Cyber Monday Sale 40% off unlimited courses & creative assets! 40% off unlimited assets! Save Now
Advertisement
  1. Business
  2. Communication

Bagaimana Mengirim Email untuk Orang-Orang Penting

by
Read Time:10 minsLanguages:
This post is part of a series called Writing Effective Business Emails.
Are You Making These Email Blunders?
How to Prioritize the Emails You Respond To

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Muhlis Tirowali (you can also view the original English article)

Bagaimana Mengirim Email untuk Orang-Orang Penting Email telah membuat dunia menjadi tempat yang jauh lebih kecil. Dalam beberapa detik, anda dapat menghubungi hampir semua orang yang dapat anda pikirkan, asalkan mereka memiliki koneksi internet. Itu membuat jaringan komunikasi jauh lebih mudah, kan? Dan tentunya akan lebih mudah untuk melakukan kontak pertama. Tapi jika anda ingin mengembangkan sebuah hubungan, maka anda memerlukan balasan dari orang yang anda kirimi email.

Yang menjadi masalah adalah, jika anda tidak tahu bagaimana menulis email yang mendapat perhatian dan mendapat tanggapan, mak anda tidak bisa maju. Dalam tutorial ini, saya akan menunjukkan langkah sederhana yang bisa anda ikuti untuk mengatasi kebingungan saat mengirim email kepada orang-orang penting. Setelah selesai, anda akan tahu bagaimana menulis email kepada siapa saja untuk mendapat perhatian, meninggalkan kesan positif, dan cenderung mendapat tanggapan.

Dengan mengikuti langkah-langkah yang diuraikan di bawah ini, anda akan menulis email tanpa ditekan berbagai pertanyaan seperti, "Apakah orang ini menyukai saya?" Dan "Bagaimana jika mereka tidak menanggapi?" Dengan setiap email yang anda tulis, anda akan tahu bahwa anda telah melakukan semua yang anda bisa untuk membuat diri anda menyenangkan dan mendorong tanggapan. Anda akan menjadi orang yang perhatian terhadap orang yang anda kirimi email. Jadi jika anda tidak menerima balasan, itu bukanlah karna urusan pribadi. Anda bisa melanjutkan penulisan email berikutnya.

Siapakah orang-orang penting yang akan anda kirimi email ini? Mereka bisa siapa saja. Penting tidaknya adalah istilah relatif. Jika anda sekarat karena kehausan di padang pasir, maka orang yang paling penting bagi anda adalah orang yang bisa membawa anda ke oasis. Orang penting adalah seseorang yang dapat membantu anda mencapai tujuan anda.

Versi singkat dari mengirim email kepada orang penting? Ini semua tentang melakukan penelitian dan menjaga agar email anda tetap singkat dan relevan.

Ingin lebih jelasnya? Di sinilah anda memulai:

Langkah 1: Putuskan Mengapa Anda Ingin Mengirimkan Email kepada Orang Penting

Mengirim email kepada orang-orang penting mungkin terdengar seperti ide bagus. Anda berpikir: "Saya ingin sekali berbincang-bincang secara virtual dan membangun komunikasi melalui email dengan [orang penting]."

Jika itu anda, anda berada di jalur yang benar, tapi anda perlu memikirkan mengapa anda ingin mengenal orang penting itu. Apa manfaatnya bagi anda?

Berikut adalah beberapa alasan bagus mengapa anda ingin mengirimkan email kepada seseorang yang penting:

  • Untuk menumbuhkan jaringan anda
  • Untuk menunjukkan rasa terima kasihmu
  • Untuk membantu anda menemukan peluang
  • Untuk mencari mitra bisnis
  • Untuk mencari pekerjaan
  • Untuk mendapatkan saran
  • Untuk menemukan seorang mentor
  • Untuk menemukan klien

Alasan anda untuk mengirim email akan mempengaruhi kepada siapa anda menulis (lihat Langkah 2). Selain itu,semakin jelas alasannya, anda akan tetap termotivasi bahkan saat keadaan menjadi sulit. Anda akan menaruh banyak pekerjaan untuk meneliti dan menulis email, dan anda tidak akan selalu mendapat respons. Menetapkan pandangan anda pada tujuan anda akan membantu anda terus bergerak saat anda lebih suka menyerah.

Sekarang setelah jelas mengapa anda mengirim email, saatnya untuk menghapus diri anda dari proses dan fokus pada orang-orang yang akan anda kirimi email.

Langkah 2: Buat Daftar Target Email anda

Sekarang setelah anda mengetahui tujuan anda untuk mengirim email, saatnya menemukan orang-orang yang dapat membantu anda mencapai tujuan anda.

Siapakah orang-orang ini?

Matius Kimberley menawarkan nasihat bermanfaat dalam bukunya 5 hal yang perlu dilakukan setiap pagi:

Biasanya, jika anda pintar, orang yang anda identifikasi akan menjadi orang-orang yang dapat anda bantu di masa depan, dan itu juga bisa membantu anda suatu hari nanti. Misalnya, jika anda menulis untuk mencari nafkah, anda akan menghubungi agen sastra, editor, penerbit, pengulas dan penulis lainnya. Jika anda menjual sosis untuk mencari nafkah, anda akan menjangkau orang-orang yang memiliki supermarket, atau anda akan menghubungi petani, atau tukang jagal, atau ketua Perhimpunan Sosis Lokal.

Bagaimana anda menemukan orang-orang ini? Cobalah salah satu dari cara berikut ini:

Refleksi Pribadi

Duduklah dengan pena dan kertas dan tanyakan pada diri anda "siapa yang dapat membantu saya mencapai tujuan saya?" Ingat, anda tidak mencari orang-orang yang penting untuk status selebriti atau kekayaan mereka. Orang-orang ini penting karena mereka dapat membantu anda dalam perjalanan anda.

Jaringan

Beritahu teman, keluarga, dan rekan kerja apa yang ingin anda capai, dan tanyakan kepada mereka siap kira-kira yang dapat mereka sarankan untuk diajak berhubungan. Anda mungkin menemukan beberapa saran yang tidak mungkin tapi membantu.

Media Sosial

Tanyakan pada diri anda, peran apa yang bisa dilakukan orang-orang yang dapat membantu anda? Industri apa yang mereka kerjakan? Kemudian:

  • Jalankan pencarian Twitter untuk kata kunci industri dan kata kunci. Ingat, anda tidak hanya mencari orang-orang dengan pengikut besar tapi mereka yang terbaik ditempatkan untuk membantu anda.
  • Pergilah ke Twellow, yang merupakan direktori pengguna Twitter yang diselenggarakan berdasarkan kategori. Jelajahi kategori yang relevan untuk menemukan orang yang tepat untuk dihubungi.
  • Mendaftarlah ke Grup LinkedIn, di mana orang-orang yang bisa membantu anda meluangkan waktu.
  • Jalankan pencarian Topsy.com pada kata kunci yang relevan. Anda akan melihat siapa yang telah berbicara tentang kata kunci di media sosial. Anda bahkan bisa menyortir hasilnya berdasarkan pengaruhnya.
  • Di Google Plus, habiskan waktu di komunitas yang relevan, dan gunakan fitur ripples untuk mengidentifikasi besarnya pengaruh.

Penelitian Sekolah Lama

Bacalah buku dan majalah di meja anda. Penulis buku-buku ini mungkin bisa membantu, tapi anda akan melangkah lebih jauh lagi dengan menjangkau orang-orang yang diwawancarai untuk buku atau artikel.

Sekarang anda tahu siapa yang harus diraih, apa yang harus anda lakukan selanjutnya?

Langkah 3: Letakkan Dasar untuk Kontak

Anda dapat menggunakan teknik yang diuraikan dalam tutorial ini untuk kontak "dingin" -atau, untuk mengirim email kepada orang-orang yang belum pernah mendengar kabar anda sebelumnya. Tapi anda akan mendapatkan tingkat keberhasilan yang lebih tinggi jika anda adalah nama yang sudah tidak asing lagi  bagi mereka sebelum menghubungi lewat email.

Bagaimana anda bisa mewujudkannya? Berikut adalah beberapa cara mudah:

  • Ikuti mereka di media sosial. Bahkan tindakan sederhana ini membuat namamu di kenal mereka. Mereka mungkin tidak secara sadar mendaftarkan nama anda, tapi anda sudah mulai membangun keakraban.
  • Bicaralah dengan mereka di media sosial. Jika mereka mengajukan pertanyaan di umpan media sosial mereka, berikan jawaban. Tinggalkan komentar di halaman Facebook mereka atau postingan Google Plus. Pastikan anda berkontribusi dalam percakapan dengan cara yang berarti.
  • Komentar di blog mereka jika mereka memilikinya. Sekali lagi, luangkan waktu untuk membuat komentar yang bermakna dan berwawasan.

Apa tujuan dari semua ini? Itu akan membuat nama dan wajah anda familiar, jadi ketika mereka melihat email anda di kotak masuk mereka, mereka akan memiliki reaksi positif. Studi psikologis menunjukkan bahwa ketika kita mengenal orang, kita memiliki perasaan lebih positif terhadap mereka.

Bagaimana jika anda tidak bisa terhubung di media sosial? Atau anda perlu email hari ini, dan anda tidak punya waktu untuk memelihara hubungan dulu?

Kemudian, setidaknya, temukan semua yang anda bisa tentang orang yang akan anda kirimi email. Apa kepentingan mereka? Apa yang mereka benar-benar pandai? Secara khusus, carilah sesuatu yang telah mereka lakukan, ciptakan, atau katakan bahwa anda suka. Anda akan menggunakannya saat menulis email anda.

Langkah 4: Temukan Alamat Email mereka

Tidak semua orang memilik email yang mudah didapat. Hal ini terutama berlaku untuk orang-orang yang menerima banyak email. Bagaimana anda bisa menggali lebih dalam untuk menemukan alamat email yang anda butuhkan?

  • Tanya di Twitter. Jatuhkan orang yang ingin anda kirimi email dengan tweet sehingga mereka tahu anda ingin mengirim email kepada mereka. Jika anda memasukkan waktu untuk membangun sebuah hubungan, kebanyakan orang akan dengan senang hati memenuhinya.
  • Tanya seorang teman. Jika itu adalah pengantar melalui jaringan anda, mintalah hubungan timbal balik anda untuk rincian kontak mereka. Lebih baik lagi, mintalah teman anda untuk mengenalkan anda berdua melalui email.
  • Jalankan pencarian Google. Anda akan terkejut betapa banyak orang meletakkan alamat email mereka di tempat online. Jalankan pencarian Google untuk nama mereka ditambah "email" atau "alamat email". Akan sangat membantu untuk memasukkan nama mereka di antara tanda kutip- "John Smith" -karena ini memberi anda hasil yang lebih bertarget. Anda juga bisa memasukkan nama perusahaan mereka dalam pencarian anda. Semakin unik namanya, semakin besar kemungkinan anda berhasil dengan strategi ini.
  • Masuk ke daftar email mereka. Kemudian, anda akan menerima email dari mereka yang menyertakan alamat email mereka.
  • Temukan alamat email lainnya di perusahaan tempat mereka bekerja. Sebagai contoh, katakanlah mereka bekerja di xyz.com. Temukan alamat email seseorang yang bekerja di xyz.com, dan perhatikan bagaimana strukturnya. Misalnya, bisa berupa "firstname.lastname@xyz.com" atau "firstname@xyz.com" atau "lastname@xyz.com". Pekerjaan detektif ini memungkinkan anda menemukan tebakan dari alamat email orang yang ingin anda hubungi. Rapi, ya?

Anda sudah hampir siap untuk menulis email anda, tapi ada satu langkah lagi yang harus diikuti sebelum anda melakukannya.

Langkah 5: Pikirkan Hal-hal Apa yang Tepat untuk Orang yang Saya Email?

Sebelum menulis email, pikirkan tentang orang yang anda kirimi email. Hal berikut ini berlaku untuk kebanyakan orang-terutama orang-orang penting: Mereka kekurangan waktu karena menerima satu ton email dan permintaan bantuan. Anda tidak terbiasa dengan mereka-atau setidaknya anda berada pada tahap awal mengenal satu sama lain.

Jadi bagaimana anda membuat email anda membuat mereka ingin membacanya?

  • Tulislah judul subjek yang relevan dengan mereka dan beri tahu mereka bahwa email tersebut tidak akan menghabiskan banyak waktu mereka. Misalnya: "Pertanyaan cepat tentang [topik yang penting bagi mereka]"
  • Pastikan email anda tetap singkat.
  • Biarkan mereka tahu bagaimana anda mengenal mereka dan mengapa anda menghargai pekerjaan mereka.
  • Buatlah agar permintaan anda mudah ditanggapi.

Perhatikan bahwa di semua hal di atas, anda memikirkan apa yang penting bagi orang yang anda kirimi email, bukan yang penting bagi anda.

Sebelumnya, anda mengerti tujuan anda untuk mengirim email kepada orang-orang penting. Di beberapa email yang anda kirim-seperti mengucapkan terima kasih atau meminta informasi-anda akan bisa mencapai tujuan ini di email pertama anda. Tapi untuk kebanyakan email yang anda tulis, tujuan anda adalah untuk membangun sebuah hubungan. Anda mengenal penerima melalui percakapan email, menempatkan diri anda pada posisi di mana mereka bisa membantu anda di jalan.

Langkah 6: Tulis Email anda

Kamu sudah melakukan satu ton pekerjaan. Kerja bagus! Meletakkan fondasi yang tepat sebelum anda mengirim email anda adalah langkah dimana kebanyakan orang tergelincir dan jatuh. Karena anda sudah menyiapkan waktu untuk persiapan, proses sesungguhnya dalam menulis email anda akan menjadi lebih mudah.

Berikut adalah template sederhana yang bisa anda gunakan:

Hai, [Nama depan].

Saya sangat menikmati [artikel / wawancara / buku] tentang [topik]. Saya menyukai poin anda tentang [titik yang anda anggap menarik].

Aku punya pertanyaan lanjutan. Bagaimana anda [pertanyaan yang relevan]?

Terima kasih banyak atas bantuanmu

[Namamu]

Tentu saja, anda bisa menyesuaikan email ini dengan kebutuhan anda. Hal yang perlu diperhatikan adalah:

  • Bukalah dengan ucapan dan nama mereka. Ini adalah internet. Kecuali anda punya alasan bagus untuk menggunakan gelar resmi mereka (Bapak / Ibu / Ibu / Tuan), gunakan nama depan mereka.
  • Berikan pujian tulus dan sepenuh hati tentang sesuatu yang telah mereka ciptakan.
  • Kemudian ajukan pertanyaan. Ingat, tujuan anda adalah memulai percakapan, jadi pertahankan pertanyaan yang relevan dan mudah dijawab. Semakin mudah anda membuatnya untuk membalasnya, semakin besar kemungkinan anda untuk mendengarnya kembali.
  • Selesaikan dengan ucapan terima kasih dan menandatangani nama anda.

Jika anda ingin melihat template sederhana ini beraksi, lihat contoh emailnya.

Perlu dicatat bahwa ini bukan satu-satunya pendekatan yang berhasil. Anda juga bisa menggunakan email yang lebih panjang, seperti pada contoh ini. Tapi sekali lagi, perhatikan berapa banyak kerja keras yang dilakukan sebelum menulis email.

Langkah 7: Kirim

Email anda sudah siap untuk dikirim. Periksalah kesalahan ketik atau tata bahasa, lalu klik kirim.

Sekarang saatnya untuk meneliti orang berikutnya di daftar sasaran anda. Selamat mengirim email!

Sumber daya

Graphic Credit: Speech-Bubble yang dirancang oleh ETGalim dari Proyek Noun.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.