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Cómo agregar encabezados, pies de página y números de página en Microsoft Word

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This post is part of a series called Learn How to Use Microsoft Word (Beginner Tutorial Guide).
How to Quickly Add, Move, and Format Pictures in Microsoft Word
30+ Best Microsoft Word Keyboard Shortcuts to Quickly Work in Docs

Spanish (Español) translation by Ana Paulina Figueroa (you can also view the original English article)

A veces es necesario que hagas documentos más largos, como informes de negocios, documentos escolares y materiales del tamaño de un libro. Los encabezados, pies de página y números de página de Microsoft Word organizan el documento y facilitan la navegación a tus lectores.

Microsoft Word templates from Envato ElementsMicrosoft Word templates from Envato ElementsMicrosoft Word templates from Envato Elements
Envato Elements tiene miles de plantillas de Microsoft Word disponibles para descargas ilimitadas.

Estas son algunas buenas razones para usar encabezados, pies de página y números de página de Microsoft Word:

  • Localizar una página en el documento. Imagina tratar de encontrar un pasaje específico en un documento de 250 páginas, ¡sin números de página! Los números de página de Microsoft Word se actualizan automáticamente a medida que agregas o eliminas páginas. Además, es fácil trabajar con ellos. No tienes excusa para no utilizar esta útil función.
  • Identificar lo que estás leyendo. Los encabezados y pies de página también ayudan al lector a ubicarse en el documento. Por ejemplo, un vistazo al pie de página puede recordarles que están leyendo el capítulo 16 de "La mejor novela alguna vez escrita".
  • Agregar una marca en el documento. Colocar tu marca es otra razón para usar encabezados y pies de página. Agrega el nombre y logotipo de tu organización. Y, si exportas tu documento de Word a un PDF, incluso puedes permitir que se haga clic (o colocar hipervínculos) en los encabezados y pies de página para ir a tu sitio web.

Inserta encabezados, pies de página y números de página de Microsoft Word en tu documento, o comienza con una plantilla de Microsoft Word que incluya encabezados, pies de página y números de página preformateados. Envato Elements y GraphicRiver son excelentes fuentes de plantillas para Microsoft Word.

En este artículo aprenderás cómo trabajar con encabezados, pies de página y números de página en Microsoft Word. Así, tu y tus lectores pueden recibir todos sus beneficios. ¡Comencemos!

Nota: estoy trabajando en Microsoft Word para Mac, versión 16.33. Los pasos pueden diferir ligeramente, dependiendo de qué versión de Microsoft Word estés usando.

Trabaja con encabezados y pies de página en MS Word

El proceso para agregar un encabezado o pie de página de Microsoft Word es bastante intuitivo. Sigue estos pasos:

1. Cómo insertar encabezados y pies de página

Para agregar un encabezado, ve a Insert > Header (Insertar > Encabezado).

Microsoft Word header - insertMicrosoft Word header - insertMicrosoft Word header - insert
Cómo agregar un encabezado en Microsoft Word.

Elige el formato integrado que quieras usar en el menú que aparece. Tienes la opción de crear un encabezado en blanco, un encabezado en blanco con tres columnas u otros estilos integrados.

Microsoft Word header and footer built-in stylesMicrosoft Word header and footer built-in stylesMicrosoft Word header and footer built-in styles
Diseños del encabezado (o pie de página) para Microsoft Word.

Elige el estilo que desees usar.

Microsoft Word header addedMicrosoft Word header addedMicrosoft Word header added
Encabezado de Microsoft Word.

Sigue los mismos pasos para agregar un encabezado de Microsoft Word, pero haz clic en Insert > Footer (Insertar > Pie de página) en su lugar para comenzar.

2. Cómo insertar texto en un encabezado o pie de página

Haz doble clic en el encabezado o pie de página para abrirlo. Sustituye el texto marcador de posición, si lo hay, con el tuyo. De lo contrario, escribe tu texto.

Insert text in a Microsoft header or footerInsert text in a Microsoft header or footerInsert text in a Microsoft header or footer
Cómo agregar texto a un encabezado.

Después, dale formato al texto del encabezado o del pie de página para que se vea de la manera que desees. Selecciona el texto, luego haz clic en la pestaña Home (Inicio). Desde ahí, cambia la fuente, el tamaño de la fuente, el color y otras configuraciones.

Format text in a Microsoft Word header or footerFormat text in a Microsoft Word header or footerFormat text in a Microsoft Word header or footer
Dale formato al texto del encabezado.

Para cerrar el encabezado o el pie de página, dentro de la pestaña Header & Footer (Encabezado y pie de página) haz clic en el botón Close Header and Footer (Cerrar encabezado y pie de página). O haz doble clic en el exterior del encabezado o del pie de página.

Close header or footer in Microsoft WordClose header or footer in Microsoft WordClose header or footer in Microsoft Word
Cierra el encabezado o el pie de página de Microsoft Word.

Nota: cuando se cierra el encabezado o el pie de página, este se bloquea y no se puede editar. Haz doble clic en la sección del encabezado o del pie de página para abrir la vista Header & Footer (Encabezado y pie de página).

3. Cómo insertar la fecha o la hora en un encabezado o pie de página

Para agregar una fecha u hora en un encabezado o pie de página, haz clic en Insert > Date & Time (Insertar > Fecha y hora).

Insert date and time in Microsoft WordInsert date and time in Microsoft WordInsert date and time in Microsoft Word
Inserta la fecha o la hora.

El cuadro de diálogo Date and Time (Fecha y hora) se abre.

Date and Time format in Microsoft WordDate and Time format in Microsoft WordDate and Time format in Microsoft Word
Da formato a la hora.

Elige el formato que quieras usar. Marca Update automatically (Actualizar automáticamente) si quieres que la fecha y la hora se actualicen cada vez que modifiques el documento.

Microsoft Word date and time in headerMicrosoft Word date and time in headerMicrosoft Word date and time in header
Configura la fecha y la hora para que se actualicen automáticamente.

4. Cómo insertar un logotipo en un encabezado o pie de página

Además de texto, también puedes insertar imágenes en un encabezado o pie de página de Microsoft Word. Esta es una buena oportunidad para que agregues tu marca en tu documento mediante la inclusión de tu logotipo.

Para insertar un logotipo, abre el encabezado o el pie de página. Haz doble clic en la parte superior del documento (para el encabezado) o en la parte inferior del mismo (para el pie de página). En este ejemplo, estoy agregando un logotipo en el pie de página.

Haz clic en Insert > Pictures > Photo Browser (Insertar > Imágenes > Navegador de fotografías).

Insert logo in Microsoft Word footerInsert logo in Microsoft Word footerInsert logo in Microsoft Word footer
Agrega un logotipo a un encabezado o a un pie de página.

Localiza el logotipo en tu computadora, selecciona el archivo y luego haz clic en Insert (Insertar).

Microsoft Word footer - insert a logoMicrosoft Word footer - insert a logoMicrosoft Word footer - insert a logo
Selecciona un logotipo para agregarlo al encabezado o pie de página de Microsoft Word.

Ahora el logotipo está en el pie de página.

Logo in Microsoft Word footerLogo in Microsoft Word footerLogo in Microsoft Word footer
Pie de página de Microsoft Word con logotipo.

Haz doble clic en el exterior del pie de página, o haz clic en el botón Close Header and Footer (Cerrar encabezado y pie de página) en la cinta para cerrarlo.

Trabaja con los números de página de Microsoft Word

Los números de página son un elemento común que se incluye ya sea en el encabezado o en el pie de página de tu documento. Para aprender cómo numerar páginas en Microsoft Word, sigue estas instrucciones:

1. Cómo insertar números de página en un encabezado o pie de página en Word

Con el encabezado o pie de página abierto, haz clic en Insert > Page Numbers… (Insertar > Números de página...).

Insert page numbers - Microsoft WordInsert page numbers - Microsoft WordInsert page numbers - Microsoft Word
Insert > Page Numbers… (Insertar > Números de página...) en Microsoft Word.

El cuadro de diálogo Page Numbers (Números de página) se abre:

Microsoft Word - page numbersMicrosoft Word - page numbersMicrosoft Word - page numbers
Elige las configuraciones para los números de página.

Selecciona las configuraciones que quieras usar. Decide la posición y alineación del número de página.

También hay un botón de opción Show number on first page (Mostrar el número en la primera página). De forma predeterminada, este botón está desmarcado. Esto significa que la primera página de tu documento puede ser su portada, y el número de página no se mostrará en ella. Si quieres que el número de página aparezca en la primera página, marca este botón.

Desde aquí, también puedes cambiar el formato de los números de página. Con la pestaña Header & Footer (Encabezado y pie de página) abierta, haz clic en Page Number > Format Page Numbers... (Número de página > Formato de los números de página...).

Format page numbers in Microsoft WordFormat page numbers in Microsoft WordFormat page numbers in Microsoft Word
Cómo numerar páginas en Microsoft Word.

Esto abre el cuadro del formato de la numeración de la página, en donde puedes ajustar otras configuraciones:

  • Number format (Formato de número) te permite elegir entre números romanos, números arábigos o letras.
  • Include chapter number (Incluir número de capítulo), si has establecido capítulos en tu documento y quieres incluirlos en la numeración de la página, marca este botón.
  • Page numbering (Numeración de páginas)
    • Continue from previous section (Continuar desde la sección anterior) continúa el conteo de páginas desde la página anterior.
    • Start at ___ (Iniciar en ___) te permite reiniciar el conteo de páginas en cualquier número.

Después de ajustar tus configuraciones, haz clic en OK para aplicar.

2. Cómo hacer que la numeración de página no aparezca en la primera página

Si quieres que la primera página de tu documento o sección sea la portada, entonces no querrás que tenga un número de página. Para ocultar el número de la primera página de un documento o sección, haz lo siguiente:

Haz clic en Insert > Page Numbers… (Insertar > Números de página...).

Microsoft Word page numbersMicrosoft Word page numbersMicrosoft Word page numbers
Números de página de Microsoft Word.

El cuadro de diálogo Page Numbers (Números de página) se abre. Desmarca el botón de opción Show number on first page (Mostrar el número en la primera página).

Show number on first page - Microsoft WordShow number on first page - Microsoft WordShow number on first page - Microsoft Word

Haz clic en OK.

3. Cómo numerar las páginas pares e impares de forma diferente

De forma predeterminada, los encabezados y los pies de página tienen el mismo aspecto en páginas pares e impares, de esta forma:

Microsoft Word - odd and even pagesMicrosoft Word - odd and even pagesMicrosoft Word - odd and even pages
En Microsoft Word, puedes tener diferentes encabezados o pies de página para las páginas de la izquierda y de la derecha.

Pero a veces es posible que quieras que las páginas pares e impares se vean diferentes. Un ejemplo es en el caso de libros o revistas, en donde quieres que el número de página se encuentre en el borde exterior de las páginas cuando el documento (impreso) se abra.

Esto es posible en Microsoft Word, en donde puedes dar formato a los encabezados, pies de página y números de página de manera diferente en páginas pares e impares.

Para hacer esto, haz doble clic en el interior del encabezado o pie de página. Esto abre la cinta Header & Footer (Encabezado y pie de página). Marca el botón Different Odd & Even Pages (Páginas pares e impares diferentes).

Different Odd Even Pages - Microsoft WordDifferent Odd Even Pages - Microsoft WordDifferent Odd Even Pages - Microsoft Word
Usa las casillas de verificación de Microsoft Word para establecer diferentes encabezados o pies de página.

Edita tus encabezados/pies de página pares e impares por separado. Cuando hayas terminado, haz doble clic en el exterior del encabezado/pie de página para cerrarlo.

Ahora, las posiciones del logotipo y de los números de página son diferentes para las páginas pares e impares en mi documento:

Microsoft Word different headers or footersMicrosoft Word different headers or footersMicrosoft Word different headers or footers
Observa que el pie de la página impar es diferente del pie de la página par.

4. Cómo agregar números y formatos diferentes a secciones distintas

También puedes usar números de página y formatos diferentes para distintas secciones de tu documento. Por ejemplo, en mi documento quiero que los números de página de la sección "Introducción" sean números romanos.

Primero, asegúrate de haber dividido tu documento en secciones.

Para definir una sección nueva, coloca el cursor en donde quieras que comience una nueva sección. Después, haz clic en Insert > Break > Section Break (Insertar > Salto > Salto de sección). Elige si quieres que la sección comience en la siguiente página, si quieres que continúe en la misma página que la sección anterior, o que comience en una página par o impar.

Insert Section Break - Microsoft WordInsert Section Break - Microsoft WordInsert Section Break - Microsoft Word
Usa saltos de sección para determinar en dónde comienza una sección.

En este ejemplo, inserté saltos de sección antes y después de la "Introducción" para convertirla en una sección separada del resto de mi documento.

Para verificar si has insertado saltos de sección en donde los quieres, haz clic en el botón Show/Hide Paragraph (Mostrar/Ocultar párrafo) en la cinta. Esto muestra la división de tu documento en párrafos y también en secciones.

HideShow Paragraph Breaks in Microsoft WordHideShow Paragraph Breaks in Microsoft WordHideShow Paragraph Breaks in Microsoft Word
Mostrar/ocultar saltos de párrafos.

Ahora estás listo para dar formato a los números de página en una sección específica.

Haz doble clic en la parte del pie de la página para abrir la vista Header & Footer (Encabezado y pie de página). Haz clic en el interior del pie de página al que quieras dar formato.

En la cinta Header & Footer (Encabezado y pie de página), haz clic en Page Number > Format Page Numbers (Número de página > Formato de los números de página).

Format Page Numbers in document section - Microsoft WordFormat Page Numbers in document section - Microsoft WordFormat Page Numbers in document section - Microsoft Word
Da formato a los números de página en una sección del documento.

Cambia el formato con las configuraciones que quieras usar.

Change section page number format - Microsoft WordChange section page number format - Microsoft WordChange section page number format - Microsoft Word
Cambia las configuraciones del formato de MS Word.

Haz clic en OK.

5. Cómo controlar los números de página usando campos

Hasta ahora, hemos estado usando los formatos integrados de Microsoft Word para los números de página. Para tener más control sobre la manera en la que se muestran los números de página, usa campos.

Haz doble clic en la parte superior o inferior de la página para abrir la vista Header & Footer (Encabezado y pie de página). En el encabezado o el pie de página, coloca el cursor en donde quieras insertar el número de página.

Desde la cinta Header & Footer (Encabezado y pie de página), haz clic en el botón Field (Campo).

Microsoft Word field buttonMicrosoft Word field buttonMicrosoft Word field button
Usa un Field (Campo) para configurar un número de página.

El cuadro de diálogo Field (Campo) se abre. Para agregar un número de página, desplázate hacia abajo dentro de Categories (Categorías) y selecciona Numbering (Numeración). Después, dentro de Field names (Nombres de campos), selecciona Page (Página).

Field categories and names - Microsoft WordField categories and names - Microsoft WordField categories and names - Microsoft Word
Define las configuraciones del número de página para el campo.

Haz clic en Options (Opciones) para cambiar el formato de los números. Selecciona lo que quieras usar, y luego haz clic en OK.

6. Cómo reparar números de página dañados

A veces, a medida que el documento se vuelve más grande y se agregan nuevas páginas y secciones, la numeración de las páginas puede dañarse. A continuación se muestran dos errores comunes de la numeración de páginas y cómo solucionarlos.

Ejemplo 1: el número de la página comienza de nuevo en 1 en medio del documento

Esto puede ocurrir cuando has definido una sección, dado formato a su número de página para que vuelva a iniciar en 1, y luego has insertado un salto de sección nuevamente.

Solución:

Examina los saltos de sección de tu documento haciendo clic en el botón Show/Hide Paragraph (Mostrar/Ocultar párrafo).

Microsoft Word - Show paragraph and section breaksMicrosoft Word - Show paragraph and section breaksMicrosoft Word - Show paragraph and section breaks
Los saltos de sección pueden ayudarte a solucionar problemas en tu documento.

Revisa qué formato tienen los números de página de la sección, y asegúrate de desmarcar Start at:___ (Iniciar en:___).

How to fix broken page numbers in Microsoft WordHow to fix broken page numbers in Microsoft WordHow to fix broken page numbers in Microsoft Word
Cómo reparar números de página dañados en Microsoft Word.

Ejemplo 2: Word está contando la página de la portada como la página 1

La primera página del documento suele ser también la portada. Naturalmente, no queremos que se incluya en el conteo de páginas. Pero ¿qué pasa si tu documento hace eso? Esta es una forma de solucionarlo.

Solución:

Inserta un salto de sección después de la portada: haz clic en Insert > Break > Section break (Insertar > Salto > Salto de sección). Selecciona una de las opciones que aparecen.

Microsoft Word - Insert section breakMicrosoft Word - Insert section breakMicrosoft Word - Insert section break
Insertando un salto de sección.

Marca el botón de la opción Different First Page (Primera página diferente).

Different first page - Microsoft WordDifferent first page - Microsoft WordDifferent first page - Microsoft Word
Configurando una primera página diferente.

En la página en la que quieras que comience el conteo, ve a Page Number > Format Page Numbers (Número de página > Formato de los números de página). Marca el botón de opción Start at:___ (Iniciar en:___). Escribe el número de página en el que quieras que comience el conteo de las páginas.

Restart page number in Microsoft WordRestart page number in Microsoft WordRestart page number in Microsoft Word
Reinicia el número de página en Microsoft Word.

Trabaja con plantillas con diseños para el encabezado y pie de página para Microsoft Word

Si prefieres no tomar decisiones de diseño y formato, lo más fácil que puedes hacer es comenzar con una plantilla de Microsoft Word. Una buena plantilla viene con encabezado, pie de página y números de página, todo preformateado. Estos se actualizarán automáticamente a medida que agregues o elimines páginas.

Selecciona una plantilla de Word como esta plantilla de libro electrónico para Microsoft Word que encontré en Envato Elements.

Microsoft Word template with formatted footersMicrosoft Word template with formatted footersMicrosoft Word template with formatted footers
Las buenas plantillas de Microsoft Word como esta de Envato Elements tiene encabezados y pies de página preformateados.

Si quieres editar el encabezado, pie de página o número de página, haz clic en el encabezado/pie de página para abrirlo. Realiza los cambios que quieras hacer siguiendo los pasos correspondientes mostrados anteriormente.

Edit the footerEdit the footerEdit the footer
Puedes cambiar el encabezado o pie de página de la plantilla.

Cuando hayas terminado, haz doble clic en el exterior del encabezado/pie de página para cerrarlo.

Trabaja con otras opciones para el encabezado y cambia los diseños

Los encabezados y pies de página de Microsoft Word también vienen con diseños integrados para que puedas elegir de entre ellos.

Para seleccionar uno, haz clic en el encabezado o pie de página. Haz clic en el botón Header (Encabezado) o Footer (Pie de página) en la cinta. Desplázate hacia abajo para ver todas las opciones disponibles. Elige un diseño de las selecciones que aparecen.

Built-in header and footer designs in Microsoft WordBuilt-in header and footer designs in Microsoft WordBuilt-in header and footer designs in Microsoft Word
Diseños prefabricados de encabezados y pies de página para Microsoft Word.

Nota: esto anulará cualquier configuración que ya hayas realizado para el encabezado o pie y número de página.

Usa el encabezado, pie de página y números de página de Microsoft Word para brindar una buena experiencia a los lectores

Siguiendo los pasos de este artículo, incluso los usuarios principiantes de Microsoft Word pueden agregar encabezados, pies de página y números de página en sus documentos. O, si prefieres no preocuparte por dar formato a estos elementos de las páginas, usa una plantilla de Microsoft Word en lugar de comenzar desde cero.

Envato Elements es una maravillosa fuente de plantillas de Microsoft Word diseñadas profesionalmente. Tu suscripción incluye descargas ilimitadas de todo lo que necesitas para crear un documento de alto calibre, desde fuentes personalizadas hasta fotografías de archivo.

Para obtener plantillas "a la carta", entonces GraphicRiver es otra fuente de excelentes plantillas de Microsoft Word para que las explores.

Ya sea que estés creando tu propio diseño o comenzando con una plantilla, los encabezados, pies de página y números de página de Microsoft Word te ayudan a proporcionar una mejor experiencia a tus lectores. Ellos podrán navegar más fácilmente por el documento y encontrar las páginas o secciones que necesiten.

También puedes aprovechar al máximo los encabezados y pies de página para agregar tu marca al documento. Agrega tu logotipo y el nombre de tu organización, así como el nombre del autor, para incrementar el reconocimiento de la marca y establecer tu liderazgo y autoridad.

¿Cuáles son tus consejos para usar Word en documentos grandes? Deja un comentario y haznos saber.

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