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Escribir un correo electrónico puede llegar a ser un desafío. Has escrito un mensaje muy importante que sabes que tu audiencia podría usar. Pero parece que ellos han ignorado tus correos electrónicos. Puede que sea tiempo de intensificar el juego.
En este tutorial, te llevaremos a través del proceso profesional de escribir un correo electrónico desde el principio hasta el final.
Empezarás por aprender a identificar el objetivo de tu correo electrónico para que sea eficaz. También discutiremos el uso de las imágenes y las animaciones en el correo electrónico, así como el momento adecuado para enviar un correo electrónico de negocios.
Ahora adentrémonos a estos excelentes consejos de cómo escribir un correo electrónico eficaz:
1. Establece un objetivo claro para tu correo electrónico
Empieza por decidir qué resultados quieres obtener con este correo electrónico. Luego, escribe tu correo con ese objetivo en mente. Tu correo electrónico no va a poder lograr su propósito si tú no sabes por qué lo estás escribiendo.
Cuando escojas el objetivo de tu correo electrónico, es mejor mantener un objetivo simple. Así será menos confuso para la audiencia.
Por ejemplo, ¿Qué correo electrónico crees que tiene más posibilidad de conseguir su objetivo?
- Un correo electrónico con el objetivo de hacer que el lector de clic en su página de destino. (un objetivo)
- Un correo electrónico con el objetivo de hacer que el lector haga clic para acceder a una página de destino, comparta información en redes sociales, y vea un vídeo de YouTube (tres objetivos).
El primer correo electrónico tiene más posibilidad de éxito porque solo contiene un objetivo. Aunque que el segundo correo puede que tenga éxito en hacer que el lector realice una de las opciones deseadas, es muy poco probable que haga las tres.
2. Utiliza la línea de asunto del correo electrónico correcta.
La línea de asunto es lo primero que el lector ve. Una línea de asunto pobre puede hacer que tu correo electrónico sea borrado o peor, que sea enviado a la bandeja de correo no deseado.
Mantén la línea de asunto de tu correo electrónico breve, pero sé específico. No despistes a tu lector o dejarás una mala impresión.
Tu línea de asunto también deberá ser importante para tu lector. Todos odian recibir un correo electrónico genérico que no tiene nada que ver con ellos. Si puedes, da un paso más allá y personaliza la línea de asunto.
Aquí tienes un ejemplo de una mala línea de asunto:
Correo electrónico importante. ¡¡¡Obtén $100 dólares!!!
Esa es una línea de asunto mala, es vaga. Las palabras "correo electrónico importante" no le dicen nada al lector sobre el correo electrónico. También, es engañoso. Si los lectores abrieron el correo, habrán visto que no van a obtener $100 dólares a menos que ganen el concurso. Finalmente, los tres signos de exclamación que se usan en la línea de asunto hacen que se vea como correo no deseado.
Aquí hay una mejor línea de asunto para el mismo correo electrónico:
Descubre tus nuevas características XYZ (regístrate para ganar el premio de $100 dólares)
En lugar de la frase vaga de, "correo electrónico importante", la segunda línea de asunto le dice al lector que esta lista de correo electrónico enumera nuevas características para XYZ, un producto que ellos ya poseen. Y la frase en paréntesis deja claro que es un premio de $100 dólares.
Nota: la aplicación de software XYZ que ha sido descrita en este correo electrónico es falsa. Fue usada solo para ilustrar este ejemplo y no está basada en una herramienta de software real.
Para más información sobre la creación de líneas de asunto poderosas, estudia:
3. Utiliza la mejor apertura de correo electrónico
Incluso si tus lectores abrieron tu correo electrónico, las primeras líneas pueden ser tan desalentadoras que dejen de leer. Pon atención extra en el saludo (saludo de bienvenida) y la oración de apertura para asegurarte de que tu correo electrónico sea eficaz.
Cuando se trata de saludos en los correos electrónicos, usa el nivel de formalidad adecuado. Para saber cuán formal ser debes de conocer a tu audiencia. ¿Tu audiencia se ofenderá por un saludo informal, o ser informal hace tu negocio más accesible? No puedes saber la respuesta a menos de que hayas hecho tu tarea sobre tus lectores.
Independientemente de si tu correo electrónico está escrito en un tono formal o informal, algunas aperturas son muy poco profesionales para un correo electrónico de negocios. Echa un vistazo a esta apertura de correo electrónico:
¡Joven usuario de XYZ!Tu XYZ software fue actualizado.
Aunque tu correo electrónico esté escrito en un tono casual, "Joven usuario" no es prácticamente nunca una buena manera de saludar. Compara la apertura de arriba con la siguiente, más eficaz (y profesional) apertura de correo electrónico.
Hola, LauraEstamos felices de que hayas escogido el software XYZ. Como mencionamos en tu acuerdo de mantenimiento, XYZ fue actualizado automáticamente a la versión 4.2.
El tono del correo electrónico sigue casual ("Hola"), pero observa la personalización al agregar el nombre. Para más detalles de cómo crear una efectiva apertura para un correo electrónico, revisa el siguiente tutorial:
4. Enlista tus puntos principales
Una vez que hayas creado una fuerte línea de asunto, hayas escogido un buen saludo y una línea de apertura para tu correo electrónico, plantea rápidamente el punto principal de tu mensaje de correo electrónico. Sé conciso. Si tienes más de un punto, utiliza una lista para que tu lector la pueda revisar más fácil.
Continuando con el ejemplo previo, en vez de poner todas las características nuevas del software en un largo párrafo, utiliza una lista para que pueda escanearlo fácilmente. Así:
1. Se integra con un teléfono inteligente o una tablet 2. Incrementa el espacio de almacenamiento basado en la nube 3. Complementa de frases comunes 4. El software del auto corrector ahora incluye frases foráneas
Tu lector puede ver las funciones con un solo vistazo. Pero enlistar las funciones no es suficiente. Explica por qué estas características son importantes para el receptor.
5. Explica los beneficios en tu correo electrónico
Muchos profesionales de negocios no entienden la diferencia entre funciones y beneficios. Las funciones describen qué es lo que tu producto hace. Un beneficio explica cómo las funciones pueden ayudar a tu lector.
No asumas que tu lector ya sabe por qué algo es importante para él. Asegúrate de que tu correo electrónico explique cada uno de los beneficios para tu cliente.
Actualicemos la lista de funciones del software que creamos antes e incluyamos los beneficios de cada cliente. La lista ahora luce así:
1. Utiliza el software donde quieras. Intégralo con tu teléfono inteligente o tu tablet.2. Hay mucho espacio para guardar todo lo que necesites. Mayor almacenamiento basado en la nube.3. Fill out forms quickly. Auto-fill for common phrases.<4. Reduce errores en palabras foráneas. El auto corrector del software ahora incluye habituales frases foráneas.
La lista ahora muestra cómo cada una de las funciones actualizadas ayudan al lector. Es mucho más probable que ellos estén interesados en un correo electrónico que explique claramente los beneficios.
6. Escribe a tu audiencia
Ya tocamos este tema antes, pero adapta tu correo electrónico en constancia con lo que sabes de tu lector. Utiliza los términos y el tono con los que se identifiquen.
Muy a menudo, las personas de negocios ponen tantos términos técnicos como pueden en sus correos electrónicos, erróneamente pensando que usar muchas palabras de la jerga de la industria impresionará al lector. De hecho, es mucho más probable que, en lugar de impresionarlos, los términos poco familiares resulten irritantes y aparten al lector.
Escribe tu correo electrónico a un nivel en el que pueda ser entendido por tus lectores. Muchos estudios demostraron que la mayoría de los adultos de Estados Unidos se sienten más cómodos con material escrito a un nivel de lectura de séptimo a noveno grado. Entonces, si este es el tipo de audiencia al que quieres llegar, cambia tu nivel de escritura a ese rango de nivel.
Para encontrar en qué nivel está escrito tu correo electrónico, utiliza un chequeador de legibilidad. Algunas herramientas de autoría tienen un chequeador de legibilidad incorporado o encuentra un chequeador de legibilidad en línea como la Aplicación Hemingway.
7. Utiliza subtítulos en el cuerpo de tu correo electrónico
Subtítulos y otro formato hacen que un correo electrónico sea más escaneable y ayude a su lector a absorber su mensaje. Recuerda, tus lectores están apurados. Con subtítulos, ellos pueden comprender tus puntos principales sin que les tome mucho esfuerzo.
Agreguemos un subtítulo al ejemplo de correo electrónico con el que hemos estado trabajando. Ahora, echemos un vistazo a todo el correo electrónico que se ha estado escribiendo hasta ahora. Aquí está:
Asunto: Descubre tus nuevas características de XYZ (regístrate para ganar el premio de $100 dólares)Hola, Laura
Estamos felices de que hayas escogido el software XYZ. Como mencionamos anteriormente en tu acuerdo de mantenimiento, XYZ ha sido actualizado automáticamente a la versión 4.2.Actualizaciones del software XYZ 4.2
1. Utiliza XYZ donde sea. Intégralo con un teléfono inteligente o una tablet.2. Guarda lo que sea que necesites. Incrementa el almacenamiento basado en la nube.3. Rellena formularios rápidamente. Autocompletado de frases habituales. 4. Reduce errores en palabras foráneas. En el auto corrector del software ahora incluye habituales frases foráneas.
Observa como el subtítulo que lleva la lista, actualización del software XYZ 4.2. Es una de las primeras cosas que capta el lector.
8. Utiliza imágenes en tu correo electrónico
Con cualquier tipo de contenido, las imágenes en un correo electrónico atraen a un lector y captan su atención. No utilices muchas imágenes en tu correo electrónico profesional. Dos imágenes pequeñas o una grande son suficientes para la mayoría de los correos electrónicos de negocios.
Algunos inconvenientes de usar imágenes son:
- Tamaño. Una imagen grande puede hacer que tu correo electrónico se cargue más lento.
- Filtros. Algunos filtros y sistemas de correos electrónicos bloquean las imágenes.
- Mal usó. Agregar una imagen poco profesional hace que tu correo electrónico sea menos eficaz en vez de más eficaz.
Asegúrate que las imágenes que utilices sean profesionales. Y por supuesto, necesitas los derechos intelectuales para usar cualquier imagen que quieras.
¿Dónde puedes encontrar imágenes eficaces para agregar a tus correos electrónicos? Una fuente de calidad de imágenes profesionales libres de regalías es Envato elements. Por una pequeña cuota mensual. escoge entre más de 200,000 fotos profesionalmente curadas. Y también tendrás acceso a muchos otros activos gráficos profesionales.
9. O utiliza animaciones
Si realmente quieres captar la atención de tu lector, considera usar un GIF animado. Los GIF animados agregan emoción a tu mensaje lo cual atrae la vista de tu lector.
Ten cuidado cuando agregues GIF a tus correos electrónicos. Una simple animación funciona mejor que una complicada. Y los correos electrónicos con archivos animados de GIF enfrentan algunos problemas, entre ellos:
- Un archivo más grande
- El tiempo de carga es más lento
- No es respaldado por algunos sistemas de correo electrónico
- Puede distraer el lector si es utilizado incorrectamente
Para una mirada más profunda de la utilización de los GIF animados en correo electrónico, lee:
10. Incluye un llamado de acción
El lector no sabrá que hacer después a menos que se lo digas. Incluye un claro llamado a la acción para obtener los resultados que quieres.
En el correo electrónico, que hemos estado creando en este tutorial, nos gustaría que el lector se suscribiera a nuestra newsletter. Para registrarse en el newslettler, ellos también se estarían registrando para ganar el premio de $100 dólares. Así se vería un llamado a la acción de nuestro correo electrónico de ejemplo.
Descubre más sobre cómo usar el software XYZ (y regístrate para ganar $100 dólares) suscribiéndote al newsletter semanal de XYZ (enlace).
Date cuenta de que el llamado a la acción incluye un enlace subrayado. En un correo electrónico en vivo, sería un enlace sobre el cual el lector podría hacer clic inmediatamente.
11. Haz el cierre de tu correo electrónico más eficaz
Si tu lector ha leído todo el correo electrónico, es importante que les dejes una buena impresión. Agregar un cierre eficaz a tu correo electrónico es la mejor manera de asegurarse que el lector se lleve un buen sentimiento sobre tu empresa.
Asegúrate de que tu cierre sea sincero y apropiado. Justo como tomaste en consideración a tu público cuando escribiste el resto del correo electrónico, piensa en tu audiencia cuando escribas el cierre.
Un cierre efectivo de correo electrónico incluye una frase de cierre e identifica al remitente. De la misma manera que hay saludos formales e informales de correos electrónicos, también hay cierre de correos electrónicos formales e informales. El tipo de cierre que eliges dependerá del público objetivo de tu correo electrónico.
Para cerrar el ejemplo del correo electrónico que hemos estado trabajando, utilizaremos este cierre simple.
Gracias de nuevo por haber escogido el software XYZ para cubrir tus necesidades actuales.Mis mejores deseos,
Jane JonesCEO y fundador, Consultoría AnyTown555-555-9090Jane@AnyTown Consultoría
Nota: en este ejemplo, consultoría AnyTown es la empresa que desarrollo la aplicación ficticia XYZ en el ejemplo del correo electrónico. Consultoría AnyTown es una empresa ficticia usada con los propósitos de ilustración. No es un intento de representar una compañía u organización real.
Para más detalles de cómo hacer un cierre eficaz para tu correo electrónico, consulta:
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12. Utiliza una plantilla profesional de firma de correo electrónico.
Para un grado adicional de profesionalismo, añade una plantilla de firma a tu correo electrónico. Una plantilla profesional de firma incluye tu marca y tus datos de contacto. Este elemento de diseño hace que tu correo electrónico se destaque, lo que hace que este sea más eficaz.
Este es el correo electrónico en el que hemos estado trabajando con una plantilla profesional:
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Nota: La plantilla profesional ilustrada aquí usa la plantilla de firma de correo electrónico 1127 de GraphicRiver de Envato, que es una gran fuente para las plantillas de correo electrónico profesionales como la utilizada en el ejemplo anterior.
En este artículo se pueden encontrar más ejemplos de plantillas profesionales de firma:
13. Agrega una P.D.
Un hecho poco conocido es que la P.D. (posdata) es una de las partes más leídas de un correo electrónico. Si no estás familiarizado con el término, P.D. se refiere a una oración, frase o párrafo corto añadido después de la firma. La idea es que la posdata sea un aditivo de último minuto al correo electrónico.
En los correos electrónicos, la P.D. puede incluir un llamado adicional a la acción, o incluso una oferta especial. Añadir una posdata a tu correo electrónico puede hacer que sea más eficaz.
Aquí hay un ejemplo de una posdata para el ejemplo de correo electrónico en el que hemos estado trabajando:
P.D. Casi me olvido de decírtelo. Si te inscribes (enlace) a nuestra newsletter para finales de este mes, es el 30 de noviembre, añadiremos un mes gratis a tu plan de apoyo.
Si tu lector se estaba debatiendo si inscribirse a la newsletter, el incentivo adicional de la P.D. puede ser suficiente para decidirse.
14. Léelo una vez más
Los errores reducen la eficacia de tu correo electrónico. También dan al lector una mala impresión de tu negocio. Depende de ti asegurarte de que tu correo electrónico profesional esté lo más limpio posible antes de enviarlo.
Revisa tu correo electrónico cuidadosamente. Verifica por:
- Errores de ortografía
- Errores de puntuación
- Errores en el uso de palabras
- Información incorrecta
Si puedes, haz que alguien más lea tu correo electrónico. Una vez que estés seguro de que tu correo está libre de errores, estás listo para enviarlo.
15. Envíalo en el tiempo correcto
Cuándo envías tu correo es importante. El mejor momento para enviar un correo electrónico varía según el público objetivo al que va dirigido.
Por ejemplo, puede que no quieras enviar un correo electrónico a una persona de negocios a las 17:00 p.m. El viernes por la tarde. Pueden haber salido de la oficina y para el momento en que lleguen el lunes por la mañana, tu correo electrónico será solo uno de los muchos que llegaron el fin de semana, lo que hará que haya menos posibilidades de que el receptor lo lea.
La mayoría de los estudios coinciden en que el martes es el mejor día de la semana para enviar un correo electrónico a una persona de negocios. Por supuesto, el mejor día para alcanzar a tu público objetivo puede ser diferente. Así que aprende todo lo que puedas sobre tus receptores de correos.
16. No olvides darle seguimiento
Para que tu correo electrónico sea efectivo, es importante que haga un seguimiento del mismo. Tu seguimiento puede tomar dos formas:
- Un correo de recordatorio más corto para aquellos que no respondieron al primer correo
- Responde a cualquier pregunta o respuesta que recibas debido al primer correo electrónico
El seguimiento puede ser la diferencia entre obtener una venta y no obtener una venta.
Para responder a las respuestas que recibas, tu propia bandeja de correos debe estar organizada y libre de desorden o puedes pasar por alto la respuesta. En el ejemplo que hemos estado usando, imagina que un receptor de correos responde preguntando si la suscripción al XYZ newsletter cuesta dinero. Pero no se ve su respuesta debido al desorden de correos electrónicos. Ahí se perdió una oportunidad.
Para aprender más sobre cómo gestionar tu correo electrónico y mantenerlo libre de problemas, estudia nuestro libro electrónico gratuito sobre la gestión de correo electrónico: Guía máxima para ser un experto en la limpieza de la bandeja de entrada.
Conclusión
Escribir un correo electrónico eficaz no es difícil una vez que sabes cómo llegar a tu público. Usa los consejos profesionales de comunicación por correo electrónico de este tutorial para escribir correos más eficaces.
Para más información sobre cómo escribir un correo electrónico persuasivo, estudia:
Para aprender cómo formular un correo electrónico y consejos de escritura comercial para correos electrónicos, consulta:
¿Qué consejos para escribir correos electrónicos efectivos tienes que atraigan a tus receptores? Haznos saber tus mejores consejos en los comentarios.
