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¿Cómo crear un índice en Microsoft Word?

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Difficulty:IntermediateLength:MediumLanguages:

Spanish (Español) translation by Cristian Marroquin (you can also view the original English article)

Cuando estás creando o editando un documento largo, probablemente tienes que crear un índice. Puede sonar como una tarea larga, pero afortunadamente, puedes hacerlo con unos clicks. De igual manera, si cambias el documento, Word puede actualizar el índice instantáneamente.

Lo mejor de todo es que Word incluye hipervínculos en las secciones de el índice, lo cual no solo es una ayuda visual para imprimir, pero también es perfecto para facilitar la búsqueda en documentos en linea y en PDF.

Crear un índice en Word es simple, pero la parte engañosa es hacerlo trabajar de la manera que quieres. En este tutorial, te mostraré todo lo que necesitas para hacer un índice simple, y hacerlo verse de la manera que quieres en cada versión de Microsoft Word.

¿Cómo Hacer un Índice en Microsoft Word (Grabación)?

Puedes seguir el tutorial usando tu propio documento, o si lo prefieres, descarga el archivo zip incluido en este tutorial. Contiene un documento llamado The Age of Einstein.docx, que es libro de física de dominio público (cuyo autor es el Profesor Frank W.K Firk).

Mira el video tutorial arriba o lee las instrucciones escritas abajo para más detalles en cómo crear el índice en Word.

Crea tu Índice en Word

Hay muchas maneras de crear un índice en Word, pero solo hay dos que usarás alguna vez.

  • Crearlo automáticamente con estilos pre-diseñados
  • Crearlo con tu estilo personalizado

Estos métodos trabajan en ambas versiones de Microsoft Word de Windows y Mac.

Usando los estilos pre-diseñados de Microsoft Word es la técnica más rápida y común, y usar estilos personalizados toma solo un poco más de trabajo. A veces, querrás usar ambas técnicas en el mismo documento. Una vez que tengas la tabla de contenidos (TDC) en el documento, puedes darle formato con tu propio estilo. No querrás darle formato como un texto regular, porque el darle otro formato puede ser fácilmente borrado.

¿Cómo Organizar el Libro?

Antes de hacer algo al documento, veamos cómo está organizado. La Página 1 es el titulo, la página 2 está en blanco y tendrá el índice, la página 3 es el prefacio, y luego viene el texto. A medida que te desplazas hacia abajo, notarás que los encabezados y los subtítulos tienen formato.

Formatted headings and subheadings in Word
El texto está divido en niveles de encabezado 1, 2 y 3.

La mejor manera de ver la estructura de el documento es con el Panel de Navegación. (En algunas versiones de Word para Mac, puede llamarse Mapa del Documento.)

En Windows, ve a la pestaña Vista, luego da click en la caja para habilitar el Panel de Navegación.

Navigation Pane in the Windows version
El Panel de Navegación es una manera magnifica de ver a través del documento. 

En una Mac, da click en la opción de barra lateral para mostrar el menu. Da click en la flecha y da click en Navegación. (En versiones más antiguas de Mac, la opción es llamada Mapa del Documento.)

Navigation option in the Mac version
En la Mac, usa Barra Lateral > Navegación para navegar a través del documento.

En tu Mac o PC, vuelve a la pestaña de inicio si aún no estas ahí. Presta atención en la caja de estilos en la cinta, y da click a los elementos de el panel para navegar a través de el libro.

Nota que los elementos con números enteros—como 2. Understanding the Physical Universe—tienen formato con encabezado número 1, y los elementos con decimales—como 2.1 Reality and Pure Thought—tienen formato de encabezado numero 2. Hay otros elementos con decimales—como 4.5 Space Travel—que tienen formato de encabezado numero 3.

Tip: Cuando crees un documento, los atajos para aplicar los estilos de encabezado 1, 2 y 3 son Ctrl-Alt-1, Ctrl-Alt-2, y Ctrl-Alt-3 (y Command-Opt-1, Command-Opt-2 y Command-Opt-3 en Mac).

Genera un índice usando encabezados pre-diseñados en Word

Word puede convertir los estilos de encabezado en entradas de el índice. Da click arriba de la página 2. (Tip: en Windows, presiona Ctrl-G, presiona 2, luego presiona Enter. En Mac, presiona Command-Opt-G, presiona 2, y luego presiona Return.)

En Windows, ve a la pestaña de Referencias, da click en el botón de Tabla de Contenidos a la izquierda, luego escoge uno o dos tablas pre-diseñadas de la lista. Nota que las miniaturas mostrarás los encabezados 1, 2 y 3.

Es casi lo mismo en Mac. Ve al menu Insertar, escoge Índices y Tablas, luego escoge uno de los formatos a la izquierda y da click en OK. Este cuadro de dialogo también muestra los encabezados del 1 al 3.

Choosing a built-in table of contents in Word
Puedes insertar un índice en Word solo dando click una de las muestras. (Ejemplo mostrado es en Windows.)

Una vez que escojas uno, la tabla de contenidos se inserta comenzando desde la página 2, y Word automáticamente inserta un par de páginas extras para que todo se ajuste. En Windows, presiona ctrl-click en uno de los elementos, y hará un hipervínculo al elemento en el documento.

MS Word table of contents with automatic hyphens
Una índice es un campo que puedes actualizar en MS Word. En Windows, estos campos tienen un fondo gris.

Esto trabaja bien, pero hay un problema. Antes de la introducción, hay un Prefacio que debería estar incluido en el índice. Y antes del Apéndice A1 está el encabezado para el Apéndice, y que también debería estar incluido. Pero tampoco lo eran, porque ambos tienen el formato con estilo personalizado llamado Texto de Globo, y estilos personalizados no se incluyen en el índice por default. El segundo método para crear la Tabla de Contenidos en Word lo arreglará.

Crear una Tabla de Contenidos de Estilos Personalizados en Word

Word puede incluir cualquier estilo en un índice. Solamente tenemos que elegir cuales serán. Y podemos actualizar el índice, antes que tenerlo que borrarlo y comenzarlo de nuevo.

En Windows, vuelve a la pestaña Referencias, y da click en la Tabla de Contenidos, luego cerca de el botón de menu, escoge Tabla de Contenidos Personalizada. Da click en Opciones cerca al final de el cuadro de dialogo para mostrar el cuadro de las Opciones de la Tabla de Contenido.

En la Mac, ve a el menú Insertar y escoge Índices y Tablas. En la sección de la Tabla de Contenidos, da click en el botón de Opciones.

En la Mac o el PC, el cuadro de dialogo de las Opciones de la Tabla de Contenidos muestra el estilo de encabezado 1 tendrá TDC nivel 1, el estilo de el encabezado 2 tendrá TDC nivel 2, y así sucesivamente. 

Options dialog box showing heading styles
Word usa estilos pre-diseñados para determinar qué es lo que irá en la tabla de contenidos. (Ejemplo en Windows)

Desplázate hacia abajo en la parte inferior de la lista (en la Mac, tendrás que usar el deslizador). Luego, en la caja Texto de Globo, presiona 1 para marcarlo al nivel 1. Los niveles de la Tabla de Contenidos puede venir en más de un estilo.

Custom styles in the Headings dialog box in Word
Para incluir un estilo personalizado en la Tabla de Contenidos, asigna un nivel de título.

Da click en OK en el cuadro de dialogo de las Opciones de Tabla de Contenidos, luego de nuevo OK en el cuadro de Tabla de Contenidos. Cuando Word muestra un mensaje preguntando si quieres reemplazar la tabla, elije Si. El Prefacio y el Apéndice ahora se incluyen en el índice.

MS Word table of contents that includes custom styles
Luego de añadir estilos personalizados a la TDC, los textos con ese estilo de formato aparecerán en la tabla.

Actualizar Manualmente la Tabla de Contenidos en Word

Hay otras veces cuando será necesario actualizar la tabla de contenidos manualmente. Esto necesario cuando cambias el texto de uno de los encabezados y quieres que el cambio se vea reflejado en el índice.

Desplázate hacia abajo hasta el prefacio. En la parte superior de la página reemplaza PREFACIO con PROLOGO. Asegúrate de que siga utilizando el estilo de Texto de Globo.

Ve al principio del índice y dale click. Notarás que tiene un fondo gris, lo cual significa que es un campo, y los campos pueden ser usualmente actualizados.

Da click en el botón de Actualizar Tabla ya sea en la misma TDC (el botón no casi siempre aparece) o en la pestaña de Referencias, y la primera entrada cambia a PROLOGO. (En la Mac, da click derecho en la tabla y escoge Actualizar Campo desde el menú de la ventana emergente. Escoge la opción Actualizar la Tabla Completa y da click en OK.)

MS Word table of contents after editing document text
Actualiza el índice ya sea con los botones de Actualizar Tabla o dando click derecho en la tabla y seleccionando Actualizar Campo. (Ejemplo Mostrado es de Windows.)

Ahora que el índice muestra el texto correctamente, ahora podemos aplicar un formato mejor.

¿Cómo Modificar el índice  en Word?

Cada nivel de Título (o encabezado) tiene su propio estilo que es automáticamente aplicado. Para cambiar la apariencia de la tabla de contenidos, todo lo que hay que hacer es cambiar los estilos de formato. Aquí se muestra cómo:

  1. En Windows, en la pestaña de Referencias en la cinta,  da click en el botón de la Tabla de Contenidos y escoge Personalizar Tabla de Contenidos. En el cuadro de dialogo de la Tabla de Contenidos, da click en Modificar.
  2. En la Mac, da click en Insertar > Índices y Tablas. En el lado izquierdo, escoge Plantilla, luego da click en Modificar. Todo lo demás es idéntico a Windows.
  3. En el cuadro de dialogo de la Tabla de Contenidos, da click en Modificar, y otro cuadro de dialogo aparecerá, mostrando nombres de estilo y el formato para nivel de TDC. Selecciona TDC 1.
  4. Da click en el botón Modificar, y el cuadro de dialogo de Estilo aparecerá. (En la Mac, el cuadro de dialogo se llama Propiedades.)
Modify Styles dialog box in Word
Usa el cuadro de dialogo de Estilo en Word para escoger los niveles que quieres incluir en el formato.

Da formato al estilo con Arial o Helvética, tamaño 12, y negrita. Luego da click en OK.

Edit the Styles dialog box for changing heading appearance
Modificar el estilo de un elemento de la TDC es lo mismo que modificar el estilo de cualquier texto en Word.
  • Repite para el estilo TDC 2, y dale formato a Arial o Helvética, tamaño 12, normal.
  • Repite lo mismo para el estilo TDC 3, y dale formato Arial o Helvética, tamaño 11, normal.

La tabla de contenidos debería verse así:

MS Word table of contents after applying new style formatting
Luego de editar el estilo de la tabla de contenidos y actualiza la tabla, verás un nuevo formato.

Conclusión

Cuando tengas un documento largo, no tienes que tener miedo a crear un índice. Ya sea que uses Windows o Mac, puedes insertar una con pocos clicks, luego usa el mismo cuadro de dialogo para cambiar el formato.

Como aprendiste en este tutorial, recuerdo no aplicar el formato directamente a la table, porque puede echarse a perder si lo reemplazas. Si haces cualquier cambio al documento mismo, recuerda dar click en la TDC y actualizarla. Deja un comentario abajo si tienes algún problema haciendo el índice.

Para aprender más acerca de Microsoft Word, estudia los siguientes tutoriales:

Nota Editorial: Este post fue originalmente publicado en el 2014. Ha sido revisado para acomodarlo y que sea más preciso y actualizado por nuestro staff—con asistencia especial de Laura Spencer.

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