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Organizar tus Datos (como las Tablas Dinámicas) en Numbers

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Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:

Spanish (Español) translation by Cristian Marroquin (you can also view the original English article)

Las tablas dinámicas son a menudo favoritas para los usuarios de tablas dinámicas en Microsoft Excel o Google Sheets. Las hojas de cálculo son una gran herramienta para capturar y guardar datos. Pero ellas pueden crecer a medida que sea difícil de encontrar un significado en ellos Aquí es donde las tablas dinámicas vienen a jugar un rol importante.

Siempre he amado Numbers de Apple por su simplicidad e interfaz, pero escasea las características que me ayuden a buscar entre una gran base de datos. Sin las tablas dinámicas, las hojas de cálculo en Numbers son como muros de datos. Hasta recientemente, no habían tablas dinámicas en Numbers.

Pero cuando Apple liberó la última actualización de su aplicación de hoja de cálculo, Numbers, no pude evitar notar que ignoraron una característica que sonaba mucho como una tabla dinámica de Numbers. En Apple Numbers 5.2, una nueva característica llamada categorías inteligentes fue añadida para que pudiera traer cordura a tus datos. Construiremos algo similar a una tabla dinámica en Numbers.

Antes de que comencemos este tutorial, asegúrate de que estés en la última versión de Numbers. Revisa tu versión de Numbers abriendo la aplicación y yendo a Numbers > Acerca de Numbers. Asegúrate de que estés usando la versión 5.2. Puedes siempre abrir la App Store para macOS y revisar las actualizaciones si necesitas tener la última versión.

Mira & Aprende

Las categorías se sienten como tablas dinámicas en Numbers, y esto es una característica nueva. He puesto un video que puede ayudarte a ver el poder de organizar los datos. Revisa abajo para familiarizarte con esta nueva característica de Organizar.

¿Aún quieres aprender más? Sigue leyendo el tutorial abajo para ver una guía ilustrada sobre cómo organizar datos y resumirlos con esta opción.

Descarga el Documento de Ejemplo

Te ayudará tener una muestra de datos que puedas usar para seguir con este tutorial. Esa es la razón por la cual he preparado una guía de trabajo que incluye suficiente datos que te ayudarán a comenzar a usar la característica de Categorías. Descarga los datos en este vínculo. Puedes usar estos datos para crear tablas dinámicas en Numbers.

Aprende más acerca de básico de Numbers y cómo trabajar con los datos en el tutorial debajo que te ayudará a estar cómodo con las formulas en la aplicación:

¿Porqué Organizar tus Datos en una Hoja de Cálculo?

Primero, te ayudará a entender porqué organizar tus datos es tan útil en una hoja de cálculo. Vamos a comenzar con una captura de los datos que incluí en este tutorial. Cada fila en los datos tiene un registro separado de transacción.

Sample Data to organize in Numbers
Cada fila en los datos es una transacción por su cuenta, registro de clientes, cantidad y más.

Seguro, puedes ver las filas y registros individuales en estos datos. Pero, ¿cómo encuentras significado en él o resumes los datos, encontrando la cantidad total?

Usando las Categorías Inteligentes de Numbers puede ayudarte a responder todas las preguntas (y más) acerca de la muestra de datos:

  1. ¿Qué estados tienen la cantidad más grande de ventas?
  2. ¿Quiénes son nuestros mejores clientes?
  3. ¿Qué unidad de negocio hizo más ventas?

Simplemente, esta nueva característica puede ayudarte a resumir y entender tus datos. El problema es que no tiene suficientes datos, en que 100 filas de datos son difíciles de resumir. La respuesta es usar las tablas dinámicas en Numbers, o las Categorías Inteligentes, como Apple lo llama.

En el mundo antiguo, estarías filtrando, haciendo un subtotal, y haciendo cálculos separados (o saltar a Excel con los datos) para responder estas preguntas. Todo es cambió cuando Apple añadió las Categorías Inteligentes, que te ayuda a entender tus datos.

¿Cómo Usar las Categorías Inteligentes en Numbers?

Ahora que has aprendido el porqué las Categorías Inteligentes y Organizar tus datos es tan útil, vamos a darte un ejemplo.

Con la table seleccionada, da clic sobre el botón Organizar en la esquina superior derecha de Numbers. Ahora, verás un nuevo panel con muchas opciones para trabajar con tus datos.

En Numbers 5.2, hay opciones que muestran cuando das clic cobre el botón Organizar. Dos de ellos han estado en Numbers por algún tiempo, y Categorías es la nueva adición. Aquí está lo que cada opción trae a la tabla:

  1. Categorías: como ya habrás descubierto, Categorías puede ayudarte a agrupar tus datos. Te daré algunos ejemplos en este tutorial; así que lee para descubrir más.
  2. Ordenar: Ordenar datos no necesariamente responde cualquier pregunta, sino que lo pone en secuencia. Eso podría ser alfabética o cronológicamente (como ordenar datos basados en la fecha).
  3. Filtro: Filtrar no cambia los datos originales tampoco; meramente muestra y oculta los datos basados en el criterio de filtro que especifiques.

Vamos a encaminarnos en un ejemplo para usar Categorías, o tablas dinámicas en Numbers, para resumir una hoja de cálculo en Numbers.

Para comenzar con esta categoría, da clic sobre datos en la tabla y luego da clic en el botón Organizar en la esquina superior derecha de la aplicación. Luego, escoge Añadir una Categoría, y comienza seleccionando un campo en el grupo de datos por el cual quieres organizar tus datos. En el primer ejemplo, vamos a escoger Entregar Estado para agrupar los datos por el mismo estado para el orden.

Organize data by Delivery State
Escoge una opción desde el campo Añadir una Categoría para comenzar a agrupar datos por campo específico.

Ahora, tus datos están agrupados y organizados basados en el criterio que escogiste. Nota que en la captura de abajo, la tabla está ahora consolidada en estados, con todas las filas que igualan el criterio que está debajo. Mira la captura debajo para el ejemplo.

Organized by State
Todas las filas igualan el criterio debajo de él en este ejemplo sobre cómo usar la "tabla dinámica de Numbers".

Esto es lo básico sobre cómo organizar tus datos en Numbers Solo escoge la categoría y verás los que los datos vienen de una manera organizada.

Más antes, planteé tres preguntas de datos que las Categorías Inteligentes nos ayudó a responder. Ahora, vamos a los ejemplos prácticas para responder estas cuatro preguntas con la muestra de datos.

1. ¿Qué Estado ha Tenido la Cantidad Más Grande de Ventas?

Así que, hemos comenzado a organizar los datos por estado. Pero aún necesitamos resumir la cantidad por estado.

En la columna de Ordenar Cantidad, da clic en el icono de rueda dentada. Esto hará el subtotal de las cantidades por estado.

Ahora, solo necesitamos ordenar las cosas por estado. Da clic derecho sobre el primer estado en la lista, y luego escoge Colapsar Por Grupos. Esto colapsa todo lo que está abajo a un nivel de estado para facilitar la revisión.

Roll up by state
Primero, escoge un subtotal desde el icono de rueda dentada; luego da clic derecho sobre el nombre del estado y escoge Colapsar por Grupos para ver un resumen de nivel de estado.

Ahora daré clic derecho sobre la columna subtotal, y escoge "Organizar Cantidad en Orden" en descendiente.

Sort by State in Numbers
Da clic derecho sobre el texto de subtotal y escoge Ordenar Cantidad en Descendiente para order los estados por orden de total.

¡Eso es todo! Ahora verás los estados ordenado por cantidad en orden. Rápidamente puedes afinar y entender los negocios de manera mejor por la habilidad de resumir los datos.

2. ¿Quiénes son los Mejores Clientes?

Ahora, podemos crear un resumen similar para estudiar quienes son nuestros mejores clientes. En vez de agrupar por estado, esta vez agruparemos por cliente en orden de datos.

Todo lo que necesitas hacer es cambiar la Categorías desde el Estado de Entrega a Nombre de Cliente. Con solo un par de clics, los datos se voltean en ser organizados y ordenados por el cliente en vez del estado.

Entonces, solo repite los pasos dando clic derecho sobre el nombre del cliente y escoge Colapsar por Grupos.

Sorted by Customer Name
Simplemente cambia el menú desplegable a Nombre del Cliente para reorganizar los datos basados en el cliente que colocó el orden.

¿Quieres probar otra manera de ver los datos? En vez de ver el subtotal por cliente, estudia el cliente el cual, en promedio, coloca la orden más grande.

Review data by average order
Da clic sobre el icono de engrane de nuevo y escoge Promedio, luego da clic derecho y "Ordena Resumen en Descendiente" para ver los promedios de manera ordenada.

¡Eso es todo! Usamos nuestra configuración para el primer ejemplo en este tutorial y simplemente volteamos para enfocarnos sobre el cliente en vez del estado de entrega.

3. ¿Qué Unidad de Negocio Hizo Más Ventas?

De nuevo, este ejemplo se verá muy similar a los dos de antes. Vamos a la columna de negocio en los datos, y vamos simplemente a cambiar a Unidades de Negocio. Ahora, los datos resultan que estarán en las unidades de negocio.

Ahora, vamos a ir más allá y añadiremos dos niveles de datos. En el lado derecho, da clic sobre Añadir una Categoría, y, esta vez, escoge Nombre del Cliente. Ahora, nota que puedes ver no solo un resumen an la unidad de negocios, pero en el nivel de cliente también.

Two layer data review
Añade una segunda categoría para ver los datos resumidos en niveles múltiples para un mejor entendimiento.

¡Eso es todo! Puedes añadir capas múltiples a tu organización de datos y resumen.

Sigue Aprendiendo

En este tutorial, aprendiste a cómo tomar datos y organizarlos y entenderlos en el programa de Apple Numbers. Las hojas de cálculo no son una manera de capturar datos, sino que sirven como una herramienta de análisis para entender esos datos.

Aprende más acerca de cómo Numbers, y otras aplicaciones, enfocan el resumen de datos, con los tutoriales adicionales de abajo:

¿Has tratado esta nueva característica que es como la tabla dinámica en Numbers? Déjame saber en los comentarios de abajo si has encontrado una característica o técnica que no he descubierto aun.

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