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Cómo Medir Su Horario Diario con Agendas de Papel Imprimibles

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Spanish (Español) translation by Elena Pari (you can also view the original English article)

¿Cuál es la clave para una buena organización? Para muchas personas la respuesta es usar una agenda física o que puedan imprimir.

Tal vez piensas que no necesitas una agenda impresa, pero podrías estar equivocado. Las agendas impresas sirven como recordatorio visual del trabajo concluido y del que aún está pendiente, de manera que pueden ayudarte a organizar tu apretada agenda diaria.

Printable Paper Planner
Foto de Envato Unstock

Por supuesto que hay herramientas de software y aplicaciones de iPhone que te permiten llevar un registro de tu trabajo, pero es muy fácil cerrar estas herramientas y olvidarse de ellas. En este caso, se cumple el viejo dicho "ojos que no ven, corazón que no siente".

Además, tener una agenda impresa te permite desconectarte. Las investigaciones revelan que no es bueno estar en línea todo el tiempo. Nuestro propio tutorial de Andrew Blackman, Cómo hacer una sola cosa y dejar de hacer varias tareas a la vez, pone de relieve la importancia de desconectarse para aumentar la productividad. ¿Pero cómo puedes desconectarte si utilizas una herramienta electrónica para organizar tu agenda?

A mí, las agendas impresas me han ayudado. Desde hace años siempre cuelgo un calendario físico en la pared a la derecha del escritorio en mi oficina. Una simple mirada es suficiente para saber no solo qué día es, sino también para recordarme los proyectos grandes y las tareas importantes que se aproximan.

No me malinterpretes. También uso agendas digitales, pero confío plenamente en mi calendario físico.

En este artículo hablaré de las ventajas de usar una agenda impresa. También explicaré cómo hacer un seguimiento de tus actividades diarias en una agenda de este tipo y compartiré una pequeña galería con plantillas de agendas y calendarios para imprimir.

6 ventajas de usar agendas físicas

Si estás listo para organizarte, considera usar una agenda física a la par que cualquier herramienta electrónica que uses para administrar tus tareas. Te sorprenderás de cuánto más organizado te volverás.

En cualquier caso, a muchos de nosotros nos gusta usar papel. Si no me crees, hecha un vistazo a tu escritorio. ¿Está cubierto de notas adhesivas? Si es así, probablemente te sentirás más cómodo con un sistema de organización en soporte físico. ¿Y acaso no sería mejor tener todos esos recordatorios en una angenda que en notas adeshivas por toda tu área de trabajo de donde fácilmente podrían caer y perderse?

He aquí seis sorprendentes ventajas de usar una agenda física:

  1. Fácil de usar. La mayoría de sistemas digitales exigen una curva de aprendizaje. Tienes que configurar el sistema correctamente y aprender a usar las notas y recordatorios electrónicos. En el caso de una agenda de papel, simplemente la imprimes y la colocas en un cuaderno o en tu pared. Eso es todo. La compleja curva de aprendizaje no existe.
  2. Todo en un solo lugar. Si eres como yo, usas más de un sistema electrónico de planificación. Un cliente puede requerir el uso de un sistema en particular, mientras que otro solicita el uso de otro sistema. O puede ser que uses un sistema para las tareas laborales y otro para las actividades personales. Cuando se usan varios sistemas electrónicos para administrar diversas tareas, es difícil mantenerse al día. En cambio, si registro todo en un papel, puedo ver todo en un solo lugar. No tengo que abrir aplicaciones para estar al tanto de todo. Además, de todas maneras puedo transferir la información a una herramienta electrónica para un cliente.
  3. Recodatorio visual. Tu agenda diaria o calendario siempre está ahí. Siempre accesible. Justo frente a ti. No tienes que recordar claves para abrirlos y ver tu horario. Además, es fácil formarse el hábito de revisar la agenda física cada mañana para obtener una imagen de lo que será tu día.
  4. Más flexible. A diferencia de una agenda digital, con una agenda impresa no te limitas a un formato en particular para tus tareas. Si necesitas escribir más para describir tu tarea, siempre puedes escribir con letras más pequeñas o incluso pasar la página para escribir en el dorso.
  5. No dependes de la electricidad. Muchos de nosotros llevamos nuestro teléfono móvil todo el tiempo, pero hay que cargar su batería. Si esta se agota, no puedes acceder a tu agenda digital. Lo mismo ocurre si tu computadora u ordenador no tiene acceso a la electricidad. Si hay un apagón, no podrás acceder a tu software de planificación. Una agenda en formato de un cuaderno o en tu pared no necesita de una fuente de energía para funcionar.
  6. Un estímulo psicológico. Anotar una tarea en lugar de escribirla con el teclado te ayudará a recordarla mejor. Muchas personas tachan una tarea una vez que la han concluido o colocan una "x" sobre ella. Esto genera un estímulo psicológico derivado de la evidencia visual de tu logro. Esto es algo que no consigues al cambiar el estado de una tarea en cualquier herramienta en línea.

Una vez que has decidido usar una agenda personal impresa, necesitas algunas pautas para administrar eficientemente tus actividades diarias.

Cómo llevar el control de tu agenda diaria

Estas son algunas pautas esenciales que te ayudarán a aprovechar al máximo tu agenda impresa:

1. Decide qué formato de agenda deseas

¿Quieres una agenda grande que puedas colocar en tu pared o páginas que puedas insertar en un cuaderno y llevarlas contigo? Puedes encontrar muchas agendas para imprimir en GraphicRiver o puedes echarle un vistazo a nuestra galería de agendas imprimibles más abajo.

2. Elige un plazo

Para algunas personas, una agenda semanal es todo lo que necesitan para registrar sus tareas pendientes y culminadas. Para otras es absolutamente necesario un sistema diario de organización. Si tu tiempo está segmentado en muchas tareas pequeñas, probablemente necesitas una agenda diaria. Si durante varios días realizas una o dos tareas, probablemente bastará una agenda semanal.

3. Que tu agenda sea tu lista principal

Al margen del tipo de agenda que elijas, ahí debe figurar la lista de todas tus tareas y reuniones. Puedes registrar las tareas en otras herramientas también, pero asegúrate de tener todo en la agenda física.

4. Consulta tu agenda con frecuencia

Comienza y termina el día dándole una mirada a tu agenda física, sea esta diaria o semanal. Mírala en la mañana para saber qué está programado para el día. Al final del día, revísala para verificar que has añadido nuevas tareas o la información que haya surgido durante el día.

5. Actualiza tu agenda a diario

Solo toma unos cuanto minutos anotar nuevas tareas o tachar aquellas que has concluido. Como cualquier herramienta de planificación, tu agenda física no te ayudará si no la mantienes actualizada. Si también usas varias agendad digitales, compara cada una de ellas con tu agenda impresa.

6. Usa colores

Utilizar un código de colores es una manera excelente de optimizar el efecto visual de tu agenda. Cómprate unos lapiceros de colores y asígnale a cada tipo de tarea un color diferente. Por ejemplo, puedes registrar las tareas o eventos familiares con anaranajado, fechas límites en el trabajo con rojo, y los asuntos personales con verde.

7. Usa las páginas adicionales

Muchas de las plantillas para agendas portátiles cuentan con páginas adicionales en las que puedes tomar notas o registrar la información de contacto de las personas que conozcas durante el día. Usa esas páginas para anotar datos de los que te interese hacer un seguimiento.

8. Coloca tu agenda en un lugar visible

Si trabajas en casa, ese lugar probablemente sea sobre tu escritorio o cerca de él. Si viajas mucho, podrías llevar tu agenda en tu mochila o equipaje.

9. Guarda tus agendas antiguas en un lugar seguro

Tu agenda es el registro escrito de tus actividades diarias. Es especialmente importante que conserves tus agendas antiguas si estas contienen información laboral, pero también deberías guardar tu agenda como un registro de tu año, aun si la usaste básicamente para asuntos personales.

Galería de agendas imprimibles

He aquí unas cuantas plantillas de agendas imprimibles que tenemos disponibles para el 2016 en GraphicRiver.

1. Agendas de pared para todo el año

Una agenda anual maximiza el impacto visual. Tu planificación a largo plazo se vuelve un abrir y cerrar de ojos cuando puedes ver todo el año con una sola mirada. Un ejemplo sería nuestra plantilla de agenda de pared para todo el año. Esta agenda del tamaño de un afiche te permite elegir entre dos diseños horizontales y verticales antes de imprimirla.

Printable year wall planner template
Agenda de pared para todo el año

2. Agenda anual

Esta agenda anual minimalista es otra magnífica manera de visualizar todo el año de un vistazo. Esta plantilla imprimible proporciona una agenda moderna y elegante que complementará la decoración de cualquier oficina. También puedes personalizarla y añadir el nombre de tu compañía, así como el logo o su eslogan. Nuevamente puedes elegir entre un formato vertical u horizontal. La plantilla de esta agenda incluye un PDF de ayuda.

Yearly printable plannercalendar template
Plantilla imprimible de agenda anual o calendario

3. Agenda/Diario

Esta plantilla imprimible para el 2016 es un ejemplo de agenda diaria portátil con un sistema de seguimiento. Está diseñada para encajar en un cuaderno A5, de manera que sea conveniente llevarla contigo a donde vayas. Hay una página para cada día laborable, con espacios para reuniones y notas relativas al horario normal de trabajo. También hay un lugar para anotar números de teléfono y otros datos. Puedes personalizarla con tu color favorito.

Printable planner daily organizer template
Plantilla para agenda/organizador con horario diario imprimible

4. Agendas semanales

Esta plantilla de agenda semanal para imprimir es muy funcional. Tiene paletas de color que puedes modificar y gran cantidad de opciones de estilo fáciles de personalizar. Es fantástica para llevar un registro de tus actividades diarias y semanales, información importante y planificación a largo plazo para todo el año.

5. Calendario de escritorio

Puedes personalizar este calendario 2016 con tus propias fotos y la información de tu compañía. También puedes modificar otras características. Por ejemplo, elige entre tres diseños con paletas diferentes. Este atractivo fotocalendario puede ser un buen regalo para tus clientes y empleados.

Printable desk calendar templates
Plantilla de calendario de escritorio para imprimir

6. Calendarios mensuales

Esta plantilla de calendario mensual está diseñada para el período 2016-2017 y está optimizada para hacer un seguimiento de la productividad. Cada mes es un calendario de pared que puedes imprimir y colgar. Tiene márgenes que también puedes usar para la planficiación. Te ayudará a mantener todas las metas y fechas importantes justo frente a ti.

Printable Monthly Calendars
Plantilla de calendario mensual para imprimir

Estas son solo algunas de las plantillas para imprimir que ofrecemos. Revisa el sitio web de GraphicRiver para que veas la lista completa de plantillas. O visita este artículo que menciona una gran cantidad de nuestras mejores plantillas de agendas para imprimir.

Aprovecha al máximo tu agenda física este año

Las agendas impresas son una manera visual excelente de tener el control de tu horario diario. Muchas personas notan que llevar una agenda física mejora su productividad. Si tu meta es ser más organizado este año, ¿por qué no darle una oportunidad a las agendas imprimibles?

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