Cómo Escribir Correos Electrónicos para que las Personas Lean y Tomen Acciones

Usted utiliza el correo electrónico para el trabajo, ¿verdad? Entonces es probable que reciba y/o envíe más de 100 correos electrónicos al día. Ese es el promedio para las personas que usan el correo electrónico en el trabajo. También probablemente pasará un cuarto de su vida laboral -dos horas al día - leyendo y escribiendo correos electrónicos.

En otras palabras, la mayoría de nosotros nos estamos ahogando en correo electrónico, pero realmente no tenemos tiempo para lidiar con él. Las estadísticas de correo electrónico de los trabajadores que he citado anteriormente significan que cada correo electrónico que recibimos recibe un promedio de poco más de un minuto de atención.

Piense en los correos electrónicos que envía. ¿Alguna vez ha pensado, "Esto probablemente sólo obtendrá un minuto de atención"? Es un pensamiento aleccionador. Pero sabiendo que este es el caso le hará un mejor escritor de correo electrónico.

Necesitamos que nuestros correos electrónicos sean notados El correo electrónico es cómo hacemos el trabajo. Si nuestros clientes, colegas o superiores ignoran nuestros correos electrónicos y no toman medidas en ellos, entonces el trabajo se detiene bruscamente.

Para aquellos de nosotros que usamos el correo electrónico para conseguir nuestro trabajo hecho, la conclusión es clara: cuando usted está escribiendo correos electrónicos, usted tiene que trabajar más duro para hacerlos destacar. Todos necesitamos escribir correos electrónicos que se abran, lean y generen una acción.

Afortunadamente, esto es más fácil de lo que usted pueda imaginar. Todo lo que se requiere son algunas estrategias simples que cualquier persona puede adoptar y la voluntad de aplicar estas estrategias. Si usted no está utilizando estas estrategias aún, usted se sorprendería de la diferencia que hacen a su vida laboral.

Todos necesitamos saber cómo escribir correos electrónicos que hacen que las cosas sucedan. Así que veamos cómo hacerlo.

Paso 1: Piense en el Destinatario

Hoy en día, muchos de nosotros trabajamos internacionalmente con personas que nunca hemos conocido en persona. Este enfoque internacional trae muchas ventajas. Pero debido a que no conocemos a las personas con las que trabajamos, podemos olvidar que nuestros colegas son personas reales, al igual que nosotros. Tienen esperanzas, sueños y luchas, como todos los demás.

Tener en cuenta que hay una persona en el otro extremo de cada correo electrónico que envía le ayudará a escribir mejores correos electrónicos. Esto es especialmente cierto si se puede aprender a ver el mundo desde el punto de vista del destinatario.

Cada persona es diferente, así que ver el mundo desde el punto de vista del destinatario cambiará con cada correo electrónico que escriba. Dicho esto, ciertas cosas son verdaderas para la mayoría de las personas:

• Están ocupados, y reciben gran cantidad de correo electrónico (alrededor de 100 correos electrónicos al día, más si están en una posición de autoridad).
• Ellos quieren ser estimados y apreciados.
• Tienen preocupaciones y cosas que les importan.

Tenga esto en cuenta a medida que avance por los siguientes pasos, ya que abordaremos cada uno de ellos.

Paso 2: Obtenga que sus Correos Electrónicos sean Abiertos

Antes de que cualquier persona pueda tomar acción a partir de su correo electrónico, necesitan abrir su correo electrónico. ¿Cuál es la clave aquí?

Cuando su correo electrónico aparece en la bandeja de entrada de alguien, esta persona recibe sólo dos elementos de información: su nombre y la línea de asunto.

Si usted está en una posición de autoridad o respeto y la persona que le está enviando un correo electrónico lo mira desde abajo (ya sea por elección o porque eso es lo que se les paga para hacer), entonces su nombre solo hará que el correo sea abierto. Aún así, confiar en su autoridad para obtener correos electrónicos abiertos es una estrategia de largo plazo muyt pobre. En una sociedad en red, el autoritarismo es una forma anticuada de ver el mundo.

Usted no puede confiar en su nombre para obtener que sus correos electrónicos sean abiertos. Eso deja la línea de asunto. Para la mayoría de nosotros, esta es la única oportunidad que tenemos de llamar la atención y provocar suficiente interés para que el destinatario abra el correo electrónico.

Las líneas de asunto son un gran negocio para los vendedores de correo electrónico. Cuando sus correos electrónicos son abiertos, ellos ganan dinero. Así que dedican sus vidas a estudiar lo que funciona y lo que no lo hace en líneas de asunto. Se han escrito libros enteros sobre el tema.

Entonces, ¿cuál es el consejo número uno de los vendedores de correo electrónico cuando se trata de escribir líneas de asunto? Sea relevante.

Como Oli Gardner de Unbounce escribe en Cómo Escribir la Línea de Asunto de Correo Electrónico Perfecta, cuando usted escribe una línea de asunto usted tiene que ser "ultra específico" y "asegurarse de que sea relevante".

Si su línea de asunto de correo electrónico es relevante para su destinatario, el correo electrónico se abrirá. Para decirlo de otra manera, una línea de asunto relevante se conecta con las pre-ocupaciones del destinatario y las cosas que le importan. Así que querrán saber más.

Para los vendedores de correo electrónico, escribir una línea de asunto relevante y ultra-específica es una pregunta difícil porque sus correos electrónicos se envían a decenas de miles de suscriptores.

Para usted, mantener su línea de asunto relevante es fácil porque usted está enviando por correo electrónico a una persona. Por ejemplo, su línea de asunto podría ser acerca de:

• Un proyecto (o subsección de un proyecto) en el que están trabajando juntos.
• Un conocido mutuo.
• Un sistema de lugar de trabajo.

Además de hacer que sus líneas de asunto relevantes, vale la pena tener en cuenta que los destinatarios de sus correos electrónicos están ocupados y que les gusta ser apreciados.

Así que si su correo electrónico es una pregunta rápida (y si es posible, debería serlo - vamos a llegar a eso en un momento) entonces dígala en su línea de asunto. Por ejemplo:

• "Pregunta rápida sobre [proyecto]"
• "Sí/No se necesita respuesta en [proyecto]"
• "[Proyecto]: Se necesita respuesta de una oración"

Eso indica al destinatario que él será capaz de abordar su correo electrónico en sólo unos segundos, por lo que probablemente será uno de los primeros correos electrónicos que abra y responda.

Por último, si la persona que está enviando un correo electrónico le ha ayudado, entonces envíe una nota de agradecimiento. En las circunstancias adecuadas, "Gracias" es una excelente línea de asunto.

Sólo debes decir gracias si realmente lo siente. Y no hay nada que le impida hacer una pequeña petición junto a su nota de agradecimiento.

Paso 3: Inyecte sus Correos Electrónicos con Buenos Sentimientos

Si sus correos electrónicos hacen que la gente se sienta bien, entonces es más probable que reciba una respuesta positiva y activa.

¿Qué puede hacer para inyectar buenos sentimientos en sus correos electrónicos?

• Abra con el nombre del destinatario. Esto es especialmente importante si estás enviando un correo electrónico a alguien por primera vez. Si estás en una conversación de fuego cruzado de correo electrónico con un colega, entonces esto no es necesario (sus correos electrónicos se abrirán y responderán de todos modos), pero es una buena idea ubicarlos con nombre en otro lugar del correo electrónico. Como Dale Carnegie, autor de Como Ganar Amigos e Influenciar en las Personas, escribe: "El nombre de una persona es, para esa persona, el sonido más dulce y más importante en cualquier idioma".
• Cuidado con sus Ps y Qs. La etiqueta tiene que ver con asegurarse de que la persona con la que se está comunicando se sienta bien. Así que asegúrese de seguir el netiquette básico a medida que escriba. Siguiendo una plantilla estándar de correo electrónico como la que ofrecemos en este artículo, puede ayudarle a mantenerse al día con sus modales de correo electrónico.
• Diga gracias cuando se deben las gracias. Sé que ya lo mencioné en el Paso 2, pero no puedo enfatizarlo demasiado. Si alguien le ha ayudado, envíe una nota para darle las gracias. Incluso si era su trabajo ayudarle, diciendo gracias es lo correcto. Recordar decir gracias es una inversión a largo plazo. Cuanto más agradezca a la gente por su ayuda, más estarán dispuestos a ayudar en el futuro. O como dice Dale Carnegie: "Si quiere recolectar miel, no patee la colmena".
• No sea tímido en dar elogios. Ser generoso en su apreciación del trabajo de otras personas es una estrategia simple para escribir correos electrónicos que la gente quiera abrir.

Paso 4: Mantenga sus Correos Electrónicos Cortos

Escribir una buena línea de asunto obtiene que su correo electrónico sea abierto. Pero, ¿cómo puede asegurarse de que se lea y responda rápidamente?

Aquí está la respuesta de cinco palabras: Mantenga sus correos electrónicos cortos.

Los correos electrónicos cortos no sólo son más rápidos de leer. Eso es un punto obvio. Los correos electrónicos cortos tienen más probabilidades de ser leídos de inmediato. Como explica Tina Su de Think Simple Now:

Cuando abrimos un correo electrónico que es muy largo, nuestra reacción intuitiva es cerrar el correo electrónico o volver a él más tarde cuando tengamos más tiempo.

En otras palabras, abrir un correo electrónico largo envía una señal inmediata al cerebro del destinatario: regrese a esto más tarde. Los mensajes cortos envían la señal opuesta. Tina Su otra vez:

Tendemos a responder o a sentirnos atraídos por el correo electrónico que es más rápidos de responder o procesar. Eso significa correo electrónico que requieren muy poco trabajo o pensamiento.

Dicho esto, corto no lo es todo. Su objetivo es hacer lo más fácil posible para el destinatario de responder. Eso a veces puede significar proporcionar información de fondo en profundidad o esbozar una gama de opciones posibles, de tal manera que el destinatario pueda proporcionar una decisión inmediata. Cuando usted escribe un correo electrónico largo por este motivo, deje esto claro en su párrafo de apertura. Diga algo a lo largo de las líneas de:

• "He esbozado todo lo que necesita saber, así que todo lo que necesita dar es una respuesta afirmativa/negativa".

Nuestra plantilla de correo electrónico puede ayudarle a mantener sus correos electrónicos tan cortos como sea posible.

También debería hacerse la siguiente pregunta:

Paso 5: ¿Cuál es el Propósito de Este Correo Electrónico?

Antes de escribir una sola palabra de su correo electrónico, debe tener en cuenta el resultado que espera del destinatario. Cuando sepa qué es lo que desea de su correo electrónico, encontrará mucho más fácil escribir.

Luchar con la escritura de un correo electrónico o escribir un correo electrónico errante es generalmente una señal de que en realidad no sabe lo que quieres del destinatario. Así que sea claro en lo que quiere antes de empezar a escribir.

Cada correo electrónico que escriba debe tener un solo propósito. Es decir, debe requerir sólo una acción de la persona que lo recibe.  Si un correo electrónico requiere más de una acción, entonces debería dividirlo en correos electrónicos separados.

¿Por qué hacerlo de esta manera? Porque si usted pide varias acciones en un correo electrónico y una de esas acciones se retrasa, esto frena la respuesta. También reduce la responsabilidad. Por otro lado, pedir una acción por correo electrónico significa que las acciones que se pueden tomar serán tomadas.

Leo Babauta lo expresa así:

Han habido muchas veces cuando leí un correo electrónico, vi la acción necesaria y fui y lo hice ... sólo para averiguar que otras tres otras cosas también eran necesarias para responder al correo electrónico. También he respondido a la primera parte de un correo electrónico y no a otras, sólo porque no tenía el tiempo suficiente.

Si usted escribe sobre varias cosas, con varias solicitudes, hace dos cosas: 1) hacer probable que su correo electrónico realmente no se lea o genere una acción; y 2) hacer probable que incluso si se actúa o se responde, el receptor sólo hará una de esas cosas.

En su lugar, adhiérase a un tema, con una sola solicitud. Una vez hecho esto, puede enviar un segundo correo, pero no abrume al destinatario si es posible.

Paso 6: Incluya una Llamada a la Acción

Estás enviando un correo electrónico a alguien porque lo necesitas para tomar una acción específica. No tenga pena de hacer la solicitud y no asuma que entenderán automáticamente lo que necesita y cuándo lo necesita.

Si desea que el destinatario haga algo, entonces sea claro con lo que necesita.

Una llamada a la acción efectiva tiene cinco componentes:

• La acción. ¿Qué necesita usted que se haga?
• Un actor.  ¿Quién espera usted que complete la acción? Si desea que el destinatario lo haga, déjelo claro.
• Responsabilidad. ¿Qué deben hacer cuando hayan completado la acción? ¿A quién deben hacer saber que está hecho?
• Una fecha límite. ¿Cuándo es necesario completar la acción?
• Un endulzante. ¿Qué hay para el destinatario? Incluso si es sólo su gratitud, hágales saber que usted estará agradecido.

¿Cómo se Asegura de que sus Correos Electrónicos Generarán Acciones?

¿Qué estrategias utiliza para obtener que sus correos electrónicos sean abiertos y se actúe en base a ellos? ¿Hay alguno que haya encontrado particularmente eficaz? Háganos saber en la sección de comentarios abajo.

Recursos

Crédito Gráfico: Correo Electrónico diseñado por Simple Icons del Proyecto Noun.