Gestión de proyectos con monday.com: Una Introducción completa

Cuando recién empiezas, la gestión de proyectos es como aprender a manejar un automóvil.

Tienes que fijarte en varias cosas a la vez... coordinar diferentes partes de tu cuerpo... y de alguna manera comunicarte con otros conductores en la carretera, que están todos luchando por hacer lo mismo.

Del mismo modo, la gestión de proyectos requiere que nos fijemos en las tareas, los horarios, los presupuestos y las personas, todo al mismo tiempo. Todos los miembros del equipo deben coordinarse y comunicarse entre sí.

Y al igual que en la conducción, hay muchos riesgos en la gestión de proyectos. Esto puede significar la diferencia entre fracasar o tener éxito en el cumplimiento de tus objetivos... cuán productivos, motivados y comprometidos son tú y los miembros de tu equipo... incluso cuánto estrés experimentan todos ustedes.

No importa si eres un equipo de una persona, o el líder de varios equipos. Tu capacidad para producir resultados dentro de los plazos establecidos, teniendo los recursos disponibles, es determinante.

Herramientas como monday.com pueden aligerar la carga.

Con un tablero de instrumentos visual de tu proyecto, puedes delegar tareas, monitorear su progreso y ser alertado de problemas potenciales antes de que se conviertan en crisis.

También tienes un centro de comunicación y colaboración con los miembros de tu equipo.

Sigue leyendo para conocer los principios de la gestión de proyectos, y cómo puedes convertirte en un excepcional gestor con monday.com.

Cómo gestionar un proyecto con monday.com, paso a paso

En el resto de este artículo, pretenderemos que soy la jefa de un equipo de desarrollo de contenido compuesto por un escritor, un diseñador y yo. Nuestro proyecto implica producir un whitepaper (libro blanco) sobre la colaboración, y publicarlo en el sitio web de la empresa como parte de una oferta de generación de oportunidades.

A continuación se muestra cómo gestionar este proyecto usando monday.com:

1. Crear un tablero para gestionar proyectos

Comienza creando un tablero de gestión de proyectos, o algo donde registrar y hacer un seguimiento de los diversos elementos del proyecto. En monday.com, esto se conoce como un tablero. De forma similar al tablero de un coche, este te da una visión general del proyecto y te alerta de posibles problemas.

Crear un nuevo tablero

En la barra lateral izquierda, haz clic en el signo + junto a Tableros.

Escoger una plantilla de tablero

Puedes crear un tablero desde cero, usar una plantilla o importar una plantilla. Usar una plantilla es la forma más fácil de empezar.

Selecciona usar una plantilla.

Haz clic en Ver más plantillas para ver las plantillas disponibles.

Desplázate hacia abajo por la lista para previsualizar cada plantilla. Selecciona la que tenga la mayoría de los elementos que quieres controlar. No tiene por qué ser perfecta; más adelante personalizarás el tablero.

Cuando encuentres una plantilla que te guste, haz clic en Usar.

Se abrirá el diálogo de Crear tablero.

Seleccionar el Ajuste de visibilidad del tablero

Escribe un nombre para el tablero, luego elige un ajuste de visibilidad y haz clic en Crear tablero.

monday.com tiene tres configuraciones de visibilidad:

1. Principal. Un tablero principal es visible para cualquiera que sea miembro del equipo en tu cuenta de monday.com.
2. Privado. Un tablero privado es visible sólo para ti, como creador del mismo, y para otros usuarios de monday.com que invites al tablero. Puedes hacer que un tablero sea privado sólo para ti mientras lo construyes y luego cambiar su configuración de visibilidad, o compartirlo con los miembros del equipo, cuando hayas terminado.
3. Compartible. Un tablero compartible puede ser compartido con personas ajenas a tu equipo o empresa (por ejemplo, clientes, pasantes o trabajadores independientes).

El nuevo tablero aparecerá.

Es fácil trabajar en un tablero:

• Haz clic en un elemento para escribir texto, reemplazarlo o editar su configuración.
• Arrastra y suelta objetos para moverlos dentro del tablero.
• ¿No sabes para qué sirve un icono? Pasa el cursor sobre él y aparecerá una descripción.

2. Descomponer el proyecto en tareas

Añadir tareas

Desglosa el proyecto en las tareas específicas que deben ser completadas. Escribe cada tarea como una línea separada en el tablero.

De forma predeterminada, cualquier plantilla de tablero que elijas ya contendrá divisiones de líneas y encabezados, o grupos. Por ahora, escribe tus tareas en el primer grupo, en cualquier orden, según te venga a la mente cada tarea. Puedes cambiar el orden de los elementos más adelante.

Organizar tareas en grupos

Cuando termines de enumerar todas las tareas del proyecto, organízalas en grupos.

Puedes agrupar las tareas de varias maneras. Puedes agruparlas por semana, por fase de proyecto, o por cualquier otra categoría que desees utilizar. Este es tu proyecto, tu tablero, y tú decides cómo organizarlo.

Una vez que las tareas del proyecto han sido enumeradas y organizadas en grupos, estás listo para construir el resto del tablero.

3. Añadir los elementos que quieres controlar

Para el siguiente paso, piensa en los elementos del proyecto que quieres documentar y controlar. Cada elemento será una columna en el tablero.

Borrar las columnas no deseadas

Revisa el tablero y borra las columnas que no vayas a usar. Para eliminar una columna, pasa el cursor por encima del encabezado de la columna y haz clic en la flecha desplegable. A continuación, haz clic en Eliminar columna.

Crear nuevas columnas

Crea una columna para cada elemento, o detalle del proyecto, que quieras ver.

Para crear una columna, ve al lado derecho del tablero y haz clic en el signo +. A continuación, elige un tipo de columna del menú desplegable.

Los tipos de columna básicos son:

• Estado. Puede utilizarse para seguir visualmente el progreso de las tareas, establecer la prioridad de las mismas o colocar cada tarea en una categoría
• Texto. Añade cualquier tipo de texto, como números de teléfono, direcciones o comentarios.
• Persona. Asigna cada artículo a una persona específica
• Cronograma. Identifica la duración de una tarea especificando las fechas de inicio y finalización, y permite tener una vista tipo diagrama de Gantt del proyecto
• Fecha. Fija las fechas de vencimiento de las tareas y proporciona notificaciones de las fechas de vencimiento
• Etiquetas. Asocia cada tarea con una palabra clave mediante el uso de etiquetas
• Números. Para cualquier tipo de número, como el costo del artículo, la cantidad, el número de horas, etc.

Para hacer un seguimiento de las fechas límite, asegúrate de crear una columna de Fecha, si la plantilla que elegiste no tiene una.

Si quieres realizar el seguimiento de un elemento que no esté contemplado en ninguno de estos tipos de columna, haz clic en Más columnas. Esto te llevará al Centro de columnas, donde podrás ver aún más tipos de columnas, como de clasificaciones, seguimiento de progreso, reloj mundial y muchas más.

Configurar los detalles de la columna

En cualquier momento, puedes cambiar la configuración de la columna. Haz clic en la flecha hacia abajo en el encabezado de la columna para mostrar las opciones disponibles.

Para cambiar el orden de las columnas, haz clic y mantén presionado el encabezado de esta, y luego arrástralo a la posición deseada.

También es el momento de personalizar la columna de estado. Haz clic en cualquier celda de la Columna de estado y luego agrega, elimina, cambia la etiqueta o cambia el color de un estado. Arrastra y suelta las etiquetas de estado para cambiar el orden en que aparecen.

Cuando hayas terminado, haz clic en Aplicar. Los cambios que realices se aplicarán a todas las celdas de Estado en esa columna.

4. Establecer plazos y crear cronogramas

Ahora es el momento de establecer plazos para cada tarea. Haz clic en la celda de la fecha y luego selecciona una fecha límite. Haz clic en la opción Añadir tiempo para añadir una hora específica en la que se debe realizar la tarea.

5. Delegar tareas

Con los elementos del tablero y las columnas construidas, es hora de asignar las tareas a los miembros del equipo. Dejamos esto para el final, porque cada vez que se asigna una tarea, la persona recibe una notificación con un enlace al tablero. Y por lo tanto, querrás asegurarte de que el tablero está listo antes de compartirlo.

Agregar miembros al tablero

Para añadir miembros del equipo al tablero, haz clic en el icono de personas en la parte superior del tablero.

Escribe el nombre de una persona o elige un equipo completo.

Nota: Para aparecer en la lista de Personas, el usuario debe formar parte de tu cuenta en monday.com. Si quieres compartir el tablero con alguien que aún no está en tu cuenta, haz clic en Invitar a un nuevo miembro del equipo por correo electrónico. A continuación, escribe su dirección de correo electrónico y haz clic en Invitar.

Recordatorio: Si quieres compartir el tablero con personas ajenas a tu empresa u organización, asegúrate de que esté configurado como Compartible.

Asignar cada tarea

Haz clic en una celda de la columna Personas, y luego selecciona entre la lista de personas que aparece.

También puedes asignar una tarea a una persona que aún no esté en el tablero, enviándole una invitación por correo electrónico mediante el cuadro de diálogo. Para ello, haz clic en Invitar a un nuevo miembro del equipo por correo electrónico.

6. Actualizar y hacer seguimiento del progreso

¡Ahora tú y los miembros de tu equipo están listos para comenzar a gestionar el proyecto, usando el tablero!

Actualizar el estado de una tarea

El tablero de gestión de proyectos sólo es útil si refleja con precisión el estado de cada tarea. Para actualizar el estado de una tarea, haz clic en una celda de estado. Luego selecciona un estado entre las opciones.

Rastrear y supervisar las tareas en el tablero

Tu tablero te permite seguir el progreso de un proyecto con sólo darle un vistazo. Gracias a las celdas de estado clasificadas por colores, puedes ver fácilmente qué actividades se han completado, cuáles están en curso y qué plazos se han incumplido.

También puedes pasar el cursor sobre la celda junto a un estado para obtener más detalles, como cuánto tiempo queda antes de la fecha límite de la tarea. La celda cronograma indica cuánto tiempo queda para completar cada tarea.

Generar informes

Puedes ver informes de diferentes maneras. Por ejemplo, escribe el nombre de un miembro del equipo en la barra de búsqueda/filtro para ver cómo le va en las tareas que se le asignan:

O bien, puedes usar diferentes filtros para ver exactamente la información que te interesa. Guarda tus filtros favoritos como una vista, para que puedas acceder a ellos fácilmente más tarde. Haz clic en Filtro y selecciona uno o más filtros. Ahora haz clic en Guardar como nueva vista.

Para cambiar a una vista guardada, haz clic en la flecha hacia abajo junto al Tablero principal, y luego selecciona una vista de la lista desplegable:

7. Comunicarse con los miembros del equipo

Si te preocupa una tarea en particular, puedes comunicarte fácilmente con la persona asignada a la tarea.

Haz clic en la burbuja de diálogo junto al nombre de la tarea y escribe tu mensaje en el cuadro de diálogo que aparece. A continuación, haz clic en Actualizar.

Nota: Puedes usar formato de texto en tus actualizaciones, así como incluir hipervínculos e incluso una lista de verificación.

Aparece un número al lado de la burbuja de voz para mostrar cuántas actualizaciones se han añadido a la tarea.

Asegúrate de @mencionar a una persona específica para que sea notificada sobre la actualización que has publicado. Cuando esa persona entre en monday.com, la actualización aparecerá en sus notificaciones de campana.

También recibirán notificaciones por correo electrónico y en el escritorio, si lo han establecido así en su perfil de monday.com.

8. Compartir archivos

Otra forma de facilitar la gestión de proyectos es usar monday.com para compartir archivos con tu equipo. Los archivos compartidos se asocian a una tarea o línea de trabajo específica. ¡No más correos electrónicos interminables de archivos!

Para compartir un archivo, haz clic en la burbuja de diálogo situada junto a una tarea y, a continuación, haz clic en Agregar archivos para buscar el archivo en tu computadora. Cuando lo encuentres, haz clic en Abrir.

Los archivos que subas aparecerán en la Lista de Archivos.

Los archivos también se pueden encontrar a través de Buscar todo.

Dato: Como su nombre indica, puedes usar Buscar todo para encontrar, bueno, todo en tu cuenta de monday.com.

9. Cerrar el proyecto

Una vez que un proyecto está completo, puedes cerrarlo archivando el tablero. Para hacer eso, haz clic en la elipsis y selecciona Archivar tablero.

Puedes seguir viendo los proyectos archivados yendo a Buscar todo y haciendo clic en Tableros archivados.

Consejos para gestionar proyectos en monday.com

1. Incluir a todos "a bordo"

Asegúrate de que todos los involucrados en el proyecto sean incluidos en el tablero. Recuerda, incluso personas ajenas a tu organización o empresa pueden ser añadidas al tablero, si lo configuras como Compartible.

Y luego, asegúrate de que todos usen el tablero del proyecto en monday.com para hacer uso de sus actualizaciones, notas y para compartir archivos. A fin de garantizar que los miembros del equipo tengan los permisos adecuados para actualizar el estado de sus tareas, ve a Permisos del tablero.

Hay varios tipos de permisos para elegir:

• Editar todo permite que cualquier persona que forme parte del tablero pueda cambiar el contenido y la estructura de este, crear nuevos elementos, editar los nombres de las columnas, cambiar el estado y hacer actualizaciones de los elementos.
• Editar contenido permite que quienes no son propietarios del tablero puedan añadir elementos, cambiar estados y celdas, y crear actualizaciones de elementos. Sin embargo, no tienen permiso para editar los títulos de los grupos y columnas ni para reorganizar la estructura del tablero. Este permiso funciona bien para los usuarios del tablero que sean ajenos a tu organización.
• Sólo lectura permite a quienes no son propietarios del tablero ver el contenido del mismo y escribir actualizaciones.
• Editar filas asignadas a ellos en la columna Responsable permite que cualquiera que no sea propietario del tablero, pueda editar únicamente el contenido de los elementos que le han sido asignados. Sin embargo, pueden comunicarse publicando actualizaciones de cualquier elemento del tablero.

En este artículo puedes encontrar información detallada sobre los permisos del tablero. Al mantener toda la información relacionada con el proyecto en una ubicación central, se agiliza la comunicación, se ahorra tiempo y se mejora la colaboración.

2. Personalizar el espacio de trabajo principal

Tu Espacio de trabajo principal también te puede ofrecer un vistazo del estado de tus proyectos.

Por defecto, el widget Tareas semanales muestra los elementos que tienes. Añade a otros miembros del equipo a este widget para ver también sus tareas asignadas. Para ello, haz clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha del widget Tareas Semanales y elige el nombre de un miembro del equipo de la lista. Haz clic en Listo.

Explora y añade otros widgets al tablero para ayudarte a llevar un registro de tus proyectos. En el Espacio de trabajo principal, haz clic en Añadir widget > Más para ver todos los widgets disponibles.

Los widgets de la categoría Mantente al día son particularmente útiles para la gestión de proyectos.

Tu Tablero de monday.com es una poderosa herramienta de organización y productividad que merece su propia publicación. Lee más sobre el aquí.

3. Integrar el tablero con tu calendario

Si utilizas un calendario digital, intégralo con tu tablero de proyectos. Haz clic en la flecha hacia abajo de una columna de fecha o de cronograma. Selecciona Configuración de columna > Sincronizar.

Sigue el resto de las instrucciones, dependiendo del calendario con el que desees hacer la sincronización. monday.com tiene integración directa con Google Calendar. También puedes integrar otros calendarios, como el de Microsoft Outlook, iCal y otros, utilizando la URL de la columna webcal.

Gestiona mejor tus proyectos con monday.com

Como has visto, monday.com proporciona funciones potentes para la gestión de proyectos. Puedes crear y asignar tareas, establecer y supervisar plazos, seguir el progreso de los proyectos, comunicarte con los miembros del equipo y compartir archivos, todo ello en un lugar organizado y central.

Teniendo en cuenta todas estas características, es difícil que incluso los más pequeños detalles se pierdan. Tú y los miembros de tu equipo pueden estar al tanto de sus áreas de responsabilidad.

Por supuesto, para saber si monday.com es la herramienta de gestión de proyectos que te conviene, debes probarla en la vida real. Crea una cuenta de prueba de monday.com. Es fácil, es gratis, y no requiere de una tarjeta de crédito.