22 consejos para diseñar una presentación efectiva con diapositivas

De vez en cuando surge la oportunidad de que los trabajadores independientes presenten su trabajo o experiencia a sus colegas y posibles clientes. Si aceptas participar, en el mejor de los casos es una fantástica oportunidad de establecer contactos, una forma de intercambiar ideas y puntos de vista o de encontrar contactos que te den trabajo. En el peor de los casos, es un compromiso aterrador y abrumador.

Diseñar un conjunto de diapositivas es uno de los primeros pasos previos a la presentación y te ayudará a guiar la organización de tu exposición. incluir diapositivas interesantes no solo servirá para comunicar mejor tus ideas a la audiencia, sino que demostrará tu profesionalismo; además, saber que tienes unas diapositivas bien hechas reforzará tu confianza cuando te pares para hablar.

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Ahora veamos estos magníficos consejos para diseñar una presentación.

Configuración de la presentación con diapositivas

1. Software: Si no estás seguro de cómo comenzar a elaborar tus diapositivas, Keynote (parte de la suite de trabajo iWork) es ampliamente considerado el software favorito de los diseñadores que también son expositores experimentados. PowerPoint y simples archivos PDF también sirven. Si bien debes decidir desde el principio qué software vas a usar, podría decirse que es una preocupación secundaria.  Las cualidades que harán de tu presentación un éxito o un fracaso son el contenido y el diseño. Dedica la mayor parte del tiempo a crear y mostrar el contenido.

2. Formato de archivo: Pregunta a quien esté organizando el evento cómo debes entregar tu presentación.

• ¿Habrá una computadora y un proyector disponibles?
• ¿Qué tipos de archivos son aceptados?
• ¿Qué tan grande es la sala de conferencias? Esto te dará una idea de qué tan grande debe ser el texto, aunque por regla general cuanto más grande, mejor.

Mayormente un PDF es una apuesta segura y sirve como una copia de seguridad confiable para cualquier formato que elijas. Si estás pasando las diapositivas tú mismo, revisa los atajos en el teclado y asegúrate de poder manejar bien el programa para que tu presentación transcurra sin interrupciones.

3. Tamaño: Por lo general, un tamaño de 1024x768 a 72 ppp es otra apuesta segura. En la mayoría de los proyectores (los que tienden a ser más caros) esa es la resolución más alta que tienen. Cuando se amplían, las imágenes más pequeñas que la salida del proyector se verán borrosas y pixeladas, así que planifica para el mejor de los casos, es decir, usa el mayor tamaño posible. La resolución de 1024x768 permite alcanzar un buen equilibrio entre un buen aspecto y un funcionamiento fluido.

4. Transiciones: No exageres con las animaciones para cada transición. Las transiciones simples y sutiles sirven muy bien para pasar de una diapositiva a otra sin distraer del contenido. Las transiciones por sí mismas no son tan importantes en la presentación, pero implementadas cuidadosamente, pueden agregar ese toque final y profesional.

5. Plantillas: Hay pocas plantillas que realmente vale la pena usar. Pueden estar mal diseñadas, ser muy comunes (otros estarán usando el mismo diseño), o no son lo suficientemente versátiles como para crear una presentación interesante. Es mejor crear tu propia plantilla única con un fondo o textura simple en combinación con un uso consistente de las fuentes. Idealmente el diseño estará relacionado con el tema. Si no puedes diseñar tus diapositivas, aquí tienes algunas plantillas de PowerPoint para inspirarte o para comprar.

6. Incluye tus créditos: Tu nombre y tus datos de contacto deben estar claramente visibles en la presentación, generalmente en la primera o la última diapositiva, o en ambas.

Preparación del contenido

7. Ubicación: A menos que estés seguro de que darás tu exposición en un lugar con asientos tipo tribuna, asegúrate de colocar el texto y la información importante en la parte superior de la diapositiva. De esta manera, los que están atrás también podrán captar lo esencial de la exposición sin tener que esquivar las cabezas y los peinados de las personas altas que estén delante de ellos.

8. Deja espacio para ideas adicionales: No planees repetir lo que ya dice en la diapositiva. Las palabras y las imágenes deben ser una guía de lo que vas a decir, deben reforzar tu discurso sin hacerlo redundante.

9. Incluye solo una idea por diapositiva: El texto y las imágenes en una misma diapositiva deben referirse a la misma idea. Lo que digas mientras se vea esa diapositiva también debe respaldar esa idea, incluso si planeas profundizar en ella. Mejor aún, elige la idea más profunda (la más detallada o la más compleja) y muéstrala en la diapositiva, de modo que las personas escuchen mientras vas presentando tu narración, ayudándoles así a darle sentido a lo que están viendo. Esto refuerza la comprensión. Si necesitas o deseas hablar sobre una nueva idea, crea otra diapositiva. Si la idea no merece esa diapositiva adicional, entonces tal vez debas reconsiderar si es necesario incluirla.

10. Evita incluir viñetas: Siempre que puedas, cambia el formato de lista por una fotografía o ilustración más interesante que presente la misma idea. Si no puedes evitarlo por completo, limítate a tres viñetas con poco texto, ya que serán más fáciles de digerir que cinco o diez largas.

Imágenes

11. Cuanto más grande, mejor: Usa texto e imágenes grandes. Cuanto más grandes, mejor, ya que serán más fácil de ver para los que están en la parte de atrás. Esto debería ser evidente, pero muchas presentaciones tienen imágenes con fotografías demasiado pequeñas para verlas desde lejos. Considera cambiar las imágenes pequeñas por un título impactante o una imagen más grande.

12. Incluye solo una imagen por diapositiva: Así como debe haber una idea por diapositiva, también debe haber solo una imagen por diapositiva. De esta manera el mensaje será claro y preciso; además, garantiza que seguirás el consejo anterior y utilizarás imágenes extragrandes.

13. Varía el tipo de imágenes: No necesariamente el 100% de la presentación debe tener un solo tipo de gráfico. Idealmente se pueden combinar fotografías, ilustraciones y texto para mantener el interés de la audiencia. Ver el mismo formato una y otra vez es aburrido, lo cual constituye otra razón para no usar una plantilla estándar.

14. Creative Commons: Las imágenes con licencias de Creative Commons están a disposición para usarlas de manera gratuita en documentos como presentaciones, pero asegúrate de proporcionar el crédito adecuado a cada imagen. Algunas licencias permiten manipular la imagen, pero otras no. Casi todo requiere una atribución, así que proporciona los créditos cuando insertes una imagen en tu presentación. Encuentra las imágenes que necesites buscando en CreativeCommons.org.

Texto

15. Incluye menos de 15 palabras por diapositiva, de preferencia menos de 10: cuanto más rápido se pueda leer lo que está en la diapositiva, tanto más rápido las personas voltearán hacia ti y se concentrarán en lo que estás diciendo. Al margen de lo incómodo que esta idea pueda resultarte, esta es la atención que necesitas para cautivar a tu audiencia y ofrecer una presentación efectiva.

Estas estadísticas te darán una idea de qué tan rápido el público podrá absorber el contenido (y qué tan rápido podrás presentarlo). La persona promedio:

• habla unas 150 palabras por minuto;
• lee alrededor de 250 a 300 palabras por minuto;
• escribe alrededor de 20 palabras por minuto cuando copia.

Recuerda: tu intención es que el público te preste atención mientras mira las diapositivas. Nota: El público leerá más rápido de lo que puedes hablar. La explicación de una diapositiva no debe durar más de un par de minutos. Si bien esta no es una regla estricta, la idea es que te sientas seguro de que no estás aburriendo a tu audiencia. Toma solo una fracción de segundo perder el interés y recuperarlo puede tomar mucho más.

16. Asegúrate de que haya alto contraste entre los colores: La mayoría de los proyectores no muestran un color perfectamente exacto. Además, las salas de conferencias rara vez están completamente oscuras, ni siquiera cuando las luces están apagadas y las cortinas cerradas. Esta desafortunada realidad hace que haya menos contraste en la pantalla. En consecuencia, aunque la combinación de colores oscuros (como rojo sobre negro) queda muy bien en términos de diseño, estos se vuelven difíciles de leer. Más bien, usa texto de color claro sobre un fondo oscuro o viceversa.

17. Usa una fuente legible y de buen tamaño: Así como debes optar por colores con alto contraste, también considera que las personas deben poder leer las diapositivas desde lejos. Evita las tipografías delgadas y ultrafinas que tienden a desaparecer en el fondo. También evita las fuentes difíciles de leer, a menos que, por supuesto, el efecto sea intencional.

Durante la presentación

18. Revisa las diapositivas con anticipación: Haz un ensayo general de tu presentación al menos dos veces. Esto te ayudará a determinar qué diapositivas pueden ser irrelevantes, si el orden es apropiado y cómo pasar de una idea a la siguiente. Mientras más familiarizado estés con tus diapositivas y la narrativa que intentas construir a su alrededor, más fluida será tu presentación. Echa un vistazo a los excelentes consejos en Aprende a disfrutar (o a sobrevivir) cuando das conferencias.

19. Escribe un guión: Si te preocupa perderte mientras hablas, escribe un guión que funcione junto con tus diapositivas para refrescar tu memoria (simplemente dos o tres recordatorios por diapositiva). Siempre puedes tener esta lista junto a ti y consultarla mientras expones.

20. Sorprende a tu audiencia y a ti mismo: No incluyas en la presentación nada que te aburra, o seguramente aburrirá a tu audiencia también. Algunas cosas que puedes hacer para que tus diapositivas sean interesantes:

• Sé divertido. Cuenta una broma o muestra una imagen graciosa.
• Habla de lo que te apasiona.
• Cuenta una historia personal.

Tus diapositivas deben reforzar estas ideas. Intenta imaginar cuáles serían las posibilidades de acuerdo a tu presentación. Mira otras presentaciones para inspirarte. Intenta abordar el tema desde un enfoque creativo, incluso si eso significa correr riesgos. Si lo haces, tu presentación será más memorable.

Qué hacer después de la presentación

Una vez que hayas terminado la presentación (¡al fin!), no te relajes del todo hasta que hayas completado hasta el último paso.

21. Comparte tus diapositivas: Sube tus diapositivas a una plataforma pública para que las personas las vean y las descarguen. Esto te permitirá continuar cosechando los beneficios de la presentación una vez terminado el evento. Has invertido tiempo y esfuerzo en diseñar una presentación con diapositivas increíbles, así que esto es lo mínimo que puedes hacer por ti.

Con una enorme plataforma de 45 millones de usuarios, una de las redes apropiadas es Slideshare. La cuenta gratuita proporciona un código para insertar fácilmente la presentación en otros lugares de la web, así como estadísticas de visualización y descarga de tus archivos (la cuenta de pago proporciona adicionalmente análisis de usuarios). Verifica que tus diapositivas se hayan cargado correctamente, luego anuncia en tus otras redes (Twitter, LinkedIn, Facebook) que tus diapositivas están disponibles al público. Si a la gente le gusta tu presentación, estarán más inclinados a descargarla, dar sus propias presentaciones y difundir tu mensaje. Después de todo, el mejor mecanismo para expandir tu red de contactos es aquel que hace el trabajo por ti.

22. Agradece: Otros han dedicado generosamente su tiempo y energía para garantizar que haya un lugar donde compartir tu trabajo y tus ideas. La gratitud es una excelente técnica para ampliar tu red de contactos (y generalmente una gran habilidad para la vida) que mejora tu comunidad. Asegúrate de hacer lo siguiente:

• Participa en el diálogo con los nuevos contactos que se comuniquen contigo.
• Agradece a los otros expositores. Ofréceles comentarios sobre sus presentaciones y agrégalos a tus redes.
• Agradece a los organizadores que te invitaron a participar. Con un poco de suerte, te volverán a invitar en el futuro.

¿Tienes algún consejo adicional para diseñar un magnífica presentación con diapositivas? Nos encantaría escuchar tus ideas.

Recursos adicionales

Si eres nuevo en el ámbito de las presentaciones de negocios, te recomendamos una serie de tutoriales introductorios para que te familiarices con los principios básicos:

• Serie de tutoriales sobre los fundamentos para crear presentaciones - Esta guía de aprendizaje de 16 partes te ayudará para comenzar a hacer presentaciones de negocios.
• Cómo hacer excelentes presentaciones de PowerPoint - Este tutorial es una guía rápida para empezar a trabajar con PowerPoint.
• La mejor guía para usar las plantillas de Microsoft PowerPoint - Esta guía ofrece una selección de artículos que presentan las mejores plantillas PowerPoint PPT, organizadas por estilo, popularidad y calidad.

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Nota editorial: algunas veces al mes revisamos algunas de las publicaciones favoritas de nuestros lectores. Este artículo se publicó por primera vez el 3 de marzo de 2011, pero al día de hoy es igual de relevante y está lleno de información útil.

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