Cómo enviar correos electrónicos a personas importantes

El correo electrónico ha hecho del mundo un lugar mucho más pequeño. En unos cuantos segundos puedes ponerte en contacto con casi cualquier persona que puedas imaginar, siempre y cuando tengan una conexión a Internet. Esto debería permitir que las redes de contactos fueran mucho más fáciles de establecer, ¿verdad? ciertamente significa que es más sencillo hacer el primer contacto. Pero si quieres desarrollar una relación, entonces necesitas que la persona a la que le estés enviando el mensaje de correo te responda.

La verdad es que, si no sabes cómo escribir correos electrónicos que llamen la atención y que reciban una respuesta, no podrás seguir adelante. En este tutorial te mostraré sencillos pasos que puedes seguir para eliminar las incomodidades al tener que enviar correos a personas importantes. Una vez que hayas terminado, sabrás cómo escribir correos electrónicos a cualquier persona que reciban atención, dejen una impresión positiva y tengan buenas posibilidades de recibir una respuesta.

Siguiendo los pasos descritos a continuación, escribirás correos electrónicos sin el estrés de preguntarte "¿le caeré bien a esta persona?" y "¿qué pasa si no responden?". Con cada correo que escribas sabrás que has hecho todo lo que puedes para ser agradable y fomentar una respuesta. Habrás sido atento y considerado con la persona a la que le estés enviando un correo. Así que, si no recibes una respuesta, no es nada personal. Puedes continuar y escribir el siguiente correo.

¿Quiénes son estas personas importantes a las que les enviarás correos electrónicos? pueden ser cualquier persona. La importancia es un término relativo. Si estás muriendo de sed en el desierto, entonces la persona más importante para ti es aquella que puede guiarte a un oasis. Una persona importante es alguien que puede ayudarte a llegar a donde necesitas ir.

¿Cuál es la versión corta del envío de correos a gente importante? se trata de investigar y mantener tu mensaje de correo breve y relevante.

¿Quieres más detalles? aquí es en donde debes comenzar:

Paso 1: Decide por qué quieres enviar mensajes de correo a personas importantes

Enviar correos electrónicos a personas importantes puede sonar como una buena idea. Tú piensas: "Me encantaría tener una reunión virtual y conversar a través del correo electrónico con [persona importante]".

Si ese eres tú entonces vas por el camino correcto, pero necesitas pensar por qué quieres conocer a esa importante persona. ¿Cuál será el beneficio para ti?.

Estas son algunas buenas razones por las que quizá quieras enviar un correo electrónico a alguien importante:

• para hacer crecer tu red de contactos
• para mostrar tu gratitud
• para ayudarte a descubrir oportunidades
• para encontrar socios de negocios
• para obtener un empleo
• para recibir consejos
• para encontrar un mentor
• para conseguir clientes

Tus razones para enviar correos electrónicos influirán sobre la persona a la que le escribirás (consulta el Paso 2). Además, al aclarar tus razones permanecerás motivado incluso cuando las cosas se pongan difíciles. Trabajarás mucho investigando y escribiendo mensajes de correo, y no siempre obtendrás una respuesta. Poner la mira en tu objetivo te ayudará a seguir adelante cuando de lo contrario hubieras preferido rendirte.

Ahora que tienes clara la razón por la que enviarás mensajes de correo, es hora de retirarte del proceso y enfocarte en las personas a las que enviarás correos electrónicos.

Paso 2: Crea tu lista de correo de personas potenciales

Ahora que conocer tu propósito al enviar correos, es hora de encontrar a las personas que pueden ayudarte a lograr tu objetivo.

¿Quienes son esas personas?

Matthew Kimberley ofrece consejos útiles en su libro 5 Things You Need to Do Every Morning (5 cosas que debes hacer cada mañana):

Por lo general, si eres inteligente, las personas a las que identificarás serán personas a las que puedes ayudar en el futuro y que se encuentran en una buena posición para ayudarte algún día. Por ejemplo, si escribes para ganarte la vida, te comunicarás con agentes literarios, editores, impresores, revisores y otros autores. Si vendes salchichas para vivir, te comunicarás con personas que tienen supermercados, o con granjeros, o carniceros, o con el presidente de la Sociedad local para la Apreciación de la Salchicha.

¿Cómo puedes encontrar a estas personas? Intenta alguna de las siguientes opciones:

Reflexión personal

Siéntate con lápiz y papel y pregúntate "¿quién puede ayudarme a lograr mis objetivos?". Recuerda, no estás buscando personas que sean importantes por su estatus de celebridad ni por su riqueza. Estas personas son importantes porque pueden ayudarte en tu camino.

Redes de contactos

Dile a tus amigos, familiares y compañeros de trabajo qué es lo que quieres lograr, y pregúntales con quién te recomiendan que te pongas en contacto. Es posible que descubras algunas sugerencias poco probables pero útiles.

Redes sociales

Pregúntate ¿qué roles tienen las personas que podrían ayudarte? ¿en qué industrias trabajan? y luego:

• Haz una búsqueda en Twitter con palabras clave de la industria y palabras de moda. Recuerda que no estás buscando solamente a personas con muchos seguidores, sino a aquellos que estén en una mejor posición para ayudarte.
• Dirígete a Twellow, que es un directorio de usuarios de Twitter organizado por categorías. Navega a través de las categorías relevantes para encontrar personas adecuadas a las que puedas contactar.
• Regístrate en los Grupos de LinkedIn, en donde las personas que pueden ayudarte pasan su tiempo.
• Haz una búsqueda en Topsy.com con palabras clave relevantes. Verás quién ha estado hablando sobre las palabras clave en redes sociales. Incluso puedes ordenar los resultados por personas de influencia.
• En Google Plus dedica tiempo en comunidades relevantes, y usa la función ripples para identificar a las personas de influencia.

Investigación a la vieja usanza

Lee libros y revistas relacionadas con tu nicho. Los autores de estos libros quizá puedan ayudarte, pero llegarás aún más lejos comunicándote con las personas que fueron entrevistadas para los libros o artículos.

Ahora que sabes con quién comunicarte, ¿qué es lo que debes hacer a continuación?

Paso 3: Sienta las bases para el contacto

Puedes usar las técnicas descritas en este tutorial para establecer contacto "frío", es decir, enviar mensajes de correo a personas que nunca antes han escuchado sobre ti. Pero obtendrás una mayor tasa de éxito si tu nombre les es familiar antes de hacer contacto por correo electrónico.

¿Cómo puedes hacer que eso ocurra? estas son algunas maneras sencillas:

• Síguelos en redes sociales. Incluso este simple acto pone tu nombre delante de ellos. Es posible que ellos no registren conscientemente tu nombre, pero ya estás empezando a desarrollar una familiaridad subconsciente.
• Habla con ellos en redes sociales. Si hacen una pregunta en sus redes sociales, proporciona una respuesta. Deja comentarios en sus páginas de Facebook o publicaciones de Google Plus. Asegúrate de estar contribuyendo en la conversación de manera útil.
• Comenta en sus blogs si tienen uno. Nuevamente, tómate el tiempo para elaborar comentarios significativos y profundos.

¿Cuál es el objetivo de todo esto? esto logra que tu nombre y rostro sean familiares, así que cuando vean tu correo electrónico en su bandeja de entrada tendrán una reacción positiva. Los estudios psicológicos muestran que cuando estamos familiarizados con las personas tenemos sentimientos más positivos hacia ellos.

¿Qué pasa si no puedes conectarte en las redes sociales? ¿o si necesitas enviar tu correo hoy y no tienes tiempo para cultivar una relación primero?.

Entonces al menos averigua todo lo que puedas sobre la persona a la que planeas enviar tu correo. ¿Cuáles son sus intereses? ¿en qué son realmente buenos?. En particular, busca algo que hayan hecho, creado o dicho que te guste. Lo usarás cuando escribas tu correo electrónico.

Paso 4: Encuentra sus direcciones de correo electrónico

No todas las personas tienen direcciones de correo de fácil acceso. Esto es especialmente cierto para las personas que reciben muchos mensajes de correo. ¿Cómo puedes profundizar para encontrar las direcciones de correo electrónico que necesitas?.

• Pregunta en Twitter. Envía un tweet a la persona con la que quieras ponerte en contacto indicando que te gustaría enviarles un correo electrónico. Si has dedicado tiempo para construir una relación, la mayoría de las personas estarán encantadas de darte la información.
• Pregúntale a un amigo mutuo. Si es alguien que te han presentado a través de tu red, pide a tu conexión mutua sus datos de contacto. Aún mejor, pide a tu amigo que los presente a través de correo electrónico.
• Haz una búsqueda en Google. Te sorprenderás de cuántas personas listan sus direcciones de correo en algún lugar en línea. Haz una búsqueda en Google con sus nombres mas "correo electrónico" o "dirección de correo". Puede ser útil colocar sus nombres entre comillas, por ejemplo "John Smith", ya que esto te proporciona resultados más específicos. También puedes incluir los nombres de sus compañías en tu búsqueda. Mientras más único sea su nombre, es más probable que tengas éxito con esta estrategia.
• Registrate en sus listas de correo electrónico. De esa manera recibirás un mensaje de ellos incluyendo sus direcciones de correo.
• Encuentra otras direcciones de correo en las compañías en las que trabajan. Por ejemplo, digamos que trabajan en xyz.com. Encuentra una dirección de correo o a alguien que trabaje en xyz.com, y nota la manera en la que está estructurada la dirección. Por ejemplo, puede ser "nombre.apellido@xyz.com" o "nombre@xyz.com" o "apellido@xyz.com". Este trabajo de detective te permite llegar a una suposición educada sobre la dirección de correo de la persona con la que quieras ponerte en contacto. Genial, ¿no?.

Estás casi listo para escribir tu correo electrónico, pero hay un paso más que debes seguir antes de que lo hagas.

Paso 5: Piensa en lo que le importa a la persona a la que le estás enviando un mensaje de correo

Antes de que escribas tu mensaje, piensa sobre la persona a la que se lo enviarás. Lo siguiente es cierto para la mayoría de las personas, especialmente para aquellos que son importantes: tienen poco tiempo. Ellos reciben montones de correos y solicitudes de ayuda. No están familiarizados contigo, o al menos están en las primeras etapas de conocerse.

Así que ¿cómo hacer para que tu correo sea un mensaje que quieran leer?

• Escribe una linea de asunto que sea relevante para ellos y que les indique que el correo no les tomará mucho tiempo. Por ejemplo: "Pregunta rápida acerca de [tema que sea importante para ellos]".
• Debes mantener tu mensaje breve.
• Indícales cómo es que los conoces y por qué aprecias su trabajo.
• Debes hacer que tu solicitud sea sencilla de responder.

Toma en cuenta que, en todo lo anterior, estás pensando en lo que es importante para la persona a la que le estés enviando el mensaje, no lo que es importante para ti.

Anteriormente pusiste en claro tu objetivo al enviar correos a personas importantes. En algunos mensajes, por ejemplo para dar las gracias o solicitar información, serás capaz de lograr tu objetivo con tu primer correo. Pero para la mayoría de correos que escribas, tu objetivo es construir una relación. Estás conociendo al destinatario a través de conversaciones por correo, poniéndote en una posición en la que es posible que te ayuden más adelante.

Paso 6: Escribe tu correo electrónico

Ya has hecho un montón de trabajo. ¡Bien hecho! la mayoría de las personas se quedan cortas durante el proceso de sentar las bases adecuadas antes de enviar el correo. Ya que has invertido tiempo en la preparación, en realidad escribir tu correo electrónico será sencillo.

Esta es una plantilla sencilla que puedes usar:

Hola, [Nombre].

Realmente disfruté tu [artículo/entrevista/libro] acerca de [tema]. Me encantó tu punto sobre [un punto que te pareció interesante].

Tengo una rápida pregunta complementaria. ¿Cómo es que tú [pregunta relevante]?

Muchas gracias por tu ayuda.

[Tu nombre]

Desde luego, puedes ajustar este correo electrónico a tus necesidades. Los aspectos a destacar son:

• Abres con un saludo y su nombre. Esta es la Internet. A menos que tengas una muy buena razón para usar su título formal (Sr. /Sra./ Srta. /Sir), usa su nombre.
• Luego haces un cumplido genuino y sincero sobre algo que hayan creado.
• A continuación haz una pregunta. Recuerda, tu objetivo es iniciar una conversación, así que mantén la pregunta relevante y sencilla de responder. Mientras más sencillo sea responder, es más probable que recibas una respuesta.
• Terminas dando las gracias y firmando con tu nombre.

Si quieres ver esta sencilla plantilla en acción, consulta los correos electrónicos de ejemplo.

También vale la pena mencionar que este no es el único enfoque que funciona. También puedes usar un mensaje de correo más largo, como en este ejemplo. Pero nuevamente toma en cuenta la cantidad de trabajo de campo que fue necesaria antes de escribir el correo electrónico.

Paso 7: Envía

Tu correo electrónico está listo. Revisa si hay errores tipográficos o gramaticales y luego haz clic en enviar.

Ahora continúa e investiga a la siguiente persona de tu lista. ¡Que te diviertas enviando correos!.

Recursos

Crédito del gráfico: Speech-Bubble diseñado por ETGalim de Noun Project.