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El problema no es que nos falten datos, el problema es que tenemos demasiados datos y es difícil encontrarles un sentido. Necesitas una manera de reorganizar y limpiar tu información para volverla útil. Microsoft Excel es una herramienta muy fácil de usar, pero aún así necesitas limpiar tus datos antes de que sean útiles para su análisis y revisión.
Ahí es donde entra en juego Power Query. Power Query, también llamado "Obtén y transforma datos", vive dentro de Excel y automatiza el proceso de limpieza de la información.
Uno de los pasos más populares para la limpieza de datos es tomar la información que se encuentra distribuida a lo largo de las columnas y convertirla a filas de datos. Lleva tus habilidades de Excel al siguiente nivel "despivotando" tus datos usando Microsoft Power Query. En este tutorial aprenderás cómo usar Power Query para convertir columnas a filas en Excel.
¿Por qué convertir columnas a filas?
Antes de comenzar, quizá te preguntes por qué es tan útil tomar datos estructurados en múltiples columnas y convertirlo a filas.
La respuesta es un poco técnica. Básicamente, es preferible si cada fila de datos es como un registro, un solo punto de datos. Los datos en columnas están mezclados con múltiples atributos distribuidos a lo largo de las mismas.
En el siguiente ejemplo puedes observar la manera en la que se ven los datos cuando los conviertes de columnas a filas en Excel. En el lado izquierdo hay un conjunto de registros de clientes, con diferentes tipos de proyectos en columnas. En el lado derecho he despivotado los datos y los he convertido a un formato de filas.
Además, si eres un usuario de tablas dinámicas, es muy importante que tus datos se encuentren en filas en vez de columnas al usarlos para crear una tabla dinámica. Los datos en columnas simplemente no alimentan a las tablas dinámicas correctamente.
En resumen: convertir datos de columnas a filas permite que sea más sencillo trabajar con ellos. Power Query convierte a ésta en una operación sencilla de dos clics. Aprendamos cómo hacerlo:
Cómo convertir rápidamente columnas a filas en Excel (Observa y aprende)
Si nunca has usado tablas dinámicas antes, te recomiendo mucho que consultes el siguiente screencast rápido, de dos minutos, para que veas como trabajo con ellas. Aprenderás a tomar tus datos en columnas y convertirlos a filas (registros) en Excel para que sea más fácil trabajar con ellos.
También veamos una versión escrita de estas instrucciones para aprender más sobre Power Query y cómo "despivotar" datos en Excel.
Conoce Microsoft Power Query para Excel
Power Query, que es conocido formalmente como "Obtén y transforma datos" en Excel 2016, es una herramienta con dos funciones principales:
- Puedes usarlo para obtener datos, al dirigirlo a otros archivos de Excel, bases de datos e incluso páginas web para recuperar información y colocarla dentro de una hoja de cálculo.
- Puede ayudarte a transformar datos, lo que significa reorganizarlos sobre la marcha, añadir más columnas o fusionar otros conjuntos de datos con ellos.
Power Query es una profunda y poderosa herramienta que reside dentro de Excel. En vez de reorganizar los datos manualmente y repetir el proceso, Power Query te permite construir un conjunto de pasos que puedes aplicar a tus datos reiteradamente.
Cómo instalar Power Query
Power Query está integrado en Excel 2016, pero puedes instalarlo en versiones anteriores de Excel como un complemento. Desafortunadamente, Power Query solamente está disponible para Excel en Windows.
Para instalar Power Query para Excel en Windows (solamente necesario para Excel 2013 y Excel 2010, ya que esta herramienta está integrada en Excel 2016) visita el sitio web de Microsoft para descargar e instalar el complemento de Power Query.
Envía datos a Power Query
Power Query se usa dentro de Excel, pero abre una nueva ventana que se coloca por encima de Excel.
Para despivotar datos en Excel, primero necesitarás convertir tu información de Excel a una tabla si aún no está en ese formato. Puedes darle una tabla de datos a Power Query para que trabaje con tu información.
Si quieres seguir los pasos de este tutorial conmigo, he dejado los datos de ejemplo disponibles en este archivo gratuito de Excel.
Convierte a tabla
Para convertir datos a una tabla, haz clic en cualquier lugar en el interior de la tabla y luego localiza la opción Format as Table (Dar formato de tabla) que se encuentra en la cinta de Excel. Puedes hacer clic en cualquiera de las miniaturas de estilo para convertir tus celdas sin formato en una tabla de datos.
Transfiere a Power Query
Una vez que tus datos estén en formato de tabla, ve a la pestaña Data (Datos) en la cinta de Excel, y haz clic en el botón From Table (Desde tabla) para enviar los datos a Power Query y transformarlos.
Esto envía los datos a una nueva ventana que se abre dentro de Microsoft Excel, pero encima del programa. Es una ventana completamente nueva con muchas herramientas.
Despivota los datos
En este punto debes ver algo similar a lo que aparece en la captura de pantalla siguiente. Esta es la ventana que tiene las herramientas que necesitas para despivotar.
Para despivotar los datos en Excel, selecciona todas las columnas que quieras despivotar. Básicamente, Power Query transformará cada una de estas columnas a filas independientes. Para los datos de ejemplo mostrados aquí, he seleccionado cada una de las columnas para los tipos de proyectos:
Una vez que hayas hecho clic en Unpivot Columns (Despivotar columnas), Excel transformará tus datos de columnas a filas. Cada fila es un registro independiente, lista para ser enviada a una tabla dinámica o para trabajar con ella en tu hoja de cálculo.
Esta herramienta parece hacer magia. Ahora vamos a enviar los datos de vuelta a Microsoft Excel para trabajar con ellos.
Cierra y carga
La ventana de Power Query tiene muchas herramientas sobre las que puedes profundizar en otros tutoriales, pero por ahora hemos terminado de despivotar nuestros datos. Vamos a continuar y hagamos clic en el botón Close & Load (Cerrar y cargar) para enviar los datos de vuelta a Excel.
Close and Load (Cerrar y cargar) envía los datos de vuelta a Excel, y los coloca en una hoja de cálculo. También verás una ventana de consultas del lado derecho que muestra la consulta que acabamos de crear para despivotar los datos.
Actualiza la consulta
Así que, ¿qué pasa si tus datos originales cambian? si se agregan más filas a los datos originales, no tienes que repetir este proceso completo para despivotar esas filas.
En vez de volver a crear la consulta desde cero, necesitas usar la opción Refresh Data (Actualizar datos). En la siguiente captura de pantalla añadiré una fila totalmente nueva para un cliente completamente nuevo a mi fuente de datos original:
Ahora regresemos a la pestaña en la que se cargó nuestra información despivotada. Al hacer clic dentro de la tabla, verás que se abre el menú Workbook Queries (Consultas del libro de trabajo) a un lado de tus datos. Presiona el botón Refresh (Actualizar, del lado derecho del menú) para actualizar la consulta.
Esta acción revisa la tabla original y vuelve a ejecutar los pasos de la consulta. Ya que hemos añadido nuevas filas a nuestra tabla de datos original, Power Query agrega esas filas nuevas a la consulta y ejecuta en ellas la transformación para despivotar.
Esta es una de mis herramientas favoritas de Power Query. Añadimos datos a la fuente original, pero un clic ha actualizado y despivotado los nuevos datos también.
Resumen y sigue aprendiendo más acerca del uso de Microsoft Excel
En este tutorial aprendiste lo sencillo que es convertir columnas a filas en Microsoft Excel. Power Query es una herramienta flexible y robusta para tomar y reorganizar tus datos sobre la marcha. Continúa leyendo más técnicas de Microsoft Excel en estos tutoriales de Envato Tuts+:
Microsoft ExcelCómo usar tablas dinámicas para analizar tus datos de Excel
Microsoft ExcelCómo crear y usar tablas en Microsoft Excel (Como un profesional)
Microsoft ExcelCómo hacer uso de 5 técnicas avanzadas con tablas dinámicas en Excel
¿Cómo usas Power Query u otras herramientas para despivotar tus datos? si tienes un consejo favorito que quieras compartir, asegúrate de publicar un comentario en la siguiente sección.
