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¿Una abrumadora lista de tareas? Aquí está cómo solucionarlo

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This post is part of a series called Build Your Own Productivity System .
How to Be Happy and Get More Done in 2021

Spanish (Español) translation by David Castrillón (you can also view the original English article)

Ahora, las personas no son máquinas, y ninguno de nosotros puede ser perfectamente productivo. De hecho, apuntarle a la perfección es una receta para el agotamiento. Pero hay maneras con las que puedes mejorar tu productividad. Para comenzar, necesitas acabar con lo que te está abrumando. Una vez que hayas hecho esto, estarás listo para integrar sistemas de productividad en tu vida.

¿Listo para hacerle frente a ese montón de ropa sucia? Entonces vamos a ello.

Paso 1: Diagnostica tu Problema de Productividad

Todos tenemos mucho que hacer de vez en cuando. Algunos días estamos más ocupados que otros. Pero la mayor parte del tiempo lidiamos bien con esto.

El problema viene cuando tenemos tanto que hacer que se vuelve abrumador. Quizás los plazos se acumulan, y deseas haber utilizado la semana pasada para trabajar en lugar de asegurarte de ganar la más reciente escaramuza de pistola Nerf en la oficina. O quizás pasaste unos meses en modo crucero, luego de repente aparece una tonelada de oportunidades lucrativas. La vida personal puede arrojar sorpresas de productividad también, un niño nuevo, la mudanza del hogar, un duelo, un divorcio, todos pueden dejarte pensando cómo hacerles frente.

Por otra parte, también es posible que desees ser más productivo para que puedas lograr un objetivo que durante toda la vida has dejado escapar por el camino. Sea comenzar un negocio, escribir una novela, aprender un nuevo idioma, o aprender por ti mismo a escribir código, necesitarás hacerte a un pedazo de tiempo de la semana para que esto ocurra. Esto es especialmente difícil si tienes un trabajo a tiempo completo y  niños. Como tal, incluso pensar en hacer realidad estas metas puede ser tan abrumador como los grandes problemas de la vida.

Otra fuente para sentirse abrumado sobre la productividad puede simplemente ser que necesites aprender más sobre ella, y lo que se necesita para que te motives. Podrías estar en esta situación si:

  • No sé dónde empezar. Hay mucho que hacer, no estás seguro de cómo empezar, así que te encuentras sin hacer nada.
  • Te encuentras a ti mismo procrastinando o auto saboteando. Tal vez vas tarde todos los días para el trabajo, o pasas la mayor parte de tus horas de trabajo navegando en Facebook y Twitter. O tal vez tienes un objetivo importante que has mantenido por años, pero nunca has hecho nada por él.
  • Te olvidas de las citas importantes. Estas pueden ser reuniones de trabajo o citas personales tales como una presentación escolar, en la que tu niño está tomando parte. O tal vez olvidas las fechas importantes como tu aniversario. Ser olvidadizo puede dejarte sintiéndote abrumado por la culpa. Como es algo que podría subsanarse fácilmente, es una señal de que necesitas hacer cambios serios sobre cómo acercarse a la productividad.
  • No recuerdas lo que se supone que debes hacer. Tal como olvidar las citas, esto no debería estar sucediendo. Pero si lo está, puede causar una gran tensión y estrés. Tener una sensación subyacente de que has olvidado algo también puede causarte ansiedad y distraerte de tu trabajo.
  • Siempre estás ocupado y siempre estás detrás. Estar ocupado no es lo mismo que ser productivo. Es posible ser altamente productivo, sin embargo, todavía tener un montón de tiempo para ti y tu familia. Estar constantemente en movimiento es una señal de que podrías mejorar tu enfoque en la productividad.
  • Crees que no tienes tiempo. Las oportunidades son que podrías tener tiempo si lo deseas. Todos tenemos 24 horas en un día, y no tener tiempo suficiente es una opción.

No aprender a ser productivo es costoso. Las empresas hacen más dinero cuando son eficientes y bien administradas. Si no tienes un negocio,aumentarás el potencial de tu carrera — y tu potencial personal, si aprendes a manejar tu vida eficientemente.

Cualquiera puede hacerlo, y el camino a seguir es construir un sistema de productividad que más te convenga. Pero antes de poder construir un sistema de este tipo, necesitarás encontrar una manera de salir del abrumador lío en el que estás. Echemos un vistazo a cómo hacerlo.

Paso 2: Escríbelo

Es hora de hacerle la guerra a la abrumadora cantidad de cosas que tienes que hacer. ¿Qué hace cualquier general antes de conducir su ejército a la batalla? Descubre todo lo pueda sobre el enemigo. Obtiene la medida de sus enemigos, por lo que él sabe lo que enfrentará.

Como seres humanos, nuestros cerebros están diseñados para aferrarse a lo negativo. Esto sirvió a la especie humana en el pasado, pero a menudo es inútil en el mundo moderno. Una de las consecuencias de este sesgo de negatividad es que imaginamos nuestros problemas más grandes de lo que realmente son. Como los problemas o las cosas que debemos hacer giran alrededor en nuestras cabezas, se comienzan a ver más grandes y más aterradoras.

Es el momento de soltar el miedo y obtener una medida de la bestia que estás por enfrentar. Vamos a ver esa bestia a los ojos.

Coge un lápiz y un papel y escribe todo lo que está corriendo a través de tu cerebro que crees que necesitas hacer. Date unos buenos 20 minutos para sacar todo de tu sistema.

Sugerencia: Una vez que lo hayas hecho la primera vez, es una buena idea empezar a llevar una pluma y un bloc de notas contigo a todas partes. Entonces, si en cualquier momento un artículo en tu lista de tareas se te viene a la mente, podrás escribirlo inmediatamente, así no atascará tus ondas mentales.

Escribiendo las tareas que tienes que hacer, te estás poniendo en camino de empezar a hacer algo al respecto. Estás tomando una decisión. También estás aclarando tu mente, que te dará la energía extra que necesitas para empezar a tomar acción sobre tu lista. Como Dale Carnegie escribe en Cómo Dejar de Preocuparse y Empezar a Vivir:

La experiencia me ha demostrado, una y otra vez, el enorme valor de llegar a una decisión. Es la incapacidad para llegar a un propósito fijo, la incapacidad para dejar de darle vueltas en círculos enloquecedores, lo que lleva a los hombres a las crisis nerviosas y a vivir infiernos. Encontré que el cincuenta por ciento de mis preocupaciones se desvanecen una vez que llego a una decisión clara y definitiva; y el otro 40% generalmente desaparece una vez que empiezo a llevar a cabo esa decisión.

¿Cómo llega Carnegie a una decisión? Su primer paso es escribir lo que le preocupa.

Así que adelante y coge ese lápiz y papel ahora. Entonces estarás listo para el paso 3.

Paso 3: Evalúa tu nueva lista de tareas

El siguiente paso es ir a través de tu lista yendo a lo esencial y logrando organizarla. Apunta a hacer dos cosas con los artículos de tu lista:

  1. ¡Sé nuclear! Elimina las tareas que no necesitan estar allí.
  2. Prioriza las tareas restantes.

Para hacer este proceso tan simple como sea posible, puedes utilizar la matriz de Eisenhower. Esta matriz viene de una cita atribuida al Presidente de Estados Unidos Dwight D. Eisenhower:

Lo que es es importante es rara vez urgente y lo que es urgente es rara vez importante.

Convirtiendo esta cita en un gráfico, se obtiene la siguiente herramienta de toma de decisiones:

Se dice que Eisenhower utilizó esta herramienta para esta toma de decisiones propias.

Dibuja el gráfico en una hoja de papel, o descarga la matriz de Eisenhower desde Businesstuts+ e imprime una copia. A continuación, pon cada elemento en la lista de tareas en una de las cuatro secciones de la tabla:

  • Urgente e Importante
  • Urgente pero no Importante
  • Importante pero no Urgente
  • Ni urgente ni importante

¿Cuál es la diferencia entre las tareas urgentes e importantes?

Las tareas urgentes tienen un plazo específico que está a mano. Este plazo es generalmente impuesto por otra persona, o por circunstancias. Ejemplos de tareas urgentes son hacer las compra (antes de que la despensa está vacía), o responder al correo electrónico de tu jefe.

Las tareas importantes no tienen un plazo específico, pero todavía son importantes para ti. A menudo están relacionadas con tus metas personales. Ejemplos de tareas importantes son el ejercicio, escribir en tu diario, aprender un nuevo idioma y ayudarle a tus hijos con sus tareas.

Las tareas urgentes e importantes te interesan y tienen un plazo específico. Por ejemplo escribir un trabajo para un curso del colegio que estás tomando, o solicitar un nuevo empleo.

Las tareas que no son ni urgentes ni importantes, realmente no deberían ser parte de tu lista de tareas, al menos no mientras estás superando lo que te abruma. Si quieres tomar nota de ellos, crea una nueva lista llamada aspiraciones.

Si estás encontrando difícil decidir dónde colocar las específicas en la matriz, les puedes dar una calificación. Califica cada tarea entre -5 y + 5 según su importancia (con + 5 siendo la más importante) y entre -5 y + 5 según su urgencia. Una vez que tengas esta calificación, sabrás dónde colocar la tarea en tu diagrama.

Cada nuevo día traerá nuevas tareas para agregar a tu lista de tareas. Las tareas urgentes en particular tienden a aparecer en el último minuto. A cada nueva tarea que ingresa, asígnale una calificación en tu diagrama. Como practiques esto, empezarás a hacerlo casi instintivamente.

Una vez que empieces a ser honesto acerca de lo que hay que hacer, y lo que puedes dejar, comenzarás a sentirte mejor. Lo que parecía un precipicio insalvable para escalar está ahora a pequeños pasos hacia adelante. Ahora sabes exactamente qué pasos seguir y el orden en que los darás. Hablando de dar pasos, démosle un vistazo a cómo debes aproximarte para limpiar tu lista.

Paso 4: Limpia tus Atrasos

Antes de comenzar esta sección, vamos a tener clara una cosa: una lista de tareas estará raramente vacía. Una vez que has limpiado el plato, nuevas tareas vendrán rápidamente para llenarlo.

La naturaleza aborrece el vacío, y lo mismo ocurre con el alma humana. Nos gusta tener algo que hacer. Lo bueno de tu lista de tareas es que te muestra qué hacer después. Estarás enfocado en lugar de saltar al azar de una tarea a otra.

Aquí está el cómo debes acercarte a cada tipo de tarea en tu lista.

Tareas urgentes e importantes. Por razones obvias, estas son las que se deben limpiar primero. Saca tu calendario (o cómprate un calendario si no tienes uno) y agenda tiempo en tu día para hacerlas. Tienes tiempo para hacerlas. Si no encuentras tiempo, probablemente no son importantes o urgentes, y necesitas volver a la fila en la matriz de Eisenhower.

Tareas urgentes (pero no importantes). Pregúntate: ¿Qué hace estas tareas urgentes? ¿Realmente necesitas hacerlas? ¿Si deben hacerse, podrías delegarlas a alguien? Si debes hacerlas, y delegarlas es imposible, entonces agrégalas a tu calendario, pero sólo después de que hayas completado las tareas urgentes e importantes.

Consejo: Una gran fuente de supuestas tareas "urgentes" es el correo electrónico. Trata de reducir la cantidad de veces que revisas el correo electrónico cada día. Esto te liberará tiempo adicional para concentrarte en tareas importantes.

Tareas importantes (pero no urgentes). Establece un tiempo cada día para centrarte en tareas importantes. Ten cuidado con no sobrecargarte a ti mismo. Si una de tus tareas importantes es hacer ejercicio, pero no has hecho ningún ejercicio durante meses, entonces programar una hora al día de ejercicio te abrumará. Por el contrario, programa diez minutos de ejercicio, o ajusta tu día para incorporar el ejercicio. ¿Por ejemplo, podrías ir a trabajar en bicicleta en vez de coger el coche?

Tareas no urgentes y no importantes. ¿Qué hacen estas todavía en tu lista? ¡Sácalas!

Puedes estar pensando "Esto está muy bien, pero mi problema es encontrar la motivación para hacer las cosas".

Si estás pensando en esto y todavía no has llevado a cabo los pasos 2 y 3, vuelve y hazlos. La motivación es a menudo una consecuencia de tomar acción. En cuanto tomes medidas para el ajustar el tamaño de tu lista de tareas, estarás motivado para seguir tomando acción.

Dicho esto, la motivación y el enfoque son componentes importantes de la productividad. En los futuros artículos de esta serie, veremos herramientas que te ayudarán a centrarte en la tarea, y técnicas para mantenerte motivado.

Cuando se elimina la acumulación de tareas, estás listo para el siguiente paso.

Paso 5: Crea un Sistema de Productividad

La matriz de Eisenhower es un ejemplo de un sistema de productividad. No es el único sistema de ninguna manera, pero es fácil de aprender, lo cual es un buen lugar para empezar. Muchos más sistemas de productividad han sido desarrollados, incluyendo Getting Things Done (GTD), la técnica Pomodoro y No Rompas la Cadena. Iremos cubriendo estos sistemas en una serie de artículos sobre productividad en Businesstuts +.

Al probar estos sistemas, desarrollarás un conjunto de herramientas de productividad. Al leer este artículo y aprender a usar la matriz de Eisenhower, ya has sembrado tu kit de herramientas con tu primer sistema. Ahora, estás listo para experimentar con otros sistemas de productividad.

Una vez que has probado varios sistemas, empezarás a aprender lo que funciona para tu mentalidad y estilo de vida. Luego puedes tomar aspectos de los diferentes sistemas para hackear con ellos tu propio sistema. Te mostraremos cómo desarrollar este sistema de productividad a tu medida para que coincida con tus necesidades.

Así que quédate con nosotros, y vas a convertirte en un ninja de la productividad.

Recursos

Crédito Gráfico: Panic diseñado por Cédric Villain de Noun Project.

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