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Cuando colaboras con otras personas en un documento de Word, ¿cómo das seguimiento y haces compatibles las revisiones?
Es más fácil que nunca colaborar con otras personas en el mismo documento de Word. Usa las prestaciones de MS Word para dar seguimiento a los cambios, para coautoría en tiempo real, comparar dos documentos y combinar varios documentos en uno para agilizar tu flujo de trabajo.
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Recuerdo hace varias décadas, el proceso para comparar documentos de Word era completamente manual e involucraba a dos personas. Cada una tenía una versión diferente del documento. Una persona leía su documento en voz alta. La otra persona notaba las diferencias en su versión del documento.
¿Puedes imaginar lo tedioso que era?
Hoy, somos afortunados de tener Microsoft Word. Puede dar seguimiento a los cambios en un documento, comparar dos documentos de Word e incluso combinar varios documentos en uno.
¡La colaboración de documentos seguramente ha recorrido un largo camino!
En este tutorial, aprenderás los pasos exactos de usar estas poderosas prestaciones en Microsoft Word.
Cómo colaborar en documentos de Word en tiempo real
Puedes colaborar en un documento de Word en tiempo real con otras personas. Esta es una funcionalidad llamada coautoría en tiempo real.
Para usar esta funcionalidad, necesitas lo siguiente:
- Word para Microsoft 365
- Word para Microsoft 365 para Mac
- Word para la web
- Word 2019
- Word 2019 para Mac
- Word 2016
- Word 2016 para Mac
- Word para Mac 2011
Sigue estos pasos para compartir un documento de Word.
Abre la aplicación Word y dirígete al menú de Inicio, que lista tus documentos. Haz clic en el ícono de Compartir.
El cuadro de diálogo de Opciones para compartir aparecerá. Haz clic en Copiar vínculo > Ver y editar.
Envía por correo electrónico el vínculo a la persona que estára colaborando contigo en el documento. El vínculo que recibe se ve así:
Para el destinatario que colaborará en tiempo real:
Haz clic en el vínculo en el correo electrónico. El documento se abre en la versión web de Word. Haz clic en Editar en el navegador.
Ahora el documento puede ser editado. La persona que comparte el documento ve en tiempo real, quien tiene el documento abierto así como los cambios que hace.
La versión web también muestra quién más tiene el documento abierto.
Cómo dar seguimiento a las revisiones en Word
Si diferentes personas están trabajando en el mismo documento en diferentes momentos, también es posible dar seguimiento a las revisiones que se hicieron y quién las hizo. El propietario del documento puede rechazar o aceptar cada revisión. Sigue estos pasos:
1. Habilita el control de los cambios
Para cambiar a la prestación de Control de cambios, haz clic en la pestaña Revisar.
En la cinta Revisar, haz clic en el botón Control de cambios.
Manipula el conmutador de Control de cambios.
Asegúrte de mantener seleccionado Todas las revisiones. Si lo deseas, puedes cambiar las Opciones de revisión.
Ahora que está activa la prestación Control de cambios, cualquier modificación que hagas en el documento se revisará automáticamente.
La relación de revisiones en la barra lateral derecha indica si el texto ha sido eliminado o se le ha aplicado formato. El texto insertado se distingue por un color diferente y el subrayado. Si colocas en mouse sobre el nuevo texto, verás más detalles sobre él.
También puedes añadir un comentario en la barra lateral al hacer clic en el botón Comentarios > Nuevo comentario.
2. Revisar cambios
Despues de que alguien edita un documento con Control de cambios activado, puedes revisar sus ediciones y aceptarlas o rechazarlas.
Primero, asegúrate de que estás en la pestaña Revisar.
Para aceptar un cambio, coloca el cursor en la revisión. Haz clic en el menú desplegable Aceptar y selecciona una de las opciones.
- Aceptar y continuar con la siguiente. Acepta el cambio actual y mueve el cursor automáticamente al siguiente cambio.
- Aceptar cambio. Acepta el cambio actual y mantiene el cursor en su ubicación presente.
- Aceptar todos los cambios. Acepta todos los cambios en el documento y continúa realizando el control de cambios.
- Aceptar todos los cambios y detener seguimiento. Acepta todos los cambios en el documento y deja de dar seguimiento y las revisiones de los cambios.
O haz clic en el botón de Aceptar para Aceptar y continuar con la siguiente.
Para rechazar un cambio, sigue los mismos pasos pero con el botón y las opciones de Rechazar.
Cómo comparar 2 documentos de Word
¿Qué tal si dos diferentes personas han estado trabajando en el mismo documento... pero por separado?
Esto normalmente ocurre cuando la persona involucrada no puede colaborar en el documento en tiempo real en la web. O quizá no tienen acceso a internet mientas están editando el documento. O cada colaborador puede simplemente preferir trabajar en el documento de manera independiente.
Cualquiera que sea la razón, cuando te encuentras con dos versiones diferentes de un documento, no entres en pánico.
Como lo mencioné en el inicio de este artículo, Microsoft Word puede comparar los documentos, así que no tendrás que hacerlo tú mismo. Sigue estos pasos:
Abre los dos documentos. Asegúrate de que estés en la pestaña Revisar.
Haz clic en Comparar.
El cuadro de diálogo Comparar documentos de Microsoft Word se abre. Selecciona el Documento original al explorar tu disco duro.
Haz lo mismo para seleccionar el Documento revisado. Haz clic en OK.
Dependiendo de los Ajustes de comparación que seleccionaste, un nuevo documento se crea mostrando los cambios. Esto se recomienda porque mantiene cada documento en caso de que necesites volver a consultarlos más adelante.
Ahora puedes trabajar en el nuevo documento para aceptar o rechazar los cambios.
Cómo combinar dos documentos de Word
Otro útil funcionalidad de Microsoft Word es la capacidad de combinar dos documentos en uno. Esto resulta útil cuando tienes dos o más personas escribiendo diferentes partes de un documento.
Sigue estos pasos para combinar dos o más documentos de Word en un archivo:
Abre un nuevo documento. Ve a Insertar > Archivo.
Localiza el documento de Word que quieres insertar. Haz clic en Insertar.
Para insertar otro archvo,coloca tu cursor en el documento donde quieres colocarlo y repite los pasos mencionados anteriormente para insertar otro archivo.
Date cuenta de que el formato puede no aplicarse cuando combines documentos de Word.
Cómo Resolver problemas comunes
Hay algunos problemas comunes que surgen mientras comparas y combinas documentos. Aquí están tres problemas comunes y sus soluciones.
Problema 1. Control de cambios está activado, no todos los cambios son revisados.
Solución: Vuelve a marcar Opciones de revisión.
Ve a la pestaña Revisar y haz clic en Control de cambios > Opciones de revisión.
Marca todos los tipos de cambios que quieres marcar.
Problema 2. No puedes comparar 2 documentos de Word
Solución: Asegúrate de que estén en el mismo tipo de archivo.
Una posible razón de que incurras en un error cuando tratas de comparar dos documentos de Word por diferencias es porque estás comparando un archivo doc con un archivo docx. Para resolver este problema, exporta el archivo doc en un formato de archivo docx.
Ve a Archivo > Guardar una copia...
Dale al nuevo archivo un nombre y selecciona el formato de archivo docx. Haz clic en Guardar.
Problema 3. La coautoría no está funcionando
Solución: Asegúrate de que el archivo soporte coautoría
Por defecto, la coautoría está activada en Microsoft Word. Pero algunos archivos no la soportan. Por ejemplo, si el archivo es encriptado o bloqueado, entonces la coautoría no funcionará.
También, los documentos creados en versiones mas antiguas de Microsoft Word no soportan la coautoría. Sigue los pasos previos para guardar el documento en formato de archivo docx.
Cómo agilizar tu flujo de trabajo en MS Word con plantillas
Microsoft Word facilita tu flujo de trabajo al hacer un control de cambios, comparando documentos y combinando documentos por ti.
Otra manera de mejorar tu uso de Word es utilizando una plantilla premium para Word.
Las plantillas premium para Word son creadas por diseñadores profesionales. Toman las decisiones difíciles sobre el diseño y el formato. Así que no tienes que hacerlas tú mismo.
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Aprende más sobre Microsoft Word
Acabas de aprender cómo comparar dos documentos de Word para encontrar diferencias y cómo combinar documentos de Word. Tenemos muchos otros recursos para ayudarte a aprender cómo usar Microsoft Word, comenzando con nuestra Guía de tutoriales para principiantes. Aquí están algunos de los tutoriales que encontrarás en ella:
Microsoft WordCómo crear, abrir y guardar nuevos archivos de documentos de Microsoft Word
Microsoft WordCómo añadir, mover y dar formato a imágenes rápidamente en Microsoft Word
Microsoft WordLos 30 mejores atajos de teclado en Microsoft Word para trabajar de manera rápida en documentos
Optimiza tu flujo de trabajo en MS Word
Acabas de aprender cómo usar las funcionalidades de control de cambios, revisar, comparar y combinar de Microsoft Word para facilitar tu flujo de trabajo.
Ahora también sabes que una plantilla para Word te libera para concentrarte en el contenido de tu documento. Comienza con una plantilla para Word para dejar que un diseñador profesional tome las decisiones de diseño, así no tendrás que tomarlas tú.
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