Cómo subcontratar tus recursos humanos utilizando las mejores empresas de servicio

Como hemos visto en esta serie sobre RH para pequeñas empresas, existen algunos requisitos muy importantes para los recursos humanos en pequeñas empresas. Necesitas contratar a las personas adecuadas, ofrecer salarios y beneficios competitivos, proporcionar una formación efectiva y mucho más.

Sin embargo, en la mayoría de las pequeñas empresas, los recursos son bastante limitados. Con pocas reservas para aprovechar y muchas prioridades en competencia, puede ser difícil justificar el costo de contratar a un equipo destinado a RH. Por lo tanto, las funciones de RH pueden convertirse en una responsabilidad de tiempo parcial para el propietario u otro gerente, dando como resultado el que no siempre reciben la atención que merecen.

En este escenario, la subcontratación de algunas o todas tus funciones de recursos humanos a un proveedor externo puede tener mucho sentido. Es una solución que está creciendo en popularidad: HR reportó un crecimiento del 27% en 2016, según un informe de PrismHR. Y la categoría más popular de clientes objetivo para estas empresas eran las pequeñas empresas que tienen entre 16 y 50 empleados en el lugar de trabajo.

Así que en este tutorial, aprenderás todo sobre la subcontratación de RH para pequeñas empresas. Aprenderás cómo funciona y por qué debes considerarlo, y luego obtendrás detalles de algunos de los principales proveedores de servicios de RH. También obtendrás orientación sobre cómo tomar la decisión y sobre cuándo tiene sentido subcontratar recursos humanos en lugar de mantenerlos internamente.

1. Cómo funciona la subcontratación de RH

Probablemente ya estés familiarizado con cómo funciona la subcontratación en general. Tomas algunas funciones que solían ser realizadas por el personal de tu propia empresa, y pagas a una empresa externa para hacer ese trabajo en su lugar.

Con RH, funciona de la misma manera. Prácticamente cualquiera de las actividades que hemos visto en esta serie se puede subcontratar, desde la contratación y el despido hasta la gestión de la nómina y los beneficios de los empleados.

Tampoco tiene que ser todo o nada. Aunque puedes externalizar todo a un proveedor de servicios de recursos humanos, también puedes elegir entre un menú de opciones, externalizando algunas funciones mientras mantienes otras internamente.

Estos son algunos ejemplos de las diferentes ofertas disponibles:

Organización Profesional de Empleadores (PEO)

Con este modelo, entras en una especie de asociación, en la que el proveedor de subcontratación se convierte en un co-empleador de los miembros de tu personal. Tu todavía mantienes el control gerencial sobre el trabajo que tu gente hace, pero la otra compañía es responsable de pagar sus salarios y beneficios, así como otras funciones de RH.

Subcontratación de procesos empresariales (BPO)

Mientras que PEO es generalmente una solución bastante completa, algunas empresas sólo quieren externalizar una función o proceso en particular. Ahí es donde entra BPO. Puedes elegir hacer la mayor parte de tu trabajo de RH tú mismo, y simplemente contratar a una empresa para manejar una tarea en particular, como la administración de beneficios, a un tercero.

Software como un servicio (SaaS)

Las dos primeras opciones han consistido en trabajar con empresas que proporcionan asistencia personalizada con tareas de RH. Este modelo es más simple en el sentido de que sólo implica el uso de aplicaciones de software que son alojadas remotamente por el proveedor de servicios y son puestas a disposición de tus empleados a través de Internet.

Podrías usar una solución SaaS para la formación, por ejemplo, tus empleados iniciarían sesión en un sitio externo para diseñar planes de formación, completar la formación que necesitan y realizar un seguimiento de su progreso.

2. ¿Por qué subcontratar tus recursos humanos?

Ahora que ya sabes lo que es la subcontratación de RH y algunas de las formas que puede tomar, hablemos de por qué es posible que desees hacerlo. ¿Cuáles son los beneficios?

Según una investigación de ADP, las principales razones son estabilizar los costos, reducir el riesgo y aumentar la productividad de los empleados.

Estas tres son bastante comprensibles. Echémosles un vistazo en detalle.

Control de costos

Cuando contratas con un proveedor de subcontratación, te debe dar una idea clara de los costos, por lo que será mucho más fácil de planificar y presupuestar. Tus costos pueden aumentar si contratas más personal o requieres más servicios, pero generalmente podrás controlar los costos más fácilmente de lo que lo harías si lo hicieras todo tu mismo.

Menor riesgo

Como vimos en nuestro tutorial sobre los requisitos de RH para pequeñas empresas, tienes un montón de responsabilidades importantes como empleador. Tienes que mantener a tus empleados seguros, cumplir con todas las leyes y regulaciones laborales relevantes, mantener los registros apropiados, y mucho más. Las reglas están cambiando todo el tiempo, y tienes que mantenerte al tanto de todo. Subcontratar tu trabajo de RH a un proveedor especializado puede reducir el riesgo de meter la pata con cualquiera de estos requisitos importantes.

Aumentar la productividad de los empleados

Al subcontratar recursos humanos a un proveedor externo, a menudo podrás proporcionar un servicio más eficaz a tus empleados. La empresa con la que trabajas se especializa en hacer RH, después de todo, por lo que probablemente pueden proporcionar una formación más eficaz, una administración de salarios y beneficios más eficiente, un software de RH más útil, etc.

Eso puede hacer que tus empleados sean más productivos al ahorrarles tiempo y darles acceso a mejores recursos. Y además de eso, si actualmente tienes a algunos de tus gerentes gestionando los RH, liberarás su tiempo para centrarse en las funciones principales de tu negocio.

Otras ventajas

Existen otras ventajas relacionadas con la subcontratación de RH. ADP también realizó investigaciones centradas especialmente en la administración de beneficios, y da más detalles sobre algunas de las ventajas adicionales de la subcontratación.

3. Los principales proveedores de servicios de RH y lo que ofrecen

Entonces, ¿a quién deberías elegir? Aquí hay cinco opciones populares para comenzar, con algunos detalles de sus servicios.

Ten en cuenta que hay muchos otros proveedores por ahí, y te animo a hacer tu propia investigación para encontrar uno que sea adecuado para ti. Estos son proveedores con sede en Estados Unidos, por lo que si tu negocio se encuentra en otro lugar, deberías ver qué empresas están disponibles en tu país.

Paychex

A pesar del nombre, Paychex ofrece mucho más que solo procesar cheques de pago. Ofrece una gama de soluciones para diferentes empresas, incluyendo un producto simple para pequeñas empresas de solo 1 a 9 empleados que incluye:

• reclutamiento y seguimiento de solicitantes
• seguimiento de tiempo y asistencia
• seguro de salud
• servicios de nómina
• administración de beneficios
• y más

Para empresas un poco más grandes de 10 a 49 empleados, el servicio Paychex Flex ofrece una gama similar de soluciones con la opción de tener un profesional de RH dedicado trabajando para tu empresa. También hay opciones para empresas más grandes.

Insperity

Insperity ofrece un paquete de servicios de RH completo utilizando el modelo PEO del que hablamos anteriormente. Sus servicios que están dirigidos a empresas de 5 a 149 empleados incluyen una amplia gama de servicios, tales como:

• gestión de beneficios
• procesamiento de nóminas
• servicios de jubilación
• gestión del rendimiento
• informes de cumplimiento gubernamental
• formación y desarrollo
• y más

También puedes elegir soluciones individuales si no necesitas el paquete completo.

Jumpstart:HR

Lo bueno de Jumpstart es su flexibilidad. Puedes continuar haciendo recursos humanos internamente si lo deseas, y simplemente obtener respuestas a las preguntas importantes registrándote para un cierto número de llamadas telefónicas mensuales u horas de soporte. O puedes contratar a la empresa para completar proyectos de recursos humanos concretos, como la creación de un manual de empleados o la redacción de descripciones de trabajo. O puedes delegar una gran proporción de tu trabajo regular de RH con el paquete "Socio Estratégico RH".

XcelHR

XcelHR trabaja con grandes empresas de hasta 1.500 empleados, pero también tiene ofertas para pequeñas y medianas empresas de 1 a 250 empleados. Puedes optar por un producto PEO concentrado o servicios individuales como:

• servicios de nómina
• administración de recursos humanos (incluido el cumplimiento de las leyes laborales)
• administración de beneficios
• adquisición de talento
• gestión de riesgos
• auditorías y consultoría de RH

También hay una sección útil en el sitio web llamada "Recursos"  donde puedes obtener orientación sobre todo, desde normativas sobre horas extras hasta estrategias de compromiso de los empleados.

ADP

ADP es una empresa masiva que a menudo proporciona soluciones de RH para grandes corporaciones, pero también tiene una oferta dedicada a pequeñas empresas dirigida a empresas con 1 a 49 empleados. Así que obtienes el beneficio de sistemas sofisticados y una gran experiencia, pero con soluciones dirigidas a pequeñas empresas.

Puedes obtener un paquete combinado de servicios de nómina y presentación de impuestos incluido con servicios de contratación y gestión de recursos humanos, que incluye:

• publicación del puesto y seguimiento de solicitantes
• revisión de antecedentes
• asistente de manual de empleados
• formularios y documentos de recursos humanos
• capacitación de recursos humanos y kits de herramientas
• y más

Al igual que con los otros proveedores, los precios se personalizan para cada cliente y no se cotizan públicamente, pero actualmente puedes obtener dos meses gratuitos de servicios de nómina cuando te registras.

4. ¿Internamente o subcontratación?

Como hemos visto en este artículo, la subcontratación de RH puede tener mucho sentido y proporciona algunos beneficios para las pequeñas empresas. Y hay una gran variedad de opciones disponibles. Pero no es lo mejor en todas las situaciones. En esta sección, veremos cómo puedes tomar la decisión sobre si subcontratar o no.

En primer lugar, necesitas tener una idea clara de lo que estás haciendo actualmente y quién lo está haciendo. Las pequeñas empresas a menudo hacen las cosas de manera informal, así que tómate un tiempo para asegurarte de que has tomado en cuenta absolutamente todo. Mira todas las diferentes funciones de RH dentro de tu negocio (puedes usar los artículos de nuestra serie de recursos humanos como referencia, para comprobar que has cubierto todas las áreas).

Después, elabora una estimación de cuánto tiempo pasa cada persona en esas funciones, y lo que vale ese tiempo. Por ejemplo, si tu gerente de oficina pasa cinco horas al mes en el procesamiento de nóminas, y a esa persona se le paga $30 la hora, entonces el costo de hacer la nómina interna es de $150 al mes.

Esto es importante porque te ayuda a evaluar el valor de los servicios de subcontratación que estás investigando. En el ejemplo simplificado que acabo de mencionar, si puedes encontrar un proveedor que ofrezca procesamiento de nómina por menos de $150 al mes, valdría la pena hacer el cambio.

También considera el tamaño de tu negocio y cuánto esperas crecer. Para las pequeñas empresas con solo unas pocas docenas de empleados o menos, la subcontratación puede tener mucho sentido porque es difícil justificar el costo de tener un profesional de RH a tiempo completo en el personal. Para empresas muy pequeñas con sólo unos pocos empleados, probablemente sea suficiente una solución de software online.

Pero si tienes más empleados, o si planeas crecer rápidamente, mantener los recursos humanos internamente puede tener mucho sentido. El tamaño de tu empresa puede mantener fácilmente a un profesional de RH ocupado, y puedes construir gradualmente todo un departamento a medida que continúas creciendo.

Los empleados pueden valorar tener una cara amigable dentro de la organización como un punto de contacto regular: es más personal que una solución de software o una empresa de RH distante a la que solo se puede acceder online o por teléfono. Esa persona puede ayudar con cosas como resolver disputas de empleados y organizar eventos que aumentan la moral, realmente ayudando a cohesionarlo todo.

Si decides subcontratar, recuerda investigar muchas opciones diferentes para ayudarte a encontrar la opción adecuada para tu negocio, con los niveles adecuados de costo y servicio.

Y cuando te hayas decidido por un proveedor, asegúrate de tener una comprensión clara del nivel de servicio que te proporcionará, qué sucederá si el proveedor se queda corto y cómo puedes terminar el acuerdo si lo necesitas.

Conclusión

En este tutorial, aprendiste todo sobre la subcontratación de recursos humanos para pequeñas empresas. Has visto lo que es, cómo funciona y cuáles son los beneficios. Has aprendido acerca de algunos proveedores populares y lo que ofrecen, y has visto cómo tomar la decisión sobre si la subcontratación es adecuada para tu negocio o no.

Todavía hay más por venir en esta amplia serie sobre RH para pequeñas empresas, ¡así que mantente atento para descubrir las soluciones de software de RH para pequeñas empresas y mucho más!