() translation by (you can also view the original English article)
El problema que todos enfrentamos es que tenemos una montaña de datos y necesitar una manera de digerirlo. Todos estamos buscando una manera de hacer que los datos tengan sentido y saber de primera mano lo que los datos indican acerca de una situación.
La característica Tablas Dinámicas de Excel es una herramienta de análisis. Apunta a Excel las tablas de datos en tu hoja de cálculo, y divide los datos hasta que encuentres una respuesta a tu pregunta. Más importante, es una herramienta fácil de usar dentro de Excel, donde los datos están activos.
La tabla de abajo muestra una gran ejemplo de las Tablas Dinámicas en acción. Los datos originales se muestran en la izquierda, con dos Tablas Dinámicas diferentes usadas para resumir y analizar los datos.
Sin tablas dinámicas, tienes que escribir multiples formulas para entender tus datos. Generé los reportes abajo en menos de 30 segundos con la ayuda de las Tablas Dinámicas. Son rápidas de usar y muy potentes.Este tutorial ha sido hecho sobre nuestro tutorial reciente de Tablas Dinámicas para principiantes:
Las habilidades que expresaremos en este tutorial te ayudarán a avanzar el conocimiento en cuanto a las tablas dinámicas y estar más cómodo con las características avanzadas.
¿Cómo Analizar los Datos Usando un Tabla Dinámica en Excel? (Mira y Aprende)
En el video de abajo, verás muchas maneras de analizar datos con tablas dinámicas. Si eres curioso de cómo las puedes usar para tus datos, echa un vistazo para aprender más acerca del poder de las Tablas Dinámicas.
¿Listo para caminar a través de estos pasos por tu cuenta? Lee para seguir las instrucciones paso a paso para desarrollar las habilidades de análisis de las Tablas Dinámicas.
Repaso: Crea tu Primera Tabla Dinámica
Descarga esto: he creado una hoja cálculo con ejemplo de datos para descargar gratis y usarlo para tu trabajo a través de este tutorial. Usa estos datos por tu cuenta para practicar las habilidades a medida que avanzamos.
Para poner esta etapa para un tutorial, repasemos cómo crear una Tabla Dinámica. En Microsoft Excel, comienza con una hoja de cálculo de datos que quieres entender y resumir.
Selecciona todas las columnas en tu hoja de cálculo, y luego busca Insertar > Tabla Dinámica. Yo siempre dejo algunas configuraciones por defecto y presiono OK para crear la tabla dinámica en una nueva hoja.
Ahora, Excel te tomará a una nueva hoja de cálculo para completar tu tabla dinámica. En la derecha está el creador de reporte que es una herramienta de arrastrar y poner para personalizar tu Tabla Dinámica.
Si tienes problemas creando tu Tabla Dinámica, asegúrate de leer lo siguiente:
- Asegúrate de que cada columna tenga encabezados o título para la columna en la parte de arriba.
- Típicamente selecciona la columna entera de modo que mi tabla dinámica incluya nuevas filas que son añadidas luego.
- Cada fila de la datos debe ser una entrada individual, o básicamente un "registro" propio.
Recuerda revisar el primer tutorial, ¿Cómo Crear tu Primera Tabla Dinámica?, para consejos adicionales en cómo hacer tu Primera Tabla Dinámica.
Ahora que hemos visto lo básico, es tiempo de movernos con técnicas avanzadas.
Usando la Estructura de Tablas Dinámicas
La clave en usar Tablas Dinámicas Efectivamente es entender lo que yo llamo el "Creador de reporte". Veamos de primera mano para aprender cómo funciona este menú.
Trabajando con los Campos de una Tabla Dinámica
En la mitad superior del menú de la Tabla Dinámica está el menú de Campos. Cada columna en tus datos originales se muestra como un campo por si mismo.
Podemos arrastrar y poner cualquier campo en una de los cuadros de abajo: Filtro de Informes, Columnas, Filas y Valores.
Los cuadros en los cuales arrastremos los campos formarán la apariencia de la Tabla Dinámica. Veamos a través de cómo cada una de ellas afecta la presentación de la Tabla Dinámica.
1. Filtro de Informe
Cuando arrastras un campo en el cuadro de Filtro de Informe, la Tabla Dinámica añadirá la opción a filtrar para esa columna. Probemos un ejemplo; aquí la organización del campo que estoy usando abajo:
En la captura de pantalla de abajo, he arrastrado Clientes en el cuadro de Filtros. En la punta del cuadro de la Tabla Dinámica que pueda decir Cliente. Cuando doy click en el menú desplegable, puedo elegir qué cliente quiero filtrar en la lista. Doy click en un solo cliente y luego doy click en OK.
Puedes ver que la Tabla Dinámica ahora tiene un filtro para un solo cliente que he seleccionado. Además prueba chequear el recuadro de Seleccionar Multiples Items para elegir más de una opción a incluir.
2. Filas
Las filas son lo que aparecen en lado izquierdo de una tabla dinámica. Cuando arrastras un campo al cuadro de "Filas", cada unos de los valores de es campo será mostrado en una fila.
En la captura de abajo, puedes ver dos configuraciones diferentes. Cuando pongo Clientes en el cuadro de Filas, nota que puso los nombres de los clientes en una fila propia.
En la captura de arriba, he puesto Cliente en el cuadro filas, y la Tabla Dinámica ha puesto cada nombre de cliente en una fila. La captura de abajo borra al Cliente como una fila, y lo comercia por el Tipo de Proyecto.
Además prueba arrastrar multiples items en el cuadro de Filas. Puedes crear básicamente dos capas de división poniendo los items como filas.
3. Columnas
Arrastrar un campo en el cuadro Columna creará una columna separada para cada valor en tus datos.
En el ejemplo de abajo, he mantenido el campo de Cliente como las filas en mi Tabla Dinámica. Para obtener una vista más detallada de mis datos, he añadido el Tipo de Proyecto en el campo de Columnas para separar el tipo de trabajo que hago para cada cliente.
Usando combinaciones de filas y columnas te dará más visión en tus datos. Me gusta usar Filas para campo clave, y luego dividir los datos por columnas usando el campo de Columnas.
4. Valores
Puedes hacer un set de filas y columnas complejas, pero las Tablas Dinámicas obtienen significado cuando arrastras un campo al cuadro de Valores.
La columna de valores funciona un poco diferente que el resto de los campos. No puedes arrastrar cualquier campo al cuadro de Valores y obtener bueno resultados. El cuadro está reservado para los valores numéricos en tus datos, como la cantidad en dolar o la cantidad de horas dedicadas, por ejemplo.
Las Tablas Dinámicas te dejan trabajar con valores en una variedad de maneras. Cuando arrastras un campo al cuadro de Valores, a veces muestra por defecto una Cuenta de cada item. Básicamente, Excel está contando cada tiempo que una fila aparece, por ejemplo, e imprime la cantidad de eso item en una Tabla Dinámica.
¿Qué si no queremos mostrar una cuenta? Al contrario, digamos que queremos mostrar la Suma de esos valores en una fila (pro ejemplo, añadir todas las cantidades que he facturado para cada cliente.)
Simplemente da click derecho en la Tabla Dinámica y elige Resumir Valores Por > Suma. Notarás en la captura de pantalla de arriba que la Tabla Dinámica muestra el total para cada cliente.
Puedes cambiar la manera en que tu Tabla Dinámica trabaja con valores para mostrar una cuenta, promedio, valor máximo, valor mínimo o producto.
¿Cómo Entender los Datos?
Así que ahora que entendemos cómo crear una Tabla Dinámica arrastrando y soltando los elementos en uno de los cuatro cuadros en el creador de reportes. La pregunta es: ¿Cómo uso esto para entender los datos mejor?
Cuando estoy haciendo una Tabla Dinámica, comienzo decidiendo lo que quiero saber. Si puedo describir el resultado final, puedo pensar en cómo organizar los campos para obtener los resultados correctos.
A veces me ayuda a redactar el resultado como una pregunta. Trata de hacer de hacer una Tabla Dinámica que responda las siguientes preguntas de los datos de ejemplo:
- ¿Qué clientes he facturado más en el 2016? ¿En el 2017?
- ¿Qué mes del 2016 fue el más productivo?
- ¿Qué tipo de proyecto facturé con la tarifa más alta por hora? ¿La tarifa por hora más baja?
Mantener tus Datos Actualizados
Mantener tu Tabla Dinámica es esencial para análisis significativos y correctos. Antes de terminar, veamos dos importantes características para asegurar que la Tabla Dinámica funciona correctamente.
Digamos que tus datos evolucionan y filas o columnas adicionales son añadidas en tu hoja de cálculo. Necesitaremos actualizar los datos hemos incluido en la Tabla Dinámica.
Con la Tabla Dinámica seleccionada, busca la pestaña de Analizar y da click en Cambiar Fuente de Datos. Puedes digitar en una nueva selección de columnas, o da click en la flecha para re-seleccionar qué columna y filas incluir en tus datos.
Actualizar los Datos de la Tabla Dinámica
Incluso si has seleccionado el rango de datos correctos, si añades nueva información (filas) o cambias tus datos originales, necesitarás actualizar la Tabla Dinámica. Aunque las Tablas son dinámicas y es fácil de cambiar el reporte que estás haciendo, necesitarás actualizar la Tabla Dinámica.
Para actualizar tu Tabla Dinámica, comienza asegurándote de que tu tabla esté seleccionada. La manera más fácil es simplemente dar click derecho dentro de la Tabla Dinámica y elegir Actualizar. Puedes encontrar la pestaña de Analizar en la cinta y dar click en el botón Actualizar.
Uso Tablas Dinámicas para estar atento en los datos. Constantemente añado nuevas filas de datos a medida que más eventos pasan. Asegurando que periódicamente actualizo mi Tabla Dinámica asegurará que los datos están actualizados y precisos.
Recapitulación
Este tutorial ayudó a que uses Tablas Dinámicas y que los datos tengan sentido. Estas herramientas de análisis básicas puede ayudarte a tomar una hoja de cálculo y ganar un mejor entendimiento de tus datos.
Mira estos tutoriales para aprender más de Excel y herramientas de análisis:
- ¿Cómo Crear tu Primera Tabla Dinámica en Excel? es una gran manera de comenzar si ningún conocimiento previo.
- Bob Flisser tiene un tutorial excelente en los análisis potenciales de Administrar Escenarios.
- Entender tus datos es una parte crítica de lo que ampliamente se llama "Inteligencia en los Negocios". Andrew Backman explica esto en su tutorial, ¿Qué es Inteligencia en los Negocios?.
¿Cómo usarás las Tablas Dinámicas para procesar los datos de mejor manera? Comenta abajo para hacerme saber, o sentirse libre para hacer una pregunta.
