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¿Qué Son los Wikis, y Porqué Deberías Usarlos?

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Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Spanish (Español) translation by Cristian Marroquin (you can also view the original English article)

"Wiki" es una de las palabras más pegadizas en internet, al lado de "computación en la nube" y "diseño responsivo".

Cuando escuchas la palabra "wiki", piensas inmediatamente en Wikipedia, la enciclopedia in linea que es famosa. Más reciente, WikiLeaks, la fuente de los secretos filtrados del gobierno en años recientes, ha tomado muchos encabezados. Con ambos sitios soportando la rareza del mundo, serás perdonado por pensar que están relacionados. No lo están. Al menos no de la manera que piensas.

¿Cuál es la definición de "wiki" hoy en día? Este término de hecho significa rápido en Hawaiano. El viaje de esa definición a la definición de hoy de "un sitio web que permite editar colaborativamente su contenido y estructura por parte de los usuarios" tiene una historia interesante, mejor dicha por Ward Cunningham, el padre de el wiki moderno.

La parte importante de los wikis—lo que lo diferencia de cualquier tipo de sitio web—es que es editado por los usuarios en colaboración. Piensa en ello por un momento: la habilidad del usuarios de un wiki para editarlo en colaboración. Si lo puedes leer, puedes editarlo. Parece simple a primera vista, aunque profundamente poderoso en practica—y es lo que los dos Wikipedia y WikiLeaks tienen en común.

Eso es lo que vamos a explorar: los beneficios que un wiki puede proveer en una empresa, las clases de problemas que puede resolver, el porqué debes usarlos, y cuáles las opciones que tienes haciendo un wiki por tu propia cuenta. Es mucho que cubrir, así que comencemos.

Lo que Hacen los Wikis

Para apreciar realmente lo que los wikis hacen para tu empresa, necesitamos viajar en el tiempo, en los días originales de la web. Viendo lo el propósito del primer wiki, el estado actual de los mismo tendrá mucho más sentido.

Mencioné Ward Cunningham, padre del wiki. En la página frontal de su propia wiki, el da algunas ideas de los origines de los wikis y el propósito por el cual fueron diseñadas.

La idea de un "Wiki" puede ser vista extraña, pero profundizando, explora sus links y será muy familiar. "Wiki" es un sistema de composición; es una discusión media; es un depósito; es un sistema de correo; una herramienta de colaboración. No sabemos exactamente lo que es, pero sabemos que es una manera divertida de comunicarse asincronizadamente a través de la red.


Ward Cunninghams Wiki
Página frontal de la Wiki de Ward Cunningham

Amo ese resumen. Al comienzo, Ward y sus colegas no sabían lo que las wikis se suponían iban hacer exactamente. Pero ellos sabían que era divertido.

De ese resumen corto podemos extraer los temas principales de los wikis: componer, discutir, vincular, colaborar, comunicar.

¿Notas algo en esas palabras? Todos son verbos. Es lo que las wikis hacen.

1. Componer Rápido con Wikis

¿Cómo trabajan los wikis? En su esencia, los wikis son sistemas de composición. Tratan de hacerlo lo más fácil posible de escribir en un sitio web. Esto es importante porque es algo que separa los wiki de los sitios web promedios.

Muchas personas personan visitan solamente un sitio como Wikipedia para leer algo, como lo hacen en otros sitios web, así este aspecto de los wikis es a menudo perdido en el lector casual. Pero a los finales de los 90, cuando Ward Cunningham hizo su wiki, fue la autorización fácil de su contenido web lo que el tenía en mente.

En ese tiempo, los sitios web fueron casi escritos a mano en HTML. HTML es bueno como lenguaje de programación, y aún se desarrollan páginas web con el. Pero puede ser un lenguaje incomodo de escribir a ano, y frecuentemente tomar el camino solo de escribir. Esto es especialmente verdad cuando tratas de hacer más de un tipo simple de párrafos. Si quieres añadir cualquier tipo de estructura o formato a un documento, HTML puede digerir todo el contenido.

Ward quería una herramienta que dejara a las personas escribir sitios web rápidamente (¿miras cómo el nombre wiki juega un papel importante aquí?) y HTML no era lo suficientemente rápido. Así que dentro de su sistema de wiki era un formato básico de texto. Era más simple y fácil de escribir que las etiquetas de HTML, y menos molesto cuando se escribía y editaban las páginas. Además, permite a cualquiera editar un wiki, sin tener que saber cómo editar en código HTML.

Wiki formatting help page
Página de formato de ayuda wiki en MidiaWiki

Y así, composición rápida y fácil se ha convertido en la piedra de angular del diseño de wiki. Debe ser más rápida y más fácil de escribir y editar textos en un wiki que a un código HTML hecho a mano. La sintaxis de un wiki—que es algo similar a la ahora sintaxis popular del sistema de marcado ligero—está diseñado para ayudar a reducir la fricción cuando se escribe y se editan páginas de wiki, lo cual ayuda a los usuarios escribir y editarlo más frecuentemente.

2. Los wikis son buenos para colaborar

El internet ha simplificado las comunicaciones a un grado que hoy hablar con alguien al otro lado del mundo no es tan sorprendente. En los primeros días de la Web fue mucho más increíble. Las aplicaciones basadas en internet de hoy en día no existían aun, así que la web en si misma fue la manera primaria de comunicarse. Eso es parte de lo que hizo la wiki un producto fascinante, es grande para discutir, colaborar y comunicar.

Acceso Flexible para Editar Páginas Wiki

Hemos visto cómo los wikis hechos hacen las cosas más rápida para editar que los sitios web promedio. Pero el wiki permitió algo más único: cualquiera que leyera una página de wiki tenía la habilidad de editar esa página de wiki. En si sentido más abierto, un wiki es editable por cualquier visitante.

Fue esta característica a la cual Ward se refería cuando llamó a la wiki "un medio de discusión; un sistema pequeño; una herramienta para colaborar". Estos días, el software de un wiki permite más control sobre quién puede editar una wiki, pero el poder de la característica permanece igual. Puedes hacer un wiki con todas esas cosas que Ward mencionó y más. 

Editar no solo significa trabajar juntos para hacer un sitio—puede ser también solo actualizar una página wiki acerca de un proyecto para hacer saber a otros cómo está progresando, por ejemplo. Cuando comienzas a pensar sobre eso en un contexto de negocios, el potencial se vuelve emocionante.

3. Los Enlaces Hacen Poderosos Todos los Wikis

Los hipertextos no son algo nuevo—ha estado alrededor desde el nacimiento de la Web. Es la primera palabra del acrónimo del inglés de "HTML". Pero la manera que el primer wiki lidió con los hipertextos es lo que lo hace muy especial, y es por eso los links se han convertido en la piedra angular de el diseño de wiki en estos días.

Añadir Links a las Páginas de Wiki es Rápido

Así como todo lo que hemos visto, añadir y crear vínculos dentro de la wiki está diseñado para ser rápido y fácil. Nota que dije dentro de la wiki—son vínculos internos que son diseñados para ser fácil de hacer.

La sintaxis específica para crear un vínculo interno difiere entre diferentes sistemas de wiki, pero lo que ellos tienen en común es su eficiencia. Eso, entre otras razones, es el porqué es muy fácil de perderse en Wikipedia, ya que siempre hay más información que explorar entre las docenas de vínculos en cualquier página.

El Poder del Vínculo en Las Futuras Páginas de Wiki

Además de ser fáciles de añadir, algo más que lo hace especial es que puedes vincular algo que no existe. ¿Qué quiero decir con esto? Bueno, déjame ilustrar: ¿Qué si estás escribiendo una página de wiki, y quieres profundizar en un tema particular? Puedes crear un link a una página a ese tema, aunque la otra página aún no exista.

Toma un momento para pensar en eso. Es simple, y al mismo tiempo profundo.

Y se adecua perfectamente a la visión de Ward Cunningham tuvo en su wiki en primer lugar. El quería que fuera un lugar fértil para la comunicación, discurso y compartir conocimiento.

Aquí tenemos un medio sencillo por parte de un usuario para solicitar más pensamiento y discusión en un tema particular. O, usado en una manera diferente, los medios por un usuario para mapear los temas que quiere elaborar en el futuro. Una lista de lo que hay que hacer, automáticamente hará el proyecto original mucho mejor cuando la tarea se complete.

Estos dos aspectos de vínculos dentro de los wikis vienen juntos en algo más especial que el hipervínculo promedio. Ayudan a facilitar el crecimiento dentro del wiki. Es por este medio que los wikis comienzan a ser mágicos.

¿Son los Wikis Correctos para mi Negocio?

Así que en resumen, wikis:

  • Hace fácil y rápido escribir información en las páginas web.
  • Facilita la comunicación y la discusión, ya que es fácil para ellos que leen un wiki de editar la misma página.
  • Permite un rápido y fácil vinculo entre páginas wiki, incluyendo páginas que no existen en la wiki.

Pero eso es un poco abstracto. Puede ayudarte a ver cómo Wikipedia ha sido un éxito, pero eso es un poco más difícil para ver como puedes beneficiar en tu negocio. Para eso, aquí hay unos ejemplo de lo que un wiki puede hacer para ti. Pienso que estarás convencido que son perfectas soluciones para tus negocios.

1. Los Wikis son La Documentación de un Sueño

Cada negocio quiere documentación detallada y bien mantenida. Y aun así, a veces se siente como un deseo. En aquellos días, quizás tu documentación era un libro detallado, meticulosamente investigado, quizás en un cuaderno de espiral, y hecho en casa. Pero este es el siglo 21; nadie quiere usar algo como eso de nuevo.

Podrías tratar de modernizar las cosas, ir digital con tu documentación. Quizás podrías tener algunos documentos de Word en carpetas compartidas para la compañía entera. Eso podría darte algunas buenas características. Es digital, sincronizado con las diferentes de los empleados, y es fácil de escribir y editar... bueno, siempre y cuando todos tengan Microsoft Word.

Pero, ¿Qué si quieres hacer una referencia de un documento mientras estás en una reunión, y no tienes tu computadora en frente tuyo? ¿Qué tal si tratas de buscar un proceso particular, o una técnica importante en esos documentos de Word? Después de todo, tomaría muchos documentos Word para documentar todo. Luego, seria muy fácil para alguien borrar un documento accidentalmente o editar algo importante, y la única manea de arreglarlo sería restaurarlo de un respaldo.

Y no hemos hablado acerca de tratar de asociar documentos diferentes con cada uno. ¿Cómo conectas los documentos juntos cuando estás hablando acerca de archivos Word en una carpeta compartida? Veamos un simple escenario:

El Problema de Organizar Documentos de Negocio

Supongamos que tienes diferentes departamentos, todos escribiendo su propia documentación. ¿Cómo organizas todos esos documentos? Solo poniéndolos todos juntos en una carpeta compartida será muy desordenado. Así que comienza a poner algunos de ellos en las carpetas.

Supongamos que organizas esas carpetas por departamento.

  • ¿Ahora qué pasa si un documento podría aplicar para más de un departamento, y por lo tanto se adecua más en más de una carpeta?
  • ¿Pones la copia de un documento en cada folder?
  • ¿Qué pasa cuando alguien edita uno de esos documentos?
  • ¿Cómo esos cambios hacen su camino a las copias de ese mismo documento?

¿Ves cómo las cosas pueden salirse de la mano rápidamente? No me refiero a hacer un proceso por lote de documentos Word en carpetas compartidas. Si un sistema como ese genuinamente funciona para ti, estoy feliz por ti. Pero si te has encontrado con uno de estos problemas que he descrito, entonces te debes a ti mismo examinar un wiki como una solución a tu negocio.

2. Hacer ese Sueño una Realidad

¿Cómo puede un wiki ayudar a hacer tu documentación soñada real?

Piensa en los memos de oficinas, aquellas que sientes que siempre estás enviando. Con un wiki, se convierten en una sola página con un vínculo que puedes mostrar en alguna parte que todos puedan ver. Cuando se trata de editar ese memo, es simple y fácil. Y la mejor parte es, que el vinculo siempre será preciso, incluso luego de que hallas editado el memo. ¡Genial! ¿verdad?

Crea un catalogo buscable en linea

¿Tienes catalogo complejo grande y complejo de productos? Imagina todo esté organizado en un lugar. Un lugar que es buscable, fácilmente editable y vínculos relacionados juntos. Eso es un wiki, mi amigo. Ordenado, ¿eh?

Haz una Base de Información para tu Equipo

¿Qué si tienes un negocio basado en ventas? Con un wiki puedes ayudar a tus vendedores a hacer seguimiento del número de ventas, información de cliente, o trucos o consejos de venta, todo en un lugar conveniente. Y puedes instalar tu wiki de modo que es accesible a ellos cuando está fuera del campo, de cualquier tipo de dispositivo Mobil.  Ahora eso se siente como el siglo 21 ¿no?

Haz un Wiki en Intranet para la Formación Empresarial

Ahora, piensa en cómo un wiki puede revolucionar la formación empresarial. El wiki se convierte un lugar consistente para poner políticas comerciales, los mejores entrenamientos, estándares y lineamientos. Todas las cosas que has aprendido a través del tiempo, un empleado nuevo puede beneficiarse de ello leyendo el wiki. Puedes parar de preocuparte acerca de enseñar las mismas cosas una y otra vez. Escribelas una vez ahora, y enseñará a todos en el futuro—y será fácil de editar cuando las cosas cambian.

Un wiki puede ser la casa de todo esto y mucho más. Recuerdo lo que hace un wiki único: son fáciles de editar, accesibles de cualquier navegador web, con un vínculo simple e intuitivo entre páginas. Estas características ayudan a facilitar el ambiente donde la documentación de calidad que tanto has querido puede crecer y prosperar.

Haz tu Propio Wiki (Toma la Iniciativa)

Espero que ahora aprecies lo que un wiki hace, y cómo puede beneficiar una micro empresa, escuela, tu vida personal, y cualquier otra cosa. Ahora, todo lo que necesitas hacer es hacer tu propio wiki, y ponerlo en uso en tu trabajo.

Puedes instalar un wiki con MediaWiki en tu propio servidor, o en un click con muchos servidores de alojamiento web. Alternativamente, podrías usar un alojamiento wiki como PBworks o Wikia. Lo básico es lo mismo, sin importar cuál escojas.

Puedes también usar WordPress para instalar tu wiki. Ofrecemos temas para wiki en WordPress populares en nuestro mercado ThemeForest. Son un buenos para hacer intranets corporativos, sitios de conocimiento en colaboración, instalar mesas de ayuda, y otros tipos de wiki.

Pero puede ser un poco complicado comenzar tu wiki, y aprender cómo crearlo, editarlo, y vincular el contenido. Ahí es donde nuestro siguiente tutorial viene. Aquí todo lo que necesitas saber para hacer tu wiki.

Para aprender incluso más acerca de Wikis, revisa este tutorial:

Nota Editorial: Esta publicación fue originalmente publicada en 2014. Ha sido revisada para hacerla actual, precisa y al día por nuestro staff—con asistencia especial de Laura Spencer.

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