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Si haces la gestión de cualquer proyecto, eventualmente necesitarás crear un diagrama de Gantt.
Un buen diagrama de Gantt ilustra el ciclo de vida de tareas individuales que conforman un proyecto. Si construyes una casa, por ejemplo, un diagrama de Gantt puede ilustrar el tiempo que toma conseguir el sitio, obtener permisos, comprar materiales, contratar a trabajadores, conectar servicios públicos, etc. También hay relaciones involucradas: no puedes empezar a trabajar sin permisos o tener a los trabajadores presentes antes de que lleguen los materiales. Un diagrama de Gantt también te dirá el avance de cada tarea y cúanto falta por hacer.
En éste tutorial, te mostraré cómo hacer un diagrama de Gantt al dar formato a un gráfico de columnas teniendo como base unos simples datos. Comenzaremos por ingresar el nombre de una tarea, la fecha en la que iniciará la tarea, cúantos días de cada tarea han sido completados y cúantos días quedan por delante. También necesitaremos saber las fechas de inicio y fin, pero poner éstas en la hoja de cálculo es opcional.
Video
Si quieres seguir éste tutorial usando tu propio archivo de Excel, puedes hacerlo. O si prefieres, descarga el archivo Zip incluído para éste tutorial que contiene hojas de cálculo de Excel para trabajar. Observa el completo videotutorial arriba o trabaja mediante la versión escrita paso-a-paso abajo.
1. Ingresa los Datos Iniciales en Excel
Ingresa los datos como sigue (o inicia con el archivo descargado "gantt-strarting-data.xlsx"):
2. Agrega un Gráfico
Ahora haz click en cualquier lugar dentro del área de los datos. Luego ve a la pestaña Insertar en la barra de la cinta, y en la sección Gráficos, haz click en el primer botón de Gráficos. Elige la Columna Apilada en 2D.
2. Aplica Estilo al Gráfico
Paso 1
Extiende el gráfico para verlo mejor, luego aplica un diseño integrado. Manten el gráfico seleccionado, ve a la pestaña Diseño en la barra Cinta, y en la sección Estilos de Diseño, haz click en la flecha hacia Abajo para visualizar todas las opciones.
Paso 2
En éste ejemplo, elegí el Estilo 8:
Paso 3
La mayoría de las columnas muestran tres secciones: el período de tiempo antes de que inicie el proyecto, los días completados y los días restantes.
Paso 4
Necesitamos ocultar la primera sección de cada columna, porque el período de tiempo en que inicia el proyecto no es significativo. Así que haz click en las primeras secciones y selecciona la pestaña Formato en el listón. Hay tres elementos para ajustar en ésta pestaña.
Haz click en el menú desplegable de Relleno de Forma y selecciona Sin Relleno.
Paso 5
Manten la columna seleccionada. Haz click en el botón Contorno de Forma, y elige Sin Contorno.
Paso 6
Finalmente, haz click en la sección Sombra en la parte izquierda, y desde el menú desplegable de Efectos de Forma, haz click en Sombra y elige Sin Sombra de las opciones.
Haz click en el fondo del gráfico para deseleccionar las columnas y obtener un mejor aspecto.
3. Arregla las Fechas
Paso 1
Ahora arreglemos el rango de fechas a lo largo de la parte inferior. Haz click en cualquier fecha. El tooltip debería decirte es el Eje Horizontal (Valor).
Paso 2
Con la pestaña Formato en el listón aún activa, haz click en Aplicar Formato a la Selección en la izquierda para visualizar una sección de opciones. Queremos establecer la fecha de inicio como la primera fecha en la lista: Marzo 2, 2016 y la fecha final Julio 1, 2016.
En la sección de tareas, verás las fechas Mínimo y Máximo que muestran el número de serie de cinco dígitos, pero puedes ingresar fechas con notación estándar breve. Así que establecer Mínimo en 3/2/2016, presiona la tecla Tab, luego establece Máximo en 7/1/2016 y presiona la tecla Tab. Los cuadros cambiarán las fechas a sus números de serie, pero verás el gráfico ajustarse a las fechas que ingresaste, con Task 1 (Tarea 1) cambiando al inicio del eje horizontal.
4. Trabajar Nuevamente el Orden de las Tareas
Paso 1
Ahora invertiremos la lista de tareas en el eje vertical para que la Tarea 1 (Task 1) esté arriba. Haz click en uno de los nombres de la tarea y el tooltip debería decirte que está en el Eje Vertical (Categoría). De nuevo haz click en Aplicar Formato a la Selección en la cinta. En la sección de tareas, marca la casilla para Categorías en orden inverso.
Paso 2
Nota que coloca el eje horizontal en la parte de arriba del gráfico. Si quieres ponerlo de vuelta abajo, hay un solución rápida: de nuevo, haz click en una de las fechas en el eje horizontal, y has click en Aplicar Formato a la Selección en la cinta.
Si es necesario, desplázate hacia abajo en la sección de tareas Dar Formato a Eje y haz click en el triángulo pequeño a la izquierda de Etiquetas para visualizar sus opciones. Haz click en menú desplegable de Posición de la Etiqueta y elige Alto.
Haz click en la X en la parte superior de la sección tareas para cerrarla.
5. Remueve los Campos No Deseados
Lo último que queremos hacer en el gráfico es eliminar "Fecha de Inicio" (Start Date) de la leyenda. Haz click en la leyenda para seleccionarlo, luego haz click en Fecha de Inicio para sub-seleccionarla.
Presiona la tecla Suprimir en tu teclado para borrarla. Nota que los otros dos elementos en la leyenda ajustan su posición automáticamente.
6. Nombra Tu Diagrama de Gantt Finalizado
Una última cosa: da a tu gráfico un título significativo. Sólo haz click en el marcador de posición "Título del Gráfico" arriba para seleccionarlo, luego haz click de nuevo para insertar un cursor de texto. Ahora edita el nombre. Presiona la tecla Esc dos veces para salir de la edición del nombre y deselecciona el gráfico.
¡Felicidades! Ahora tienes un gráfico de Gantt completado.
7. Bonus sobre Fórmula
Pero una cosa más: ¿qué tal si necesitas crear una relación entre el final de la Tarea 1 y el inicio de la Tarea 2? Quizá debería haber un intervalo de 2 días entre ellas o una superposición de 5 días. Para eso, pondremos una fórmula en los datos.
Selecciona B5 y borra. Para crear un intervalo de 2 días del final de la Tarea 1, ingresa la fórmula:
=B4+C4+D4+2
En cambio, si quieres una superposición de 5 días, ingresa ésta fórmula:
=B4+C4+D4-5
Ahora ponlo a trabajar: para la Tarea 1, cambia la fecha de inicio (B4), o los días completados (C4) o los días restantes (D4). Tan pronto como lo hagas, la columna para Tarea 2 se ajustará automáticamente con respecto a la columna para la Tarea 1.
Para experimentar con el ejercicio completo, o para usarlo para tus propios proyectos, descarga el archivo Zip gratuito del Proyecto de Excel.
