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Le wiki: cosa sono e perché usarle

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Italian (Italiano) translation by Elisa Trippetti (you can also view the original English article)

"Wiki" è uno dei termini più di moda su Internet insieme a "cloud computing" e "design responsivo".

Quando ci imbattiamo nella parola "wiki" probabilmente pensiamo subito a Wikipedia, la celebre enciclopedia online. Più di recente WikiLeaks, la fonte responsabile di aver diffuso molti segreti governativi, ha riempito le pagine dei giornali. Dato che i due siti condividono la stessa strana radice, avresti ragione di credere che siano collegati. Ma non è così. Almeno non nel modo che immagini.

Cos'è oggi una "wiki"? Il termine, in realtà, significa veloce in hawaiano. Come si è arrivati dal significato originario alla definizione odierna di "piattaforma collaborativa che consente ai suoi utenti di modificarne la struttura e i contenuti" è una storia piuttosto interessante, specialmente se a raccontarla è Ward Cunningham, il padre delle wiki moderne.

L'aspetto più importante delle wiki, ovvero ciò che le differenzia dagli altri siti web, è l'editing collaborativo da parte degli utenti. Pensiamoci per un attimo: gli utenti hanno la possibilità di modificare la wiki. Se la puoi leggere, la puoi anche modificare. A prima vista sembra semplice, ma in realtà è un concetto molto potente. Ed è quello che Wikipedia e WikiLeaks hanno in comune.

Ed è proprio quello che andremo ad esplorare: i benefici che una wiki può apportare al tuo business, i problemi che può risolvere, perché potresti volerne usare una, e quali opzioni hai a disposizione per crearne una tu stesso. Gli argomenti sono tanti, dunque cominciamo subito!

Cosa fanno le wiki

Per apprezzare davvero quello che le wiki possono fare per il tuo business dobbiamo viaggiare indietro nel tempo, fino ai primi giorni del web. Se diamo un'occhiata a quale doveva essere l'uso della prima wiki, la situazione attuale dei software wiki risulterà molto più chiara.

Qualche paragrafo fa ho citato Ward Cunningham, il padre delle wiki. Nella homepage della sua stessa wiki, Cunningham ci dà qualche spunto sulle origini di questi strumenti e sugli scopi per i quali vengono progettati.

L'idea della wiki all'inizio può suonare strana, ma se ci addentriamo nella sua storia e ne esploriamo i collegamenti ci sembrerà presto familiare. Una wiki è un dispositivo per l'elaborazione di testi, un medium di discussione, un archivio, un sistema di posta, uno strumento di collaborazione. Non sappiamo bene cosa sia, ma sappiamo che è un modo divertente per comunicare in modo asincrono nella rete.


Ward Cunninghams Wiki
La homepage della wiki di Ward Cunningham.

Adoro questa introduzione. All'inizio, nemmeno Cunningham e i suoi colleghi sapevano qual era esattamente la funzione delle wiki. Ma sapevano che ci sarebbe stato da divertirsi.

Da questa breve introduzione riusciamo a comprendere alcuni dei temi chiave delle wiki: scrivere, discutere, fare collegamenti ipertestuali, collaborare, comunicare.

Noti qualcosa? Tutte queste parole sono verbi, verbi che descrivono quello che fanno le wiki.

1. Scrivere velocemente

Come funzionano le wiki? Essenzialmente, sono sistemi per l'elaborazione di testi. Cercano di facilitare il più possibile la scrittura di una pagina web. Questo è un concetto importante perché distingue le wiki dal sito web classico.

La maggior parte delle persone visita un sito come Wikipedia solo per leggere qualcosa, come farebbe con qualsiasi altra pagina web. L'osservatore occasionale non coglie questo aspetto delle wiki. Ma negli anni '90, quando Cunningham pubblicò la sua wiki, quello che aveva in mente era la creazione facilitata di contenuti web.

Allora le pagine web erano scritte quasi sempre a mano con l'HTML. L'HTML è utile come linguaggio di markup, ed è alla base di molti siti ancora oggi. Tuttavia, può essere complicato da comporre manualmente, e rischia di diventare un elemento di distrazione quando si vuole soltanto scrivere. Specialmente quando vuoi andare oltre il semplice paragrafo. Se vuoi aggiungere struttura e formattazione a un documento, il linguaggio HTML inghiotte rapidamente il contenuto.

Cunningham voleva uno strumento che permettesse agli utenti di scrivere pagine web in modo veloce (la parola wiki, così breve e rapida, ci dice già qualcosa) e l'HTML non lo era abbastanza. Per questo incorporò un sistema di formattazione di base nel suo software wiki. Era più facile da usare rispetto ai tag HTML, e anche meno invadente al momento di scrivere e cambiare le pagine wiki. In più, permetteva a chiunque di fare modifiche senza dover sapere come correggere il codice HTML.

Wiki formatting help page
Help page sulla formattazione di MediaWiki.

Di conseguenza, la possibilità di scrivere in modo facile e veloce è diventata una pietra miliare nella progettazione delle wiki. Comporre testo in una wiki dovrebbe essere più rapido e semplice che scrivere manualmente il codice HTML. La sintassi delle wiki (simile in un certo senso alla nota sintassi Markdown) è progettata per diminuire l'attrito tra la scrittura e l'editing, e dunque incoraggiare gli utenti a scrivere e revisionare le pagine più spesso.

2. Un ottimo modo per collaborare

Internet ha semplificato la comunicazione al punto che, oggi, parlare con qualcuno dall'altra parte del mondo non è poi più così emozionante. Agli inizi del web, questa possibilità era invece quanto mai allettante. Le app per comunicare online di oggi non esistevano ancora, perciò il web stesso era il mezzo principale di comunicazione. Anche questo ha reso la wiki un prodotto così interessante: è uno strumento ideale per discutere, collaborare, comunicare.

Accesso flessibile all'editing di pagine wiki

Abbiamo visto come le wiki hanno reso le cose più semplici in termini di editing rispetto ai siti web classici. Ma queste ultime hanno anche introdotto una funzione unica: chiunque legga una pagina wiki può anche modificarla. Nel suo senso più ampio, una wiki può essere modificata da tutti i visitatori.

Cunningham si riferiva a questo parlando di "un medium di discussione, un sistema di posta, uno strumento di collaborazione". Oggi, i software wiki permettono un controllo maggiore su chi può modificare le pagine, ma il potere di questa funzione resta lo stesso. La tua wiki può essere tutte le cose citate da Cunningham, e altre ancora.

Editing non vuol dire per forza collaborare per realizzare un sito. Può anche significare, ad esempio, aggiornare la pagina wiki di un progetto per informare l'utenza sugli ultimi sviluppi.

3. I collegamenti ipertestuali come motore di tutte le wiki

L'ipertesto non è certo nulla di nuovo: è praticamente nato insieme al web. "Hyperlink" è la prima parola nell'acronimo HTML. Tuttavia, è il modo in cui la prima wiki utilizzava i collegamenti ipertestuali a renderla così speciale, ed è per questo che i link sono diventati un pilastro della progettazione wiki.

Aggiungere link alle pagine wiki: facile e veloce

Come ogni altra funzione che abbiamo esaminato finora, creare link all'interno delle wiki deve essere facile e veloce. Proprio così, all'interno: i link interni sono facili da creare.

La sintassi specifica per creare link interni cambia a seconda dell'ambiente wiki, ma quello che tutti hanno in comune è l'efficienza. Questa, tra altre, è una della ragioni per cui è così facile perdersi in Wikipedia: la quantità di informazioni da poter esplorare aumenta con il numero di link contenuti in ogni pagina.

Il potere di creare link a pagine wiki non ancora esistenti

Oltre alla velocità di creazione, un'altra caratteristica speciale è poter creare link a pagine wiki che non esistono ancora. Cosa intendo dire con questo? Mi spiego: immagina di stare scrivendo una pagina web e di voler approfondire un particolare argomento. Una wiki ti permette di aggiungere un link a una pagina su quell'argomento, anche se quella pagina non è stata ancora creata.

Pensaci per un attimo. È un concetto semplice, ma profondo.

E si integra alla perfezione con il modo in cui Cunningham aveva concepito la sua wiki originariamente: un luogo fertile per comunicare, discutere e condividere conoscenze.

Ecco un mezzo semplice e diretto per gli utenti per incoraggiare pensieri e discussioni su un argomento specifico. O, se usato diversamente, il mezzo per gli utenti di creare uno schema degli argomenti che vorrebbero approfondire in un secondo momento. Una "lista delle cose da fare" creata in modo spontaneo, che migliora automaticamente il progetto originale una volta che le sue attività sono state portate a termine.

Questi due aspetti del creare link interni alle wiki si integrano in qualcosa di più del semplice ipertesto: facilitare la crescita della wiki stessa. È grazie a questa funzione che le wiki iniziano a diventare luoghi magici.

Una wiki è la scelta giusta per il mio business?

Dunque, in sintesi, le wiki:

  • Rendono la scrittura delle pagine web più facile e veloce.
  • Incoraggiano la comunicazione e la discussione, perché è facile per i lettori di una pagina wiki modificare la pagina stessa.
  • Permettono di creare link interni alla wiki in modo facile e veloce, anche alle pagine che verranno create in futuro.

Ma questo discorso è ancora un po' troppo astratto. Può aiutare a comprendere perché Wikipedia abbia avuto tanto successo, ma non è così facile capire quali vantaggi specifici una wiki apporti al tuo business. Per questo, ecco alcuni esempi specifici di cosa una wiki può fare per te. Ti convinceranno che queste piattaforme sono la soluzione perfetta per la tua attività: ne sono certo!

1. Le wiki sono il sogno della documentazione

Ogni business vuole avere una documentazione dettagliata e ben curata. Tuttavia, spesso questa sembra essere un'utopia. Tempo fa, forse la tua documentazione era una guida aziendale dettagliata e meticolosamente redatta, magari rilegata a spirale, e prodotta internamente. Ma ora siamo nel ventunesimo secolo: nessuno vorrebbe più usare una cosa del genere.

Potresti provare a modernizzare la tua attività e puntare sul digitale per la tua documentazione. Magari puoi provare a realizzare dei documenti Word da conservare in qualche cartella condivisa da tutta l'azienda. Sicuramente questo approccio ti darebbe qualche vantaggio niente male. I file, digitali, sono sincronizzati sui dispositivi di tutti i dipendenti, ed è facile scrivere e modificare documenti... ma solo se tutti hanno Microsoft Word.

Immaginiamo però che tu voglia consultare un documento durante una riunione, ma senza il tuo computer. Come fare? E se volessi cercare una procedura specifica, o una tecnica importante all'interno di quei documenti Word? Dopotutto, ci vorrebbero moltissimi file Word per poter documentare tutto. E poi cancellarne uno per sbaglio, o eliminare qualche parte importante, sarebbe fin troppo facile. L'unica soluzione in quel caso sarebbe recuperare i contenuti da un back-up.

E non abbiamo nemmeno parlato di associare documenti diversi. Come collegare i file Word contenuti in una cartella condivisa? Proviamo ad esaminare uno scenario semplice.

Il problema di organizzare i documenti aziendali

Immaginiamo che la tua azienda abbia una serie di dipartimenti, che redigono ciascuno la propria documentazione. Come organizzare tutti i contributi? Spostarli tutti in una sola cartella condivisa creerebbe subito confusione. Si dovrebbero introdurre delle sotto-cartelle per catalogare i documenti.

Poniamo il caso che queste sotto-cartelle siano divise per dipartimento.

  • Cosa succede se un file è valido per più di un dipartimento, e dunque si adatta ad essere inserito in più di una cartella?
  • Crei una copia di quel documento in ciascuna cartella?
  • Cosa succede quando qualcuno modifica una di queste copie?
  • E come si fa a registrare le modifiche in tutte le copie dello stesso documento?

Vedi quanto velocemente le cose possono sfuggire di mano? Sia chiaro, non intendo prendere di mira i documenti Word, né le cartelle condivise. Se è un sistema che funziona per la tua azienda, ne sono contento. Ma se ti sei mai imbattuto nei problemi che ho appena descritto, allora è il caso di considerare una wiki come soluzione per il tuo business.

2. Far diventare il sogno realtà

Come usare una wiki per far avverare i tuoi sogni di documentazione?

Pensa ai promemoria da ufficio, quelli che invii in continuazione. Con una wiki, si trasformano in una pagina singola con un link che puoi lasciare dove tutti lo vedranno. Quando arriva il momento di modificare il promemoria, il processo è facile e veloce. La parte migliore è che il link sarà sempre corretto e aggiornato, anche dopo che hai fatto le modifiche. Forte, no?

Crea un catalogo prodotti consultabile online

Hai un catalogo prodotti ampio e complesso? Immagina di poterlo organizzare in modo preciso, in un solo posto. Un posto dove puoi effettuare ricerche all'interno del testo, modificare facilmente i contenuti, dove puoi creare collegamenti tra prodotti correlati. Ebbene sì, questa è una wiki. Bello, vero?

Crea una base di conoscenze per il tuo team

Il tuo business si occupa di vendita? Con una wiki puoi aiutare i tuoi venditori a monitorare le loro prestazioni, le informazioni sui clienti, o a raccogliere trucchi e consigli per la vendita, tutto nello stesso posto. E puoi progettare la wiki in modo che sia loro accessibile quando sono al lavoro sul campo, da ogni tipo di dispositivo. Questo sì che suona a ventunesimo secolo, giusto?

Crea una wiki Intranet per la formazione aziendale

Pensa a come una wiki può rivoluzionare la formazione dei tuoi dipendenti. La wiki diventa una piattaforma coerente e organizzata per ospitare politiche di business, buone pratiche, standard e linee guida. I nuovi assunti possono disporre di tutti gli insegnamenti accumulati nel tempo fin dall'inizio, semplicemente leggendo la wiki. Non devi più preoccuparti di insegnare la stessa cosa più e più volte. Scrivila una volta sola, adesso: tutti ne potranno beneficiare in futuro, e sarà facile da modificare quando le cose cambieranno.

Una wiki può essere questo e molto altro. Ricordi cosa rende una wiki unica? È facile da modificare, accessibile da ogni dispositivo che disponga di un browser, e consente di creare link semplici e intuitivi tra le pagine. Queste caratteristiche rendono possibile l'ambiente in cui la documentazione di qualità che hai sempre desiderato può svilupparsi e prosperare.

Crea la tua wiki (prossimi passi)

Ora che sei arrivato fin qui, spero che tu abbia iniziato ad apprezzare cosa può fare una wiki, e quali vantaggi può apportare a un piccolo business, a una scuola, alla tua vita privata, a qualsiasi cosa la si applichi. Tutto ciò che devi fare è creare la tua wiki, e metterti all'opera.

Puoi realizzare una wiki con MediaWiki su un tuo server, o con pochi click grazie ai moltissimi servizi di web hosting disponibili online. In alternativa, puoi provare i servizi hosted come PBworks o Wikia. I fondamentali sono gli stessi, indipendentemente dalla piattaforma che deciderai di scegliere.

Puoi anche usare WordPress per progettare la tua wiki. Il marketplace ThemeForest offre i temi WordPress per wiki più gettonati. Tra questi puoi trovare ottime soluzioni per Intranet aziendali, basi di conoscenze collaborative, help desk, e altri tipi di opzioni per il tuo business.

Muovere i primi passi, così come imparare a creare, modificare e collegare i contenuti può sembrare un po' complicato. È per questo che abbiamo creato un tutorial su tutto ciò che c'è da sapere per rendere la tua wiki pronta all'uso.

Per saperne ancora di più, dai un'occhiata anche a questo tutorial:

Nota dell'editore: questo articolo è stato pubblicato originariamente nel 2014. Il nostro staff lo ha revisionato, corretto e aggiornato interamente con lo speciale contributo di Laura Spencer.

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