Gestión de trabajadores a distancia: Cómo despedir a los empleados remotos

El trabajo a distancia no va a desaparecer pronto. Aunque se están abriendo de nuevo lugares de trabajo específicos y los empleados están volviendo a sus oficinas, muchos puestos seguirán siendo remotos.

Según un reciente artículo de FlexJobs, varias empresas como Atlassian, Dropbox y Microsoft han decidido mantener a sus trabajadores parcial o totalmente a distancia en el futuro inmediato.

Si gestionas a trabajadores remotos, en algún momento tendrás que despedir a uno o varios de ellos. Despedir a un miembro del equipo ya es bastante difícil en los entornos de trabajo tradicionales. Los acuerdos de trabajo a distancia pueden hacer que la situación sea aún más difícil. Y muchos directivos no están familiarizados con la forma de gestionar a los empleados que trabajan fuera de la empresa y de superar sus retos particulares. Esto puede agravar una situación ya de por sí delicada.

Este artículo te ayudará a establecer directrices y procedimientos específicos para despedir a los trabajadores a distancia. Conocerás los problemas y riesgos que se aplican a los trabajadores nómadas, y cómo mitigarlos.

Comunicación, productividad y otros retos en un lugar de trabajo remoto

Las empresas que acaban de empezar a tener empleados externos pueden preguntarse cómo asegurarse de que los trabajadores remotos trabajen bien. Pero algunos estudios sugieren que los trabajadores remotos son más productivos que los trabajadores in situ. Un estudio de dos años sobre más de 800 000 empleados de Fortune 500 descubrió que su productividad aumentaba cuando pasaban a trabajar desde casa.

Pero el trabajo a distancia presenta desafíos únicos de comunicación y de otro tipo que pueden llevar a un despido o hacer que una terminación sea más complicada de lo que ya es. Estos retos incluyen:

1. El trabajo en silos

Como los empleados de una plantilla distribuida tienen menos oportunidades de interactuar entre sí, hay una mayor tendencia a trabajar en silos. Esto significa que carecen de visibilidad sobre lo que hacen los demás miembros del equipo. Esto podría explicar por qué la dirección siempre busca aumentar la responsabilidad de los trabajadores remotos. La tendencia a trabajar en silos también puede dar lugar a una escasa colaboración e innovación.

2. La comunicación y la colaboración asincrónicas

Con personas distribuidas en diferentes lugares y zonas horarias, las respuestas a los mensajes pueden no ser oportunas. Esto podría retrasar la finalización de tareas y proyectos, ya que los trabajadores pasan mucho tiempo esperándose unos a otros. Algunos empleados remotos también pueden tener que asistir a reuniones virtuales que tienen lugar en momentos en los que normalmente estarían durmiendo. Esto podría afectar su rendimiento tanto durante la reunión como después.

3. La mala comunicación

La comunicación siempre está mediada cuando se trabaja a distancia. Tiene lugar a través de videoconferencias, correo electrónico, mensajería o teléfono. Estos medios no son tan eficaces como la comunicación cara a cara. Esto se debe a que los trabajadores remotos no tienen la ventaja de percibir los matices y la mayor información que proporciona el lenguaje corporal, la inflexión de la voz y otros tipos de comunicación no verbal. Por ello, es fácil que se produzcan errores de comunicación.

4. El aislamiento

Los trabajadores a distancia son más susceptibles a sentirse aislados y solos. Ya no tienen la camaradería que se desarrolla espontáneamente entre los compañeros de trabajo que interactúan en persona con regularidad. Esto podría conducir a una menor participación y motivación en el trabajo, lo que podría dar lugar a una caída de la productividad. Esto también significa que el desempleo puede ser un golpe más fuerte para los trabajadores a distancia que para los empleados en la oficina.

Como puedes ver, los retos del trabajo a distancia pueden dar lugar a problemas de rendimiento que pueden ser motivo de despido. Pero si estos problemas se abordan, se puede evitar que los problemas de rendimiento se produzcan en primer lugar. A veces, el despido de un empleado por motivos de rendimiento es innecesario si los problemas mencionados se tratan con antelación.

Problemas para las empresas que tienen que despedir a trabajadores a distancia en 2021

Ya sea que una terminación tenga lugar en un equipo de oficina o distribuido, las mejores prácticas para dejar ir a los empleados siguen siendo las mismas. Las siguientes mejores prácticas se recomiendan para la terminación de los trabajadores, tanto de los que están en una ubicación específica como de los remotos. Pero puede haber consideraciones especiales para los trabajadores remotos:

1. Manten la legalidad

Revisa el contrato que tienes con el trabajador. Por lo general, en él se especificará el aviso de despido, la paga por separación y otros elementos relacionados con la terminación de su empleo.

Examina también las leyes aplicables para asegurarte de que cumples con tus obligaciones legales. En el caso de los trabajadores a distancia, por lo general, las leyes laborales aplicables son las del lugar en el que el trabajador se encuentra físicamente y realiza el trabajo, y no las del lugar en el que se encuentra o está registrada tu empresa.

2. Respeta la dignidad del empleado

Trata siempre a todos con dignidad y respeto. Esto significa responder al empleado despedido con empatía y compasión, incluso si se vuelve hostil. Dale tiempo y espacio para procesar el despido y poner en orden sus asuntos.

Perder los ingresos y la ocupación tiene un gran impacto negativo en su vida, así como en la de sus dependientes. Por eso la pérdida de empleo se considera uno de los acontecimientos más estresantes de la vida. Es un reconocido factor que contribuye a la enfermedad.

También hay que ser muy sensible cuando se utiliza la comunicación mediada si no se puede dar la mala noticia en persona (más adelante se habla de ello).

3. Asegúrate de que no es un problema de "gestión" del rendimiento

Como hemos visto anteriormente, el trabajo a distancia plantea retos que pueden socavar el nivel de compromiso, motivación y rendimiento de los empleados. Estos retos pueden superarse con una gestión eficaz. Esto incluye el seguimiento del rendimiento de los empleados y la aportación de comentarios con regularidad. Y si su rendimiento es deficiente, una buena gestión significa trabajar con él para elaborar un plan que le permita mejorar su rendimiento.

Si se ha hecho todo lo posible, pero el rendimiento sigue estando por debajo de la norma, el despido no debería ser una sorpresa para el empleado. Incluso puede ser de mutuo acuerdo, especialmente cuando se han explorado otras opciones para mejorar su trabajo.

4. Despedir de forma adecuada y segura

Asegúrate de que los proyectos de tu organización seguirán funcionando sin problemas incluso después del cese. Tenga un plan de continuidad para traspasar los proyectos a los miembros del equipo que se harán cargo del trabajo.

Asegúrate también de mantener la seguridad de tu empresa.

• Revoca el acceso y el control del personal despedido a los servidores, el sitio web, los perfiles de las redes sociales, la red, el software basado en la web, las bases de datos de contactos y otros activos digitales de tu empresa.
• Haz una copia de seguridad de la información crítica antes de despedir al empleado.
• Organiza la recogida de los equipos de la empresa que les hayas proporcionado, como ordenadores portátiles, monitores y similares.

5. No te olvides de los empleados que se quedan

Por último, recuerde que los despidos también afectan a los empleados que se quedan. Pueden experimentar una bajada de moral, causada por la incertidumbre y el miedo a ser el siguiente en ser despedido. También pierden a un compañero o a un amigo. Además, si han tenido que absorber las responsabilidades del empleado despedido, pueden experimentar una mayor presión y estrés.

Asegúrate de informar al equipo sobre el despido protegiendo la privacidad y la dignidad del empleado. Aborde los temores del resto del equipo. Hazles saber lo que estás haciendo para garantizar una transición o rotación sin problemas.

Cómo despedir a los empleados a distancia

Si has tenido en cuenta las consideraciones anteriores y has formulado planes para hacer un despido respetuoso y seguro, ahora puedes tener esa difícil conversación para decirle a un trabajador remoto que lo van a despedir.

Estos son algunos consejos específicos para despedir a los trabajadores remotos:

1. Elige una comunicación de alto nivel

Si es posible, comunica la noticia en persona. Esto es factible en el caso de los trabajos remotos que se encuentran en la misma ciudad o región que la sede de la empresa. Organiza una charla en persona, porque eso demuestra más respeto. Además, es mucho más fácil mostrar empatía y comunicarse más eficazmente cuando se está cara a cara.

Pero si no es posible, la siguiente mejor opción es una videoconferencia. Y si eso tampoco está disponible, entonces habla por teléfono. Despedir a un empleado por correo electrónico debería ser el último recurso, si no es posible utilizar otros modos de comunicación más directos.

2. Sé transparente en tu comunicación

Sé sincero sobre los motivos del despido. Si está relacionado con el rendimiento, prepárate con la documentación de sus revisiones de rendimiento, los indicadores clave de rendimiento (KPI) y otras formas de seguimiento del rendimiento.

Si el despido se debe a razones financieras, como la quiebra o la insolvencia, prepárate para mostrar los datos financieros de tu empresa. Asegúrate de que sean fáciles de entender, incluso para un profano. Prepárate para responder a cualquier pregunta que pueda surgir.

3. Informa al trabajador sobre los planes de despido

No sorprendas ni alteres innecesariamente a los trabajadores despedidos quitándoles el acceso a las plataformas relacionadas con el trabajo antes de haber hablado con ellos. Incluso si tienes que revocar el acceso inmediatamente después, o incluso durante, la conversación (por ejemplo, por razones de seguridad), es mejor que no avisarles.

4. Prepárate para un impacto negativo

Incluso si tuviste consideración y respeto, el empleado despedido puede responder negativamente a la pérdida de su trabajo. Algunos pueden tomar represalias públicamente, por ejemplo, hablando mal de la empresa en las redes sociales. Por eso es una buena idea comprobar siempre las menciones en las redes sociales. (Deberías hacerlo de todos modos, incluso si no has despedido a tus empleados).

Un empleado descontento también puede optar por emprender acciones legales contra de ti y la empresa. Como ya hemos dicho, asegúrate de que tus bases legales están cubiertas. Contrata a un abogado si es necesario.

5. Sé amable pero firme

Aunque quieras ser amable, también tienes que ser firme. Deja claro que la decisión ya está tomada. El despido no se puede discutir ni negociar.

Puede ser útil mantener una conversación orientada al futuro, por ejemplo, hablando de lo que sucederá después. También puedes compartir los planes que tienes para ayudarles a encontrar su próximo puesto.

Desempleo para trabajadores a distancia

Otro aspecto que hay que tener en cuenta a la hora de despedir a un trabajador a distancia es la prestación por desempleo a la que puede tener derecho. Las prestaciones por desempleo dependen probablemente de si se trata de un empleado a distancia o de un contratista a distancia.

Normalmente, el desempleo para los empleados a distancia incluye un periodo mínimo de preaviso, una indemnización por despido y/o prestaciones por desempleo. Por ejemplo, algunas leyes exigen que el empresario dé al empleado a distancia un preaviso de dos semanas o una indemnización por despido en lugar de este periodo de preaviso. Pero un contratista a distancia puede no tener derecho a nada de esto.

Las prestaciones por desempleo de los trabajadores a distancia también pueden verse afectadas por el motivo del despido. Cuando un empleado a distancia es despedido por una causa, como la comisión de un fraude o un robo, una mala conducta o una negligencia habitual en el cumplimiento de sus obligaciones, el empresario ya no está obligado a notificar el despido ni a conceder otras prestaciones por despido.

Recuerda que las leyes difieren en cada país y región dentro de cada país, por lo que debes consultar las políticas gubernamentales correspondientes. Una vez más, en el caso de los trabajadores a distancia, las leyes aplicables son las que están en vigor en el lugar de residencia del trabajador. En los siguientes enlaces encontrarás a las políticas de empleo y lugar de trabajo de determinados países:

• Australia
• Canadá
• Alemania
• Reino Unido
• Estados Unidos

Las leyes dictan las obligaciones que tienen los empresarios con los trabajadores despedidos. Pero siempre se puede hacer algo más como gesto de buena voluntad, según lo permita el presupuesto. Por ejemplo, algunas empresas siguen incluyendo a los antiguos empleados y contratistas en su Programa de Asistencia al Empleado (EAP). Los EAP ofrecen asesoramiento, programas en línea, artículos y otras formas de apoyo que abarcan la salud, el bienestar, las finanzas, etc.

Otros empresarios también pueden decidir dar una indemnización por despido mayor que la que exige la ley. Incluso pueden dar una indemnización por despido a los contratistas.

Aprende más sobre los trabajadores a distancia

Una gestión eficaz de los trabajadores remotos puede hacer innecesario el despido. Pero si no es así, un entorno de trabajo a distancia abierto y positivo ayuda a que el despido sea más fácil para todas las partes implicadas. La clave es alimentar siempre una cultura de trabajo positiva que ayude a los trabajadores a ser más felices y productivos.

El fundador del grupo Virgin, Sir Richard Branson, afirmó lo siguiente:

"No hay una fórmula mágica para conseguir una gran cultura empresarial. La clave es tratar a tus empleados como te gustaría que te trataran a ti.

Si necesitas consejos para gestionar a los trabajadores a distancia, puede que estos posts te resulten útiles para gestionar a los trabajadores remotos:

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  Negocios
  Cómo gestionar eficazmente un equipo a distancia
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  Trabajo en equipo
  Colaboración entre autónomos: Cómo trabajar bien juntos cuando se está lejos
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  Cómo planificar las pautas de reincorporación al trabajo de los empleados
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Una despedida amistosa

Terminar el contrato a los empleados nunca es fácil. Dejar ir a los trabajadores a distancia tiene sus propias complicaciones. Aun así, puedes tomar medidas para que la despedida sea lo más amistosa posible.

Empieza por asegurarte de que cumples con la legislación laboral aplicable. Siempre hay que dar al empleado o contratista el respeto que te gustaría recibir si estuvieras en su lugar. Y, por último, se especialmente sensible a las necesidades peculiares de los trabajadores a distancia.

Necesitas definir políticas de recursos humanos que te ayuden a navegar por los entresijos de las relaciones con los empleados. Eso incluye políticas y procesos para despedir a los trabajadores remotos. Tenlas listas antes de que tu empresa u organización las necesite. Esperemos que la información de este artículo le haya proporcionado un buen punto de partida.