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¿Qué son las Wikis y por qué deberías usarlas?

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Spanish (Español) translation by Gustavo Ramirez (you can also view the original English article)

“Wiki” es una de las palabras de moda más frecuentes en internet junto a servicios en la nube y diseño responsive. En este artículo conocerás qué son las wikis y para qué sirven. 

Aprende qué son las Wikis y para qué sirven. Fuente de la imagen: Envato ElementsAprende qué son las Wikis y para qué sirven. Fuente de la imagen: Envato ElementsAprende qué son las Wikis y para qué sirven. Fuente de la imagen: Envato Elements
Aprende qué son las Wikis y para qué sirven. Fuente de la imagen:: Envato Elements

Cuando escuchas la palabra "wiki", inmediatamente piensas en Wikipedia, la famosa enciclopedia en línea. Luego nos encontramos con WikiLeaks, la fuente de los secretos filtrados del gobierno. Ambos sitios comparten la misma extraña raíz de la palabra y quedas perdonado por pensar que se relacionan. No lo están. Al menos en la manera que podrías pensarlo. 

¿Cuál es la definición de wikis hoy en día? Este término de hecho significa rápido en Hawaiano. El viaje de esa definición a la de hoy de "un sitio web que permite editar colaborativamente su contenido y estructura por parte de los usuarios" tiene una historia interesante, que la puede contar mejor Ward Cunningham, el padre del wiki moderno.

La parte importante de los wiki y lo que lo diferencia de cualquier tipo de sitio web, es que es editado por los usuarios en colaboración. Piensa en eso por un momento: la habilidad del usuarios de un wiki para editarlo en colaboración. Si lo puedes leer, lo puedes editar. Parece simple a primera vista, aunque profundamente poderoso en la practica, y es lo que los dos Wikipedia y WikiLeaks tienen en común.

Eso es lo que vamos a explorar: los beneficios que un wiki puede proveer en una empresa, las clases de problemas que puede resolver, por qué debes usarlos y cuáles las opciones que tienes al configurar un wiki por ti mismo. Así descubriremos qué son los Wikis y para qué sirven. Es mucho terreno que cubrir, así que comencemos.

Qué Son las Wikis y Para Qué Sirven

Para apreciar realmente qué son las wikis y lo que hacen por tu empresa, necesitamos viajar en el tiempo a los días originales de la web. Viendo lo el propósito del primer wiki, el estado actual de los mismos tendrá mucho más sentido.

Al principio mencioné a Ward Cunningham, padre del wiki. En la página frontal de su propia wiki, él da algunas ideas de los orígenes y características de una wiki y el propósito por el cual fueron diseñados.

La idea de un "Wiki" puede ser vista extraña al principio, pero profundizando y explorando sus conexiones parecerá familiar rápidamente. "Wiki" es un sistema de composición, es un medio para discutir, es un depósito, es un sistema de correo, es una herramienta de colaboración. No sabemos exactamente lo que es, pero sabemos que es una manera divertida de comunicarse de forma asíncrona a través de la red.

Qué son las Wikis: la portada del Wiki de Ward CunninghamQué son las Wikis: la portada del Wiki de Ward CunninghamQué son las Wikis: la portada del Wiki de Ward Cunningham
Qué son las Wikis: la portada del Wiki de Ward Cunningham

Me encanta ese resumen sobre la definición de Wikis. Al principio, Ward y sus colegas ni siquiera sabían qué debían hacer exactamente las wikis. Aunque sabían que era divertido.

De ese pequeño resumen podemos extraer las características de una wiki: componer, discutir, vincular, colaborar, comunicar.

¿Notas algo en esta definición de wikis? Todos son verbos. Es lo que las wikis hacen.

1. Composición Rápida con las Wikis

¿Qué son las wikis y para qué sirven? En su esencia, los wikis son sistemas de composición. Tratan de que sea lo más fácil posible escribir en un sitio web. Esto es importante porque es algo que separa los wiki de los sitios web promedio.

La mayoría de las personas personan visitan solamente un sitio como Wikipedia para leer algo, al igual como lo hacen en otros sitios web, por lo que este aspecto de los wikis a menudo se pierde en el lector casual. Pero a finales de los años noventas, cuando Ward Cunningham hizo su wiki, lo que tenía en mente era la creación sencilla de contenido web.

En ese tiempo, los sitios web casi siempre estaban escritos a mano en HTML. HTML es bueno como lenguaje de programación, y aún se desarrollan páginas web con él. Pero puede ser un lenguaje complicado de escribir a mano, y frecuentemente se interpone en el camino de solo escribir. Esto es especialmente verdadero cuando tratas de escribir algo más que simples párrafos. Si quieres añadir cualquier tipo de estructura o formato a un documento, las especificaciones HTML pueden absorber todo el contenido.

Ward quería una herramienta que dejara a las personas escribir sitios web rápidamente (¿ves cómo el nombre wiki juega un papel importante aquí?) y HTML no era lo suficientemente rápido. Así que dentro de su sistema de wiki había un formato básico de texto. Era más simple y fácil de escribir que las etiquetas de HTML y menos molesto al escribir y editar las páginas. Otra  de las ventajas de las Wikis es que permiten a cualquiera editar un wiki, sin tener que saber cómo editar en código HTML. 

¿Qué son las Wikis?: Página de formato¿Qué son las Wikis?: Página de formato¿Qué son las Wikis?: Página de formato
¿Qué son las Wikis?: Página de formato en MediaWiki.

Y así, a su vez, la composición rápida y fácil se convirtió en una de las características del diseño de wiki. Debe ser más rápido y sencillo escribir y editar textos en un wiki que en un código HTML hecho a mano. La sintaxis de un wiki, que es algo similar a la sintaxis popular Markdown, y está diseñada para ayudar a reducir la fricción cuando se escribe y se editan páginas de wiki, lo cual ayuda a los usuarios escribir y editarlo más frecuentemente. Esta es otra de las ventajas de las Wikis.

Ahora que ya conoces qué son los Wikis, descubre geniales temas Wiki WordPress en Elements o ThemeForest:  

2. Los Wikis son Geniales para Colaborar

El internet ha simplificado las comunicaciones a un grado que al día de hoy hablar con alguien al otro lado del mundo no es tan sorprendente. En los primeros días de la web fue mucho más atractivo. Las aplicaciones basadas en internet de hoy en día no existían aun, así que la web en sí misma era la manera principal de comunicarse. Estas características de una wiki la hicieron un producto fascinante, son geniales para discutir, colaborar y comunicar.

Acceso Flexible para Editar Páginas Wiki

Ya vimos cómo las ventajas de las wikis aceleran las cosas para editar a comparación de los sitios web promedio. Pero para responder para qué sirven las wikis, estas permitieron algo más único: cualquiera que leyera una página de wiki tenía la habilidad de editar esa página de wiki. En su sentido más abierto, un wiki es editable por cualquier visitante.

Esta era la característica a la cual Ward se refería en su definición de wikis "un medio de discusión; un sistema pequeño; una herramienta para colaborar". Hoy en día, el software de un wiki permite más control sobre quién puede editar una wiki, pero el poder de la función permanece igual. Puedes hacer un wiki con todas esas cosas que Ward mencionó y más. 

Editar no solo significa trabajar juntos para hacer un sitio. También puede ser solo actualizar una página wiki acerca de un proyecto para hacer saber a otros cómo está progresando, por ejemplo. Cuando comienzas a pensar sobre eso en un contexto de negocios, el potencial se vuelve emocionante y podemos ver para qué sirven las wikis ¿no es cierto?

3. Los Hipervínculos Potencian a Todos los Wikis

Los hipervínculos no son algo nuevo y han estado alrededor desde el nacimiento de la web. Es la primera letra del acrónimo del inglés de "HTML". Pero la manera que el primer wiki manejó los hipervínculos es lo que lo hace muy especial, y es por eso los enlaces se han convertido en la piedra angular de el diseño de wiki hasta hoy.

Añadir Enlaces a las Páginas de Wiki es Rápido

Al igual que todo lo que hemos visto hasta ahora, añadir y crear vínculos dentro de la wiki está diseñado para ser rápido y fácil. Observa que dije dentro de la wiki. Son vínculos internos que están diseñados para ser fáciles de hacer.

La sintaxis específica para crear un vínculo interno difiere entre diferentes sistemas de wiki, pero lo que tienen en común es su eficiencia. Eso, entre otras razones, es el por qué es muy fácil de perderse en Wikipedia, ya que siempre hay más información que explorar entre las docenas de vínculos en cualquier página.

El Poder del Vínculo en Las Futuras Páginas de Wiki

Más allá de ser fáciles de añadir, otra de las características de una wiki es que puedes vincular algo que no existe. ¿Qué quiero decir con esto? Bueno, déjame ilustrar: ¿Qué ocurre si estás escribiendo una página de wiki y quieres profundizar en un tema particular? Puedes crear un link a una página a ese tema, aunque la otra página aún no exista.

Toma un momento para pensar en eso. Es simple y al mismo tiempo profundo.

Y se ajusta perfectamente a la visión que Ward Cunningham tuvo en su definición de wikis en primer lugar. Él quería que fuera un lugar fértil para la comunicación, el discurso y para compartir conocimiento.

Aquí tenemos un medio sencillo y directo por parte de un usuario para solicitar más pensamiento y discusión en un tema particular. O, usado de una manera distinta, los medios por los que usuario esquematice los temas que quiere elaborar en el futuro. Una lista natural de tareas que automáticamente hará el proyecto original mucho mejor cuando la tarea se complete.

Estos dos aspectos de vínculos dentro de los wikis se unen en algo más especial que el hipervínculo promedio. Ayudan a facilitar el crecimiento dentro del wiki. Es por este tipo de vinculación que los wikis comienzan a ser mágicos y que nos dan una pista de qué son los wikis y para qué sirven. 

¿Son los Wikis Correctos para mi Negocio?

¿Qué son los wikis? En resumen los wikis:

  • Hacen fácil y rápido escribir información en las páginas web.
  • Facilitan la comunicación y la discusión, ya que es fácil para aquellos que están leyendo una página wiki editarla por sí mismos.
  • Permite una vinculación rápido y fácil entre páginas wiki, incluyendo páginas que no existen en la wiki.

Pero eso es un poco abstracto. Puede ayudarte a ver cómo Wikipedia ha sido un éxito, pero es un poco más difícil ver cómo puedes beneficiar a tu negocio. Por eso, aquí hay unos ejemplos de lo que un wiki de empresa puede hacer por ti. Si aún te preguntas para qué sirven las wikis, pienso que te convencerán de que son perfectas soluciones para tus negocios.

1. Los Wikis son el Sueño de la Documentación

Cada negocio requiere documentación detallada y bien mantenida. Y aun así, a veces se siente como un sueño inalcanzable. En el pasado, tal vez tu documentación estaba en un detallado manual del empleado, quizá en un cuaderno de espiral y hecho en casa. Pero este es el siglo 21 ynadie quiere usar algo como eso de nuevo.

Podrías tratar de modernizar las cosas, optar por lo digital con tu documentación. Quizás podrías tener algunos documentos de Word en carpetas compartidas para la compañía entera. Eso podría darte algunas buenas funciones. Es digital, se sincroniza en cada una de las computadoras de los empleados y es fácil de escribir y editar... bueno, siempre y cuando todos tengan Microsoft Word.

Pero, ¿qué pasa si quieres hacer una referencia de un documento mientras estás en una reunión y no tienes tu computadora en frente a ti? ¿Qué tal si tratas de buscar un proceso particular o una técnica importante en esos documentos de Word? Después de todo, tomaría muchos documentos Word para documentar todo. Luego, seria muy fácil para alguien borrar un documento accidentalmente o editar algo importante y la única manea de arreglarlo sería restaurarlo desde un respaldo.

Y ni siquiera hemos hablado acerca de tratar de asociar documentos diferentes con cada uno. ¿Cómo conectas los documentos cuando estás hablando acerca de archivos Word en una carpeta compartida? En estos casos es muy sencillo ver para qué sirven las wikis. Veamos un simple escenario de cómo te puede ayudar tener una wiki de empresa:

El Problema de Organizar Documentos de Negocio

Supongamos que tienes diferentes departamentos, cada uno escribiendo su propia documentación. ¿Cómo organizas todos esos documentos? Ponerlos todos juntos en una carpeta compartida será muy desordenado. Así que comienzas a poner algunos de ellos en las carpetas.

Supongamos que organizas esas carpetas por departamento.

  • ¿Ahora qué pasa si un documento aplica para más de un departamento y por lo tanto se ajusta a más de una carpeta?
  • ¿Pones la copia de un documento en cada carpeta?
  • ¿Qué pasa cuando alguien edita uno de esos documentos?
  • ¿Cómo esos cambios llegan a las copias de ese mismo documento?

¿Ves cómo las cosas pueden salirse de control rápidamente? No quiero criticar los documentos Word en carpetas compartidas. Si un sistema como ese genuinamente funciona para ti, me alegra. Pero si te has encontrado con uno de estos problemas que he descrito, entonces te debes a ti mismo examinar implementar una wiki de empresa como una solución a tu negocio.

2. Hacer el Sueño Realidad

¿Cómo pueden las características de un wiki hacer realidad tus sueños de documentación?

Piensa en las notas de las oficinas, aquellas que sientes que siempre estás enviando. Con las ventajas de las wikis, estas se convierten en una sola página con un vínculo que puedes mostrar en alguna parte que todos puedan ver. Cuando se trata de editar esa nota, es simple y fácil. Y la mejor parte es, que el vinculo siempre será preciso, incluso luego de que hayas editado la nota. Una gran función de una wiki de empresa ¿verdad?

Crea un Catálogo de Productos En Linea que Permita Búsquedas

¿Tienes un catalogo de productos complejo y grande? Imagina que todo esté organizado en un lugar. Un lugar en el que puedes buscar, editar fácilmente y los vínculos relacionados están juntos. Eso es un wiki de empresa, mi amigo. Muy ordenado, ¿cierto?

Crea una Base de Información para tu Equipo

¿Qué pasa si tienes un negocio basado en ventas? Con un wiki de empresa puedes ayudar a tus vendedores a hacer el seguimiento del número de ventas, información de cliente o trucos y consejos de venta, todo en un lugar. Y puedes instalar tu wiki de modo que sea accesible cuando están fuera, desde cualquier tipo de dispositivo móvil. Con estas ventajas de las wikis, esto se siente como el siglo 21 ¿no?

Haz un Wiki en Intranet para la Formación Empresarial

Ahora, que ya sabemos qué son los wikis y cómo funcionan, imagina cómo pueden revolucionar la formación empresarial. El wiki se convierte un lugar consistente para colocar políticas comerciales, los mejores entrenamientos, estándares y lineamientos. Todas las cosas que has aprendido a través del tiempo, pueden beneficiar a un empleado nuevo tan solo leyendo el wiki. Puedes dejar de preocuparte de enseñar las mismas cosas una y otra vez. Escríbelas una vez ahora y enseñará a todos en el futuro. Gracias a las características de una wiki, será fácil de editar cuando las cosas cambien.

Una wiki de empresa puede ser la casa de todo esto y mucho más. Recuerda lo que hace un wiki único: son fáciles de editar, accesibles desde cualquier navegador web, con vínculación simple e intuitiva entre páginas. Estas características ayudan a facilitar el tipo de ambiente en el que la documentación de calidad que tanto has querido puede crecer y prosperar.

Haz tu Propio Wiki (Da el Siguiente Paso)

Espero que ahora sepas qué son las wikis y para qué sirven, además de cómo pueden beneficiar a una micro empresa, escuela, tu vida personal y cualquier otra cosa. Ahora, todo lo que necesitas hacer es hacer tu propio wiki, y ponerla en uso en tu trabajo.

Puedes configurar una wiki con MediaWiki en tu propio servidor o con un solo clic con muchos servidores de alojamiento web. Alternativamente, podrías usar un alojamiento wiki como PBworks o Wikia. Los conceptos básicos son lo mismo, sin importar cuál escojas.

También puedes usar WordPress para instalar tu wiki. Ofrecemos populares temas para wiki en WordPress en nuestro mercado ThemeForest. Son geniales para hacer intranets corporativos, colaboraciones en sitios basados en conocimiento, instalar mesas de ayuda y otros tipos de wiki de empresa.

Aunque puede ser un poco complicado comenzar tu wiki y aprender cómo crearlo, editarlo y vincular el contenido. Ahí es donde nuestro siguiente tutorial te puede servir. Aquí todo lo que necesitas saber para hacer tu wiki.

Para aprender incluso más sobre qué son las wikis y para qué sirven, revisa este tutorial: 

    Nota Editorial: Este artículo se publicó originalmente en el 2014. Se revisó exhaustivamente por nuestro personal para que sea actual y preciso. Con la asistencia especial de Laura Spencer.

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