Projektmanagement mit monday.com: Eine 101 Einführung

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German (Deutsch) translation by Valentina (you can also view the original English article)

Wenn Sie gerade erst anfangen, ist Projektmanagement wie das Erlernen des Autofahrens.

Sie müssen verschiedene Dinge gleichzeitig im Auge behalten ... verschiedene Körperteile koordinieren ... und irgendwie mit anderen Fahrern auf der Straße kommunizieren, die alle Schwierigkeiten haben, dasselbe zu tun.

Driving coordination — Projektmanagement (wie Fahren) erfordert Aufmerksamkeit, Koordination und Kommunikation.(Quelle)

Ebenso müssen Sie beim Projektmanagement Aufgaben, Zeitpläne, Budgets und Personen gleichzeitig im Auge behalten. Jeder im Team muss sich koordinieren und miteinander kommunizieren.

Und genau wie beim Fahren steht beim Projektmanagement viel auf dem Spiel. Es kann den Unterschied bedeuten, ob Sie Ihre Ziele verfehlen oder erfolgreich erreichen ... wie produktiv, motiviert und engagiert Sie und Ihre Teammitglieder sind ... selbst wie viel Stress Sie alle erleben.

Es spielt keine Rolle, ob Sie ein Ein-Personen-Team oder der Leiter mehrerer Teams sind. Ihre Fähigkeit, Ergebnisse innerhalb von Fristen und unter Berücksichtigung der verfügbaren Ressourcen zu erbringen, ist von entscheidender Bedeutung.

Tools wie monday.com können das Laden erleichtern.

What youll be creating in this tutorial — Was werden Sie in diesem Tutorial erstellen?

Mit einem visuellen Dashboard Ihres Projekts können Sie Aufgaben delegieren, den Fortschritt überwachen und über potenzielle Probleme informiert werden, bevor sie zu Krisen werden.

Sie haben auch einen zentralen Hub, um mit Ihren Teammitgliedern zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.

Lesen Sie weiter, um die wichtigsten Schritte des Projektmanagements zu erfahren und zu erfahren, wie Sie mit monday.com ein außergewöhnlicher Projektmanager werden können.

Schritt für Schritt Projektmanagement mit monday.com

Im Rest dieses Artikels geben wir vor, der Leiter eines Content-Teams zu sein, das sich aus einem Autor, einem Designer und mir zusammensetzt. Unser Projekt umfasst die Erstellung eines Whitepapers zur Zusammenarbeit und die Veröffentlichung auf der Unternehmenswebsite als Angebot zur Lead-Generierung.

So verwalten Sie dieses Projekt mit monday.com:

1. Erstellen Sie ein Projektmanagement-Dashboard

Erstellen Sie zunächst ein Projektmanagement-Dashboard oder einen Ort, an dem Sie die verschiedenen Elemente des Projekts aufzeichnen und verfolgen. In monday.com wird dies als Board bezeichnet. Ähnlich wie das Armaturenbrett eines Autos bietet Ihnen das Board einen Überblick über das Projekt und weist Sie auf mögliche Probleme hin.

Erstellen Sie ein neues Board

Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf das Pluszeichen + neben Boards.

Wählen Sie eine Board-Vorlage

Sie können ein Board von Grund auf neu erstellen, eine Vorlage verwenden oder eine Vorlage importieren. Die Verwendung einer Vorlage ist der einfachste Weg, um loszulegen.

Wählen Sie Aus einer Vorlage auswählen.

Mondaycom Project Management - New Board

Klicken Sie auf Weitere Vorlagen anzeigen, um die für Sie verfügbaren Vorlagen anzuzeigen.

Scrollen Sie durch die Liste, um eine Vorschau der einzelnen Vorlagen anzuzeigen. Wählen Sie das Element aus, das die meisten Elemente anzeigt, die Sie verfolgen möchten. Es muss nicht perfekt sein. Sie werden das Board später anpassen.

Wenn Sie eine Vorlage finden, die Ihnen gefällt, klicken Sie auf Verwenden.

Mondaycom Project Management - Board Templates

Das Dialogfeld "Board erstellen" wird geöffnet.

Wählen Sie die Board Visibility Setting

Geben Sie einen Namen für die Karte ein, wählen Sie eine Sichtbarkeitseinstellung und klicken Sie auf Board erstellen.

monday.com hat drei Sichtbarkeitseinstellungen:

Main. Ein Hauptboard ist für jeden sichtbar, der ein Teammitglied in Ihrem Konto bei monday.com ist.
Privat. Ein privates Board ist nur für Sie als Board-Ersteller und andere Benutzer von monday.com sichtbar, die Sie zum Board einladen. Sie können ein Board nur für Sie privat machen, während Sie es ausbauen, und dann seine Sichtbarkeitseinstellung ändern oder es mit Teammitgliedern teilen, wenn Sie fertig sind.
Teilbar. Ein teilbares Board kann mit Personen außerhalb Ihres Teams oder Unternehmens geteilt werden (z. B. Kunden, Praktikanten oder Freiberufler).

Das neue Board wird angezeigt.

Es ist einfach, sich auf einem Board zurechtzufinden:

Klicken Sie auf ein Element, um Text einzugeben, den Text zu ersetzen oder seine Einstellungen zu bearbeiten.
Ziehen Sie Objekte per Drag-and-Drop, um sie auf dem Board zu verschieben.
Sie wissen nicht, wofür ein Symbol ist? Bewegen Sie den Mauszeiger darüber und ein Tooltip wird angezeigt.

2. Teilen Sie das Projekt in Aufgaben auf

Aufgaben hinzufügen

Teilen Sie das Projekt in die spezifischen Aufgaben auf, die erledigt werden müssen. Geben Sie jede Aufgabe als separate Zeile an die Tafel ein.

Standardmäßig enthält jede von Ihnen ausgewählte Board-Vorlage bereits Werbebuchungen unter mehreren Überschriften oder Gruppen. Geben Sie Ihre Aufgaben zunächst in beliebiger Reihenfolge unter die erste Gruppe ein, je nachdem, wie die einzelnen Aufgaben in den Sinn kommen. Sie können die Reihenfolge der Artikel später ändern.

Aufgaben in Gruppen organisieren

Wenn Sie alle Aufgaben im Projekt aufgelistet haben, organisieren Sie sie in Gruppen.

Project Management with Mondaycom - Organize Tasks

Sie können Aufgaben auf verschiedene Arten gruppieren. Sie können sie nach Woche, Projektphase oder einer anderen Kategorie gruppieren, die Sie verwenden möchten. Dies ist Ihr Projekt, Ihr Board, und Sie können entscheiden, wie Sie es organisieren möchten.

Sobald die Projektaufgaben aufgelistet und in Gruppen organisiert wurden, können Sie den Rest Ihrer Projektplatine erstellen.

3. Fügen Sie die Elemente hinzu, die Sie verfolgen möchten

Denken Sie im nächsten Schritt an die Projektelemente, die Sie dokumentieren und verfolgen möchten. Jedes Element wird eine Spalte auf dem Board sein.

Löschen Sie unerwünschte Spalten

Gehen Sie über die Tafel und löschen Sie alle Spalten, die Sie nicht verwenden. Um eine Spalte zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Spaltenüberschrift und klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil. Klicken Sie dann auf Spalte löschen.

Delete column to remove unwanted columns

Neue Spalten erstellen

Erstellen Sie eine Spalte für jedes Projektelement oder Detail, das Sie anzeigen möchten.

Um eine Spalte zu erstellen, gehen Sie zur äußersten rechten Seite des Boards und klicken Sie auf das +-Zeichen. Wählen Sie dann einen Spaltentyp aus dem Dropdown-Menü.

Mondaycom Project Management - Column Types

Die grundlegenden Spaltentypen sind:

Status. Kann verwendet werden, um den Fortschritt von Aufgaben visuell zu verfolgen, die Aufgabenpriorität festzulegen oder jede Aufgabe einer Kategorie zuzuordnen
Text. Fügen Sie einen beliebigen Text hinzu, z. B. eine Telefonnummer, eine Adresse oder einen Kommentar.
Menschen. Weist jedes Element einer bestimmten Person zu
Zeitleiste. Identifiziert die Dauer einer Aufgabe durch Angabe des Start- und Enddatums und ermöglicht Ihnen eine Gantt-Diagrammansicht des Projekts
Datum. Legt Fälligkeitstermine für Aufgaben fest und informiert über Fälligkeitstermine
Tags. Verknüpft jede Aufgabe mit einem Schlüsselwort unter Verwendung von Hashtags
Zahlen. Für jede Art von Nummer, wie z. B. Artikelkosten, Menge, Anzahl der Stunden usw.

Stellen Sie zum Verfolgen von Fristen sicher, dass Sie eine Datum-Spalte erstellen, falls die ausgewählte Vorlage noch keine enthält.

Wenn Sie ein Element verfolgen möchten, das von keinem dieser Spaltentypen erfasst wird, klicken Sie auf Weitere Spalten. Dadurch gelangen Sie zum Spaltencenter, in dem Sie noch mehr Spaltentypen wie Bewertungen, Zeiterfassung, Weltzeituhr und vieles mehr sehen können.

Einrichten von Spaltendetails

Sie können die Spalteneinstellungen jederzeit ändern. Klicken Sie in der Spaltenüberschrift auf den Abwärtspfeil, um die verfügbaren Optionen anzuzeigen.

Project Management with mondaycom - Column Settings

Um die Reihenfolge der Spalten zu ändern, klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, halten Sie sie gedrückt und ziehen Sie sie an die richtige Stelle.

Dies ist auch die Zeit, um die Statusspalte anzupassen. Klicken Sie auf eine Spalte der Statusspalte und fügen Sie sie hinzu, löschen Sie sie, ändern Sie die Beschriftung oder ändern Sie die Farbe eines Status. Ziehen Sie Statusbezeichnungen per Drag-and-Drop, um die Reihenfolge zu ändern, in der sie angezeigt werden.

Project Management - Task Status on Mondaycom

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Übernehmen". Die Änderungen, die Sie vornehmen, gelten für alle Status-Zellen in dieser Spalte.

4. Legen Sie Fristen fest und erstellen Sie Zeitleisten

Jetzt ist es Zeit, Fristen für jede Aufgabe festzulegen. Klicken Sie auf die Datumszelle und wählen Sie das Fälligkeitsdatum aus. Klicken Sie auf die Option Zeit hinzufügen, um eine bestimmte Zeit hinzuzufügen, zu der die Aufgabe fällig ist.

5. Aufgaben delegieren

Nachdem die Board-Elemente und -Spalten erstellt wurden, ist es an der Zeit, die Aufgaben den Teammitgliedern zuzuweisen. Wir lassen dies zum letzten Mal, da die Person jedes Mal, wenn Sie eine Aufgabe zuweisen, eine Benachrichtigung mit einem Link zum Board erhält. Sie möchten also sicherstellen, dass das Board bereit ist, bevor Sie es freigeben.

Fügen Sie dem Board Teammitglieder hinzu

Um Teammitglieder zum Forum hinzuzufügen, klicken Sie oben im Forum auf das Personensymbol.

Mondaycom Project Management - Add People to Board

Geben Sie den Namen einer Person ein oder wählen Sie ein ganzes Team.

Mondaycom Project Management - Add People to Board by Name

Hinweis: Um in der Personen-Liste angezeigt zu werden, muss sich eine Person bereits in Ihrem Konto bei monday.com befinden. Wenn Sie das Board mit jemandem teilen möchten, der noch nicht in Ihrem Konto ist, klicken Sie auf Neues Teammitglied per E-Mail einladen. Geben Sie dann ihre E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Einladen.

Mondaycom Project Management - Add People to Board by Email

Erinnerung: Wenn Sie das Board für Personen außerhalb Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation freigeben möchten, stellen Sie sicher, dass die Sichtbarkeit des Boards auf "Teilbar" eingestellt ist.

Weisen Sie jede Aufgabe zu

Klicken Sie auf eine Spaltenzelle für Personen und wählen Sie dann aus der Liste der angezeigten Personen aus.

Project Management with Mondaycom - Assign a Task

Sie können die Aufgabe auch einer Person zuweisen, die noch nicht im Vorstand ist, indem Sie ihnen über das Dialogfeld eine E-Mail-Einladung senden. Klicken Sie dazu auf Neues Teammitglied per E-Mail einladen.

6. Aktualisieren und verfolgen Sie den Fortschritt

Jetzt können Sie und Ihre Teammitglieder das Projekt über das Board verwalten!

Aktualisieren Sie den Status einer Aufgabe

Ihr Projektmanagement-Dashboard ist nur dann hilfreich, wenn es den Status jeder Aufgabe genau wiedergibt. Klicken Sie auf eine Statuszelle, um den Aufgabenstatus zu aktualisieren. Wählen Sie einen Status aus den Optionen.

Project Management - Update Item Status on Mondaycom

Verfolgen und Überwachen von Aufgaben auf dem Board

Mit Ihrer Projektplatine können Sie den Fortschritt eines Projekts auf einen Blick verfolgen. Mit den farbcodierten Statuszellen können Sie leicht sehen, welche Aktivitäten abgeschlossen sind, welche auf dem richtigen Weg sind und welche Fristen versäumt wurden.

Sie können auch mit der Maus über die Zelle neben einem Status fahren, um weitere Details zu erhalten, z. B. wie viel Zeit bis zum Stichtag der Aufgabe verbleibt. Die Timeline-Zelle gibt an, wie viel Zeit für jede Aufgabe verbleibt.

Project Management on Mondaycom - At-a-glance Status

Berichte erstellen

Sie können Berichte auf verschiedene Arten anzeigen. Geben Sie beispielsweise den Namen eines Teammitglieds in die Leiste "Such-/Filter-Board" ein, um zu sehen, wie sie die ihnen zugewiesenen Aufgaben ausführen:

Project Management - Team Member Progress on Mondaycom

Sie können auch verschiedene Filter verwenden, um genau die gewünschten Informationen anzuzeigen. Speichern Sie Ihre Lieblingsfilter als Ansicht, damit Sie später problemlos darauf zugreifen können. Klicken Sie auf Filter und wählen Sie einen oder mehrere Filter aus. Klicken Sie nun auf Als neue Ansicht speichern.

Um zu einer gespeicherten Ansicht zu wechseln, klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben der Haupttabelle und wählen Sie eine Ansicht aus der Dropdown-Liste aus:

Mondaycom Project Management - Switch to Saved Views

7. Kommunizieren Sie mit Teammitgliedern

Wenn Sie sich Sorgen um eine bestimmte Aufgabe machen, können Sie problemlos mit der der Aufgabe zugewiesenen Person kommunizieren.

Klicken Sie auf die Sprechblase neben dem Namen der Aufgabe und geben Sie Ihre Nachricht in das eingeblendete Dialogfeld ein. Klicken Sie nun auf Aktualisieren.

Mondaycom Project Management - Task Update

Hinweis: Sie können die Textformatierung in Ihren Updates verwenden sowie Hyperlinks und sogar eine Checkliste einfügen.

Neben der Sprechblase wird eine Zahl angezeigt, die angibt, wie viele Aktualisierungen der Aufgabe hinzugefügt wurden.

Mondaycom Task Updates - Project Management

Stellen Sie sicher, dass Sie eine bestimmte Person @mention, damit sie über das von Ihnen veröffentlichte Update benachrichtigt wird. Wenn sich diese Person bei monday.com anmeldet, wird das Update auf ihren Klingelbenachrichtigungen angezeigt.

Sie erhalten auch E-Mail- und Desktop-Benachrichtigungen, sofern sie diese in den Profileinstellungen von monday.com aktiviert haben.

8. Dateien freigeben

Eine andere Möglichkeit, das Projektmanagement zu vereinfachen, ist die Verwendung von monday.com, um Dateien für Ihr Team freizugeben. Freigegebene Dateien sind einer bestimmten Aufgabe oder Werbebuchung zugeordnet. Kein Hin- und Her-Versenden von Dateien mehr!

Um eine Datei freizugeben, klicken Sie auf die Sprechblase neben einer Aufgabe und dann auf Dateien hinzufügen, um die Datei auf Ihrem Computer zu finden. Wenn Sie die Datei gefunden haben, klicken Sie auf Öffnen.

Die von Ihnen hochgeladenen Dateien werden in der Dateiliste angezeigt.

Dateien können auch über Alles suchen gefunden werden.

Tipp: Wie der Name schon sagt, können Sie mit "Alles suchen" alles in Ihrem Konto bei monday.com finden.

9. Schließen Sie das Projekt

Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, können Sie es schließen, indem Sie das Board archivieren. Um ein Board zu archivieren, klicken Sie auf die Auslassungspunkte und wählen Sie Dieses Board archivieren.

Mondaycom Project Management - Archive a Board

Sie können archivierte Projekte weiterhin anzeigen, indem Sie unter Alles suchen auf Archivierte Boards klicken.

Tipps für das Projektmanagement auf monday.com

1. Holen Sie sich alle "an Bord"

Stellen Sie sicher, dass alle am Projekt beteiligten Personen zur Projektplatine hinzugefügt werden. Denken Sie daran, dass auch Personen außerhalb Ihrer Organisation oder Ihres Unternehmens zu einem Board hinzugefügt werden können, indem Sie es zu einem Teilbaren Board machen.

Stellen Sie dann sicher, dass jeder die Projektplatine auf monday.com für seine Updates, Notizen und Dateifreigaben verwendet. Um sicherzustellen, dass die Teammitglieder über die entsprechenden Berechtigungen zum Aktualisieren des Status ihrer Aufgaben verfügen, gehen Sie zu Board-Berechtigungen.

Es stehen mehrere Berechtigungen zur Auswahl:

Mit "Alles bearbeiten" können alle Abonnenten des Boards den Inhalt und die Struktur des Boards ändern, neue Elemente erstellen, Spaltennamen bearbeiten, den Status ändern und Elementaktualisierungen erstellen.
Mit "Inhalt bearbeiten" können Nicht-Board-Besitzer Elemente hinzufügen, Status und Zellen ändern und Elementaktualisierungen erstellen. Sie haben jedoch keine Berechtigung, Gruppen- und Spaltentitel zu bearbeiten und die Struktur der Platine neu zu ordnen. Diese Berechtigung eignet sich gut für Board-Benutzer, die sich außerhalb Ihrer Organisation befinden.
Nur anzeigen ermöglicht Nicht-Board-Besitzern, den Inhalt des Boards anzuzeigen und Aktualisierungen zu schreiben.
Durch das Bearbeiten der ihnen zugewiesenen Zeilen in der Spalte "Eigentümer" können alle Nicht-Board-Eigentümer nur den Inhalt der ihnen zugewiesenen Elemente bearbeiten. Sie können jedoch kommunizieren, indem sie Aktualisierungen zu jedem Element auf dem Board veröffentlichen.

Dieser Artikel enthält detaillierte Erläuterungen zu den Board-Berechtigungen. Indem Sie alle projektbezogenen Informationen an einem zentralen Ort aufbewahren, optimieren Sie die Kommunikation, sparen Zeit und verbessern die Zusammenarbeit.

2. Passen Sie Ihr Home Dashboard an

Ihr Home Dashboard bietet auch eine Vorschau Ihrer Projekte auf einen Blick.

Standardmäßig zeigt das Widget "Wöchentliche Aufgaben" Elemente an, die Sie besitzen. Fügen Sie diesem Widget weitere Teammitglieder hinzu, um auch die ihnen zugewiesenen Aufgaben anzuzeigen. Klicken Sie dazu auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke des Widgets "Wöchentliche Aufgaben" und wählen Sie den Namen eines Teammitglieds aus der Liste aus. Klicken Sie auf Fertig.

Durchsuchen Sie Ihr Dashboard und fügen Sie weitere Widgets hinzu, um den Überblick über Ihre Projekte zu behalten. Klicken Sie im Home-Dashboard auf Widget hinzufügen > Mehr, um alle verfügbaren Widgets anzuzeigen.

Die Widgets in der Kategorie "Oben bleiben" sind besonders nützlich für das Projektmanagement.

Ihr monday.com Dashboard ist ein leistungsstarkes Organisations- und Produktivitätswerkzeug, das seinen eigenen Beitrag verdient. Lesen Sie hier mehr darüber.

3. Integrieren Sie das Board in Ihren Kalender

Wenn Sie einen digitalen Kalender verwenden, integrieren Sie ihn in Ihre Projektplatine. Klicken Sie in einer Datums- oder Zeitleiste auf den Abwärtspfeil. Wählen Sie Spalteneinstellungen > Synchronisieren.

Befolgen Sie die restlichen Anweisungen, je nachdem, mit welchem Kalender Sie synchronisieren möchten. monday.com ist direkt in Google Kalender integriert. Sie können auch andere Kalender wie Microsoft Outlook, iCal und andere mithilfe der Webcal-URL der Spalte integrieren.

Projekte besser verwalten mit monday.com

Wie Sie gesehen haben, bietet monday.com robuste Funktionen für das Projektmanagement. Sie können Aufgaben erstellen und zuweisen, Termine festlegen und überwachen, den Fortschritt von Projekten verfolgen, mit Teammitgliedern kommunizieren und Dateien gemeinsam nutzen - alles an einem organisierten, zentralen Ort.

Angesichts all dieser Merkmale fällt es selbst kleinsten Details schwer, durch die Risse zu fallen. Sie und Ihre Teammitglieder können sich über Ihre Verantwortungsbereiche auf dem Laufenden halten.

Der beste Weg, um festzustellen, ob monday.com das Projektmanagement-Tool für Sie ist, besteht natürlich darin, es im realen Leben zu testen. Erstellen Sie ein Testkonto für monday.com. Es ist einfach, kostenlos und erfordert keine Kreditkarte.