Memulai Dengan Analisa Sebab dan Akibat Menggunakan Diagram Fishbone

Mengapa itu terjadi? Bagaimana kita dapat membuat itu terjadi? Dua pertanyaan ini, keduanya sangat penting dalam pengaturan bisnis, pada esensinya adalah sama.

Bagaimana dua pertanyaan yang berbeda bisa menjadi identik? Lagipula, yang satu melibatkan analisis kejadian masa lampau sementara yang lainnya melibatkan perencanaan di masa mendatang. Jawabannya sederhana: di dalam kedua kasus tersebut kamu menanyakan pertanyaan dasar yang sama—yaitu: "rangkaian kejadian apa yang menyebabkan sebuah akibat tertentu?" Apakah kamu sedang melihat ke depan untuk merencanakan rangkaian kejadian, atau melihat ke belakang untuk lebih memahami, kamu dapat menggunakan alat yang sama: Analisis Sebab Akibat.

Sebab dan Akibat: Kilas Balik

Analisis Sebab Akibat biasanya digunakan untuk mencari tahu mengapa sesuatu menjadi salah. Produkmu gagal, klienmu frustrasi, dan kamu kehilangan uang. Tapi mengapa? Lagipula, semuanya baik-baik saja hingga tiga bulan yang lalu. Dengan menganalisis proses produksi, kamu mungkin dapat menemukan permasalahan untuk disalahkan. Setelah kamu menentukan dimana permasalahannya berada, kamu dapat menyelesaikannya—dan membentuk kebijakan untuk memastikan permasalahan yang sama tidak muncul kembali.

Analisis Sebab Akibat dapat juga membantumu menghasilkan dampak yang positif. Sebagai contoh, bulan ini—untuk pertama kalinya—tim-mu melebihi goal penjualannya. Apa yang berjalan benar? Mudah untuk mengatakan "kami beruntung", namun kebanyakan waktu kita membuat atau paling tidak mendorong keburuntungan kita sendiri. Jadi elemen apa yang berjalan dalam membuat penjualan bulan ini jauh lebih efektif daripada sebelumnya?

Sebab dan Akibat: Perencanaan Untuk Waktu Mendatang

Sementara Analisis Sebab Akibat biasanya digunakan untuk memahami apa yang telah terjadi (biasanya untuk menghindari itu terjadi lagi), itu juga dapat digunakan untuk membantu merencanakan untuk waktu mendatang. Bagaimana? Alih-alih berusaha menjelaskan hasil yang ada, sangat mungkin untuk mempersiapkan hasil yang diharapkan, dan kemudian menganalisis elemen yang diperlukan untuk membawa hasil tersebut. Setelah kamu memiliki ide yang jelas tentang apa yang dibutuhkan, jauh lebih mudah untuk membuat sebuah rencana tindakan yang akan berhasil.

Karena proses analisis melibatkan memecah keseluruhan ke dalam set bagian tersendiri, kamu juga dapat menggunakan diagram yang dibuat melalui Analisis Sebab Akibat untuk menentukan siapa yang seharusnya bertanggung jawab untuk aspek dalam project. Jika kamu menghabiskan waktu yang baik pada proses, kamu mungkin bahkan memiliki awalan sebuah daftar kerja untuk berbagai anggota tim project.

Bagaimana Melakukan Analisa Sebab dan Akibat

Analisis Sebab Akibat, sebagaimana itu diterapkan dalam bisnis masa kini, adalah salah satu dari beberapa inovasi Jepang yang ditujukan untuk meningkatkan mutu dan pengendalian mutu. Proses ini dilakukan menggunakan diagram fishbone (dinamakan demikian karena itu tampak seperti tulang ikan)—yang juga dikenal dengan nama diagram Ishikawa. Diagram Ishikawa didesain selama tahun 1960 oleh Kaoru Ishikawa, yang menangani pengendalian mutu proses di dalam Galangan Kapal Kawasaki.

Pendekatan diagram fishbone untuk Analisis Sebab Akibat menggunakan diagram standar untuk mendorong brainstorming dan menyajikan temuan secara visual. Ketika diagram itu selesai, mungkin untuk menganalisa temuan bersama-sama, dan untuk menentukan faktor terpenting yang dilibatkan dalam entah menyelesaikan masalah atau mencapai sukses. Ada empat tahap yang dilibatkan dalam Analisis Sebab Akibat. Itu meliputi identifikasi permasalahan atau goal, brainstorming, analisis, dan pengembangan sebuah rencana tindakan.

Langkah 1: Identifikasi Permasalahan atau Goal

Keseluruhan tim harus setuju agar prosesnya berhasil. Goal atau permasalahan kemudian dituliskan pada "kepala" ikan. Katakanlah bahwa goal tim adalah untuk memastikan bahwa  laporan penjualan selesai dalam waktu yang ditentukan tiap bulan. Setelah tim setuju akan hal ini, fasilitator menggambar sebuah garis dengan sebuah kotak atau "kepala ikan" di bagian ujung. Goalnya tertulis di dalam kotak.

Langkah 2: Brainstorm

Apa yang diperlukan untuk membuat tim penjualan, manajer, dan penulis laporan berkerja bersama-sama dan menghasilkan laporan yang diperlukan dalam waktu yang ditentukan? Seringkali, sangat membantu untuk memulai dengan enam area umum yang paling mungkin berdampak hampir ke semua project bisnis; ini menjadi tulang utama ikan tersebut.

• Manajemen
• Peralatan
• Material
• Orang
• Proses
• Lingkungan

Namun enam area ini bukanlah keharusan; website Negara Bagian Carolina Utara membuat daftar pilihan lainnya sebagai berikut:

• 4 M: Methods (Metode), Machines (Mesin), Materials (Bahan), Manpower (Tenaga Kerja).
• 4 P: Place (Tempat), Procedure (Prosedur), People (Orang), Policies (Kebijakan).
• 4 S: Surroundings (Lingkungan), Suppliers (Suplier), Systems (Sistem), Skills (Ketrampilan).

Bahkan ini hanyalah saran. Kebanyakan organisasi hadir dengan kategori mereka sendiri, dipilih untuk mencerminkan situasi nyatanya.

Langkah 2 berlanjut dengan detail brainstorming tambahan berdasarkan kategori umum. Orang yang mana yang diperlukan untuk mencapai goal? Tiap detail baru diindikasikan oleh garis baru yang digambarkan tegak lurus dengan tulang sebelumnya. Seiring ditambahkannya detail melalui proses brainstorming, lebih banyak "tulang" yang ditambahkan pada diagram; dalam beberapa kasus diagram ini dapat berakhir sangat kompleks, karena ada begitu banyak tingkatan detail untuk dipertimbangkan.

Langkah 3: Analisa Diagram

Gunakan beberapa waktu untuk mengkaji diagram. Apakah kamu melihat kebutuhan atau permasalahan yang sama muncul dalam tempat yang berbeda? Apa yang menjadi item paling kritis, yang tanpanya kamu yakin akan gagal?

Saat kamu dan tim-mu melihat pada diagram, akan sangat mungkin bahwa tema utama akan mulai muncul. Kamu akan melingkari tema tersebut pada diagram fishbone, dan kemudian menatanya pada halaman terpisah. Kamu mungkin ingin mengatur tema utama berdasarkan kepentingannya, atau dalam urutan kronologis.

Langkah 4: Kembangkan Sebuah Rencana Tindakan

Berdasarkan diagram fishbone dan analisismu, sebuah set prioritas yang jelas seharusnya muncul. Prioritas ini akan membantumu menempatkan sebuah rencana yang dapat diterapkan secara langsung.

Apakah Analisis Sebab dan Akibat Berkerja?

Seperti halnya alat bisnis lainnya, Analisis Sebab Akibat hanyalah efektif jika orang dilibatkan dalam prosesnya. Mudah untuk melakukan pekerjaan yang buruk dalam mengidentifikasi permasalahan dan penyebabnya—dan jika bagian pertama prosesnya dilakukan secara tidak benar, hasilnya akan kurang berguna. Itulah mengapa sangat kritis untuk memiliki pemimpin yang akrab dengan prosesnya, dan mengapa begitu penting bahwa orang yang terlibat dengan analisis sepenuhnya mengerti permasalahan dan dapat memikirkan tentang solusi secara realistis.

Sebuah artikel dalam Nursing Times, menjelaskan penggunaan diagram fishbone dalam Analisis Sebab Akibat untuk menentukan penyebab permasalahan dengan antrian panjang pada sebuah klinik. Cara prosesnya sangat efektif bagi group, dan menghasilkan beberapa ide inovatif termasuk "mencari persyaratan untuk sebuah sistem pelacak catatan pasien dan mempertimbangkan memindahkan klinik rawat jalan ke sebuah klinik yang lebih besar." Setelah mereka mendapatkan beberapa ide umum ini, mereka menempatkan sebuah rencana tindakan spesifik, lengkap dengan tugas dan deadline. Kamu dapat melihat versi sederhana dari diagram yang mereka buat:

Mengapa proses ini berkerja begitu baik? Penulis mengatakan, "Dengan memiliki seorang fasilitator adalah kunci untuk melanjutkan diskusi dimana itu memungkinkan group fokus pada permasalahan, sementara seseorang lainnya memfasilitasi sesi itu."  Dia juga menjelaskan beberapa alat yang digunakan group selama proses brainstorming, termasuk alat Six Sigma bernama "Lima Mengapa", yang melibatkan menggali lebih mendalam penyebab yang tampak untuk mencari akar permasalahan.

Apakah Analisis Sebab Akibat Cocok Untuk Tim Kami?

Analisis Sebab Akibat mungkin merupakan alat yang bagus bagi organisasimu—atau itu mungkin membuat lebih banyak masalah daripada menyelesaikannya. Perlu digarisbawahi, jika tim-mu tidak memiliki waktu, kuasa, pandangan, atau kepemimpinan untuk menangani Analisis Sebab Akibat penuh makna, kamu dapat menyia-nyiakan waktu dan juga membuat interaksi negatif dan frustrasi di antara anggota tim.

Untuk menentukan apakah alat ini mungkin berguna untukmu, periksa daftar periksa berikut; jika kamu menjawab kebanyakan pertanyaan dengan "ya", maka Analisis Sebab Akibat mungkin merupakan pilihan yang bagus.

1. Apakah kamu memiliki permasalahan atau goal yang dapat disetujui tim-mu?
2. Dapatkah kamu mengumpulkan group orang yang mengerti dan memiliki kuasa untuk mengambil tindakan pada permasalahan atau goal yang kamu pertimbangkan?
3. Apakah groupmu memiliki waktu (paling tidak beberapa jam) untuk terlibat dalam Analisis Sebab Akibat?
4. Apakah kamu memiliki fasilitator (atau memiliki akses ke fasilitator) yang memiliki pengalaman dalam memimpin jenis proses brainstorming ini dan juga mengerti kebutuhan utama dan parameter organisasimu?
5. Apakah kamu memiliki ruang khusus yang digunakan untuk Analisis Sebab Akibat?

Jika kamu merasa siap untuk melakukan Analisis Sebab Akibat, selamat! Kamu berada pada jalan ke proses yang lebih baik dalam mencapai goalmu.

Sumber

Kredit Grafis: Tulang Ikan didesain oleh Gilad Fried dari Noun Project.