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Comptabilité 101 : Ce que vous devez savoir pour gérer votre entreprise

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French (Français) translation by Ermal Yota (you can also view the original English article)

Avouons-le, la plupart des entrepreneurs et des propriétaires d’entreprises ne sais pas la première chose à propos de comptabilité en partie double, et ils ne veulent pas savoir.

Pour les grandes entreprises, qui n’est pas grave : vous vient d’embaucher un spécialiste. Mais dans les premiers jours, vous ne peut-être pas en mesure de payer l’aide à temps plein. Même si vous allez à un comptable pour vous aider à préparer votre déclaration de revenus annuelle, vous devez connaître les bases de la façon de garder vos livres dans l’ordre tout au long de l’année.

Pourquoi est-il important ? Parce que les bons comptes sont à la base d’une bonne affaire. Si vous n’avez pas une connaissance précise de votre situation financière, vos plans seront fondera sur guère plus que des conjectures. Investisseurs ou prêteurs voudront aussi voir bien organisée des finances avant qu’ils s’engager à financer votre entreprise.

Donc dans ce tutoriel, vous apprendrez les bases de garder vos comptes d’entreprise dans l’ordre. Nous passer par les principes fondamentaux de la comptabilité en partie double et expliquer comment mettre en place un plan comptable, équilibrer les comptes et préparer les États financiers.

À la fin, vous ne serez pas un comptable qualifié complet, bien sûr. C’est un domaine complexe et vous aurez toujours besoin d’embaucher un professionnel pour vous aider dans la mesure du possible (et nous allons donner des conseils là-dessus aussi). Mais vous aurez au moins une compréhension fondamentale de la façon de garder un ensemble de comptes d’entreprise. Vous serez armé avec certaines mesures pratiques vous pouvez prendre pour s’assurer que vous enregistrez les bonnes choses et serez en mesure de garder votre entreprise sur des bases financières solides.

Étape 1 : Comprendre la comptabilité en partie Double

Ne sautez pas cette étape !

Comptabilité en partie double peut ne pas sembler le sujet plus intéressant, mais il est essentiel de comprendre comment il fonctionne. La plupart des entreprises de nos jours utilisent logiciel de comptabilité au lieu de livres physiques, mais les principes sont encore importants à saisir. Nous garder les choses simples et utiliserons des exemples pour tout effacer.

Tout d’abord, quel est le but de la comptabilité en partie double ?

Le point est de vous donner une image globale d’où va votre argent et pour vous aider à éviter les erreurs. Chaque transaction est enregistrée dans au moins deux endroits. Il est logique, car chaque transaction commerciale est un échange d’une chose pour une autre. Le système de double-entrée montre exactement comment cet échange a eu lieu, et quelles ont été les résultats.

Examinons un exemple.

Dites que vous exécutez un café et passez de 500 $ sur une caisse des meilleurs grains de café. Si vous ne considérez que votre solde de trésorerie, il semblerait que si vous avez perdu 500 $, parce que votre compte a baissé de ce montant. En réalité, bien sûr, que le café a une valeur — vous êtes ajoutant à vos fournitures (inventaire) et va l’utiliser pour infuser des boissons à vendre aux clients. Donc dans le système de double-entrée, vous feriez deux entrées :

Inventaire : +500 $

Compte de trésorerie :-$500

Cela enregistre fois la perte d’argent et le gain dans l’inventaire, vous donnant une image plus précise de ce qui se passe dans votre entreprise.

Comme vous pouvez le voir, le principe est assez simple. Cependant, beaucoup de la confusion avec la comptabilité en partie double vient de la terminologie. Dans la vie quotidienne, nous sommes habitués à penser des débits comme diminue et les crédits qu’augmente. Dans le monde de la comptabilité, il est plus compliqué que cela. Pour ce tutoriel, pour garder les choses simples, nous allons donc parler des augmentations et des diminutions plutôt que des crédits et des débits.

Étape 2 : Mettre en place un plan comptable

Si vous voulez avoir une image globale de la façon dont votre entreprise est fait, vous devrez configurer plusieurs comptes différents. Ce qui signifie que pour chaque zone clé de votre entreprise, vous suivre chaque transaction qui l’affecte et réglez le solde en conséquence.

Dans la transaction de café ci-dessus, par exemple, nous avons ajouté 500 dollars sur le compte de stock afin de refléter l’ajout de la caisse du café. Nous garderions ce compte constamment mis à jour, afin que chaque fois que nous acheter de nouvelles fournitures ou utilisez-les vers le haut, nous ajustons le solde. De cette façon, nous savons exactement combien nous avoir sous la main en tout temps. Nous faisons la même chose avec le compte de trésorerie.

En dehors de la trésorerie et l’inventaire, voici quelques autres grands comptes à suivre, selon le SCORE :

  • Comptes clients (argent dû par les clients).
  • Comptes à payer (somme à payer à d’autres).
  • Ventes (les recettes que vous faites de la vente de produits/services).
  • Achats (fournitures vous achetez pour votre entreprise).
  • Dépenses salariales (salaires du personnel et autres dépenses).
  • Capitaux propres (le montant que vous ou autres propriétaires mis dans le commerce).
  • Bénéfices non répartis (les bénéfices que vous avez accumulés).

Selon la quantité de détails que vous voulez aller dans, vous pouvez créer toutes sortes de différents comptes, suivi des différents aspects de vos finances. Par exemple, vous pourriez fractionner ce compte « Inventaire » en sous-comptes suivi des grains de café, de nourriture et d’autres éléments.

Pour les grandes entreprises, le nombre de comptes peut se multiplier rapidement, il est donc essentiel de mettre en place un plan comptable dès le début : essentiellement une liste de tous les comptes vous entretenir, avec un numéro pour chacun d’eux. Vous pouvez afficher un graphique de l’échantillon des comptes ici.

Étape 3 : Équilibrer les livres

Vous avez probablement entendu les entreprises équilibrage sur (ou dans certains cas ne pas équilibrer) les livres. Dans cette étape, nous allons regarder exactement ce que cette expression signifie, et comment vous pouvez équilibrer vos propres livres efficacement.

Revenons à l’exemple du café à l’étape 1. Nous avons acheté de grains de café d’une valeur de 500 $. La prochaine étape, est bien sûr, les broyer, infuser quelques lattes et cappuccinos, et les vendre aux clients. Nous faisons cela, et nos clients satisfaits nous payer 750 $ en revenus. Nous allons voir comment vous enregistreriez que dans vos comptes.

Tout d’abord, nous avons reçu 750$ en argent comptant, pour le compte de trésorerie augmente de 750 $. Mais nous avons aussi utilisé jusqu'à 500 $ de l’inventaire, donc le compte de stock doit diminuer de 500 $.

Pour l'instant ça va. Mais qu’en est-il que 250 $ restant ? Eh bien, c’est profit pour votre entreprise, donc il obtient ajouté au compte « bénéfices non répartis ». Voici à quoi il ressemble :

Compte de trésorerie : + 750$

Inventaire :-$500

Bénéfices non répartis : + 250$

C’est un exemple simplifié, bien sûr. Nous ne cherchons pas au prix du lait et du sucre pour rendre ces lattes, ou coûts de main-d'œuvre ou les autres choses qui, en réalité, mangeait dans ce bénéfice de 250 $.

Mais cet exemple simplifié illustre un concept clé : quelles que soient les entrées vous faites dans vos comptes, les livres doivent s’équilibrer par la suite.

Ce qui signifie que l’équation suivante doit toujours valable :

Actif = passif + capitaux propres

Lorsque nous avons ajouté 750 $ pour le compte de caisse et enlevé 500 $ provenant du compte de l’inventaire, nous avons créé un déséquilibre — l’actif a augmenté de 250 $, mais il n’y avait aucune entrée correspondante de l’autre côté de l’équation. En ajoutant 250 $ aux bénéfices non répartis (partie de la catégorie « equity »), l’équilibre a été rétabli. Nos actifs a augmenté de 250 $, et nos capitaux propres a augmenté de 250 $, donc l’équation fonctionne toujours.

Votre objectif en tant que propriétaire d’une entreprise est de s’assurer que « l’équation comptable » est toujours vraie, que les livres toujours équilibrent. Dans la pratique, cependant, erreurs se produisent. Les teneurs de livres professionnels créer régulièrement des balances de vérification, et si ils ne peuvent obtenir les livres de l’équilibre, ils revenir en arrière dans les comptes et effectuer des réglages sur les erreurs qui ont été faites.

La chose la plus importante est que les livres solde à la fin de chaque exercice comptable (mensuelle ou trimestrielle). C’est quand vous mettez tout ensemble dans les États financiers.

Étape 4 : Préparer les États financiers

Dans une précédente série de tutoriels, nous avons examiné les États financiers clés prépare une entreprise : bilan, compte de résultat et les flux de trésorerie.

Les informations relatives à ces déclarations provient directement les comptes, que nous avons été juste regarder. L’équation comptable, que nous avons couvert à l’étape 3, par exemple, se reflète dans la structure du bilan, qui s’élève vers le haut de tous les atouts d’un côté et tous les passifs et les capitaux propres de l’autre et s’assure qu’ils équilibrent toujours.

En ce qui concerne le compte de résultat, qui utilise les comptes Qu'on a regardé à l’étape 2, comme le revenu, dépenses et le coût des marchandises vendues. Et l’état des flux de trésorerie repose essentiellement sur le compte de trésorerie, tout en tirant également avec des informations provenant d’autres comptes pour montrer où tout ce qui est allé en espèces.

Ainsi sur une base régulière, vous tirer toutes les informations de vos différents comptes ensemble et créer un ensemble complet d’États financiers. Le bilan est un instantané de votre entreprise à un moment donné, alors que le compte de résultat et les flux de trésorerie montrent les changements sur une période donnée.

Combien de fois doit passer par ce processus ? Les entreprises publiques sont tenus de produire des États financiers aux actionnaires sur une base trimestrielle et annuelle. Si votre entreprise a des investisseurs ou prêteurs, ils peuvent aussi vous dire à quelle fréquence ils s’attendent à les voir. Si pas, vous aurez besoin de décider ce qui fait sens pour votre entreprise, vous voudrez peut-être un aperçu mensuel de comment vous faites, ou vous pouvez décider, en particulier si votre entreprise est très petite, que vous n’avez pas besoin des déclarations officielles si fréquemment.

Étape 5 : Obtenir de l’aide quand vous en avez besoin

Les exemples que nous avons regardé dans ce tutoriel ont été très simples. Dans la pratique, garder des comptes précis peut être un processus complexe, surtout que votre activité se développe. Une seule transaction peut nécessiter plusieurs entrées dans plusieurs comptes différents, et quand vous avez des centaines ou même des milliers de transactions à enregistrer, il peut rapidement devenir primordialement.

La technologie aide, bien sûr. Systèmes de comptabilité comme QuickBooks, FreshBooks, NetSuite et Xero sont beaucoup plus faciles à utiliser que le système désuet de l’enregistrement de chaque transaction dans les livres de physiques.

Mais encore, un temps viendra sans doute lorsque vous avez besoin d’engager un professionnel. Même lorsque vous utilisez un logiciel, il est facile de faire des erreurs. Et le temps qu’il faut pour entrer dans tout ce que l’information pourrait sans doute être mieux dépensé ailleurs.

Bien que vous entendrez souvent les termes « comptable » et « comptable » utilisés de manière interchangeable, ils ont en fait des fonctions différentes. Un comptable gère les tâches quotidiennes de l’enregistrement des transactions et en s’assurant que tout est représentée correctement. Un comptable est davantage centré sur la grande image, produisant des déclarations financières de haut niveau et en vous aidant avec des choses comme les taxes de dépôt et d’obtenir un financement.

Vous pouvez démarrer en employant un comptable et comptable à temps partiel ou sur une base horaire freelance et progresser à partir de là. Lorsque votre activité se développe d’avoir plus de 30 employés ou plus de $ 1 million de recettes, il est probablement temps d’envisager l’embauche d’employés à temps plein.

Prochaines étapes

Tenue de livres est un domaine complexe, et il y a beaucoup plus à apprendre. Mais ce tutoriel vous a donné les outils de base que vous devez être en mesure de tenir des registres précis et s’assurer que votre entreprise est en bon état de santé.

Vous avez appris comment enregistrer des opérations simples à l’aide de la comptabilité en partie double et mettre en place un système de comptabilité qui fait sens pour votre entreprise. Vous avez vu le lien entre les écritures comptables quotidiennes et les déclarations financières globales comme le bilan et compte de résultat. Et vous savez quel type d’aide vous avez besoin et quand.

Commence donc obtenir vos livres dans l’ordre, à l’aide de votre logiciel de comptabilité préféré (ou ledgers démodés si vous préférez). Soyez sûr de garder tous vos reçus et les enregistrements de commande dans un système de dépôt bien ordonné, afin que vous pouvez revenir en arrière et tout ce que vous devez vérifier. Et gardez en vous assurant ces solde de livres sur une base régulière.

Il est plus important de décider pour votre entreprise exactement quand et comment vous enregistrez chaque transaction. Il existe deux approches principales : trésorerie et comptabilité. Nous allons examiner ce que ces termes signifient et comment le choix influe sur votre entreprise, dans un futur tutoriel.

Ressources

Crédit graphique : Tableur conçu par Adam Mullin du projet Noun.

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