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¿Por qué pasó eso? ¿Cómo podemos hacer que eso suceda? Estas dos preguntas, ambas de importancia crítica en situaciones empresariales, son esencialmente las mismas.
¿Cómo pueden ser idénticas dos preguntas tan diferentes? Después de todo, uno implica analizar un evento pasado mientras que el otro implica la planificación para el futuro. La respuesta es simple: en ambos casos estás haciendo la misma pregunta básica, es decir: "¿Qué cadena de eventos causa un resultado en particular?" Ya sea que quieras planificar una cadena de eventos o mirando hacia atrás para entender mejor uno, puedes usar la misma herramienta: Análisis de causa y efecto.
Causa y efecto: mirando hacia atrás
El análisis de causa y efecto se utiliza normalmente para averiguar por qué algo salió mal. Tu producto está fallando, tus clientes están frustrados y estás perdiendo dinero. ¿Pero por qué? Después de todo, todo estaba bien hasta hace tres meses. Al analizar el proceso de producción, es posible que puedas identificar los problemas que tienen la culpa. Una vez que haya determinado dónde están los problemas, puedes abordarlos e instituir políticas para asegurarte de que esos mismos problemas no vuelvan a surgir.
El análisis de causa y efecto también puede ayudarte a replicar un resultado positivo. Por ejemplo, este mes, por primera vez en la historia, tu equipo superó sus objetivos de ventas. ¿Qué salió bien? Es fácil decir "hemos tenido suerte", pero la mayoría del tiempo creamos o al menos fomentamos nuestra propia suerte. Entonces, ¿cuáles fueron los elementos que hicieron que las llamadas de ventas de este mes fueran mucho más efectivas que antes?
Causa y efecto: Planificación para el futuro
Mientras que el análisis de causa y efecto se utiliza típicamente para entender lo que ha sucedido (generalmente con el fin de evitar que vuelva a suceder), también se puede utilizar para ayudar a planificar para el futuro. ¿Cómo? En lugar de intentar explicar un resultado existente, es posible establecer un resultado esperado y, a continuación, analizar los elementos necesarios para obtener el resultado. Una vez que tengas una idea clara de lo que se necesita, es mucho más fácil crear un plan de acción que probablemente tenga éxito.
Dado que el proceso de análisis implica dividir todo en un conjunto de partes individuales, también puedes utilizar el gráfico creado a través del análisis de causa y efecto para determinar quién debe asumir la responsabilidad de cada aspecto del proyecto. Si ya pasaste una buena parte del tiempo en el proceso, incluso puedes tener el inicio de una lista de tareas pendientes para varios miembros del equipo del proyecto.
Cómo llevar a cabo el análisis de causa y efecto
El análisis de causa y efecto, tal como se lleva a cabo en los negocios hoy en día, es una de varias innovaciones japonesas destinadas a mejorar la calidad y el control de calidad. El proceso se lleva a cabo utilizando una carta de espina de pescado (así denominada porque se parece a un esqueleto de pez), también conocido como un diagrama de Ishikawa. Los diagramas de Ishikawa fueron diseñados durante la década de 1960 por Kaoru Ishikawa, quien gestionó el control de calidad de los procesos en el astillero de Kawasaki.
El enfoque de la tabla de espinas para el análisis de causa y efecto utiliza una tabla estándar para fomentar una lluvia de ideas y presentar visualmente los hallazgos. Cuando el gráfico está completo, es posible analizar los hallazgos juntos, y determinar los factores más importantes involucrados en la resolución de un problema o lograr el éxito. Hay cuatro pasos relacionados con el análisis de causa y efecto. Incluyen la identificación del problema o meta, lluvia de ideas, análisis y desarrollo de un plan de acción.
Paso 1: Identificar el problema u objetivo
Todo el equipo debe estar de acuerdo para que el proceso tenga éxito. El objetivo o problema se escribe entonces en la "cabeza" del pez. Supongamos que el objetivo del equipo es garantizar que los informes de ventas se completen a buen tiempo al final de cada mes. Una vez que el equipo está de acuerdo con esto, el facilitador traza una línea con una caja o "cabeza de pez" al final. El objetivo está escrito en la caja.
Paso 2: lluvia de ideas
¿Qué se necesita para que su equipo de ventas, sus gerentes y su escritor de informes trabajen juntos y produzcan los informes necesarios a buen tiempo? A menudo, es útil comenzar con las seis áreas generales que son más propensas a afectar casi cualquier proyecto de negocio; estos se convierten en los huesos primarios de los peces.
- Administración
- Equipos
- Material
- Personas
- Proceso
- Ambiente
Esas seis áreas, sin embargo, no son obligatorias; el sitio web del estado de Carolina del Norte enumera otras opciones de la siguiente manera:
- Las 4 M: Métodos, Máquinas, Materiales, Fuerza Laboral (Manpower).
- Las 4 P: Lugar (Place), Procedimiento, Personas, Políticas.
- Las 4 S: Alrededores (Surroundings), Proveedores (Suppliers), Sistemas, Habilidades (Skills).
Incluso estas, sin embargo, son sólo sugerencias. Muchas organizaciones forman sus propias categorías, seleccionadas para reflejar su situación en el mundo real.
El segundo paso continúa con detalles adicionales de lluvia de ideas basados en categorías generales. ¿Qué personas se necesitan para alcanzar la meta? Cada nuevo detalle se indica mediante una nueva línea dibujada perpendicular al hueso antes de él. A medida que se agregan detalles a través del proceso de lluvia de ideas, se agregan más "huesos" al gráfico; en algunos casos el gráfico puede terminar luciendo muy complejo, porque hay muchos niveles de detalle a tener en cuenta.
Paso 3: Análisis del diagrama
Dedica tiempo a revisar el diagrama. ¿Ves las mismas necesidades o preocupaciones apareciendo en diferentes lugares? ¿Cuáles son los elementos más críticos, sin los cuales estás seguro de fallar?
A medida que tú y tu equipo miran el gráfico, es muy probable que los temas principales comiencen a surgir. Les pondrás un círculo a esos temas en el gráfico de espinas y luego los organizarás en una página separada. Es posible que desees organizar los temas principales por su importancia, o en orden cronológico.
Paso 4: Desarrollar un plan de acción
Basándose en tu gráfico de huesos de pescado y tu análisis, debe surgir un conjunto claro de prioridades. Estas prioridades te ayudarán a elaborar un plan que se pueda implementar de inmediato.
¿Funciona el análisis de causa y efectos?
Al igual que cualquier otra herramienta de negocio, el análisis de causa y efectos es tan eficaz como las personas involucradas en el proceso. Es fácil hacer un mal trabajo de identificación de problemas y causas, y si la primera parte del proceso se hace incorrectamente, los resultados serán menos útiles. Es por eso que es fundamental tener un líder que esté familiarizado con el proceso, y por qué es tan importante que las personas involucradas con el análisis entiendan completamente el problema y puedan pensar de manera realista acerca de las soluciones.
Un artículo en Nursing Times, describe el uso de una tabla de huesos de pescado en Análisis de causa y efecto para determinar las causas de los problemas con largas colas de espera en una clínica. El proceso fue muy eficaz para el grupo, y resultó en algunas ideas innovadoras, incluyendo "buscar el requisito de un sistema de seguimiento de notas de pacientes y considerar trasladar la clínica ambulatoria a una clínica con más espacio". Una vez que se les habían llegado a estas ideas generales, armaron un plan de acción específico, con tareas y plazos. Puedes ver una versión simplificada del gráfico que crearon:
¿Por qué este proceso funcionó tan bien? El autor dice: "Tener un facilitador fue clave para avanzar en los debates, ya que permite que el grupo se centre en el problema en cuestión, mientras que otra persona facilitó la sesión". También describe algunas herramientas que el grupo utilizó durante el proceso de lluvia de ideas, incluyendo la herramienta Seis Sigma llamada "Los Cinco Porqués", que implica ir de causas aparentes a problemas profundamente arraigados.
¿El análisis de causa y efecto es adecuado para nuestro equipo?
El análisis de causa y efecto puede ser una buena herramienta para tu organización, o puede crear más problemas de los que resuelve. En resumen, si tu equipo no tiene el tiempo, la autoridad, la perspicacia o el liderazgo para llevar a cabo un análisis significativo de causa y efectos, podría perder tiempo al mismo tiempo que crea interacciones negativas y frustración entre los miembros de tu equipo.
Para determinar si es probable que esta herramienta sea útil para ti, debes pasar por esta lista de comprobación; si encuentras que estás respondiendo a la mayoría de las preguntas con un "sí", entonces el análisis de causa y efecto puede ser una buena opción.
- ¿Tienes un problema u objetivo concreto en el que tu equipo puede estar de acuerdo?
- ¿Puedes armar a un grupo de personas que entiendan y tengan la autoridad para tomar medidas acerca del problema o la meta que estás considerando?
- ¿Tiene tu equipo el tiempo disponible (al menos unas horas) para participar en un análisis de causa y efectos?
- ¿Tienes un facilitador (o tienes acceso a un facilitador) que tenga experiencia en liderar este tipo de proceso de lluvia de ideas y que también entienda las necesidades y parámetros particulares de tu organización?
- ¿Tienes espacio dedicado para un análisis de causa y efectos?
Si sientes que estás listo para realizar un análisis de causa y efecto, ¡felicidades! Estas de camino a un mejor proceso para lograr tus metas.
Recursos
Crédito Gráfico: Fish-Skeleton diseñado por Gilad Fried del Proyecto Noun.
