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MS Outlook: cómo proteger su cuenta y cifrar correos electrónicos

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This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
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Spanish (Español) translation by Luis Chiabrera (you can also view the original English article)

Imagínelo. Su cliente realiza un pedido en línea. Usted les envía un recibo por correo electrónico. Incluso si el recibo no incluye la información de la tarjeta de crédito de su cliente, es probable que contenga mucha información de identificación personal (PIN), como el nombre, la dirección, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico de su cliente. Si su correo electrónico fue pirateado, se filtraría toda la información.

Parece casi todos los días que una nueva violación de datos es noticia. Estamos constantemente leyendo acerca de cómo millones de nosotros han tenido nuestros datos comprometidos. Un estudio del Centro de Recursos de Robo de Identidad muestra que ha habido 309 infracciones de datos relacionados con empresas que afectaron a más de 15 millones de personas solo en 2018.

No es de extrañar que las personas estén buscando formas de proteger su correo electrónico saliente, incluido el correo electrónico de las cuentas de correo electrónico de Microsoft. El cifrado de correo electrónico es solo una forma de mejorar la seguridad de Outlook. En este artículo, exploraremos cómo cifrar el correo electrónico en Outlook.

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Antes de profundizar en el aprendizaje de cómo usar el cifrado con su cuenta de correo electrónico de Microsoft, asegúrese de obtener nuestro eBook gratuito: la guía definitiva de Inbox Zero Mastery. Está repleto de estrategias de organización de bandeja de entrada y consejos de lujo  para administrar todo tu correo electrónico entrante de manera más eficiente.

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¿Qué es el cifrado de correo electrónico y por qué es importante?

La encriptación es importante por varias razones. En primer lugar, se comparte mucha información potencialmente delicada a través del correo electrónico. Si se piratea un correo electrónico durante el proceso de transmisión o incluso mientras está en un archivo de correo electrónico, el pirata informático podría aprender lo suficiente como para robar información de la cuenta. En el peor de los casos, un hacker también descubriría la contraseña de su cuenta de correo electrónico, lo que significa que no solo podría acceder a sus mensajes en cualquier momento, sino que también podría enviar mensajes (posiblemente maliciosos) con su cuenta de correo electrónico. Es posible que sus contactos no se den cuenta de que los mensajes no provienen de usted.

El cifrado es un método de codificación de la información para que terceros desconocidos no puedan acceder a ella. Si un mensaje está encriptado, solo el lector previsto que tenga una clave para desbloquear el cifrado podrá ver su contenido.

Para una mirada más profunda sobre el cifrado del correo electrónico, revise nuestra serie sobre cifrado de correo electrónico.

MS Outlook le brinda algunas opciones de encriptación para mensajes individuales. Para estas opciones, Outlook usa ID digitales (también conocidos como certificados digitales) como requisito para una capa adicional de cifrado de correo electrónico. Necesita un certificado digital para enviar un mensaje cifrado. Su destinatario también necesita uno para recibir su mensaje cifrado. El propósito de un certificado digital es demostrar que eres quien dices ser.

Cada vez más, muchas empresas están considerando el uso de correo electrónico cifrado para comunicarse con sus clientes. Esto es particularmente cierto para negocios en los campos de salud o legales, donde la probabilidad de transmitir datos confidenciales es grande.

Cuestiones legales relacionadas con el cifrado del correo electrónico y problemas de privacidad

Aunque el cifrado del correo electrónico es un área relativamente nueva, ya existen varias leyes que pueden afectar su uso. En general, leyes como el Reglamento General de Protección de Datos de la UE (GDPR), la Ley de Protección de Datos (DPA) del Reino Unido y leyes similares se aprobaron con el objetivo de proteger los datos de los consumidores. En algunos casos, el cifrado del correo electrónico puede ser una forma de ayudar a proporcionar esa protección. Pero también tenga en cuenta que en algunos lugares algunos tipos de cifrado son ilegales.

Mantener seguros los datos de sus clientes es una buena práctica comercial. El cifrado del correo electrónico podría ser solo una parte de la protección de la información de su cliente si se realiza de acuerdo con los requisitos legales.

Nota: no soy un abogado o un especialista legal y este artículo no es un consejo legal. Además, las leyes sobre privacidad de datos están cambiando todo el tiempo. Si tiene preguntas legales sobre el uso de encriptación para su negocio o sobre cualquier otro problema de privacidad, consulte a un abogado especializado en cuestiones de privacidad de datos.

Cómo cifrar el correo electrónico en Outlook

MS Outlook tiene cierta protección de la información incorporada. Sin embargo, en este tutorial vamos a analizar específicamente cómo enviar un correo electrónico cifrado a través de Outlook.

El correo electrónico de Outlook es compatible con el cifrado del correo electrónico para los mensajes salientes y recibidos. Para cifrar el correo electrónico en MS Outlook, debe seguir tres pasos básicos:

  1. Obtenga un certificado digital.
  2. Envía y recibe un mensaje con el certificado.
  3. Use la función de cifrado de Outlook.

Miremos cada parte del proceso más de cerca.

1. Obtenga un Certificado Digital (ID Digital)

El primer paso para usar MS Outlook para el cifrado de correo electrónico es obtener un ID digital, también conocido como Certificado digital. La forma más segura de hacerlo es a través de una autoridad de certificación (CA) independiente. Algunas autoridades de certificación que trabajan con Outlook son:

Autoridades de certificación adicionales están disponibles. Asegúrese de verificar cuidadosamente la reputación de la autoridad de certificación antes de comprar un certificado digital. El costo de obtener un certificado digital varía, dependiendo de la agencia emisora.

Una vez que haya obtenido un certificado digital, deberá instalarlo. Siga las instrucciones proporcionadas por su autoridad de certificación.

Nota: Los pasos a continuación pueden variar si usa un complemento de cifrado para Outlook.

2. Envíe un mensaje firmado digitalmente

Antes de poder enviar un mensaje encriptado a un destinatario, usted y el destinatario deben intercambiar mensajes firmados digitalmente. A diferencia de una firma ordinaria de correo electrónico, una firma digital está conectada a su identificación digital y verifica que realmente está enviando el mensaje.

1. Para enviar un mensaje firmado digitalmente, primero cree un nuevo mensaje en Outlook. Para obtener información sobre cómo redactar un mensaje en Outlook, revise este tutorial:

2. Desde el interior del mensaje, haz clic en la pestaña Opciones:

Options tab
Comience con un mensaje de correo electrónico abierto.

2. Haga clic en el icono Más opciones en la cinta. El cuadro de Propiedades muestra:

Properties box
Haga clic en Configuración de seguridad para acceder al cuadro de diálogo y enviar un mensaje firmado digitalmente.

3. Haga clic en el botón Configuración de seguridad en el cuadro de diálogo Propiedades. El cuadro de propiedades de seguridad aparece:

Security Properties dialog box
Marque la casilla junto a Agregar firma digital a este mensaje.

4. Marque la casilla Agregar firma digital a este mensaje.

5. Realice cualquier otro cambio en el cuadro Propiedades de seguridad, según sea necesario.

6. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar. A continuación, haga clic en Cerrar en el cuadro de diálogo Propiedades.

7. Envíe su mensaje con la firma digital al destinatario y solicite que le envíen un mensaje con una firma digital.

3. Encriptar un mensaje único con MS Outlook

Una vez que usted y su destinatario hayan intercambiado firmas digitales, puede enviar mensajes cifrados a ese destinatario. He aquí cómo hacerlo:

1. Comience por crear el mensaje que desea encriptar en Outlook. Desde el interior del mensaje, haz clic en la pestaña Archivo. La siguiente pantalla aparece:

Click Options
Elija Opciones para acceder al cuadro de diálogo Propiedades.

2. Haga clic en el ícono de Propiedades. El cuadro de diálogo Propiedades aparece sobre su mensaje:

Properties dialog box
Haga clic en el botón Configuración de seguridad.

3. Haga clic en el botón Configuración de seguridad. En el cuadro Propiedades de seguridad, marque la casilla junto a Encriptar contenido de mensaje y archivos adjuntos.

Security properties dialog box
Haga clic en la casilla de verificación para activar el cifrado del correo electrónico para el mensaje actual.

4. Realice cualquier otro cambio en el cuadro Propiedades de seguridad, según sea necesario.

5. Haga clic en Aceptar, luego haga clic en Cerrar en el cuadro de diálogo Propiedades.

6. Envíe su mensaje encriptado.

4. Cifrar todos los mensajes salientes de Outlook

También puede establecer su cuenta de correo electrónico de Microsoft para encriptar todos los mensajes de correo electrónico salientes de Outlook. Sin embargo, tenga en cuenta que los destinatarios necesitarán tener una clave para abrir un mensaje encriptado suyo.

Aún así, si sus mensajes siempre contienen información sensible y generalmente los envía a los mismos grupos de personas (como sus compañeros de trabajo), es posible que desee considerar el uso de esta configuración para asegurarse de no enviar accidentalmente un correo electrónico no cifrado con información confidencial.

A continuación, se explica cómo configurar Outlook para cifrar automáticamente todos los mensajes salientes:

1. Desde su bandeja de entrada abierta, haga clic en la pestaña Archivo. La pantalla de información de cuenta muestra:

Account Information screen
Seleccione Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones.

2. En la pantalla Información de cuenta, seleccione Opciones. El cuadro de diálogo Opciones de Outlook aparece:

Outlook Options dialog box
Seleccione Trust Center para acceder al cuadro de diálogo Centro de confianza.

3. Desde el panel de la izquierda, seleccione Trust Center y luego seleccione Trust Center Settings. Aparece el cuadro de diálogo Centro de confianza:

Trust Center dialog box
Use la casilla de verificación para encriptar todos los mensajes salientes.

4. Haga clic en Seguridad de correo electrónico. Luego marque la casilla junto a Encriptar contenidos y archivos adjuntos para los mensajes salientes.

5. Haga clic en Aceptar y luego en Aceptar nuevamente.

Por defecto, los mensajes enviados ahora serán encriptados.

5. Qué hacer cuando recibe un mensaje cifrado

¿Qué pasa si recibe un mensaje encriptado de un remitente y no tiene una clave? No podrá abrir el mensaje hasta que verifique su identidad.

La apariencia de su mensaje cifrado puede variar según la herramienta utilizada para encriptarlo. Aquí hay un ejemplo:

Correo electrónico encriptado cifrado con Outlook.com

Los mensajes cifrados con Outlook.com tendrán un botón Leer el mensaje en la parte inferior. Así es como se ve un mensaje de correo electrónico cifrado cuando lo recibe:

Nota: El cifrado de Outlook.com es una función premium disponible para los usuarios de Microsoft Office 365.

Encrypted email message
No puede ver el cuerpo de un mensaje cifrado sin verificar su identidad.

Al hacer clic en el botón Leer el mensaje, se le dará una pantalla con la opción de verificar su identidad a través de Google o con una contraseña única:

Verify your identity
Elija cómo desea verificar su identidad.

Haz una de las siguientes:

1. Verifica tu identidad usando Google

1. Para verificar su identidad usando Google, haga clic en el botón Google.

2. Inicie sesión en su cuenta de Google en el aviso.

3. Sigue las instrucciones en la pantalla.

2. Verifica tu identidad usando una contraseña

1. Para verificar su identidad usando un código de acceso de un solo uso, haga clic en el botón Obtener un código de acceso. Importante: no cierre la ventana con el indicador de contraseña.

2. Recibirá una contraseña de un solo uso por correo electrónico. (Cuidado, la contraseña solo será válida por 15 minutos). Ingrese el código de acceso cuando se le solicite.

3. Sigue las instrucciones en la pantalla.

Conclusión

Acaba de aprender cómo enviar un correo electrónico seguro en Outlook utilizando el cifrado de correo electrónico. El cifrado de correo electrónico es solo un aspecto de la seguridad de Outlook. Sin embargo, puede desempeñar un papel para mantener los datos de sus clientes más seguros, lo cual es una parte importante de hacer negocios en el mundo de hoy.

Si aún no ha pensado en la forma de proteger los datos de su cliente y mejorar su seguridad de Outlook, puede ser hora de empezar a pensar en ello. Comience por utilizar las técnicas enumeradas anteriormente para hacer que los mensajes enviados desde su cuenta de correo electrónico de Microsoft sean más seguros.

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