¿Cuáles Son los Procedimientos Operativos Estándar (PoE)? Definición + Cómo Guiar

Spanish (Español) translation by Alfonso Mora (you can also view the original English article)

Al agregar un nuevo empleado a su empresa o un nuevo miembro de su equipo, no puede esperar a saber todo desde el primer día. Y aunque ciertamente debería tomarse el tiempo para entrenarlos, tiempo siempre escasea para el entrenamiento.

Es por ello que las empresas de todos los tamaños desarrollan procedimientos operativos estándar o POEs. Estos documentos de proceso crucial contengan instrucciones necesarias sobre cómo completar los procesos críticos en una empresa. Escribir procedimientos de operación asegurar que una empresa puede seguir funcionando sin problemas como empleados van y vienen.

Procedimientos operativos estándar crear continuidad en el negocio. Empleados, clientes y el lugar de trabajo va a cambiar. Peos se garantizarán que un conjunto estándar de tareas puede completarse mientras que todo cambio.

En este artículo vamos a hablar sobre la importancia de procedimientos operativos estándar y cómo desarrollarlos. Zambullámonos.

¿Qué es un PoE?

Entonces, ¿Qué es un PoE? Y ¿Por qué debería implementar PoE en su negocio?

Una compensación o procedimiento de funcionamiento de estándar, es simplemente una documentación de cómo funciona un proceso. PoE funcionan mejor como una lista paso a paso de procedimientos que cualquiera puede seguir con un poco de entrenamiento.

Empresas desarrollan PoE para una variedad de razones. Una de estas razones es que PoE ayudan a reducir el tiempo de formación de nuevos miembros del equipo. Les mano un PoE bien construido y tendrán una considerable ventaja en completar la tarea.

Una vez todas las formación de recursos humanos y la inducción completa, una PoE escrita bien puede servir como el primer punto de introducción para nuevos miembros del equipo.

Una de las razones más importantes para escribir procedimientos operativos estándar es asegurar la continuidad. ¿Ha trabajado con alguien que era crucial para el éxito del equipo debido a su conocimiento y experiencia? He visto este tipo de persona deja a las empresas muchas veces, y el proceso se rompe y no se puede completar.

Sin duda hay sin talento superior reemplazando fácilmente, seguro. Pero PoE son una buena cobertura que ayuda a asegurar que todavía se completará tareas cruciales aunque miembros clave cambian de papeles o salir para nuevas oportunidades. Incluso como los miembros del equipo cambian, un bien creado PoE asegurará que otros empleados pueden completar la tarea.

Poe también actúa como protección legal importante para una empresa. El hecho del asunto es que operamos en un ambiente litigioso que está plagado de demandas. Asegurar que los procesos críticos son documentados y revisados por empleados puede proporcionar una capa de protección para una empresa.

Creative Process image — Poes aseguran que una empresa puede seguir funcionando sin problemas. (Fuente de la imagen: Envato Elements)

Sin embargo, procedimientos de operación no son sólo para grandes compañías de Fortune 500. En mi práctica independiente, he desarrollado PoE que me ayudó a externalizar ciertas partes de mi negocio. Incluye las tareas que preferiría no hacerlo, como enviar a mis clientes facturas o incluso editando un documento para su publicación.

Seamos sinceros: Si no tienes un proceso documentado, no tiene un proceso. Tienes algunos pasos que se realizan a veces al azar. Procedimientos operativos estándar son sólo eso - estandarizados. Puede ser entregarlos a otros sin el proceso de ruptura.

Crear SoP para Crecer

Sobre todo, autónomos y pequeños empresarios deben considerar crear PoE para que pueda crecer su práctica.

Es probable que no inicie su negocio con el único propósito de crear facturas. Salió y comenzó a ofrecer sus servicios debido a la pasión que tienes por tu trabajo, no todas las cosas administrativas que viene junto con él.

Pero también sabes que simplemente no puede descuidar estos procesos de negocio. Facturación, por ejemplo, es crucial para mantener su negocio y continuar su trabajo creativo. Esta es la tarea ideal que debería tener un PoE construida para él por lo que potencialmente puede ser tercerizado o manejada por otros.

Pasando de ser una práctica creativa de la persona a un crecimiento, negocio próspero requiere implementar estos procesos escalables que puede subcontratar o entregar a otros miembros del equipo.

Estoy seguro que nadie consigue excitado por la idea de la escritura de PoE. Pero crece tu práctica trata de poner sistemas escalables en el lugar que puede crecer con su carga de trabajo. Parte de está desarrollando PoE para estos procesos críticos del negocio. Vamos a hablar de cómo construirlos.

PoE para las Pequeñas Empresas

Procedimientos operativos estándar de la escritura no es sólo para grandes corporaciones. Cualquier empresa que busca expandirse más allá de su nivel actual necesita PoE para escalar.

Vamos a usar el ejemplo que he mencionado anteriormente, cómo la factura para mi empresa, como un ejemplo de cómo escribir un PoE.

Cómo Escribir un Procedimiento Operativo Estándar

Procedimientos operativos estándar puede tomar algunas formas, pero quizás el formato más popular es un documento de texto que incluye una lista paso a paso a seguir. Construyamos un ejemplo de un PoE (procedimiento estándar de operaciones) para emisión de facturas a clientes a fin de mes.

1. El Estado "Porqué"

Es difícil que compro en hacer PoE si el lector o el preparador no entiende por qué es importante el trabajo. Por eso siempre empiezo con porque.

Para mi ejemplo de procedimiento operativo estándar, lo mantengo simple. El propósito de crear facturas es simple: que me paguen! Como el razonamiento nadie ayudará a saber que este proceso es importante y que es vital para ejecutar cada mes.

SOP Invoicing — Debe abrir un documento de texto simple como éste con una breve descripción del proceso y por qué es importante para el negocio.

También, asegúrese de incluir algunos detalles administrativos de que debe mantener el PoE. Identifica que va a trabajar en él.

2. Marco el Proceso

¿Dónde encaja el proceso documentado en el cuadro general de la empresa? Cuando debe realizarse, y ¿qué otras medidas se requiere antes de puede ser? Muchos procesos son dependientes en otros pasos, así que asegúrese de que esto es capturado.

When to Complete — Asegúrese de documentar "Cuando a toda" la parte del proceso para que todo el mundo entiende cuando poner el PoE en movimiento.

Cuando se realiza la tarea, y ¿con qué frecuencia se realiza? Estos son todos los datos que tienen que ser capturados en un PoE para que cualquier persona puede seguir por otros.

3. Crear Pasos Detallados y Concretos

Ahora, hemos llegado a lo más importante parte del PoE proceso: pasos que cualquiera puede seguir.

Documentar los pasos involucrados en el proceso. Hacen más sencillo posible. Para mí, me resulta más fácil escribir una lista de paso de PoE al realizar la tarea para mí, para que nada se olvida.

SOP Steps — Crear pasos simples que cualquier persona puede seguir para que el procedimiento operativo estándar es repetible.

Es posible que necesite incluir condicionales en su lista. Está bien comenzar con un paso con "si...", mientras dirección el escenario.

4. Agregue Ilustraciones y Capturas de Pantalla

Muchos PoE se beneficiarán de imágenes que ilustran los pasos individuales de un proceso. Especialmente si estás preguntando al usuario utilizar una aplicación específica o sistema de gestión de proyectos, ayuda a

Para mí, por lo general utilizo Trello para mi práctica freelancing. Imágenes que incluyo un PoE que incluye tutoriales de cómo realizar una tarea de Trello, por ejemplo. Tener en cuenta que el usuario no puede haber nunca utiliza el sistema, para que más detalle siempre es útil.

5. Pruebe los PoE

Aquí es la mejor manera de probar la viabilidad de sus procedimientos de operación: tratar de dar apagado y ver si se rompen.

Sé que cuando estoy escribiendo procedimientos operativos estándar, yo soy culpable del olvido perspectiva para principiantes. Es probable que he estado haciendo la tarea durante tanto tiempo que he olvidado lo que es para empezar sin el conocimiento del proceso.

Por esta razón es tan importante. Tienes que poner los PEOs en acción para ver si otros entienden. Entregar a un freelancer u otro miembro del equipo para ver si tiene sentido para alguien nuevo.

Lo Más Importante: Almacenar y Revisar Periódicamente

Después de que han desarrollado los PoE, que ha llegado a la parte más importante del proceso: distribución y hacerlos útiles. Muchos equipos ven creando PoE como un proceso único que no necesita un mantenimiento regular. Documentación bien creado no es útil a menos que ha distribuido y utilizado.

En primer lugar, es crucial que usted tiene un lugar que puede almacenar PEOs para que todos los que te impactados por ellos pueden acceder a ellos. Esto podría ser una parte de Dropbox, una unidad de red compartida o incluso una página de intranet.

Sobre todo, el PoE sea accesible y almacenado en un sólo lugar. Yo he visto se vuelven inútiles porque todo el mundo comienza a mantener copias separadas del archivo y pronto llegan fuera de sincronización. Asegúrese de que todo el mundo está trabajando desde la misma copia maestra para que SOP mantener la utilidad que fueron pensadas para.

Hacer PoE "Documentos Vivientes"

He trabajado en muchas situaciones donde escribir documentación y PoE es un proceso de una sola vez. Un gran impulso pasa de gestión superior a procesos activos de documento, y el equipo pasa muchas horas de documentación de procedimientos operativos estándar.

Seis meses más tarde, procesos de evolución y cambio. Y los PoE rezagada, no se actualiza para que coincida con la realidad del nuevo proceso. Muy pronto, nadie está utilizando el PoE porque no son representante de cómo funciona el proceso.

Para combatir esto, usted necesita actualizar periódicamente los PEOs para que no llegan demasiado lejos fuera de sincronización. Es crítico que los procedimientos operativos estándar son revisados regularmente por el mantenedor.

Cada PoE debe tener un dueño de proceso que es responsable de actualizar y editar periódicamente para asegurarse de que coincide con el proceso actual. Esta es la única manera que PoE mantener su utilidad y es utilizado por su equipo.

Utilización de Screencasts en Procedimientos Operativos Estándar

Screencasts son uno de mis formatos favoritos para la enseñanza, y también trabajan excelentemente bien para documentar procesos.

Usted no puede haber oído de screencasts, pero estoy seguro de que hayas visto en acción. Un screencast es simplemente una grabación de una pantalla digital, típicamente con anotaciones y narración de voz en OFF para añadir más detalles.

Screencasting Example — Un screencast es la manera perfecta para ilustrar un concepto viendo que un experto realice una tarea.

Probar una plataforma screencast como Screenflow o Camtasia para grabar un proceso. Incluso si sólo suplementos una SOP escrita, puede añadir otro ángulo que es más ilustrativo que las instrucciones escritas solo.

Rótulos, por ejemplo, pueden ilustrar y resaltar elementos específicos en el video. Revisa el tutorial a continuación un ejemplo de cómo puede utilizar una anotación en Screenflow para crear rótulos muy específicos para obtener más información.

ScreenFlow

Cómo Agregar Rótulos Personalizados a Vídeos Screencast en Screenflow

Andrew Childress

Una de las otras razones que screencasts funcionan bien es que usted puede añadir más detalles que no encajan en un formato escrito. Me gusta crear instrucciones "condicionales" en screencasts. Por ejemplo, puede ilustrar opciones tales como "si la situación es A, haga clic en esta opción; Si la situación es B, haga clic en esta opción en lugar de otro."

Grabaciones de pantalla digitales pueden servir como PoE de los suyos. He encontrado que son una de las maneras más eficaces para enseñar a otros. Hace un ajuste ideal para la creación de procedimientos operativos estándar porque crean comprensión instantánea para el revisor.

Recapitular y Seguir Aprendiendo

Si tienes aspiraciones de crecimiento para su negocio pequeño o práctica independiente, necesita sistemas y pasos que le ayudan a escalan. Apenas hemos explorado la cuestión de qué es una compensación. También has aprendido la definición del PoE. Además, ha aprendido a escribir un PoE.

Puesta en marcha de sistemas eficientes garantizará que puede Agregar a más empleados a su equipo o asumir más trabajo ya que subcontratar. Compruebe hacia fuera estos tres tutoriales de proceso de negocio excelente para aprender más:

¿Qué sistemas tienes en lugar de documentar y hacer crecer su negocio? Asegúrese de que me avisen con un Comentario sobre este tutorial.