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Los programas administradores de listas de tareas y productividad total son esenciales para un negocio de autónomos. El estilo de diseño que buscas en una aplicación de listas de tareas variará basado en el tamaño de tu pequeña empresa, la naturaleza de los servicios que ofreces y tus preferencias personales.
Puedes ser una sola persona independiente y preferir una aplicación sencilla y fácil que sincronice bien en la nube y funcione con tus dispositivos preferidos. O puedes trabajar con un equipo regularmente y necesitar algunas características específicas para que todos trabajen en armonía y eficiencia.
Ya que cada usuario tendrá diferentes necesidades de un administrador de tareas, hay algunas características que claramente agregan funcionalidad y mirarlas te ayudará a elegir la mejor aplicación para ti.
Cómo un administrador de listas de tareas implementa estas características, tiene un gran impacto en tu base de usuarios. Estas son algunas de las características más frecuentes y útiles para tener en cuenta en la revisión de tareas basadas en software de productividad:
- Categorías, etiquetas, listas inteligentes y jerarquías - Los administradores de tareas sencillos mantendrán listas planas, posiblemente lo que te permite categorizar o etiquetar tus tareas (o utilizar la metodología GTD para segmentar las tareas en las que estás). Las aplicaciones más complejas ofrecen la posibilidad de colocar tareas en jerarquías, lo que te permite organizar tus artículos por hacer en proyectos o en áreas diferentes de tu vida.
- Configuración de prioridades, fechas, recordatorios y vistas de calendario - Poder marcar un elemento como importante te da la simple capacidad de ver rápidamente lo que aborda el siguiente punto de tu lista. Las características de fecha y calendario te permiten planificar tus tareas en el futuro.
- Los campos de notas y almacenamiento de documentos - Adjuntar una nota a una tarea te permite añadir información importante necesaria para completar la tarea o sus pasos adicionales, como puntos de discusión para una reunión o la lista para un viaje a la oficina de suministros. Tener el documento correcto adjunto a la tarea es ideal para mejorar la eficiencia de la colaboración.
- Acceso en Línea y Sincronización de Datos - Para los autónomos en la marcha, es útil tener acceso a nuestras listas de tareas en cualquier lugar y en nuestros dispositivos más utilizados. Para mí, es imprescindible contar con un administrador al que se pueda acceder en línea, en mi laptop (en mi sistema operativo favorito), en mi teléfono inteligente y sincronizarlo con mis otros dispositivos (como mi iPad).
- Seguridad de los Datos y Portabilidad - Tener nuestros datos en la nube es esencial para proteger nuestra información, así como los datos de nuestros clientes. También es importante no estar bloqueado totalmente en algún sistema. Un gestor de tareas que te permita hacer copias de respaldo y descargar fácilmente los datos en un formato común es una característica a menudo pasada por alto.
- Herramientas de Colaboración - Para muchos de nosotros los autónomos solitarios, tenemos poca necesidad de compartir nuestras listas de tareas. Para aquellos de nosotros que trabajan con clientes regulares como parte de su equipo, esta puede ser una característica necesaria a considerar, para tu solución de administrador de tareas.
- Diseño de Interfaz de Usuario Sencilla y Opciones de Personalización - ¿Quieres otra aplicación voluminosa que te tomará tiempo en lograr configurarla, o una diseñada intuitivamente, que puedas lanzar inmediatamente y empezar a usarla? Sé cuál elegiría. Es buena así como cuando hay características adicionales que están disponibles, sin afectar la interfaz de usuario (como las opciones de acceso rápido en el teclado) o la posibilidad de personalizar la interfaz de usuario.
- Características Avanzadas - Hay algunas características avanzadas que pueden establecer las aplicaciones de productividad, tales como la capacidad de sincronizarse con tus aplicaciones favoritas, como Evernote y otras, así como tener un lenguaje natural que facilite el ajuste de las tareas a realizar.
- Precios Asequibles - Todas estas características deban ser pesadas contra el precio de la solución. Algunas de las características recomendadas de la lista de gestores a continuación son asequibles, otras son más caras y algunas son gratis. Sorprendentemente, muchas de las opciones asequibles (y gratis) son de alta calidad y vale la pena probarlas.
Aplicaciones de Listas de Tareas Destacadas
Si todavía estás cargando un planificador diario basado en papel, entonces ahora es el momento de cambiar a digital. Aquí está una lista de 20 aplicaciones que te ayudarán a organizarte y a aumentar tu productividad.
Mantén un ojo sobre las características que buscas, lo que se adapta a las necesidades de tu empresa como autónomo y dale a estas aplicaciones un plazo de prueba. Muchas de estas aplicaciones son gratuitas o tienen una versión gratuita para comenzar.
1. Wunderlist
Este es el administrador de tareas que utilizo actualmente. Parece una aplicación nativa de Mac, tiene una interfaz de usuario intuitiva, que puede cambiar de apariencia fácilmente para adaptarse a tu gusto. Tiene la mayoría de las características antes mencionadas, tales como categorizar, priorizar, establecer fechas, notas, es multidispositivo, sincroniza con la nube y tiene herramientas de colaboración.
Carece de la capacidad de etiquetar y organizar las tareas con jerarquías. También carece de una vista de calendario completo o integración de calendario. Con un precio gratuito, sin embargo, es una solución increíble que he estado usando felizmente.
2. Teuxdeux
TeuxDeux es un administrador de tareas sencillo y gratuito en la web que tiene una aplicación para iPhone asequible que se sincroniza con la nube. Tiene una vista de calendario, que es semanal, con tareas Algún Día que se muestran a continuación.
Con una limitada funcionalidad y un diseño simple puede ponerse rápidamente en marcha. Carece de colaboración, campos de notas, categorización y otras funciones que puedes necesitar. Esta es una solución agradable y escueta que podría funcionar bien para autónomos solitarios con poca necesidad de funciones avanzadas en el administrador de tareas.
3. Tadalist
Esta aplicación ha estado presente por mucho tiempo. Al escribir este artículo he iniciado sesión en la aplicación con una cuenta que no había utilizado en años. La aplicación es todavía tan intuitiva, simple y fácil de usar como siempre ha sido. Encaja con la filosofía del diseño de software de 37signals de menos es más.
Destaca la simple capacidad de hacer varias listas, con varios elementos, añadir notas, compartir con otros y completar tareas. Es libre de usar, pero carece de características útiles, como ajuste por fechas, etiquetado y agregar notas. También tiene una bien pensada versión móvil al navegar el sitio en tu iPhone.
4. Remember the Milk
Remember the Milk (Recuerda la Leche) es una aplicación web con numerosas opciones de aplicaciones móviles en dispositivos populares. También puede integrarse en Gmail, Outlook y otras aplicaciones. Este administrador de tareas te permite crear un ilimitado número de listas que pueden priorizarse, etiquetarse, añadir notas y mucho más. Tiene características para compartir y opciones de notificaciones avanzadas. Algunas opciones avanzadas para este administrador de tareas, requieren una suscripción Premium. Sin embargo, la mayoría de las características son libres de usar.
5. Do it Tomorrow
Do it Tomorrow (Hazlo Mañana) es tan sencilla como es para la gestión de tus tareas. La única cosa más simple sería probablemente el viejo y llano papel. Esta aplicación tiene una interfaz sencilla con dos columnas, una para las tareas de hoy y otra para las tareas de mañana. Nada que no se complete hoy se moverá automáticamente a la columna de mañana.
La interfaz está muy bien diseñada y cuenta con múltiples opciones de aplicaciones para los gadgets más populares. Hay un pequeño costo para estas aplicaciones, pero el acceso a la aplicación a través de la web es gratis. Mientras que esta es una gran solución para la gestión de tareas sencillas, si es necesario hacer un seguimiento de plazos y proyectos avanzados, probablemente no sea la aplicación para ti. Aquí está una revisión más profunda de Do it Tomorrow.
6. Toodledo
Toodledo es una solución de administrador de tareas robusta. Ofrece todas las herramientas que quisieras para organizar tus tareas, tales como etiquetas, contextos y subtareas. Tiene numerosas opciones para trabajar con varios dispositivos , a través de aplicaciones nativas, extensiones de navegador y más.
Toodledo tiene personalizaciones avanzadas y para usuarios Premium la capacidad de compartir las tareas y colaborar. Ofrece un único programador y puede enviar alertas. Puedes empezar con una cuenta gratuita o elevarla a una cuenta Premium para tomar ventaja de sus características más avanzadas. Para información más detallada, visita el Informe del Administrador de tareas Toodledo aquí en FreelanceSwitch.
7. Flow
Flow tiene una apariencia estilo Mac, con un diseño de interfaz de usuario pulido y hermoso. Funciona en un PC en el navegador, pero tiene una aplicación independiente para usuarios de Mac, así como aplicaciones para iPhone y iPad. Si eres usuario de Mac, te va a encantar esta aplicación. Esta aplicación es más que una sencilla aplicación de gestión de tareas. Ha avanzado en la capacidad de colaboración, lo que te permite asignar tareas a otros usuarios y trabajar con tu equipo.
También ayuda a reducir tu necesidad de conversaciones largas-por correo electrónico incluyendo un sistema de comentarios. Flow está hecha para hacerle seguimiento a tus proyectos personales y de equipo en una sola aplicación, sí, esta aplicación te permite gestionar todos tus proyectos y tu vida.
8. Hitask
Hitask es otro administrador de tareas en colaboración de alta calidad. Esta aplicación de lista de tareas tiene gran soporte de datos y está ubicuosamente disponible a través de cualquier dispositivo que desees utilizar. Tiene un diseño de interfaz limpio, aunque se siente un poco más en casa en un sistema operativo de Windows.
Hay una integración de calendario incluida, así como facilidad de uso en colaboración, y características de administración por tarea o proyecto. El popular bloguero Chris Brogan también le dio una marcación alta a la aplicación en esta revisión: HiTask es mi Nuevo Organizador Favorito.
9. Todoist
Todoist es un gestor líder de tareas personales que es útil, rápido y fácil de usar. Tiene un diseño de interfaz limpio. Se integra con diferentes navegadores, sistemas operativos y aplicaciones de correo electrónico. Las tareas están organizadas por tipo de proyecto y pueden ser codificadas por color. Es una aplicación web sencilla que puedes poner en marcha de manera gratuita rápidamente. Tiene un modelo de negocio Fremium, así que puedes agregar características adicionales a bajo costo si lo necesitas, tales como etiquetado y mucho más.
10. Get it Done
Get it Done es una aplicación de listas de tareas fácil de usar y potente. Es tan fácil tanto hacerle seguimiento a tu lista de compras así como hacerle seguimiento a los proyectos de los clientes. Es compatible con muchas de las características que deseas en un administrador de listas de tareas como etiquetas, sincronización de calendario, notas, delegación de tareas, copias de respaldo seguras de datos y más.
La aplicación se basa en el libro de productividad Getting Things Done. Así que si eres un fan de este sistema de productividad tan popular, entonces te sentirás en casa con esta aplicación. Soporta aplicaciones para iPhone, iPad y Android, los principales sistemas operativos, y por supuesto todo está sincronizado en la aplicación de la nube.
11. Stay Useful - Do
Esta es una aplicación muy sencilla de listas de tareas. No tiene características avanzadas, ni siquiera el común etiquetado, asignar fechas o categorizar características. Aunque eso es parte de su belleza es muy fácil de usar y es enfocada. Te permite dirigirte a lo que necesitas hacer hoy. Me recuerda a como uso las listas de papel. Siempre escribo la tarea de hoy con buen viejo lápiz y papel, así tengo una lista enfocada de lo que tengo que hacer en el trabajo para el día.
Uso mis aplicaciones de administración de tareas para hacerle seguimiento a la mayoría de las tareas largas. Para mí, este gestor podría reemplazar el lápiz y papel para la gestión de mis tareas. Tiene una interfaz simple a la que se puede acceder a través de cualquier navegador, desde cualquier dispositivo. Es una aplicación basada en la web para hacer listas de tareas, pero cuenta con la capacidad de funcionar fuera de línea.
12. Producteev
Producteev es gratuita hasta para 2 usuarios. Es un poderoso administrador de listas de tareas y un organizador de proyectos completo. La interfaz está bien diseñada y tiene en su interior un potente paquete de características. Está disponible en múltiples dispositivos y sistemas operativos. Ofrece opciones avanzadas de colaboración y sincronización de calendario.
Está organizado en primer lugar por espacios de trabajo, que es una manera seccional para organizar tus proyectos. Ofrece múltiples opciones para importar tareas. Esto se puede hacer vía correo electrónico, Twitter, IM y más, lo que aporta muchísima flexibilidad a cómo puedes agregar tareas. Este es uno de los mejores administradores de listas de tareas disponibles.
13. Coolendar
Coolendar es una aplicación de listas de tareas con un enfoque estrecho. Carece de muchas características avanzadas, pero tiene una interfaz atractiva y fácil de trabajar. No tiene características de colaboración, lo que la hace una solución más dirigida a profesionales independientes solitarios.
En lugar de organizar tus tareas con categorías, esta aplicación usa hashtags. Coolander te permite administrar tu tiempo y tareas sin características complicadas entrando en el camino. Además de una interfaz de aplicación web, también hay una aplicación disponible para Android y iPhone.
14. Vitalist
Si eres un gran fan del método Getting Things Done, entonces te encantará Vitalist. Implementa la metodología GTD en una aplicación de listas de tareas accesible en línea. Puedes acceder a través de su navegador web desde cualquier dispositivo. Se ha configurado para implementar fácilmente el GTD por completo, por lo que los contextos pueden ser asignados a las tareas, así como las fechas y las prioridades. También cuenta con opciones de colaboración. Esta aplicación está llena de características, pero su diseño de interfaz se siente anticuado.
15. Google Tasks
Si eres un gran usuario de Gmail, Google Tasks es una solución simple que puedes utilizar para la gestión de tus tareas. Es una pequeña ventana que se abre para ser utilizada ordenando tus tareas directamente en Gmail, se enlaza en Google Calendar y puede accederse a ella a través de cualquier navegador, igual que todos los servicios de Google. Aunque no es un administrador de proyectos completo, esta es una excelente adición a tu bandeja de entrada para rastrear artículos y mantenerte en la cima de tus prioridades.
16. Gtdagenda
Gtdagenda es una aplicación para administrar listas de tareas que permite implementar un sistema GTD. Tiene categorización de niveles múltiples, que comienza con objetivos, entonces puedes organizar proyectos, listas y más dentro de dichos objetivos. Puedes establecer horarios, que son plantillas para las tareas repetitivas.
Esta es una aplicación de diseño sencillo, disponible en múltiples idiomas y que se sincroniza en la nube. Trabaja en aplicaciones móviles y en tu navegador favorito. Es un poco más cara que algunas de las aplicaciones disponibles. Esta aplicación es realmente sencilla de utilizar y seguro aumentará tu productividad.
17. Checkvist
Checkvist es un administrador de listas de tareas que ha implementado herramientas sencillas para compartir. Fácilmente puedes compartir una tarea, con una funcionalidad parecida a la interfaz de Google Docs. También tienes la opción de hacer una lista pública y accesible desde internet. Esta aplicación está diseñada de manera sencilla y es un apoyo con el cual comenzar a trabajar. Esta aplicación en la nube tiene múltiples características, como listas jerárquicas, comandos avanzados de teclado, capacidad de asignar tareas, etiquetas, fechas y más.
18. Nozbe
Nozbe es un administrador de tareas robustoque soporta una plataforma rica en características. Puedes aprovechar esta aplicación cloud a través de tu navegador, teléfono móvil o aplicación para iPhone. Es una aplicación madura con una sencilla interfaz con la que es fácil de interactuar, arrastrando y soltando las tareas.
Además de todo lo que quieres en un administrador de tareas, también soporta la metodología GTD. Tiene más características avanzadas, tales como integración con Evernote, la posibilidad de añadir documentos y herramientas de colaboración. Esta es una solución sólida para aquellos que buscan una aplicación de administración de listas de tareas fácil de usar que soporte funcionalidades avanzadas para equipos.
19. Plancake
Plancake es un gestor de listas de tareas que se destaca por ser de código abierto. Puedes crear una cuenta gratuita en un dominio de Plancake o instalar el software en tu propio servidor. Es una interfaz sencilla y soporta muchas de las características que quieres en un software de productividad.
Funciona en cualquier ordenador, tablet y smartphone - incluso sin conexión a Internet (funciona sin conexión), y tiene una extensión de Chrome. Está configurada para poner el sistema GTD en uso y es compatible con las opciones actuales de opciones de tareas para acelerar tu productividad.
20. Dooster
Dooster es un gestor de tareas y aplicación de productividad completo. Esta aplicación en la nube es robusta y hecha para competir con Basecamp y Outlook. Está organizado con base en proyectos, asignas proyectos y luego organizas tus tareas dentro de ellos. La estructura de costos también se basa en proyectos, comienza con una cuenta gratuita para 3 proyectos y escala desde ahí.
Esta aplicación basada en la web ofrece una excelente protección de datos a través de Amazon, útiles opciones de colaboración y extras interesantes como mapas mentales. Cuenta con todo lo que quieras en un administrador de tareas y un software de productividad total.
¿Te has enamorado con un administrador de tareas? ¿Olvidamos alguna aplicación increíble de listas de tareas basada en la web? ¿Qué características en una aplicación son esenciales para tu negocio? Haznos saberlo en los comentarios.
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