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Cómo Usar Google Docs Cuando Estás Desconectado

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Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:

Spanish (Español) translation by Rafael Chavarría (you can also view the original English article)

Google Docs es una gran alternativa a Microsoft Office si no te importa trabajar en tu navegador, pero si necesitas trabajar desconectado, parecería a primera vista que las apps gratuitas de Google no funcionarán para tus necesidades. Piensa otra vez.

Resulta qué, si estás usando el navegador Chrome, con solo unos cuantos pasos rápidos puedes tener Google Docs trabajando cuando lo necesites--incluyendo sin conexión. Aún se ejecutará en tu navegador, pero funcionará ya sea que estés desconectado o en línea y seguirá manteniendo tus cambios guardados en línea cuando te conectes.

En este tutorial, te mostraré cómo puedes usar Google Docs sin conexión, así como maneras de mantener tus documentos sin conexión en sincronía después de editarlos. También aprenderás cómo trabajar con estos archivos desde múltiples cuentas de Google en la misma computadora, además de revisar las limitaciones de usar el servicio sin conexión de las que necesitas estar enterado.

Download the Chrome Browser for free Well use it for this Offline Google Docs workflow
Descarga el Navegador Chrome de manera gratuita. Lo necesitarás para este flujo de trabajo de Google Docs sin conexión.

En este tutorial te mostraré cómo usar Google Docs sin conexión en Windows, Mac, Chromebook y cualquier sistema de escritorio sobre el cuál se ejecute Chrome. Este flujo de trabajo es el mismo a través de estas plataformas.

1. Llevando Google Docs Fuera de Línea

Para los primeros pasos de este tutorial, necesitas tener acceso a internet.

Paso 1. Revisa Tu Versión de Chrome

Para usar Google Docs sin conexión necesitarás usar el navegador Chrome y para los mejores resultados deberías siempre asegurarte de que tienes la versión más actual.

Normalmente lo actualizaría automáticamente, pero para asegurarse ve a Ayuda > Acerca de Google Chrome en el menú. La app revisará por nuevas actualizaciones y las instalará. Y, por supuesto, si estás usando una Chromebook, tu navegador ya es perfecto para trabajar con Google Docs sin conexión.

Chrome latest version
Siempre revisa que tienes la última versión de Chrome.

Paso 2. Revisa tus Ajustes

Ahora ve a drive.google.com en Chrome e inicia sesión en tu cuenta.

Da clic en el ícono Ajustes en la esquina superior derecha. (Se ve como un engrane.) Haz clic en la opción Ajustes sobre el menú desplegable. El menú de Ajustes se muestra.

Google Chrome Settings
Asegurate de que puedes editar sin conexión dando clic en la casilla.

Marca la casilla a la derecha de la opción Sin Conexión en el menú de ajustes, después Sincronizar Google Docs, Hojas de Cálculo, Presentaciones y Dibujos... Haz clic en Terminar en la esquina superior derecha de la pantalla.

Un mensaje de muestra brevemente en tu Google drive mostrando que Sin Conexión está Habilitado.

Paso 3. Activando Google Docs Sin Conexión

Ahora, cubriremos cómo habilitar una sincronización sin conexión en Google Docs, así como edición sin conexión.

A continuación, abre Google Docs. Verás una vista previa de algunas plantillas. También verás documentos recientes en los que hayas trabajado en la parte inferior. Haz clic en el ícono de Menú Principañ en la esquina superior izquierda (se ve como tres líneas horizontales).

Main Menu Icon in Google Docs
Haz clic en el icono de Menú Principal.

Aparece un menú desplegable. Selecciona la opción de Ajustes.

Settings option
Haz clic en la opción de Ajustes para abrir la caja de Ajustes.

Se muestra la caja de Ajustes.

The Settings box to turn on Offline sync
Revisa que Sincronización sin conexión está encendido y haz clic en OK.

Revisa que la característica de Sincronización sin conexión esté encendida. (Si está encendida, las palabra "Deshabilitar" aparecerá en azul a la derecha.) Haz clic en el botón OK. La siguiente pantalla se muestra.

Enable offline Google Docs
Haz clic en el botón Habilitar Sin Conexión para Habilitar la edición sin conexión.

Da clic en el botón Habilitar Sin Conexión.

Nota: si habilitaste la sincronización sin conexión desde el menú de ajustes de Google Drive, el sistema debería estar habilitada por defecto aquí.

Ahora estás listo para trabajar sin conexión.

Paso 4. Editando Archivos Sin Conexión

Siempre que tengas una conexión de internet Google Drive la reconocerá y trabajará de la manera normal, con su usual sincronización en tiempo real. No tienes que preocuparte por malabarear archivos con y sin conexión.

Cuando no tienes una conexión a internet puedes cargar tus archivos sin conexión directamente dirigiéndote a drive.google.com/#offline. Esto te mostrará solo los archivos que has sincronizado para uso sin conexión. Veamos ahora cómo editar documentos de Google sin conexión.

Google Docs trabaja exactamente de la misma manera sin conexión que como lo hace en línea. Haz clic en un archivo para abrirlo y comenzar a editar. Tus cambios son guardados cada pocos segundos como se hace de manera normal. La única indicación de que estás sin conexión son algunas características ausentes (ver abajo) y aparece un pequeño icono gris Sin Conexión a un lado del nombre del documento en la parte superior izquierda de la pantalla.

Lightning icon
El pequeño icono de rayo muestra que estás trabajando sin conexión en Google Docs.

Paso 5. Creando Nuevos Documentos

De manera similar, puedes crear archivos de la forma usual. Desde la página principal de Drive haz clic en Nuevo y selecciona Google Docs, Hojas de Cálculo de Google, Presentaciones de Google y Más.

Formularios todavía no está disponible, sin embargo, probablemente porque un formulario por definición necesita estar en línea si esperas obtener alguna respuesta. Tampoco puedes abrir la característica de Google Mis Mapas mientras estás sin conexión.

Create any document other than a form or map offline
Puedes crear todo sin conexión excepto un formulario.

Selecciona el tipo de nuevo documento que quieres, dale un título y después comienza a editar. Todos los cambios serán guardados automáticamente a tu computadora y el archivo será subido la próxima vez que te conectes.

Paso 6. Sincronizando Archivos Locales Google Docs

Todas las ediciones que has hecho y los documentos que has creado son guardados localmente cuando trabajas sin conexión. Son sincronizados automáticamente la siguiente vez que te conectes e inicies sesión en tu cuenta de Drive. Los archivos se sincronízan en su propio tiempo y puede tomar unos cuantos minutos para que suceda.

2. Limitaciones y Soluciones Alternativas

Hay algunas limitaciones para trabajar sin conexión en Google Docs. Aquí hay algunas soluciones alternativas para estas limitaciones.

1. Trabajando Con Múltiples Cuentas

Es común que muchas personas usen la misma computadora, o que una persona tenga múltiples cuentas. Por defecto, solo puedes tener una cuenta de Gmail asignada para trabajar sin conexión por computadora. Si intentas habilitar una segunda cuenta para trabajar en línea, verás lo siguiente en tu caga de Ajustes.

Another user has already enabled offline access
Por defecto, solo una dirección de Gmail por cuenta puede ser asignada para trabajar sin conexión.

La solución alternativa aquí es usar la frecuentemente ignorada característica Personas en Google Chrome para crear un nuevo usuario para una cuenta de Google no asociada con Gmail. Esto permite a diferentes usuario tener sus propias cuentas de usuario dentro del navegador.

Haz clic en el icono de Ajustes en la parte superior derecha de la barra de herramientas de Chrome (se ve como tres puntos verticales). Bajo la opción Personas haz clic en Agregar persona. Elige un icono y un nombre y terminaste. Puedes importar marcadores si deseas iniciar sesión en tu cuenta de Google. Ahora puedes configurar el acceso Sin Conexión para esta cuenta.

Add extra user to offline Google docs
Agrega un segundo usuario para usar otra cuenta de Google sin conexión.

Importante: No puedes usar dos cuentas de Google asociadas con un correo del mismo dominio. Por ejemplo, si usas tu cuenta de Gmail para el primer usuario, el segundo usuario debe ser una cuenta de Google basada en una cuenta sin Gmail.

Para cambiar entre Personas en Chrome haz clic en el icono Personas en la esquina superior derecha de la ventana.

Switch users in Google docs
Puedes cambiar entre usuarios sobre la marcha.

2. Evitando Problemas de Sincronización

El mayor problema a tener en cuenta cuando se utiliza sincronización sin conexión en Google Docs es el potencial para que un archivo sea editado de manera simultánea por diferentes usuarios.

Si alguien edita el archivo en línea mientras tu lo editas sin conexión los dos conjuntos de cambios serán fusionados cuando tu versión se vuelva a subir. Esto es inevitable. La opción Renombrar no está disponible en el modo sin conexión así que ni siquiera puedes guardar una versión separada del documento que has editado.

Como tal es preferible no usar el modo sin conexión para archivos en los que colaboran múltiples usuarios (o al menos enterarlos, o crear un duplicado mientras estás en línea exclusivamente para tu uso). Es posible ver quién ha editado un archivo y, si es necesario, retroceder a una versión más antigua. Con el archivo abierto, ve a Archivo > Ver historial de revisión para ver todos los cambios.

Revert to older versions of files in Google docs
Es posible retroceder a versiones anteriores de un documento en Google Docs.

3. Características Ausentes

Google Docs está destinado principalmente para uso en la nube y en la mayoría de los casos vas a tener conexión a internet y por lo tanto no necesitarás usar el servicio sin conexión. Cuando te desconectas tienes la funcionalidad principal de un paquete de office pero hay algunas características clave que están ausentes, sin soluciones alternativas. Estas incluyen:

  • revisión ortográfica
  • impresión de hojas de cálculo o presentaciones
  • compartir archivos
  • descarga de archivos
  • varios complementos

Notarás que las opciones no disponibles se ponen en gris en los menús cuando estás sin conexión.

3. Desconectarse de la Manera Simple

Hay otra manera en la que puedes usar Google Docs sin conexión. Esta es descargarlos y después editarlos en Office o cualquier otro paquete de ofimática que tengas instalado en tu computadora.

Para hacer esto abre el archivo que quieras descargar en Drive. Ve a Archivo > Descargar como y después elige el formato en el que lo quieres descargar. Los formatos de Microsoft son los mejores si quieres retener cualquier formato rico en tus archivos o PDF si solo quieres guardar una copia pero no necesitas editarlo.

Save Google Doc files offline manually
Los archivos de Google Docs pueden ser guardados manualmente para editar sin conexión.

Para volver a subir la versión editada simplemente arrastra el archivo a tu ventana de Drive en el navegador. Será convertido de vuelta a formato de Google Docs, así que un poco del formato podría perderse en archivos más complejos. También, nota que cuando lo subes, la nueva versión no sobreescribirá a la vieja. Incluso podrías terminar con dos documentos con el mismo nombre.

Para volver a subir la versión editada simplemente arrastra el archivo en tu ventana de Drive en el navegador. Será convertido de vuelta a formato de Google Docs, así que un poco del formato podría perderse en archivos más complejos. También, nota que cuando lo subes, la nueva versión no sobreescribirá a la antigua. Podrías terminar con dos documentos con el mismo nombre.

Uploading a file in Google Docs
Subir tus archivos editados es tan simple como arrastrar y soltar en el navegador.

Conclusión

Con soporte sin conexión en Google Docs nunca necesitas encontrarte sin la habilidad de editar tus archivos y documentos importantes. La manera integrada en la que cambia entre en los modos en línea y sin conexión siginifica que puedes dejarlo encendido todo el tiempo de manera segura.

Mientras tengas acceso a internet--lo que es la mayoría del tiempo--funcionará como un paquete de ofimática normal basado en la nube. Si pierdes tu conexión se cambiará directamente a modo sin conexión sin interrumpir tu flujo de trabajo. Pierdes un poco de funcionalidad a lo largo del camino, pero con mejoras constantes hechas al servicio seguramente estás no tardarán en estar disponibles sin conexión en Google Docs.

Ahora que sabes cómo trabajar sin conexión en Google Docs, tienes la libertad de usarlo cuando y donde sea que quieras. Disfrútalo y déjanos saber si tienes algún problema usando Google Docs sin conexión.

Para aprender más sobre Google Docs, revisa estos tutoriales:

Nota Editorial: Este artículo fue originalmente publicado en 2014. Ha sido exhaustivamente revisado para hacerlo actual, preciso por nuestro staff--con la asistencia especial de Laura Spencer.

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