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Si utilizas Excel regularmente, estoy seguro que te has cruzado con fechas y horas en tus celdas. Los datos con frecuencia tienen un registro de cúando fueron creados o actualizados, así que saber cómo trabajar con datos es esencial.
Aquí estan tres habilidades clave que aprenderás en éste tutorial:
- Cómo dar formato a las fechas en Excel para que aparezan con tu estilo preferido.
- Fórmulas para calcular el número de días, meses y años entre dos fechas
- Una fórmula de fecha en Excel para registrar la fecha de hoy, y un atajo de teclado para añadir la hora actual.
Microsoft Excel puede básciamente hacer cualquier cosa con datos, si sabes cómo. Éste tutorial es otro paso clave para añadir habilidades a tu cinturón de herramientas. Comencemos.
Fórmulas de Fecha y Hora en Excel (Breve Videotutorial)
Éste video te explicará cómo trabajar con fechas y horas en Excel. Cubro cómo dar formato a las fechas con diferentes estilos, así como formulas de fecha en Excel para calcular y trabajar con fechas. Asegúrate de descargar el libro de trabajo gratuito de Excel con ejercicios que he adjuntado a éste tutorial.
Sigue leyendo para una guía de referencia escrita sobre cómo dar formato a fechas y horas en Excel, y trabajar con ellas en tus fórmulas. Incluso compartiré varios consejos que fueron cubiertos en el video.
Escribiendo Fechas y Horas en Excel
Para ésta parte del tutorial, usa la pestaña titulada "Typing Dates & Times" (Escribiendo Fechas & Horas) en el libro de trabajo de ejemplos.
Una de las claves para trabajar con fechas y horas en Excel es capturar los datos correctamente. Aquí está cómo escribir fechas y horas en tus hojas de cálculo en Excel:
1. Cómo Escribir Fechas
Recomiendo escribir fechas en el mismo formato que usa tu sistema. Para nuestros lectores americanos, una fecha completa sería en el formato "día/mes/año". Las fechas en el estilo europeo son "mes/día/año."
Cuándo estoy escibiendo fechas, siempre escribo la fecha completa, con el mes, día y año. Si únicamente quiero mostrar el mes y el año, simplemente le daré formato de esa manera (más sobre ello en un minuto.)
2. Cómo Escribir Horas
Es fácil escribir horas en Excel. Podemos especificar cualquier cosa desde sólo una hora del día, hasta el segundo exacto que algo ocurrió.
Si quería registrar el tiempo como 4 PM, escribiría "4 pm" en un celda en Excel y luego presiono enter:
Nota una vez que presionamos enter, Excel convierte lo que hemos escrito en un formato de horas : minutos: segundos.
Aquíe está cómo registrar una hora más específica en tu hoja de cálculo:
La clave es usar dos puntos para separar la sección de los datos de la hora y luego añadir un espacio más "AM" o "PM."
3. Cómo Escribir Fecha - Hora Juntos
También puedes escribir combinaciones de fechas y horas en Excel para una fecha y hora altamente específica.
Para escribir una combinación fecha-hora, simplemente usa lo que ya hemos aprendido sobre escribir fechas y escribir horas.
Nota que Excel ha convertido el tiempo a un fomato de 24 horas cuándo se usa en conjunto con una fecha, por defecto. Si quieres cambiar el estilo de ésta fecha, sigue leyendo.
Extra: Atajo de Teclado en Excel para la Hora Actual
Uno de mis atajos de teclado favoritos en Excel inserta la hora actual en una hoja de cálculo. Uso a menudo ésta fórmula, cuándo me fijo la hora en que hice un cambio a mis datos. Inténtalo:
Control + Mayúsculas + ;
Dando Formato a las Fechas en Excel
Para ésta parte del tutorial, uso la pestaña titulada "Formatting Dates & Times" (Dar formato a Fechas & Horas( en el libro de trabajo de ejemplos.
¿Qué puedo hacer cuándo tus fechas son fechas con el estilo europeo?
En la captura de pantalla de arriba, lo que podría sorprenderte es que las seis celdas contienen exactamente los mismos datos - "1/22/2017." Lo que difiere es cómo se les aplicó formato en Excel. Los datos originales son idénticos, pero pueden dárseles formato para mostrarse una variedad de maneras.
En la mayoría de los casos, es mejor aplicar formato para modificar el estilo de nuestras fechas. No necesitamos modificar los mismo datos-sólo cambiar cómo son presentados.
Dar Formato a Celdas en Excel
Para cambiar la apariencia de nuestros datos de fecha y hora, asegúrate que estés trabajando en la pestaña Inicio de Excel. En la Cinta (menú en la parte superior de Excel), encuentra la sección etiquetada como Número.
Hay una pequeña flecha en la esquina inferior derecha de la sección. Haz click en ella para abrir el menú Formato de Celdas.
El menú Formato de Celdas tiene una variedad de opciones para aplicar estilo a tus fechas y horas. Podrías convertir "1/22/2017" en "Domingo", Enero 22" con sólo dar formato. Luego, podrías elegir la opción copiar formato y cambiar los estilos de todas tus celdas.
Pasa algún tiempo explorando éste menú y probando los diferentes estilos para tus fechas y horas en Excel.
Obten Datos de Fechas y Horas
Digamos que tenemos una lista de datos que tienen fechas y horas muy específicas, y queremos obtener versiones más sencillas de esas fórmulas. Quizá tenemos una lista de fechas exactas de transacciones, pero queremos trabajar con ellas a un nivel superior, agrupándolas por año o por mes.
Puedes obtener el año de una fecha con ésta fórmula de Excel:
=AÑO(CELDA)
Para obtener el mes de una celda de fecha, usa la siguiente fórmula de Excel:
=MES(CELDA)
Encuentra la Diferencia Entre Fechas y Horas
Para ésta parte del tutorial, uso la pestaña titulada "DATEDIF" en el libro de trabajo de ejemplos.
Mientras que los formatos son usados para cambiar cómo se presentan las fechas y las horas, la fórmulas en Excel son usadas para modificar, calcular o trabajar con fechas y horas programáticamente.
La fórmula SIFECHA es poderosa para calcular diferencias entre días. Da a la fórmula dos fechas y regresará el número de días, meses y años entre dos fechas. Veamos cómo usarla.
1. Días Entre Fechas
Ésta fórmula de fecha en Excel calculará el número de días entre dos fechas:
=SIFECHA(A1,B1,"d")
La fórmula toma dos celdas, separadas por comas, y luego usa una "d" para calcular la diferencia en días.
Aquí están algunas ideas para cómo podrías usar ésta fórmula de fecha en Excel para tu beneficio:
- Calcula la diferencia entre hoy y el día de tu cumpleaños para comenzar un conteo regresivo hacia tu cumpleaños.
- Usa una SIFECHA para calcular la diferencia entre dos fechas y divide el crecimiento de tu portafolio de fotos por el número de días para calcular el crecimiento (¡o pérdida!) por día.
2. Meses Entre Fechas
SIFECHA también calcula el número de meses entre dos fechas. Ésta fórmula de fecha en Excel es muy similar, pero sustituye una "m" por "d" para calcular la diferencia en meses:
=DATEDIF(A1,B1,"m")
Sin embargo, hay una peculiaridad en la manera en que Excel aplica DATEDIF: calcula los meses completos entre fechas. Ve la captura de pantalla de abajo.
Para mí, hay tres meses entre Enero 1 y Marzo 31 (todo Enero, todo Febrero, y casi todo Marzo.) Sin embargo, debido a que Excel usa meses completos, únicamente considera Enero y Febrero como completados, meses enteros, así que el resultado es "2."
Aquí está mi forma preferida para calcular el número de meses entre dos fechas. Encontraremos la diferencia de fechas en días, y luego la dividimos por el número promedio en un mes - 30.42.
=(SIFECHA(A1,B1,"d")/30.42)
Apliquemos nuestra modificada SIFECHA a dos fechas:
Mucho mejor. El resultado de 2.99 es muy cercano a tres meses completos, y ésto será mucho más útil en futuras fórmulas.
La documentación oficial de Excel tiene un método complejo para calcular meses entre fechas, pero ésto es una manera sencilla y fácil de obtenerlo muy cerca. Escribir una buena fórmula en Excel se trata de encontrar el punto dulce de precisión y sencillez, y ésta fórmula tiene ambas cosas.
3. Años Entre Fechas
Finalmente, calculemos el número de años entre dos fechas. La manera oficial de calcular años entre fechas es con la siguiente fórmula:
=DATEDIF(A1,B1,"y")
Nota que ésto es lo mismo que nuestras fórmulas SIFECHA pasadas, pero simplemente hemos sustituído la última parte con "y" para calcular el número de años entre dos fechas. Veámoslo en acción:
Nota que ésto funciona como la SIFECHA para meses: cuenta únicamente años completos que han pasado. Mejor incluiría también años parciales que están pasando. Aquí está una mejor SIFECHA para años:
=SIFECHA(A1,B2,"d")/365)
Básicamente, sólo estamos obteniendo la diferencia de fechas en días, y luego dividiéndola por 365 para calcular como un año. Aquí están los resultados:
SIFECHA es extremadamente poderosa, pero ten cuidado cómo funciona: sólo va a calcular meses o años completos que han pasado por defecto. Usa mis versiones modificadas para mayor precisión en los resultados.
Extra: Días Laborales Entre Fechas
Las fórmulas de fecha en Excel cubiertas arriba se enfocan en el número de días comerciales entre fechas. Sin embargo, a veces es útil sólo calcular el número de días laborales (básicamente entre semana) entre dos fechas.
En éste caso, usaremos =DIAS.LAB para calcular el número de días laborales entre dos fechas.
=DIAS.LAB(A1,B1)
En la captura de pantalla de abajo, muestro un ejemplo de usar DIAS.LAB. Puedes ver el calendario que muestra cómo la fórmula calculó un resultado de "4."
Si has encontrado días feriados en el período que quiere excluir, consulta la documentación oficial de DIAS.LAB.
Recapitula y Sigue Aprendiendo
Fechas y horas son ubicuos en las hojas de cálculo. Las fórmulas de fecha en Excel y las opciones de dar formato son útiles. Las técnicas en éste tutorial pueden llevar tus habilidades de Excel al siguiente nivel para que puedas incorporar impecablemente datos de fechas en tus hojas de cálculo.
Has agregado una habilidad a tu caja de herramientas de Excel - ¿por qué detenerte aquí? Encadena fórmulas de Excel y habilidades para crear poderosas hojas de cálculo. Para continuar aprendiendo más sobre trabajar con hojas de cálculo de Excel consulta éstos otros recursos:
- Declaraciones SI es lógica integrada en tu hoja de cálculo que muestra resultados basados en condiciones. Podrías combinar una declaración SI con un rango de fechas para mostrar datos basados en una fecha u hora. Consulta éste tutorial para aprenderlas.
- Podrías combinar el tutorial BUSCARV con fórmulas de fecha y hora para igualar valores basados en una fecha u hora.
- Buscar y Eliminar Duplicados es una función de Excel usada en combinación con los datos de fecha y hora, pues a menudo es una de las mejores serie de datos para encontrar duplicados.
¿Cómo trabajas con datos de calendario y hora en tus hojas de cálculo en Excel? ¿Existe alguna fórmula de fecha y hora en Excel que estoy omitiendo en éste tutorial que usas regularmente? Si es así, déjame saberlo en los comentarios.
