Effektivere E-Mail schreiben (15+ Beste Tipps & Tricks)

German (Deutsch) translation by Rebecca Priscilla (you can also view the original English article)

Effektive E-Mails zu schreiben kann eine Herausforderung sein. Sie haben eine wichtige Nachricht geschrieben, von der Sie wissen, dass Ihre Empfänger sie gebrauchen kann. Aber anscheinen ignorieren sie Ihre E-Mails. Vielleicht ist es Zeit, Ihre Strategie auf die nächste Stufe zu bringen.

In diesem Tutorial besprechen wir den professionellen Schreibprozess von Anfang bis Ende. Wir haben mehr als 15 hilfreiche Tipps für das Verfassen einer effektiven E-Mail.

Am Anfang lernen Sie, wie Sie das Ziel für Ihre effektive E-Mail identifizieren. Am Ende lernen Sie den richtigen Abschluss und die Auswirkung einer E-Mail-Signaturvorlage. Wir besprechen auch die Verwendung von Bildern und Animationen in E-Mails sowie den richtigen Zeitpunkt für das Versenden einer Geschäftsmail.

Learn how to write more effective emails with professional tips — Sind Sie bereit zu lernen, wie Sie effektivere E-Mails schreiben können? (Grafikquelle)

Und nun zu diesen Killer-Tipps, wie Sie eine effektive E-Mail schreiben:

1. Ein klares Ziel für Ihre E-Mail setzen

Machen Sie sich vorab Gedanken, welche Ergebnisse Sie mit Ihrer E-Mail erreichen wollen. Schreiben Sie dann Ihre E-Mail mit diesem Ziel vor Augen. Ihre E-Mail kann ihren Zweck nicht erfüllen, wenn Sie nicht wissen, warum Sie sie schreiben.

Wenn Sie ein Ziel für Ihre E-Mail wählen, ist es am besten, das Ziel einfach zu halten. Das wird die Empfänger weniger verwirren.

Zum Beispiel, welche E-Mail würde ihr Ziel am ehesten erreichen?

Eine E-Mail mit dem Ziel, den Leser zum Durchklicken auf eine Landing Page zu bewegen (ein Ziel).
Eine E-Mail mit dem Ziel, den Leser dazu zu bringen, sich zu einer Landing Page durchzuklicken, Informationen auf sozialen Medien mitzuteilen und ein YouTube-Video anzusehen (drei Ziele).

Die erste E-Mail hat eine höhere Erfolgswahrscheinlichkeit, da es nur ein einfaches Ziel gibt. Während die zweite E-Mail den Leser vielleicht dazu bringt, eine der gewünschten Aktionen auszuführen, ist es unwahrscheinlich, dass er alle drei Aktionen ausführt.

2. Aussagekräftige Betreffzeile verwenden

Die Betreffzeile ist das Erste, was Ihr Leser sieht. Eine schlechte Betreffzeile kann dazu führen, dass Ihre E-Mail gelöscht oder noch schlimmer, direkt in den Spam-Ordner verschoben wird.

Halten Sie die Betreffzeile Ihrer E-Mail kurz und prägnant, aber seien Sie spezifisch. Führen Sie Ihren Leser auch nicht in die Irre, sonst hinterlassen Sie einen schlechten Eindruck.

Ihre Betreffzeile sollte auch für den Empfänger relevant sein. Jeder hasst es, eine generische E-Mail zu erhalten, die nichts mit ihm zu tun hat. Wenn Sie können, gehen Sie einen Schritt weiter und personalisieren Sie die Betreffzeile.

Hier ist ein Beispiel für eine schlechte E-Mail-Betreffzeile:

Wichtige E-Mail. Holen Sie sich 100 Dollar!!!

Dies ist eine schlechte Betreffzeile. Sie ist vage. Die Worte "wichtige E-Mail" sagen den Empfänger nichts über die E-Mail. Außerdem ist sie irreführend. Wenn die Empfänger die E-Mail öffnen würden, würden sie sehen, dass sie keine 100 USD bekommen, wenn sie keinen Wettbewerb gewinnen. Schließlich sind die drei Ausrufezeichen am Ende lassen diese Betreffzeile spammig aussehen.

Hier ist eine bessere Betreffzeile für die gleiche E-Mail:

Entdecken Sie die neuen Funktionen von XYZ (registrieren Sie sich, um einen Preis von 100 USD zu gewinnen)

Anstatt der vagen Formulierung "wichtige E-Mail" sagt die zweite Betreffzeile dem Leser, dass diese E-Mail neue Funktionen für XYZ auflistet—ein Produkt, das er besitzt. Und der Satz in Klammern macht deutlich, dass die 100 USD der Preis ist.

Hinweis: Die in diesen E-Mails beschriebene Software-App XYZ ist fiktiv. Sie wird nur zur Veranschaulichung dieser Beispiele verwendet und basiert nicht auf einem realen Software-Tool.

Weitere Informationen zum Schreiben aussagekräftiger Betreffzeilen, lesen Sie:

E-Mail-Marketing

Das Schreiben aussagekräftigen Betreffzeilen für Ihre E-Mail-Marketing

David Masters

3. Die beste Begrüßung bei E-Mail verwenden

Selbst wenn Ihr Leser Ihre E-Mail öffnet, können die ersten Zeilen so abschreckend sein, dass er gleich aufhört zu lesen. Achten Sie besonders auf die Anrede (Begrüßung) und den Einleitungssatz, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail effektiv ist.

Verwenden Sie bei der Begrüßung den richtigen Grad an Förmlichkeit. Um zu wissen, wie formell Sie sein müssen, müssen Sie Ihre Empfänger kennen. Wird sich Ihren Ansprechpartnern von einer informellen Begrüßung angegriffen fühlen, oder wird eine informelle Begrüßung Ihr Unternehmen sympathischer erscheinen lassen? Sie können die Antwort nicht wissen, wenn Sie Ihre Hausaufgaben über Ihre Empfänger nicht gemacht haben.

Unabhängig davon, ob Ihre E-Mail einen formellen oder informellen Ton anschlägt, sind einige Begrüßungen einfach zu unprofessionell für eine Geschäftsmail. Sehen wir uns dieser Einleitungssatz an:

Oi XYZ Nutzer!
Deine XYZ-Software wurde aktualisiert.

Selbst wenn Ihre E-Mail in einem lockeren Ton geschrieben ist, ist "Oi" praktisch nie eine gute Anrede. Vergleichen Sie die obige Begrüßung mit dem folgenden, effektiveren (und professionellen) Einleitungssatz:

Hallo Laura,
wir freuen uns, dass Du dich für XYZ Software entschieden hast. Wie in Deinem Wartungsvertrag erwähnt, wurde XYZ automatisch auf die Version 4.2 aktualisiert.

Der Ton der E-Mail ist immer noch lässig ("Hallo"), aber beachten Sie die Personalisierung durch Hinzufügen meines Namens. Weitere Details zur Erstellung einem effektiven Einleitungssatz finden Sie im folgenden Tutorial:

E-Mail

So beginnen Sie eine professionelle Geschäftsmail und sie beenden

Laura Spencer

4. Wichtigsten Daten in einer Liste präsentiert

Sobald Sie eine aussagekräftige Betreffzeile erstellt und eine gute Anrede und Einleitungssatz gewählt haben, kommen Sie schnell zum Anliegen Ihrer Nachricht. Bleiben Sie prägnant. Wenn Sie mehrere Stichpunkte haben, verwenden Sie eine Liste, damit Ihr Leser sie leicht überfliegen kann.

Wie bei dem vorherigen Beispiel, anstatt alle neuen Software-Funktionen in einen langen Absatz zu packen, verwenden Sie eine Liste, damit sie leicht zu scannen sind. Zum Beispiel so:

1. Mit Smartphone oder Tablet integriert 2. Erhöhte Cloud-basierter Speicher 3. Automatisches Ausfüllen für häufige Phrasen 4. In-Software Rechtschreibprüfung umfasst jetzt auch fremdsprachige Ausdrücke

Ihr Empfänger kann die Funktionen auf einen Blick sehen. Aber die Auflistung von Funktionen ist nicht genug. Erklären Sie, warum diese Funktionen für Ihren Empfänger wichtig sind.

5. Die Vorteile in Ihrer E-Mail erklären

Viele Geschäftsleute verstehen den Unterschied zwischen Merkmalen und Vorteilen nicht. Funktionen beschreiben, was Ihr Produkt kann. Ein Nutzen erklärt, wie eine Funktion Ihren Benutzer hilft.

Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihr Empfänger bereits weiß, warum etwas für ihn wichtig ist. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail erklärt, wie der Empfänger davon profitiert.

Lassen Sie uns die Liste der Software-Funktionen, die wir vorhin erstellt haben, erweitern und den Kundennutzen jeder Funktion hinzufügen. Die Liste sieht nun wie folgt aus:

1. Verwenden Sie die Software überall. Integriert mit einem Smartphone oder Tablet.2. Mehr Platz, um alles was Sie brauchen zu speichern. Erhöhter Cloud-basierter Speicher.3. Fill out forms quickly. Auto-fill for common phrases.Fehler bei Fremdwörtern reduzieren. Die In-Software Rechtschreibprüfung umfasst jetzt gängige Fremdwörter.

Die Liste zeigt nun, wie jede Funktionserweiterung Ihren Benutzer hilft. Es ist viel wahrscheinlicher, dass sie an einer E-Mail interessiert sind, in der die Vorteile klar erklärt werden.

6. Für Ihren Empfänger schreiben

Wir haben dies bereits angesprochen, aber Sie können zielgerichtete E-Mail schreiben, wenn Sie über Ihren Empfängerkreis wissen. Verwenden Sie die passende Tonalität und Begriffe, die sie kennen.

Allzu oft packen Geschäftsleute so viele Fachbegriffe in ihre E-Mails, wie sie unterbringen können—in der irrigen Annahme, dass die Verwendung von viel Fachjargon den Leser beeindrucken wird. Tatsächlich werden ungewohnte Begriffe Ihre Leser eher irritieren und befremden, als sie zu beeindrucken. Vermeiden Sie auch unübliche Abkürzungen.

Schreiben Sie Ihre E-Mail auf einem Leseniveau, das Ihre Leser verstehen können. Mehrere Studien haben gezeigt, dass die meisten Erwachsenen in den USA mit Texten zurechtkommen, die auf dem Niveau der siebten bis neunten Klasse verfasst sind. Wenn dies also die Zielgruppe ist, die Sie erreichen wollen, sollten Sie Ihre E-Mail auf dieses Niveau ausrichten.

Um herauszufinden, auf welchem Niveau Ihre E-Mail geschrieben ist, verwenden Sie einen Lesbarkeitschecker. Einige Authoring-Tools haben einen eingebauten Lesbarkeitschecker oder Sie finden einen Online-Lesbarkeitschecker wie die Hemingway App.

7. Untertitel in Ihrer Nachricht verwenden

Untertitel und andere Formatierungen machen eine E-Mail besser lesbar und helfen dem Leser, Ihre Nachricht aufzunehmen. Denken Sie daran, dass Ihr Leser wahrscheinlich in Eile ist. Mit einem Untertitel kann er Ihre Hauptpunkte ohne große Anstrengung erfassen.

Fügen wir einen Untertitel zur Mustermail hinzu, an dem wir gerade gearbeitet haben. Diesmal sehen wir uns die gesamte E-Mail an, die wir bisher geschrieben haben. Hier ist sie:

Betreff: Entdecken Sie die neuen Funktionen von XYZ (registrieren Sie sich, um einen Preis von 100 USD zu gewinnen)
Hallo Laura,

wir freuen uns, dass Sie sich für die Software XYZ entschieden haben. Wie in Ihrem Wartungsvertrag erwähnt, wurde XYZ automatisch auf die Version 4.2 upgegradet.XYZ Software 4.2 Aktualisierungen

1. Verwenden Sie XYZ überall. Integriert mit einem Smartphone oder Tablet.2. Speichern Sie alles, was Sie brauchen. Erhöhter Cloud-basierter Speicher.3. Füllen Sie Formulare schnell aus. Automatisches Ausfüllen für häufige Phrasen.4. Reduzieren Sie Fehler bei Fremdwörtern. Die In-Software Rechtschreibprüfung umfasst jetzt auch gängige Fremdwörter.

Beachten Sie, dass der Untertitel, die in die Liste führt, XYZ Software 4.2 Aktualisierung, eines der ersten Dinge ist, die dem Leser ins Auge fallen.

8. Bilder in Ihrer E-Mail verwenden

Wie bei jeder Art von Inhalt, ziehen Bilder in einer E-Mail den Leser an und fesseln seine Aufmerksamkeit. Übertreiben Sie es nicht mit Bildern in Ihrer professionellen E-Mail. Ein großes oder zwei kleine Bilder sind für die meisten Geschäftsmails ausreichend.

Einige Nachteile bei der Verwendung von Bildern sind:

Größe. Ein großes Bild kann dazu führen, dass Ihre E-Mail langsamer geladen wird.
Filter. Einige E-Mail-Filter und -Systeme blockieren Bilder.
Falsche Verwendung. Das Hinzufügen eines unprofessionellen Bildes macht Ihre E-Mail weniger effektiv, anstatt sie effektiver zu machen.

Stellen Sie sicher, dass alle Bilder, die Sie verwenden, professionell sind. Und natürlich brauchen Sie die Nutzungsrechte an dem von Ihnen verwendeten Bild.

Wo können Sie effektive Bilder für Ihre E-Mails finden? Eine hochwertige Quelle für lizenzfreie professionelle Bilder ist Envato Elements. Für eine geringe monatliche Gebühr können Sie zwischen über 200.000 professionell kuratierten Fotos wählen. Und Sie haben auch Zugang zu vielen anderen professionellen Grafik-Assets.

9. Oder Animationen verwenden

Wenn Sie die Aufmerksamkeit des Lesers wirklich fesseln wollen, sollten Sie ein animiertes GIF verwenden. Animierte GIFs bringen Bewegung in Ihre Nachricht, was die Aufmerksamkeit des Lesers auf sich zieht.

Seien Sie jedoch vorsichtig, wenn Sie GIFs zu Ihren E-Mails hinzufügen. Eine einfache Animation funktioniert besser als eine komplizierte. Und E-Mails mit animierten GIF-Dateien haben einige Probleme, darunter

Größere Dateigröße
langsamere Ladezeit
wird von einigen E-Mail-Systemen nicht unterstützt
den Leser bei unsachgemäßer Verwendung ablenken könnte

Für einen tieferen Einblick in die Verwendung von animierten GIFs in E-Mails lesen Sie:

E-Mail-Marketing

Mit animierten GIFs die Ergebnisse Ihre E-Mail-Marketing steigern

Laura Spencer

10. Die entsprechende Aufforderung einbeziehen

Ihr Leser wird nicht wissen, was er als nächstes tun soll, wenn Sie es ihm nicht sagen. Fügen Sie eine klare Handlungsaufforderung ein, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

In der E-Mail, die wir für dieses Tutorial erstellt haben, möchten wir, dass sich der Leser für unseren Newsletter anmeldet. Indem er sich für den Newsletter anmeldet, registriert er sich auch, um den Preis von 100 USD zu gewinnen. So sieht unsere Handlungsaufforderung (Call to Action) für unsere Mustermail aus:

Entdecken Sie mehr über die Verwendung der Software XYZ (und registrieren Sie sich, um 100 USD zu gewinnen), indem Sie den wöchentlichen Newsletter von XYZ abonnieren (Link).

Beachten Sie, dass die Handlungsaufforderung einen unterstrichenen Link enthält. In einer echten E-Mail wäre das ein klickbarer Link, auf den der Empfänger sofort klicken könnte.

11. Effektiver Abschluss schreiben

Wenn Ihr Leser Ihre E-Mail bis zum Ende gelesen hat, ist es wichtig, dass Sie einen guten Eindruck bei ihm hinterlassen. Ein effektiver Abschluss Ihrer E-Mail ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass Ihr Leser mit einem guten Gefühl über Ihr Unternehmen nach Hause geht.

Gestalten Sie Ihren Abschluss aufrichtig und angemessen. Genauso wie Sie beim Verfassen des restlichen Teils der E-Mail an Ihre Empfänger gedacht haben, sollten Sie auch beim Verfassen Ihrem Abschluss an Ihren Empfängern denken.

Ein effektiver Abschluss enthält eine Schlussphrase und identifiziert den Absender. So wie es formelle und informelle E-Mail-Anreden gibt, gibt es auch formelle und informelle Abschluss. Welche Art des Schlusses Sie wählen, hängt vom Empfängerkreis Ihrer E-Mail ab.

Um die Mustermail zu beenden, an der wir gearbeitet haben, verwenden wir diesen einfachen Abchluss:

Nochmals vielen Dank, dass Sie sich für XYZ-Software entschieden haben, um Ihre Anforderungen zu erfüllen.
Mit freundlichen Grüßen,

Jane JonesCEO und Gründerin, AnyTown Consulting555-555-9090Jane@AnyTown Consulting

Hinweis: In diesem Beispiel ist AnyTown Consulting das Unternehmen, das die fiktive App XYZ in der Mustermail entwickelt hat. AnyTown Consulting ist ein fiktives Unternehmen, das zu Illustrationszwecken verwendet wird. Es ist nicht beabsichtigt, ein reales Unternehmen oder eine Organisation zu repräsentieren.

Weitere Details um Ihre effektive E-Mail zu beenden finden Sie unter:

E-Mail

Eine Geschäftsmail mit einem professionellen Abschluss beenden

Laura Spencer

12. Eine professionelle E-Mail-Signaturvorlage verwenden

Für einen zusätzlichen Grad an Professionalität fügen Sie eine Signaturvorlage zu Ihrer E-Mail hinzu. Eine professionelle Signaturvorlage enthält Ihre Marke und Ihre Kontaktinformationen. Dieses Designelement hebt Ihre E-Mail hervor, was Ihre E-Mail effektiver macht.

Hier ist die E-Mail, an der wir mit einer professionellen Vorlage gearbeitet haben:

Effective Email with Signature Template — Machen Sie Ihre E-Mail effektiver, indem Sie eine Signaturvorlage hinzufügen.

Hinweis: Die oben abgebildete professionelle Vorlage verwendet die 1127 E-Mail-Signaturvorlage von Envato's GraphicRiver, die eine großartige Quelle für professionelle E-Mail-Vorlagen wie die im obigen Beispiel verwendete ist.

Weitere Beispiele für professionelle Signaturvorlagen finden Sie in diesem Artikel:

E-Mail

9 Tipps für professionelle E-Mail-Signaturen—mit den besten Vorlagenbeispielen

Laura Spencer

13. Ein PS hinzufügen

Eine wenig bekannte Tatsache ist, dass das PS (Postskriptum) einer der meistgelesenen Teile einer E-Mail ist. Wenn Sie mit dem Begriff nicht vertraut sind, bezieht sich PS auf einen Satz, eine Phrase oder einen kurzen Absatz, der nach dem Signaturblock hinzugefügt wird. Die Idee ist, dass das Postskriptum ein Nachsatz in letzter Minute zur E-Mail ist.

In E-Mails kann das PS eine zusätzliche Handlungsaufforderung oder sogar ein spezielles Angebot enthalten. Das Hinzufügen eines Postskriptums zu Ihrer E-Mail kann sie effektiver machen.

Hier ist ein Beispiel-Postskript für die Mustermail, an der wir gearbeitet haben:

P.S. Fast hätte ich vergessen, es Ihnen zu sagen. Wenn Sie sich bis zum Ende dieses Monats, also bis zum 30. November, für unseren Newsletter anmelden (Link), fügen wir einen Gratismonat zu Ihrem Support-Plan hinzu.

Wenn Ihr Leser mit dem Gedanken gespielt hat, sich für den Newsletter anzumelden, könnte der zusätzliche Anreiz im PS ausreichen, um ihn zu überzeugen.

14. Noch einmal Korrekturlesen

Fehler und Irrtümer mindern die Effektivität Ihrer E-Mail. Außerdem vermitteln sie dem Leser einen schlechten Eindruck von Ihrem Unternehmen. Es liegt an Ihnen, dafür zu sorgen, dass Ihre professionelle E-Mail so sauber wie möglich ist, bevor Sie sie versenden.

Lesen Sie Ihre E-Mail sorgfältig durch. Prüfen Sie auf:

Rechtschreibfehler
Zeichensetzungsfehler
Falsche Wortwahl
Falsche Informationen

Wenn Sie können, lassen Sie Ihre E-Mail von einer anderen Person Korrektur zu lesen. Wenn Sie sicher sind, dass Ihre E-Mail fehlerfrei ist, können Sie sie versenden.

15. Zur richtigen Zeit senden

Es ist wichtig, wann Sie Ihre E-Mail versenden. Der beste Zeitpunkt zum Versenden einer E-Mail hängt von der Empfänger ab, an die sich die E-Mail richtet.

Zum Beispiel sollten Sie einer Geschäftsperson am Freitagnachmittag um 17:00 Uhr keine E-Mail schicken. Diese Person hat möglicherweise das Büro verlassen und wenn sie am Montagmorgen zurückkommt, ist Ihre E-Mail nur eine von vielen, die über das Wochenende eingegangen sind—was die Wahrscheinlichkeit verringert, dass Ihr Empfänger sie liest.

Die meisten Studien stimmen darin überein, dass der Dienstag der beste Tag der Woche ist, um eine E-Mail an eine Geschäftsperson zu senden. Natürlich kann der beste Tag, um Ihre Zielgruppe zu erreichen, unterschiedlich sein. Lernen Sie also so viel wie möglich über Ihre Empfänger.

16. Nachfassen nicht vergessen

Damit Ihre E-Mail effektiv ist, ist es wichtig, nachzufassen. Ihr Follow-up kann zwei Formen annehmen:

Eine kürzere Erinnerungsmail an diejenigen, die nicht auf die erste E-Mail geantwortet haben
Antworten auf alle Fragen oder andere Reaktionen, die Sie aufgrund der ersten E-Mail erhalten

Das Nachfassen kann oft den Unterschied zwischen einem Verkauf und einem Nichtverkauf ausmachen.

Um alle Antworten, die Sie erhalten, zu beantworten, muss Ihr eigener E-Mail-Posteingang organisiert und frei von Unordnung sein, da Sie sonst die Antwort übersehen könnten. Stellen Sie sich in unserem Beispiel vor, dass ein E-Mail-Empfänger antwortet und fragt, ob das Newsletter-Abonnement von XYZ Geld kostet. Aber Sie sehen die Antwort nicht, weil der Posteingang überfüllt ist. Das ist eine verpasste Gelegenheit.

Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Ihren Posteingang verwalten und ihn frei von Unordnung halten können, lesen Sie unser KOSTENLOSES eBook über die Verwaltung des E-Mail-Posteingangs: Der Ultimative Leitfaden zu Inbox Zero Mastery.

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Fazit

Effektive E-Mail zu schreiben ist nicht schwer, wenn Sie erst einmal wissen, wie Sie Ihren Empfängerkreis erreichen. Nutzen Sie die professionellen Tipps zur E-Mail-Kommunikation in diesem Tutorial, um effektivere E-Mails zu schreiben.

Für weitere Informationen, wie Sie eine überzeugende E-Mail schreiben können, studieren Sie:

E-Mail-Marketing

Das Schreiben ein effektives Verkaufsargument via E-Mail

Allen Taylor

Wie Sie eine E-Mail formatieren und Tipps zum Schreiben von Geschäftsmail finden Sie hier:

E-Mail

Wie man das richtige Format für geschäftlichen E-Mails beherrscht - und ein berufliches Missgeschick vermeidet

Laura Spencer

Welche Tipps zum Schreiben von E-Mails haben Sie, um effektive E-Mails zu verfassen, die bei den Empfängern ankommen? Lassen Sie uns Ihre besten Tipps in den Kommentaren wissen.