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Cómo comparar y combinar dos documentos de Microsoft Word

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Read Time: 9 mins
This post is part of a series called Learn How to Use Microsoft Word (Beginner Tutorial Guide).
What Is Microsoft Word (Definition)? What Is MS Word Used For? (+Top Features)
Microsoft Word vs. Google Docs Compared (Which Is Better to Use in 2020?)

Spanish (Español) translation by Javier Salesi (you can also view the original English article)

Cuando colaboras con otras personas en un documento de Word, ¿cómo das seguimiento y haces compatibles las revisiones?

Es más fácil que nunca colaborar con otras personas en el mismo documento de Word. Usa las prestaciones de MS Word para dar seguimiento a los cambios, para coautoría en tiempo real, comparar dos documentos y combinar varios documentos en uno para agilizar tu flujo de trabajo.

Compare Word DocumentsCompare Word DocumentsCompare Word Documents
No necesitas dos personas para comparar documentos de Word (origen de la imagen).

Recuerdo hace varias décadas, el proceso para comparar documentos de Word era completamente manual e involucraba a dos personas. Cada una tenía una versión diferente del documento. Una persona leía su documento en voz alta. La otra persona notaba las diferencias en su versión del documento.

¿Puedes imaginar lo tedioso que era?

Hoy, somos afortunados de tener Microsoft Word. Puede dar seguimiento a los cambios en un documento, comparar dos documentos de Word e incluso combinar varios documentos en uno.

¡La colaboración de documentos seguramente ha recorrido un largo camino!

En este tutorial, aprenderás los pasos exactos de usar estas poderosas prestaciones en Microsoft Word.

Cómo colaborar en documentos de Word en tiempo real

Puedes colaborar en un documento de Word en tiempo real con otras personas. Esta es una funcionalidad llamada coautoría en tiempo real.

Para usar esta funcionalidad, necesitas lo siguiente:

  • Word para Microsoft 365
  • Word para Microsoft 365 para Mac
  • Word para la web
  • Word 2019
  • Word 2019 para Mac
  • Word 2016
  • Word 2016 para Mac
  • Word para Mac 2011

Sigue estos pasos para compartir un documento de Word.

Abre la aplicación Word y dirígete al menú de Inicio, que lista tus documentos. Haz clic en el ícono de Compartir.

Share Word documentShare Word documentShare Word document

El cuadro de diálogo de Opciones para compartir aparecerá. Haz clic en Copiar vínculo > Ver y editar.

Word Sharing OptionsWord Sharing OptionsWord Sharing Options

Envía por correo electrónico el vínculo a la persona que estára colaborando contigo en el documento. El vínculo que recibe se ve así:

Word document email linkWord document email linkWord document email link

Para el destinatario que colaborará en tiempo real:

Haz clic en el vínculo en el correo electrónico. El documento se abre en la versión web de Word. Haz clic en Editar en el navegador.

Edit Word doc in browserEdit Word doc in browserEdit Word doc in browser

Ahora el documento puede ser editado. La persona que comparte el documento ve en tiempo real, quien tiene el documento abierto así como los cambios que hace.

Real-time co-authoring in WordReal-time co-authoring in WordReal-time co-authoring in Word

La versión web también muestra quién más tiene el documento abierto.

Word for web real-time co-authoringWord for web real-time co-authoringWord for web real-time co-authoring

Cómo dar seguimiento a las revisiones en Word

Si diferentes personas están trabajando en el mismo documento en diferentes momentos, también es posible dar seguimiento a las revisiones que se hicieron y quién las hizo. El propietario del documento puede rechazar o aceptar cada revisión. Sigue estos pasos:

1. Habilita el control de los cambios

Para cambiar a la prestación de Control de cambios, haz clic en la pestaña Revisar.

Word Review TabWord Review TabWord Review Tab

En la cinta Revisar, haz clic en el botón Control de cambios.

Word - Track ChangesWord - Track ChangesWord - Track Changes

Manipula el conmutador de Control de cambios.

Word - Track Changes OnWord - Track Changes OnWord - Track Changes On

Asegúrte de mantener seleccionado Todas las revisiones. Si lo deseas, puedes cambiar las Opciones de revisión.

Word Markup OptionsWord Markup OptionsWord Markup Options

Ahora que está activa la prestación Control de cambios, cualquier modificación que hagas en el documento se revisará automáticamente.

Track Changes MarkupTrack Changes MarkupTrack Changes Markup

La relación de revisiones en la barra lateral derecha indica si el texto ha sido eliminado o se le ha aplicado formato. El texto insertado se distingue por un color diferente y el subrayado. Si colocas en mouse sobre el nuevo texto, verás más detalles sobre él.

Word - Inserted Text DetailsWord - Inserted Text DetailsWord - Inserted Text Details

También puedes añadir un comentario en la barra lateral al hacer clic en el botón Comentarios > Nuevo comentario.

Word - Insert CommentWord - Insert CommentWord - Insert Comment

2. Revisar cambios

Despues de que alguien edita un documento con Control de cambios activado, puedes revisar sus ediciones y aceptarlas o rechazarlas.

Primero, asegúrate de que estás en la pestaña Revisar.

Word - Review TabWord - Review TabWord - Review Tab

Para aceptar un cambio, coloca el cursor en la revisión. Haz clic en el menú desplegable Aceptar y selecciona una de las opciones.

Word - Accept ChangesWord - Accept ChangesWord - Accept Changes
  • Aceptar y continuar con la siguiente. Acepta el cambio actual y mueve el cursor automáticamente al siguiente cambio.
  • Aceptar cambio. Acepta el cambio actual y mantiene el cursor en su ubicación presente.
  • Aceptar todos los cambios. Acepta todos los cambios en el documento y continúa realizando el control de cambios.
  • Aceptar todos los cambios y detener seguimiento. Acepta todos los cambios en el documento y deja de dar seguimiento y las revisiones de los cambios.

O haz clic en el botón de Aceptar para Aceptar y continuar con la siguiente.

Word - Accept Changes ButtonWord - Accept Changes ButtonWord - Accept Changes Button

Para rechazar un cambio, sigue los mismos pasos pero con el botón y las opciones de Rechazar.

Word - Reject Changes OptionsWord - Reject Changes OptionsWord - Reject Changes Options

Cómo comparar 2 documentos de Word

¿Qué tal si dos diferentes personas han estado trabajando en el mismo documento... pero por separado?

Esto normalmente ocurre cuando la persona involucrada no puede colaborar en el documento en tiempo real en la web. O quizá no tienen acceso a internet mientas están editando el documento. O cada colaborador puede simplemente preferir trabajar en el documento de manera independiente.

Cualquiera que sea la razón, cuando te encuentras con dos versiones diferentes de un documento, no entres en pánico.

Como lo mencioné en el inicio de este artículo, Microsoft Word puede comparar los documentos, así que no tendrás que hacerlo tú mismo. Sigue estos pasos:

Abre los dos documentos. Asegúrate de que estés en la pestaña Revisar.

Review Tab - Microsoft WordReview Tab - Microsoft WordReview Tab - Microsoft Word

Haz clic en Comparar.

Compare Word DocumentsCompare Word DocumentsCompare Word Documents

El cuadro de diálogo Comparar documentos de Microsoft Word se abre. Selecciona el Documento original al explorar tu disco duro.

Compare two Word documentsCompare two Word documentsCompare two Word documents

Haz lo mismo para seleccionar el Documento revisado. Haz clic en OK.

How to compare two Word documentsHow to compare two Word documentsHow to compare two Word documents

Dependiendo de los Ajustes de comparación que seleccionaste, un nuevo documento se crea mostrando los cambios. Esto se recomienda porque mantiene cada documento en caso de que necesites volver a consultarlos más adelante.

Compare 2 Word documentsCompare 2 Word documentsCompare 2 Word documents

Ahora puedes trabajar en el nuevo documento para aceptar o rechazar los cambios.

Cómo combinar dos documentos de Word

Otro útil funcionalidad de Microsoft Word es la capacidad de combinar dos documentos en uno. Esto resulta útil cuando tienes dos o más personas escribiendo diferentes partes de un documento.

Sigue estos pasos para combinar dos o más documentos de Word en un archivo:

Abre un nuevo documento. Ve a Insertar > Archivo.

Microsoft Word merge documentsMicrosoft Word merge documentsMicrosoft Word merge documents

Localiza el documento de Word que quieres insertar. Haz clic en Insertar.

Insert file in Microsoft WordInsert file in Microsoft WordInsert file in Microsoft Word

Para insertar otro archvo,coloca tu cursor en el documento donde quieres colocarlo y repite los pasos mencionados anteriormente para insertar otro archivo.

Date cuenta de que el formato puede no aplicarse cuando combines documentos de Word.

Cómo Resolver problemas comunes

Hay algunos problemas comunes que surgen mientras comparas y combinas documentos. Aquí están tres problemas comunes y sus soluciones.

Problema 1. Control de cambios está activado, no todos los cambios son revisados.

Solución: Vuelve a marcar Opciones de revisión.

Ve a la pestaña Revisar y haz clic en Control de cambios > Opciones de revisión.

Track Changes not workingTrack Changes not workingTrack Changes not working

Marca todos los tipos de cambios que quieres marcar.

Problema 2. No puedes comparar 2 documentos de Word

Solución: Asegúrate de que estén en el mismo tipo de archivo.

Una posible razón de que incurras en un error cuando tratas de comparar dos documentos de Word por diferencias es porque estás comparando un archivo doc con un archivo docx. Para resolver este problema, exporta el archivo doc en un formato de archivo docx.

Ve a Archivo > Guardar una copia...

Compare Word documents not workingCompare Word documents not workingCompare Word documents not working

Dale al nuevo archivo un nombre y selecciona el formato de archivo docx. Haz clic en Guardar.

How to save Word doc to docx file formatHow to save Word doc to docx file formatHow to save Word doc to docx file format

Problema 3. La coautoría no está funcionando

Solución: Asegúrate de que el archivo soporte coautoría

Por defecto, la coautoría está activada en Microsoft Word. Pero algunos archivos no la soportan. Por ejemplo, si el archivo es encriptado o bloqueado, entonces la coautoría no funcionará.

También, los documentos creados en versiones mas antiguas de Microsoft Word no soportan la coautoría. Sigue los pasos previos para guardar el documento en formato de archivo docx.

Cómo agilizar tu flujo de trabajo en MS Word con plantillas

Microsoft Word facilita tu flujo de trabajo al hacer un control de cambios, comparando documentos y combinando documentos por ti.

Otra manera de mejorar tu uso de Word es utilizando una plantilla premium para Word.

Word template for proposalWord template for proposalWord template for proposal
Las plantillas premium para Word como esta simplifica tu flujo de trabajo al tomar decisiones de diseño por ti.

Las plantillas premium para Word son creadas por diseñadores profesionales. Toman las decisiones difíciles sobre el diseño y el formato. Así que no tienes que hacerlas tú mismo.

Al mismo tiempo, estas plantillas premium para Word son personalizables. Esto significa que puedes cambiar las fuentes, los colores, las imágenes y el contenido para adaptarse a tus necesidades.

Microsoft Word templates - Envato ElementsMicrosoft Word templates - Envato ElementsMicrosoft Word templates - Envato Elements
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Y si creas materiales multimedia, te encantará saber que Envato también te da descargas ilimitadas de metraje de video de stock, música y efectos de sonido.

Aprende más sobre Microsoft Word

Acabas de aprender cómo comparar dos documentos de Word para encontrar diferencias y cómo combinar documentos de Word. Tenemos muchos otros recursos para ayudarte a aprender cómo usar Microsoft Word, comenzando con nuestra Guía de tutoriales para principiantes. Aquí están algunos de los tutoriales que encontrarás en ella:

Optimiza tu flujo de trabajo en MS Word

Acabas de aprender cómo usar las funcionalidades de control de cambios, revisar, comparar y combinar de Microsoft Word para facilitar tu flujo de trabajo.

Ahora también sabes que una plantilla para Word te libera para concentrarte en el contenido de tu documento. Comienza con una plantilla para Word para dejar que un diseñador profesional tome las decisiones de diseño, así no tendrás que tomarlas tú.

Busca plantillas para Word en Envato Elements para que puedas crear documentos de alto impacto de todo tipo, tanto para uso personal como para uso profesional. Las descargas ilimitadas por una suscripción fija no tienen rival.

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