass drei weitere Dinge erforderlich waren, um auf die E-Mail zu antworten. Ich habe auch auf den ersten Teil einer E-Mail geantwortet und nicht auf andere, nur weil ich nicht genügend Zeit hatte.
Wenn Sie über mehrere Dinge mit mehreren Anfragen schreiben, tun Sie zwei Dinge: 1) Es ist wahrscheinlich, dass Ihre E-Mail nicht gelesen oder bearbeitet wird. und 2) machen es wahrscheinlich, dass der Empfänger selbst dann, wenn er reagiert oder darauf reagiert, nur eines dieser Dinge tut.
Halten Sie sich stattdessen an einen Betreff mit einer Aufforderung. Sobald dies erledigt ist, können Sie eine zweite senden, aber den Empfänger nicht überfordern, wenn überhaupt möglich.
Schritt 6: Fügen Sie einen Aufruf zum Handeln hinzu
Sie senden eine E-Mail an jemanden, weil Sie eine bestimmte Aktion ausführen müssen. Scheuen Sie sich nicht, die Anfrage zu stellen, und gehen Sie nicht davon aus, dass sie automatisch verstehen, was Sie brauchen und wann Sie es benötigen.
Wenn Sie möchten, dass der Empfänger etwas unternimmt, machen Sie sich klar, was Sie brauchen.
Eine effektive Handlungsaufforderung besteht aus fünf Komponenten:
- Die Aktion. Was musst du tun?
- Ein Schauspieler. Wen erwarten Sie, die Aktion abzuschließen? Wenn Sie möchten, dass der Empfänger dies tut, machen Sie das deutlich.
- Rechenschaftspflicht. Was sollten sie tun, wenn sie die Aktion abgeschlossen haben? Wen sollten sie wissen lassen, dass es getan wurde?
- Eine Frist. Wann muss die Aktion abgeschlossen werden?
- Ein süßer. Was ist für den Empfänger drin? Auch wenn es nur Ihre Dankbarkeit ist, lassen Sie sie wissen, dass Sie dankbar sein werden.
Wie stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails Befehlsaktion ausführen?
Welche Strategien verwenden Sie, um Ihre E-Mails zu öffnen und zu bearbeiten? Gibt es welche, die Sie als besonders effektiv befunden haben? Lass es uns in den Kommentaren unten wissen.
Ressourcen
Grafik-Gutschrift: E-Mail von Simple Icons aus dem Noun-Projekt.
