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La mayoría de las personas piensan en Excel como una aplicación de hoja de cálculo. Mientras que Excel es usado para modificar y elaborar hojas de cálculo, su principal característica es la capacidad de automatizar el trabajo con los datos.
Una habilidad clave para trabajar con datos es unir celdas, también conocida como concatenación. Veamos cómo concatenar datos en Microsoft Excel.
¿Qué Significa Concatenar?
Digamos que tienes el nombre de un cliente en la columna C, y su apellido en la columna D. Quieres que la columna E contenga su nombre completo, pero consume mucho tiempo el volver a escribirlo en cada celda.
En la captura de pantalla de abajo, estoy trabajando con datos de empleados. Tengo los nombres y los apellidos en columnas separadas, pero el objetivo es crear sus nombres completos en la columna E.
Por fortuna, Excel hará ésto automáticamente por nosotros. Ésta técnica es llamada concatenación, y básicamente significa unir celdas.
En la captura de pantalla de arriba, uso una simple concatenación para unir los nombres de los empleados con un espacio intermedio para crear su nombre completo. Continúa para descubrir cómo hacer ésto:
Cómo Concatenar en Excel (Observa y Aprende)
Observa éste breve video abajo para algunas ideas de cómo usar una concatenación para unir cadenas de texto y datos. Asegúrate de descargar el libro de trabajo gratuito de Excel incluído con éste tutorial. Luego, continúa leyendo para más consejos sobre concatenación en Microsoft Excel.
3 Maneras de Unir Texto en Excel
Excel generalmente nos ofrece varias formas de hacer lo mismo, y unir celdas no es la excepción. Hay una manera fácil de hacer ésto, pero pienso que es importante saber todas las fórmulas para entender una hoja de cálculo que heredes o te hagas cargo de alguna hecha por otra persona.
1. CONCATENAR
Usar con Excel 2013 y versiones más antiguas.
=CONCATENAR(A1,A2,A3)
Puedes usar la fórmula CONCATENAR para unir celdas. Usa comas para separar varias celdas o campos a unir. Sin embargo, si usas Excel 2016, podrías querer considerar usar la versión más actual de la fórmula, a continuación.
2. CONCAT
Usar con Excel 2016 y Excel Mobile.
=CONCAT(A1,A2,A3)
En Excel 2016, Microsoft dejó de usar la fórmula CONCATENAR y la reemplazó con CONCAT. El uso es exáctamente el mismo, pero Microsoft acortó la fórmula. (¿Quién podría culparlos? Yo frecuentemente escribo mal "concatenar.")
Si abres una hoja de cálculo en Excel 2013 o en una versión más antigua, aún funciona correctamente en Excel. Con el tiempo, podrías querer modernizar tus fórmulas a CONCAT mejor, pero realmente existe una tercer manera de unir celdas que recomiendo para las fórmulas. Sigamos adelante.
3. "&"
Manera recomendada de unir texto.
=A1&A2&A3
Microsoft recomienda usar un simple operador & como la manera de unir celdas. Es ciertamente más fácil que escribir cualquiera de las otras dos fórmulas. Simplemente pon un "&" entre referencias de celdas para unirlas a una nueva cadena.
Sin embargo, puede ser un poco difícil leer una fórmula con un "&" entre cada celda o fragmento de texto en la fórmula. Podría considerar usar CONCAT como una forma de mantener la fórmula un poco más clara. Cualquier fórmula es magnífica para unir.
3. Practica Ejercicios de Unir en Excel
Para todos éstos ejemplos, voy a usar el recomendado operador & para unir texto. Recorramos algunos ejemplos.
Para éstos ejercicios, recomendaría usar el libro de trabajo de Excel que elaboré para el tutorial. Si te lo perdiste, asegúrate de descargar el libro de trabajo de Excel gratuito para trabajar y seguir el tutorial.
Ejercicio 1. Una Unión Básica en Excel
Usa la pestaña titulada Unión Básica en el libro de trabajo de Excel incluído con éste tutorial.
Comencemos con un ejemplo sencillo para unir texto. En éste ejemplo, voy a combinar dos simples palabras para hacer una palabra compuesta, como "barn" y "yard" para hacer barnyard.
Para hacer ésto, usaremos el planteamiento más simple posible. Para combinar el texto en A2 y B2, escribiré ésta fórmula en la celda C2:
=A2&B2
Excel combinará el texto en celdas A2 y B2 y sacará una palabra compuesta terminada en C2. Puedo sólo arrastrar la fórmula para extenderla a otras celdas y combinar todos los datos en las columnas A y B.
Ejercicio 2: Agregando un Espacio en La Unión
Usa la pestaña titulada Agregar Tu Propio Espacio en el libro de trabajo de Excel incluído en éste tutorial.
Previamente, mostré un ejemplo clásico para concatenación: unir nombres y apellidos para crear un nombre completo. Éste es el momento perfecto para concatenar porque volver a escribir todos esos nombres es engorroso y una pérdida de tiempo.
Sin embargo, necesitamos ajustar la fórmula ligeramente. Si unimos mi nombre y apellido, mostraría "AndrewChildress." Necesitamos trabajar un espacio en nuestra fórmula para separar los nombres. Veamos cómo:
En el ejemplo de abajo, voy a unir las celdas C2 y D2 (las columnas de más a la izquierda en la captura de pantalla). Pero también necesitamos un espacio entre el nombre y el apellido para espaciarlo propiamente.
Podemos usar comillas para agregar nuestro texto a una concatenación. Sólo usa otro símbolo "&", y luego agrega un espacio dentro de él para dividir los nombres. Ve la captura de pantalla de abajo para un ejemplo:
Las comillas con un espacio sencillo entre él divide el nombre y el apellido para crear el nombre completo. Mi fórmula final fue:
=C2&" "&D2
Ejercicio 3: Agregando Tu Propio Texto
Usa la pestaña titulada Agrega Tu Propio Texto en el libro de trabajo de Excel incluído en éste tutorial.
Ahora, agreguemos nuestro propio texto cuándo unamos texto. Funciona igual que agregar un espacio, así que necesitaremos poner el texto en comillas.
En los datos de abajo, tengo una lista de destinos en la columna A. Quiero que la columna B tenga un mensaje que diga "I've been to" y luego el nombre de la ciudad en la columna A. El problema es, no tengo "I've been to" en mi hoja de cálculo, así que manualmente escríbelo en la fórmula.
La captura de pantalla de abajo muestra la fórmula que escribí para unir el nombre de la ciudad con mi mensaje de saludo.
¡No olvides agregar otra cadena de texto después de él con un punto para escribir una oración adecuada! Escribí una cadena de texto en comillas - ("I've been to ") y luego uní A2, y luego uní un punto en comillas al final.
Mi fórmula final fue:
="I've been to "&A2&"."
Excel Avanzado: Creando una Clave Primaria
Vayamos más profundo, a un concepto más teórico en nuestra hoja de cáclulo de Excel. Si tu hoja de cálculo es una base de datos con información importante cada registro (fila) en tu base de datos debería tener una clave primaria.
Una clave primaria te ayuda a identificar de forma única una fila y asegura que no sea exactamente lo mismo que cualquier otra. Una uso clave para ésto sería en datos de la orden del cliente. Es importante que generemos una clave primaria para asegurar que no tengamos registros duplicados en nuestra lista de orden.
El problema es: ¿cómo sabemos si tenemos algún duplicado? Necesitamos generar una clave primaria para identificar de manera única nuestras transacciones.
Aquí está las razones por qué no es conveniente utilizar una sola columna como clave primaria:
- No podemos usar el nombre del cliente para identificar únicamente una transacción. ¿Qué tal si tenemos dos clientes llamados "Bob Smith?"
- No podemos usar hora de la orden como un identificador único tampoco. Dos ordenes podrían ocurrir exactamente al mismo tiempo en un mercado de gran dimensión.
- Aún los artículos que un cliente ordena o sus dirección de envío podrían aparecer múltiples ocasiones en tu base de datos.
Básicamente, ninguna de las columnas que menciono arriba son lo suficientemente buenas para identificar de forma única. Pero, si unimos varias columnas, incrementamos la posibilidad de que el valor sea totalmente único.
En el ejemplo que compartí arriba, aquí está una sugerencia de cómo se concatenarían las columnas para crear una clave primaria. Básicamente, todo lo que voy a hacer es unir todas las columnas:
=A2&B2&C2&D2&E2&F2&G2
El resultado parece un desorden de caracteres en la columna H. Sin embargo, ésto es exactamente lo que necesitamos.
Básicamente, cada transacción ahora tiene un identificador único. Hemos eliminado cualquier conflicto en el nombre o la dirección de correo electrónico o dirección de envío al unir múltiples columnas.
Desde aquí, podrías ejecutar un Quitar Duplicados en la columna H para evitar cualquier registro de orden conflictivo. Ahora puedes también usar BUSCARV eficientemente porque cada fila es única.
Hay muchos usos para crear una clave primaria. El uso importante para ello es agregar la integridad de datos a tus registros al hacer cada transacción o fila única.
Recapitula y Continúa Aprendiendo
CONCAT o "&" son aparentemente fórmulas sencillas en Excel, pero son mucho más útiles de lo que aparentan inicialmente. Si vas a unir datos simples en cadenas complejas o vas a crear una clave primaria para integridad de datos, pienso que ésta es una habilidad esencial para aprender.
- Nuestro tutorial Cómo Encontrar y Quitar Duplicados es otro tutorial que se enfoca en automatizar el trabajo mundano de limpiar datos.
- La documentación oficial de Microsoft sobre CONCAT y CONCATENAR vale la pena consultarla para una fuente autorizada sobre la mejor manera de unir texto y celdas.
- Abrí éste tutorial hablando sobre Excel como una herramienta de automatización. BUSCARV es otra fórmula que automatiza el trabajar con datos y dejar a un lado el reescribir datos, y también tenemos un tutorial sobre cómo usar BUSCARV.
¿Puedes pensar en otros usos para compartir ésta fórmula con los lectores de Envato Tuts+? Deja un comentario abajo para compartir tu conocimiento o formular una buena pregunta.
