Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Careers
Business

Cómo convencer a tu jefe para que pague por tu formación (con guiones y una plantilla de correo electrónico)

by
Difficulty:IntermediateLength:LongLanguages:

Spanish (Español) translation by CYC (you can also view the original English article)

¿Quieres asistir a una conferencia social de medios de comunicación que sucederá en unos meses? ¿Y qué hay sobre conseguir una certificación de Adobe? Algunas empresas han establecido presupuestos para trabajos específicos y la formación profesional, mientras que otros empleados luchan en un entorno ahógate o nada, como en el siguiente ejemplo:

get-training-sink-or-swim-office
Foro sobre el lugar de trabajo en Stackexchange, sobreviviendo a un trabajo sin formación.

Sea cual sea el barco en el que te encuentres, debes saber que buscar otro empleador no es la única opción.

El avance de los empleados y su relación con la satisfacción laboral

Según la encuesta de satisfacción y compromiso laboral de 2014 de la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM), el 40% de los empleados clasificó la formación específica como muy importante para su satisfacción, seguida del desarrollo profesional en un 36%.

get-training-SHRM-survey
Encuesta de satisfacción laboral, importancia del desarrollo de la carrera - SHRM 2014.

De acuerdo con un artículo en Harvard Business Review, un análisis de más de 1200 jóvenes realizadores (gestores de 30 puestos) reveló que los empleadores generalmente satisfacían su necesidad de mayores responsabilidades y oportunidades de promoción. Pero "no están consiguiendo mucho en el camino del desarrollo formal, tal como training, mentoring y coaching".

En mi experiencia, saber esto y convencer a tu jefe o HR (Recursos Humanos) sobre los méritos de la formación es muy diferente. Su principal preocupación es la línea fundamental de la empresa, no tu satisfacción en el trabajo. Pero con las técnicas adecuadas y guiones puedes construir un caso convincente.

En primer lugar, descarga nuestra hoja de trabajo PDF gratuita sobre cómo negociar el entrenamiento pagado, la cual te ayudará a tomar medidas sobre las estrategias que aprenderás aquí.

Muestra cómo tu entrenamiento beneficiará también a tu jefe

1. Investiga las reglas generales de la empresa 

Revisa el manual de empleados, la intranet local y los materiales en recursos humanos para las políticas existentes sobre la capacitación de los empleados. Cada empresa es diferente, pero estos son los posibles escenarios que puedes esperar:

  • No existe una política de actividades de formación, pero no significa que no la fomenten. El presupuesto es limitado o no pueden ahorrar mano de obra.
  • Una política clara sobre los tipos de formación cubiertos, incluidos los gastos reembolsables y de desembolso directo, los bonos de los empleados y otras limitaciones.
  • La empresa tiene una política explícita que indica que no cubren ninguna formación.

Si no hay reglas generales documentadas, pregunta a alguien de HR algunas cosas como:

  • "¿Ha pagado alguna vez la empresa por la capacitación adicional de un empleado?"
  • "¿El empleado fue enviado para representar a la compañía o crear nuevos negocios?" Haz esta pregunta en caso de que la actividad aprobada no estuviera vinculada al trabajo real. Averigüa si tu empleador está dispuesto a invertir en actividades que no generarán un retorno de inversión (ROI) inmediatamente.
  • "¿Cuáles fueron las circunstancias que rodearon el entrenamiento previamente patrocinado?" ¿Fue necesario el entrenamiento para mantenerse al día con el trabajo o avanzar en una posición más alta?

Todo esto te ayudará a responder objeciones potenciales más tarde. Por ejemplo, conocer el presupuesto asignado de la empresa o tener evidencia de una solicitud previamente aprobada es una buena refutación para una denegación directa de "no tenemos presupuesto".

2. Construye tu caso

Ahora que sabes con qué estás trabajando, es el momento de recopilar evidencia para tu argumento.

Paso 1: Información sobre el entrenamiento

Encuentra el costo, el plan de estudios, la duración, el plazo para el registro y los asistentes mínimos, si los hay. Para eventos fuera del sitio, estima gastos de alojamiento y transporte. Puedes tener estos gastos como reembolso u ofrecerte para cubrir los gastos como parte de tu argumento.

Apunta la fecha y la duración del entrenamiento, incluyendo las opciones de noche y fin de semana. Medio día en la oficina puede parecer corto para ti, pero no para tu gerente.

Paso 2: Compara los costos de capacitación con otras alternativas

Mike Julian, un Consultor Técnico Senior, dice: "He descubierto que para los gerentes especialmente preocupados por los costos, explicar qué alternativas consideraste y por qué son mucho menos eficaces es un gran componente para un argumento".

Intercala tu opción de formación preferida entre una opción más barata y más costosa. Dado un curso de Photoshop de $150 de autoaprendizaje, $500 de entrenamiento en persona y un evento semanal de $1.500 sobre el mismo tema, será más fácil de convencer a tu jefe de que vaya a la opción media. En el mismo sentido, una certificación cara de C++ parece una mejor inversión en comparación con un programa similar no certificado.

También puedes comparar las opciones en función de la duración, es decir, uno toma dos días mientras que otro toma una semana entera.

Paso 3: Haz una lista del posible ROI de la empresa

Mueve el proyector lo más lejos posible de ti.

Las implicaciones negativas de la aprobación de tu solicitud preocupan a tu jefe. ¿Qué pasa si renuncias después de completarlo? ¿Qué pasa si los superiores no aprueban la decisión de tu gerente de aceptar este gasto? Es por eso que todos con los que hablé para este artículo enfatizaron citar el ROI (Retorno de inversión). Los posibles ROI a los que puedes referirte son:

  • Terminar tus tareas más rápido.
  • Transmitir nuevas habilidades a tu equipo.
  • Aceptar más responsabilidad.
  • Nuevas habilidades no relacionadas con tu descripción de trabajo abre nuevas posibilidades como añadir productos nuevos y servicios a la lista actual de la compañía.
  • El entrenamiento adicional te mantiene al día con las tendencias del sector, como las amenazas de seguridad y el nuevo software.
  • Construir el reconocimiento de marca y aprender de otros actores clave en la industria.
  • Reunir y llevar referencias de las personas que conocerás.

Paso 4: Créditos tributarios y deducciones

Algunos países permiten a las empresas canjear deducciones fiscales o créditos para invertir en la capacitación de sus empleados. Pero no todos los programas de educación y capacitación son elegibles, así que verifica primero con el departamento de contabilidad o con un consultor de impuestos.

Paso 5: Nivela tu juego

"Las oportunidades de capacitación y desarrollo profesional a menudo se ven como una recompensa por los mejores resultados. Es la forma de invertir de la empresa en personas que ya han demostrado que ofrecen un ROI", señala Mark Tosczak, estratega de contenido. Recoge elogios de proyectos anteriores que se beneficiaron de tu liderazgo y habilidades.

Enfatiza en cómo invertir en ti demuestra que eres un activo valioso para la empresa. La retención de empleados es una calle de dos vías y tu jefe ya lo sabe. Un amable recordatorio no te hará daño. Pero si no estás cumpliendo las métricas de rendimiento, o con frecuencia te retrasas, tu jefe no aprobará nada que pueda retrasarte aún más.


3. Envía tu argumento por correo electrónico

No esperes que tu jefe apruebe la solicitud si la presentas en persona. No hay necesidad de emboscarlos. En su lugar, envía tu solicitud por correo electrónico primero y luego negocia en persona. De esta manera tienes dos oportunidades de negociar y más tiempo para convencer a tu jefe.

Harri Tiburcio, un oficial de Medios de Comunicación Social de Manulife, escribió un argumento solicitando entrenamiento de optimización de motores de búsqueda (SEO) para él y su equipo. Debido a que no se le permite divulgar el correo electrónico real, proporcionó una plantilla en bruto sobre la base de su solicitud:

"Hola (nombre),

Mi equipo necesita más entrenamiento en optimización de motores de búsqueda para el nuevo negocio que estamos construyendo. En este momento, sólo sabemos SEO básico.

Ya he encontrado una empresa que ofrece un programa de capacitación integral sobre el tema. Detalles abajo:

Nombre de la empresa: ________________

Credenciales: lista de afiliaciones y un testimonio.

Plan de estudios: Una copia del esquema del programa obtenido de su sitio web.

Costo: Cuota por asistente.

Horario de entrenamiento y duración: Entrenamiento de medio día de 9 AM a 3 PM, cualquier fin de semana de julio.

El número propuesto de asistentes es X. Podemos enviar menos gente, pero lo menos que podamos enviar Y.

También miré el SEO actual y el ranking de nuestro sitio web. Necesita mejoras, pero lo que sabemos no es suficiente para eso. Podemos aplicar lo que aprenderemos en mejorar el sitio. Este entrenamiento también puede ayudarnos a conducir los prospectos al sitio web y obtener nuevas oportunidades de negocio para el equipo.

Por favor déjame saber lo que piensas".

Destacó la necesidad de la capacitación en el primer párrafo y escribió un poderoso cierre con más beneficios. Listar el número ideal y el menor de asistentes sugiere que su jefe tiene dos opciones sobre el costo total y las horas productivas perdidas. La frase, "Por favor déjame saber lo que piensas". Indica que espera un debate si la solicitud se rechaza sin sonar molesto.

Prepara tu discurso de ascensor

Aquí hay una colección de consejos y guiones de negociación que reuní de profesionales que trabajan en diversos campos.

Relacionados con el trabajo y ROI a nivel empresarial

Julian, el Consultor Técnico Senior mencionado anteriormente compartía dos estrategias: una para los eventos en los que es orador y otra donde participa:

"Estaré hablando en el evento (nombre del evento) en (tema relacionado con el trabajo). Como orador, la empresa puede beneficiarse de cubrir mis gastos de diferentes maneras.

El reconocimiento de la marca al tener a alguien en el escenario, además de la oportunidad de contratación presente en tales eventos compensa más que el costo de enviarme allí".

Julian añade: "A menudo me pongo 'creativo' con las cosas que quiero que paguen (como una conferencia muy poco relacionada con mi campo o un curso irrelevante para mi descripción de trabajo o los negocios de la compañía). A veces funciona, a menudo no funciona". El guión no siempre funciona, especialmente para el entrenamiento no relacionado.

Cuando se trata de la formación, su principal argumento de conducción es el guión a continuación, donde X, Y, y Z se refieren a los beneficios que sus empleadores no están disfrutando todavía.

"Las habilidades que quiero aprender son absorbidas más eficazmente a través del entrenamiento. Esto beneficiará directamente mi trabajo en los modos X, Y y Z.

Demostración Práctica

John Fieldsend, Gerente de Marketing Digital y Desarrollador Web, negoció un entrenamiento avanzado de Seguridad PHP que abarca 4 días con su anterior empleador. Su acercamiento combinó un discurso persuasivo del elevador con una demostración viva:

"Durante los últimos 10 años de trabajo como desarrollador web, he visto surgir nuevas tecnologías. Siempre he intentado utilizar los últimos estándares en el desarrollo web al alejarme de las tablas para el diseño y abrazar nuevas ideas CSS. El mayor cambio ha sido el desarrollo con PHP, el cual he aprendido por fuera del trabajo.

Nuestro nuevo sitio web de la compañía ahora es fácil de actualizar y mantener a través de un CMS personalizado. Sin embargo, he oído hablar de una nueva falla de seguridad de otros desarrolladores de PHP llamada inyección de SQL.

Ya he encontrado un entrenamiento dedicado de PHP y me gustaría inscribirme para mejorar mis habilidades de codificación y asegurar que nuestro sitio y su código sean seguros".

Para su demostración, mostró cómo un hacker que usa la inyección SQL puede romper un sitio de demostración, después altera la contraseña y la información de la base de datos.

Demostración del valor inicial

Dennis Mejía, un ex especialista en IT (informática de la salud), dijo: "debido a que mi antiguo empleador fue una startup, no tuvimos acceso a capacitación adicional". Así que pagó por su propia suscripción en línea para su formación, luego convenció a su jefe para renovarlo más tarde. Aquí hay un guión basado en su argumento corto e informal:

"Hey jefe, ¿te acuerdas del sitio que te dije (nombre del sitio), donde aprendí todas esas cosas geniales y me permitió adaptarme a la nueva tecnología rápidamente? Mi suscripción está expirando".

Su jefe fue rápido para tomar la indirecta porque ya había visto el valor de la suscripción con anterioridad.

Convencer a tu jefe por pagar por la asequible formación en línea es bastante más fácil que las opciones más caras, por lo tanto es un buen lugar para empezar. Ofrecemos capacitación en video online para temas tecnológicos y creativos aquí en Envato Tuts+, echa un vistazo a nuestra oferta de cursos.

Efecto de goteo

Ryan Cox, un diseñador visual, dijo que su empleador conoce el valor de la capacitación. Pero en los primeros días, "tanto el tiempo como el dinero eran limitados, por lo cual lo más que podíamos pagar era una suscripción basada en tutoriales", dice.

Las restricciones presupuestarias obstaculizaron la creación de un programa de desarrollo de empleados. Pero él permaneció persistente y proactivo en la enseñanza de otros. Su primer intento se centró en reafirmar los beneficios que su equipo experimentó de primera mano:

"Como saben, los tutoriales en video online nos fueron útiles. Ayudó a todos en el equipo a manejar un nuevo software. Pero nuestra experiencia con los tutoriales a tu propio ritmo confirmó que no es un sustituto para ver y hablar con los profesionales cara a cara".

Cox dice que "el nuevo entusiasmo empujó las ideas del aprendizaje basado en el equipo". Se siguieron varias discusiones sobre el aprendizaje basado en equipos fuera del sitio, donde destacó los beneficios de este enfoque de diferentes maneras.

"Con la formación fuera del sitio, un especialista con horas de experiencia en el aula nos enseñará. El capacitador puede responder preguntas y facilitar el aprendizaje práctico guiado en su oficina. No recibimos este tipo de retroalimentación enseñándonos a nosotros mismos".

"Nuestro equipo puede centrarse más en el aprendizaje si estamos lejos de la oficina".

"El entrenamiento grupal puede ayudarnos a trabajar mejor como equipo".

Después de eso, una regla general aproximada en Desarrollo Personal Continuo (CPD) fue implementada. "Esto significó que un número de horas de trabajo podría ser dedicado a aprender nuevas habilidades, ya sea en línea o a través de salidas. Nuestro jefe aprobará o rechazará oportunidades de capacitación sugeridas basadas en tiempo, costo y experiencia ganada", dice Cox.

"Como resultado, habíamos visitado el estudio de sonido para el drama de la BBC The Archers, tuvimos una visita de viaje pagado a BVE, asistimos a un seminario de sonido en el cine eléctrico, y más", continúa.

Personaliza los materiales de la empresa de formación

Jesse Anderson, desarrollador de un gran programa de estudios de datos, dice que "los sitios de conferencias y capacitación tienen que redactar informes para enviar o decir a tu jefe". Si no tienen ninguno, puedes solicitar uno. Las instituciones de formación entienden la necesidad de racionalizar el gasto a tu jefe.

Strata + Hadoop World Conference en Londres tiene una página dedicada completa con estrategias para convencer a tu jefe y una 'solicitud de asistencia al correo electrónico.

get-training-strata-hadoop-page
Strata + Hadoop Página de 'Convence tu jefe' con consejos de negociación.

Aquí hay una captura de pantalla de su plantilla de correo electrónico descargable:

get-training-strata-hadoop-request-letter
Captura de pantalla de Strata + Hadoop 'Solicitud para asistir' plantilla de correo electrónico.

Googlea "Convencer a tu jefe" + "(taller o tema de capacitación)" o "carta de justificación" y "(tema)" con comillas para encontrar más plantillas descargables relacionadas con tu curso deseado. Por ejemplo, una búsqueda en "graphics design seminar" + "convince your manager" me llevó a la página de NIWeek la cual proporciona una carta de justificación a los asistentes.

get-training-NIWeek-2015
Kit de herramientas de negociación NIWeek 2015 para los asistentes

Almuerzo Brown-Bag

Tosczak dice que ofreciendo un almuerzo 'brown-bag' (bolsa marrón) o un obsequio después de volver del evento a menudo convenció a sus anteriores empleadores. Debajo está un argumento personalizable basado en su estrategia:

"Vi un taller de 3 días sobre (tema) sucediendo en (ubicación). Algunos de los temas son (reto relacionado con el trabajo) dirigido por (nombre notable 1) y (tutorial sobre una nueva herramienta) por (nombre notable 2). Conseguir una primicia en las próximas tendencias y hablar con los competidores y proveedores en (industria) son una gran ventaja.

También organizaré un almuerzo brown-bag cuando vuelva para que mis compañeros de trabajo puedan conocer la información más valiosa que he aprendido del evento".

Anticipar la Resistencia

Obtén respuestas a las posibles preguntas y objeciones que tu jefe podría lanzarte, tales como:

  • "¿Qué pasará con tus tareas pendientes mientras estás fuera?"
  • “¿Cuánto tiempo estarás lejos de la oficina?”
  • "¿Abandonarás tu cargo después de completar esta certificación?"
  • "¿Esperas que te ascendamos o que subamos tu sueldo después de esto?"
  • "¿Por qué esto cuesta tanto?"
  • "¿Por qué la compañía debe aprobar esto? ¿Qué hay para nosotros?"

Tarea de acción: Argumentar un entrenamiento patrocinado por la compañía

Vamos a elegir el camino de menor resistencia. Elige entre dos y tres talleres de medio día totalmente razonables y directamente relacionados con tu trabajo o comienza presentando una solicitud de suscripción de formación en línea.

Haz la investigación—no escatimes en los detalles—y escribe tu correo electrónico. Después de enviarlo, prepara tu discurso de ascensor y refutaciones, por si acaso tu jefe quiere hablar. Descarga nuestra hoja de trabajo PDF gratuita sobre cómo negociar el entrenamiento pagado para ayudar a guiarte.

Si todo esto falla, pregunta cortésmente por qué tu solicitud fue rechazada. Tal vez no vieron el vínculo entre la capacitación y tus responsabilidades. Ten en cuenta el motivo, por el cual se puede examinar y presenta un mejor argumento que aborde las dudas en tu próxima reunión.

Formación en línea por Envato Tuts+

Si estás buscando capacitaciones en línea para aprender a tu propio ritmo los temas relacionados con la tecnología y creatividad, entonces, comienza aquí en Envato Tuts+. Consulta nuestra gran biblioteca de videos en nuestra oferta de cursos o regístrate ahora para una suscripción asequible. Puedes aprender a programar, crear gráficos, diseñar sitios web o aprender fotografía y vídeo. Obtén acceso a los 630 cursos en video con 900+ horas de entrenamiento.

Recursos

Crédito gráfico: Icono de dinero diseñado por Creative Stall del Proyecto Noun.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.