() translation by (you can also view the original English article)
Aprender Microsoft Excel es agregar más y más fórmulas y funciones a tu cinturón de herramientas. Combina bien éstas, y puedes hacer prácticamente cualquier cosa con una hoja de cálculo.
En éste tutorial, aprenderás cómo usar tres poderosas fórmulas de Excel: SUMAR.SI, CONTAR.SI, y PROMEDIO.SI.
En la captura de pantalla de arriba, puedes ver que tenemos una lista de transacciones en el lado izquierdo. Si quieres estar al tanto de mi gasto, puedo usar éstas tres formulas para monitorearlo.
En el lado derecho, la casilla Dining Out Expense (Gastos de Cenar Fuera) usa las tres fórmulas para ayudarme a dar seguimiento a mis gastos:
- CONTAR.SI - Usada contar el número de veces que "Restaruante" aparece en la lista.
- SUMAR.SI - Calcula el gasto total para elementos etiquetados "Restaurant."
- PROMEDIO.SI - Saca el promedio de todos mis gastos "Restaurant" en la lista.
Más genéricamente, aquí está lo que hace por tí cada una de éstas fórmulas, y cómo podrías usarlas para tu beneficio:
- SUMAR.SI - Agrega valores de una condición si se cumple, como sumar todas las compras de una categoría.
- CONTAR.SI - Cuenta el número de elementos que cumplen una condición, como contar el número de veces que un nombre aparece en una lista.
- PROMEDIO.SI - Condicionalmente saca el promedio de valores; por ejemplo, podrás sacar el promedio de tus calificaciones para únicamente los exámenes.
Éstas fórmulas te permiten sumar lógica a tu hoja de cálculo. Veamos cómo usar cada fórmula.
CONTAR.SI, SUMAR.SI, y PROMEDIO.SI en Excel (Videotutorial Breve)
Los videos son una de las mejores formas de ver y aprender una nueva habilidad, incluyendo el empezar con éstas tres fórmulas clave en Microsoft Excel. Consulta el video de abajo para observar cómo trabajo en Excel. Asegúrate de descargar el libro de ejemplos gratuito para usar con éste tutorial.
Si prefieres aprender con instrucciones escritas paso-a-paso, continua leyendo. Compartiré consejos sobre cómo usar éstas fórmulas e ideas de para qué son útiles.
Cómo Usar SUMAR.SI en Excel
Usa la pestaña titulada SUMIF (SUMAR.SI) en el libro de ejemplos gratuito para ésta sección del tutorial.
Piensa en SUMAR.SI como una manera de sumar valores que cumplen una regla. Podemos sumar una lista de valores que son de una cierta categoría, o todos los valores mayores que o menores que una cantidad específica.
Aquí está cómo funciona la fórmula SUMAR.SI:
=SUMAR.SI(Celdas a revisar, que revisar, Suma de las celdas que cumplen las reglas)
Regresemos a mi ejemplo de gastos en restaurantes para aprender la fórmula SUMAR.SI. Abajo, muestro una lista de mis transacciones para el mes.
Quiero saber dos cosas:
- El total de lo que gasté en restaurantes en el mes.
- Todas las compras mayores de $50 en el mes, de cualquier categoría.
En lugar de sumar datos manualmente, podemos escribir dos fórmulas SUMAR.SI para automatizar el proceso. Pondré los resultados en el cuadro verde Restaurant Expense (Gastos en Restaurante) en el lado derecho. Veamos cómo.
Total de Gastos en Restaurante
Para encontrar mi gasto total en restaurantes, sumaré todos los valores con el tipo de gasto "Restaurant", que están en la columna B.
Aquí está la fórmula que usaré para éste ejemplo:
=SUMAR.SI(B2:B17,"Restaurant",C2:C17)
Nota que cada sección está separada por una coma. Ésta fórmula hace tres cosas clave:
- Mira lo que hay en las celdas B2 a B17 para la categoría de gastos
- Usa "Restaurant" para el criterio de qué sumar
- Usa los valores en las celdas C2 a C17 para sacar el total de las cantidades
Cuándo presiono enter, Excel calcula el total de mis gastos de restaurante. Usando SUMAR.SI, es fácil de crear éstas rápidas estadísticas para ayudarte a monitorear datos de ciertos tipos.
Compras Mayores de $50
Hemos consultado una categoría específica, pero ahora sumemos todos los valores que son mayores que una cantidad de cualquier categoría. En éste caso, quiero encontrar todas las compras que fueron mayores de $50.
Escribamos una simple fórmula para encontrar la suma de todas las compras mayores que $50:
=SUMAR.SI(C2:17,">50")
En éste caso, la fórmula es un poco más simple: ya que estamos sumando los mismos valores que estamos probando (C2 a C17), solo necesitamos especificar esas celdas. Luego, agregamos una coma y ">50" para sumar únicamente valores mayores que $50.
Éste ejemplo usa un signo mayor que, pero para obtener puntos extra: trata de sumar todas las compras pequeñas, como todas las compras de $20 o menores.
Cómo Usar CONTAR.SI en Excel
Usa la pestaña titulada CONTAR.SI en el libro de ejemplos gratuito para ésta sección del tutorial.
Mientras que SUMAR.SI es usada para sumar valores que cumplen una cierta condición, CONTAR.SI contará el número de veces que algo aparece en un conjunto dado de datos.
Aquí está el formato general para la fórmula CONTAR.SI:
=CONTAR.SI(celdas a contar, critero a contar)
Usando el mismo conjunto de datos, contemos dos piezas clave de información:
- El número de compras de ropa que hice en un mes
- El número de compras de $100 o mayores
Número de Compras de Ropa
Mi primer SUMAR.SI buscará el tipo de gasto y contará el número de compras de "Clothing" (ropa) en mis transacciones.
La fórmula final será:
=CONTAR.SI(B2:B17,"Clothing")
Esa fórmula ve la columna "Expense Type (Tipo de Gasto), cuenta el número de veces que ve clothing (ropa), y las cuenta. El resultado es 2.
Número de Compras de $100+
Ahora, contemos el número de transacciones que fueron de $100 o mayores en mi lista.
Aquí está la fórmula que usaremos:
=CONTAR.SI(C2:C17,">100")
Ésta es una simple fórmula de dos partes: simplemente indica a Excel a la lista de datos a contar, y la regla a contar. En éste caso, estamos revisando celdas C2 a c17, para todos los valores mayores que $100.
Cómo Usar PROMEDIO.SI en Excel
Usa la pestaña PROMEDIO.SI en el libro de ejemplos gratuito para ésta sección del tutorial.
Por último, veamos cómo usar una fórmua PROMEDIO.SI. Por ahora, no debería sorprender que PROMEDIO.SI puede ser usada para sacar el promedio de valores específicos, basado en una condición que daremos a Excel.
El formato para una fórmua PROMEDIO.SI es:
=PROMEDIO.SI(Celdas a revisar, qué revisar, Promedio de las celdas que cumplen las reglas)
El formato de la fórmula PROMEDIO.SI es más similar a la fórmula SUMAR.SI.
Usaremos la fórmula PROMEDIO.SI para calcular dos estadísticas clave sobre mis gastos:
- El promedio de mis gastos en restaurantes.
- El promedio de todos los gastos menores que $25.
Promedio de Compras en Restaurantes
Para sacar el promedio de mis gastos en restaurantes, escribiré una fórmula PROMEDIO.SI para promediar todas las cantidades basadas en la categoría.
=PROMEDIO.SI(B2:B17,"Restaurant",C2:C17)
Hay tres partes para ésta fórmula, cada una separada por una coma:
- B2:B17 especifica las celdas a revisar para una condición. Ya que el tipo de gasto es especificado en ésta columna.
- "Restaurant" da a la fórmula algo para buscar.
- Finalmente, C2:C17 son las celdas para sacar el promedio en nuestro cálculo.
Al final, Excel saca el promedi de los gastos en mis estadías en restaurantes. Le he dado esa fórmula.
También puedes intentar ésta fórmula al remplazar "Restaurant" con otra categoría, como "Clothing" (ropa).
Promedio de Gastos Menores que $25
Si voy a estar al tato de mis compras más pequeñas y quiero saber mi promedio, puedo escribir un PROMEDIO.SI para todas las compras menores a una cantidad.
Aquí está la fórmula que usaré para hacer eso:
=PROMEDIO.SI(C2:C17,"<25")
Ésta simple fórmula solo revisa los valores en la columna C, y saca el promedio de todos los valores mayores que $25.
Recapitula y Sigue Aprendiendo
En éste tutorial, aprendiste cómo usar tres fórmulas matemáticas condicionales para revisar tus datos. Si estás sumando, contando o sacando el promedio de datos, éstas funciones son habilidades avanzadas de Excel que puedes aprovechar.
Para todas las fórmulas "SI" en éste tutorial, la clave es que puedes aplicar condiciones a tus cálculos en Excel.
El aprendizaje genera más aprendizaje. Aquí hay otros tres tutoriales de Excel para continuar creciendo:
- Además de CONTAR.SI, SUMAR,SI y PROMEDIO.SI, también existen declaracions "SI" que pueden usarse para otras condiciones. Consulta nuestro tutorial sobre Cómo Usar Declaraciones SI sencillas.
- Aprende a usar Fechas y Tiempo en Excel en conjunto con éstas fórmulas para trabajar con valores basados en fechas.
- La función BUSCARV puede ser usado para buscar valores coincidentes en múltiples listas. Aprende más sobre Cómo Usar la Función BUSCARV de Excel en éste tutorial.
¿Puedes pensar en otras maneras de usar éstas fórmulas para agregar lógica y condiciones a tu hoja de cálculo? Permíteme saberlo con un comentario abajo.
