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Cómo grabar macros en Microsoft Excel (Guía de automatización)

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Difficulty:IntermediateLength:MediumLanguages:

Spanish (Español) translation by Ana Paulina Figueroa Vazquez (you can also view the original English article)

Las hojas de cálculo se abren camino en todo tipo de entornos. Veo que todos, desde profesionales en finanzas corporativas hasta creativos trabajadores independientes, las usan para aportar estructura y organización a sus trabajos. Puedes usarlas para llevar a cabo cálculos, o quizá solamente para registrar información. En cualquier caso es difícil debatir lo útil que puede ser una herramienta de hojas de cálculo como Excel.

Record and use Macros in Excel

Así que, ¿qué haces si las hojas de cálculo son parte de tu trabajo cotidiano, pero simplemente pasas demasiado tiempo haciendo la misma tarea una y otra vez?. La respuesta es crear macros de Microsoft Excel, un conjunto de pasos grabado que puedes volver a reproducir. Graba una macro, luego aplícala a un nuevo conjunto de datos y la verás transformada en el mismo grupo de pasos grabados.

En este tutorial voy a enseñarte cómo crear una macro en Excel. Aprenderás cómo usar estas macros para grabar un conjunto de pasos y reproducirlos de nuevo, para que puedas dejar de llevar a cabo tareas repetitivas. Vamos a comenzar.

¿Qué son las macros en Excel y para qué son?

Como mencioné anteriormente, las macros de Microsoft Excel pueden ayudarte a ahorrar mucho tiempo trabajando con tus datos. Pero para beneficiarte verdaderamente de las macros, necesitas comprender el uso de las mismas en Excel.

Digamos que has descargado datos de un sitio web y luego los importas en Excel. A continuación debes limpiarlos y cambiarlos con respecto a la fuente, tal vez dividiéndolos en columnas o alterándolos de otro modo. Esto requiere tiempo, y es difícil hacerlo exactamente de la misma forma cada vez.

Ahí es en donde las macros entran en juego. Si sabes lo que estás haciendo, puedes grabar tus pasos y simplemente reproducirlos de nuevo en otros datos.

Entre los beneficios de crear una macro se encuentran:

  • automatizar el trabajo aburrido y repetitivo, lo que puede liberar más tiempo para llevar a cabo actividades significativas
  • aplicar ajustes consistentes a tus datos para garantizar que los cambios sean los mismos cada vez
  • reducir los errores de la entrada de datos manual, ya que los pasos se repiten automáticamente

Sigue leyendo para aprender cómo escribir macros en Excel por tu cuenta y así aprovechar estos beneficios y más.

Cómo crear una macro en Excel (Observa y aprende)

Una de las mejores maneras de aprender es observando. Consulta el siguiente screencast para verme crear una macro simple y aplicándola a los datos para automatizar un proceso.

Para obtener una guía ilustrada de este procedimiento, sigue leyendo este tutorial. Te mostraré un ejemplo de lo útil que pueden ser las macros para ahorrar tiempo al trabajar con información en Excel.

Cómo crear una Macro en Excel

Usa los siguientes pasos para crear macros en Microsoft Excel:

1. Abre la pestaña Developer (Desarrollador)

Para crear una macro en Excel, localiza la pestaña Developer (Desarrollador) en la cinta de Excel y haz clic en ella. Si no ves el menú Developer (Desarrollador), quizá necesites ir a File > Options > Customize Ribbon (Archivo > Opciones > Personalizar cinta). Asegúrate de que la casilla Developer (Desarrollador) esté marcada para que sea visible en la cinta:

Customize Ribbon with Developer tab
Asegúrate de que esta casilla Developer (Desarrollador) esté marcada para que el botón aparezca en la cinta de Excel.

Ahora haz clic en la pestaña Developer (Desarrollador). A la izquierda de este menú verás varios botones relacionados con macros de Microsoft Excel que usaremos en este tutorial. Asegúrate de poder encontrar los botones Macros, Record Macro (Grabar macro) y Use Relative References (Usar referencias relativas):

Macros button on Developer tab
A la izquierda de la pestaña Developer (Desarrollador) trabajarás con la opción Macros y Record Macro (Grabar macro) en este tutorial.

2. Graba tu primera macro

En este ejemplo vamos a crear una macro que nos ayude a automatizar una tarea común en Excel: borrar cada fila alterna en un conjunto de datos. Esta no es una tarea difícil, pero simplemente requiere demasiado tiempo y muchos clics para lograrlo.

Vamos a crear una macro para automatizar esto. En primer lugar, comienza con datos de ejemplo en una hoja de cálculo. Yo usará una lista de datos que he creado, como puedes ver en la captura de pantalla siguiente.

Para comenzar, haz clic en Use Relative References (Usar referencias relativas). Esta herramienta nos ayuda a crear macros más flexibles. Básicamente, si usamos referencias relativas entonces una macro automáticamente se ajustará a las celdas que queramos modificar.

Pienso en esta configuración como una manera de decirle a Excel lo específico que debe ser con la macro. Si no activas esta herramienta, la macro será muy específica con la transformación que aplica. Por ejemplo, si grabas una macro con esta herramienta desactivada y ajustas las celdas A1, A2 y A3, la macro siempre ajustará exactamente esas mismas celdas.

Pero con referencias relativas, Excel toma una visión menos "literal" de las referencias de celda. Piensa en aplicar la macro en pasos relativos, tales como ajustar "una fila debajo, una columna más" y es lo suficientemente flexible como para adaptarse a los datos disponibles. Siempre recomiendo grabar macros con la función Use Relative References (Usar referencias relativas) activada, para que tus macros se mantengan flexibles.

Ahora haz clic en Record Macro (Grabar macro). Verás que aparecerá un nuevo cuadro, en el que puedes asignar un nombre a la macro. Dale un nombre útil, para que cuando comiences a grabar muchas macros recuerdes qué hace cada una sobre tus datos. Además establece un atajo de teclado:

Save a Macro in Excel
Una vez que comiences a grabar una macro en Excel, necesitarás asignarle un nombre y establecer un atajo del teclado para mantener tu macro a la mano.

Una opción importante aquí es cambiar el menú desplegable Store macro in (Almacenar macro en) para que tenga el valor Personal Macro Workbook (Libro de trabajo de macros personal).

Ahora la macro está observando lo que estamos haciendo para aprender los pasos a seguir. Comienza a ejecutar los pasos. En mi caso, voy a comenzar a hacer clic en cada fila alterna para capturar estos pasos como parte de mi macro.

La razón por la que estoy haciendo clic en toda la fila en el lado izquierdo es que las macros de Microsoft Excel son muy específicas. Si solamente selecciono tres columnas en una fila, solamente eliminará esas tres columnas cuando ejecutemos la macro. Por lo tanto, en vez de eso he seleccionado toda la fila. Esto te ayuda a gestionar conjuntos de datos de prácticamente cualquier ancho:

Highlighted rows in Excel
He seleccionado cada fila alterna mientras la macro está grabando para incluirlo en mi macro "borrar cada fila alterna".

Debes incluir una cantidad suficiente de filas para que la macro pueda ayudarte a trabajar rápidamente en el futuro. No hay problema si necesitas ejecutar la macro múltiples veces para limpiar un conjunto de datos completo.

Una vez que hayas seleccionado un número suficiente de filas, haz clic con el botón derecho y borra las filas desde el menú. Luego presiona Stop Recording (Detener grabación) en la cinta. La macro ha terminado de grabar tus pasos.

¡Eso es todo! estamos listos para reproducir de nuevo la macro y borrar filas en un conjunto de datos completamente nuevo.

3. Reproduce de nuevo una macro en Excel

Es hora de cosechar los beneficios de nuestro arduo trabajo reproduciendo de nuevo una macro y aplicando las mismas transformaciones a una lista nueva de datos. Esta es la manera en la que puedes ejecutar una macro en Excel.

Nota importante sobre el uso de macros en Microsoft Excel: estas comienzan a ejecutarse desde el lugar en el que coloques el puntero de tu ratón. En la macro Delete Every Other Row (Borrar filas alternas), voy a comenzar a eliminar desde la file en la que empezamos. Ten eso en mente para que la macro comience y tenga un impacto sobre el conjunto de datos que desees.

Ahora haz clic en el menú Macros. Verás las opciones aparecer, así como una lista de cualquier macro que hayas grabado para ser usada en tus datos:

Play back Macros Menu in Excel
Selecciona una macro en la ventana emergente, y luego haz clic en Run (Ejecutar) para reproducir de nuevo y aplicar transformaciones a tus datos.

Ahora Excel reproducirá de nuevo los pasos de transformación de datos. Lo verás mágicamente llevar a cabo los pasos y borrar cada fila alterna:

Deleted every other row in Excel
Después de reproducir de nuevo la macro, cada fila alterna de los datos de la fuente será eliminada.

La mejor parte de una macro de Excel es que se aplica de manera consistente. Esto te ayuda a evitar errores en tu información. Desafortunadamente, esto también puede ser un reto. Si la fuente de tus datos cambia significativamente, la macro quizá no sepa cómo gestionar la información y aplicará los ajustes incorrectamente.

Dedica algo de tiempo a evaluar si una macro en Excel es la manera adecuada de gestionar tus datos. Si necesitas que sea consistente y repetible, una macro es perfecta. Pero si el formato y la estructura de la fuente de datos cambia constantemente, es posible que una macro no funcione.

Esta es la manera en la que funcionan las macros de Microsoft Excel: presiona Record (Grabar), sigue una serie de pasos y luego reproduce de nuevo.

Aprende más sobre Excel

Acabas de aprender cómo escribir macros en Excel, pero este programa puede hacer mucho más. Las hojas de cálculo pueden aportar un sentido de organización y estructura a tu proyecto. Aún mejor, una macro en Excel puede ayudarte a automatizar esas tareas repetitivas y trabajo aburrido. Dedica un poco de tiempo a pensar qué tareas llevas a cabo una y otra vez, y luego intenta crear una macro para resolverlas.

Excel es una poderosa herramienta que tiene muchos propósitos. Consulta los siguientes tutoriales para aprender más formas de trabajar con datos en Excel y dominar tus hojas de cálculo:

¿Cuáles son tus herramientas favoritas para ahorrar tiempo en Excel? ¿usas macros u otras herramientas de datos para mantener tu trabajo en hojas de cálculo gestionable? cuéntame en la sección de comentarios a continuación y comparte un consejo favorito con tus compañeros lectores de Envato Tuts+.

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