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Comment utiliser Google Docs hors connexion

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Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:

French (Français) translation by Charline Lacoste (you can also view the original English article)

Google Docs est une bonne alternative à Microsoft Office si travailler sur votre navigateur ne vous dérange pas. À première vue, si vous souhaitez travailler sans connexion internet, les applications gratuites de Google ne correspondent pas à vos besoins. Détrompez-vous !

Si vous utilisez Google Chrome, vous pouvez utiliser Google Docs en seulement quelques clics, même hors connexion. L'application fonctionnera toujours dans votre navigateur mais elle fonctionnera hors connexion et gardera tous vos changements en mémoire jusqu'à ce que vous retrouviez une connexion.

Ce tutoriel vous apprendra à utiliser Google Docs en mode hors connexion et comment garder vos documents à jour après les avoir édité. Vous apprendrez également à travailler avec des fichiers depuis plusieurs comptes Google sur le même ordinateur et nous passerons ensuite en revue les limitations du service hors connexion.

Download the Chrome Browser for free Well use it for this Offline Google Docs workflow
Téléchargez gratuitement le navigateur Chrome. Vous en aurez besoin pour travailler hors connexion avec Google Docs.

Ce tutoriel vous apprendra à utiliser Google Docs hors connexion sur Windows, Mac, Chromebook et n'importe quel autre système supporté par Chrome. Le flux de travail est le même sur chacune de ces plateformes.

1. Rendre Google Docs utlisable hors connexion

Vous avez besoin d'une connexion internet pour les premières étapes de ce tutoriel.

1. Vérifier la version de Chrome

Afin d'utiliser Google Docs hors connexion, vous avez besoin du navigateur Chrome et pour un meilleur résultat, votre version devra être à jour.

Le navigateur se met automatiquement à jour mais vous pouvez vous en assurer en allant dans le menu Aide > A propos de Google Chrome. L'application vérifiera s'il existe des mises à jour et, le cas échéant, les installera. Si vous utilisez un Chromebook, votre navigateur est déjà parfaitement paramétré pour l'utilisation hors connexion de Google Docs.

Chrome latest version
Vérifiez toujours que votre version de Chrome est bien mise à jour.

Etape 2. Vérifier vos paramètres

Rendez-vous sur drive.google.com dans Chrome et connectez-vous sur votre compte.

Cliquez sur l'icône Paramètres en haut à droite de votre écran. (L'icône ressemble à un écrou.). Cliquez sur l'option Paramètres dans le menu déroulant. Le menu Paramètres apparaît. 

Google Chrome Settings
Assurez-vous que vous pouvez éditer vos documents hors-ligne en cochant la case.

Cochez la case à droite de l'option Mode hors connexion dans le menu Paramètres, qui se trouve à côté de Synchroniser les fichiers Google Docs, Sheets, Slides et Drawing ... Cliquez sur le bouton OK en haut à droite de l'écran lorsque vous avez terminé.

Le message "Le mode Hors connexion est activé" apparaît dans Google Drive.

Etape 3. Activer le mode Hors connexion sur Google Docs

À présent, nous allons voir comment activer le mode hors connexion dans Google Docs et comment éditer vos documents une fois hors connexion.

Ouvrez Google Docs. Vous verrez un aperçu de quelques modèles de présentation. Vous verrez également les documents récents sur lesquels vous avez travaillé. Cliquez sur l'icône du Menu principal qui se trouve en haut à gauche de l'écran (il s'agit des trois lignes horizontales).

Main Menu Icon in Google Docs
Cliquez sur l'icône du Menu principal.

Un menu déroulant apparaît. Sélectionnez l'option Paramètres.

Settings option
Cliquez sur l'option Paramètres pour ouvrir la boîte Paramètres.

La boîte Paramètres apparaît.

The Settings box to turn on Offline sync
Vérifiez que la Synchronisation hors connexion est activée et cliquez sur OK.

Vérifiez que la fonction Synchronisation hors connexion est activée. (Si la fonction est activée, l'option "Désactiver" apparaît en bleu en dessous à droite). Cliquez sur OK. L'écran suivant apparaît.

Enable offline Google Docs
Cliquez sur Activer la modification hors connexion pour activer l'édition hors connexion.

Cliquez sur le bouton Activer le mode hors connexion.

Note : Si vous avez activé la synchronisation hors connexion dans les paramètres de Google Drive, l'option devrait déjà être activée.

Vous êtes fin prêt à travailler hors connexion.

Etape 4. Modifier des documents hors connexion

Lorsque vous aurez accès à une connexion internet, Google Drive se connectera automatiquement et fonctionnera normalement, avec la synchronisation en temps réel. Vous n'avez donc pas à jongler entre fichiers en ligne et hors connexion.

Lorsque vous êtes hors connexion, vous pouvez charger vos fichiers directement en vous rendant sur drive.google.com/offline. Cela vous montrera uniquement les fichiers qui sont déjà synchronisés pour une utilisation hors connexion. Regardons maintenant comment modifier vos documents Google Docs hors connexion.

Google Docs fonctionne exactement de la même façon que lorsqu'il est en ligne. Cliquez sur un fichier pour l'ouvrir et commencer à le modifier. Vos modifications sont enregistrées toutes les quelques secondes, comme en temps normal. Le seul signe que vous travaillez hors connexion est l'absence de quelques fonctionnalités (voir ci-dessous) et une petite icône grise Hors connexion qui apparaît en haut à gauche de l'écran, à côté du nom du document.

Lightning icon
La petite icône en forme d'éclair nous montre que vous travaillez hors connexion dans Google Docs.

Etape 5. Créer de nouveaux documents

Vous pouvez créer des documents comme d'habitude. À partir de la page principale de votre Drive, cliquez sur Nouveau et sélectionnez Google Docs, Google Sheets, Google Slides ou Plus.

Forms n'est pas encore disponible hors connexion puisque par définition, un formulaire à besoin d'être en ligne si vous souhaitez recevoir des réponses. Lorsque vous êtes hors connexion, vous ne pouvez pas non plus ouvrir la fonction Maps.

Create any document other than a form or map offline
Vous pouvez tout créer hors connexion, à l'exception d'un formulaire.

Sélectionnez le type de nouveau document que vous souhaitez créer, donnez-lui un titre et commencez à le modifier. Tous vos changements seront enregistrés automatiquement sur votre ordinateur et le fichier se téléchargera sur votre Drive la prochaine fois que vous serez connecté.

Etape 6. Synchroniser les fichiers locaux sur Google Docs

Toutes les modifications que vous avez effectué et les documents que vous avez créé sont sauvegardé localement lorsque vous travaillez hors connexion. Ils seront synchronisés automatiquement lors de votre prochaine connexion sur votre compte Drive. Les fichiers se synchronisent à leur rythme et cela peut parfois prendre quelques minutes.

2. Limitations et solutions

Travailler dans Google Docs hors connexion présente tout de même quelques limitations. Voici donc quelques solutions.

1. Travailler sur plusieurs comptes

Il n'est pas rare que plusieurs personnes travaillent sur le même ordinateur ou bien qu'une seule personne utilise plusieurs comptes Google. Par défaut, vous ne pouvez utiliser qu'un seul compte Google hors connexion par ordinateur. Si vous essayez de permettre à un deuxième compte de travailler hors connexion, la boîte de Paramètres suivante apparaît.

Another user has already enabled offline access
Par défaut, une seule adresse Gmail par compte peut travailler hors connexion.

Ici, la solution est d'utiliser la fonctionnalité Personnes de Google Chrome afin de créer un nouvel utilisateur avec un compte Google non associé à une adresse Gmail. Cela permet à différents utilisateurs d'avoir leur propre compte sur le navigateur.

Cliquez sur l'icône Paramètres en haut à droite de la barre d'outils de Chrome (il s'agit des trois points verticaux). Sous l'option Personnes, cliquez sur Ajouter un profil utilisateur. Choisissez une icône et un nom. Voilà ! Vous pouvez importer vos marque-pages si vous le souhaitez et vous connecter à votre compte Google. Vous pouvez maintenant activer l'accès Hors connexion à ce compte.

Add extra user to offline Google docs
Ajoutez un deuxième utilisateur pour utiliser un autre compte Google hors connexion.

Important : Vous ne pouvez pas utiliser deux comptes Google associés avec une adresse email du même domaine. Par exemple, si vous utilisez un compte Gmail pour le premier utilisateur, le deuxième doit être un compte Google associé à un compte non Gmail.

Pour changer d'utilisateur dans Chrome, cliquez sur l'icône Personnes en haut à droite de votre fenêtre.

Switch users in Google docs
Vous pouvez changer d'utilisateur en un seul clic.

2. Eviter les problèmes de synchronisation

Le plus gros souci dont il faut être conscient lorsque vous utilisez le mode hors connexion de Google Docs est la modification simultanée du document par plusieurs utilisateurs.

Si quelqu'un modifie le document en ligne pendant que vous le modifiez hors connexion, les deux modifications seront fusionnées lorsque votre version sera mise en ligne. C'est inévitable. L'option Renommer n'est pas disponible hors connexion donc vous ne pourrez même pas sauvegarder une version différente du document que vous venez de modifier. 

Il est donc préférable de ne pas utiliser le mode hors connexion avec les fichiers sur lesquels plusieurs utilisateurs collaborent (pensez donc à les prévenir ou à vous créer une version dupliquée du fichier lorsque vous êtes encore en ligne). Il est possible de voir qui a édité un fichier et, si nécessaire, revenir à une ancienne version. Lorsque le fichier est ouvert, rendez-vous sur Fichier > Consulter l'historique des révisions pour voir toutes les modifications.

Revert to older versions of files in Google docs
Vous pouvez revenir à d'anciennes versions d'un document dans Google Docs.

3. Fonctionnalités manquantes 

Google Docs est essentiellement prévu pour être utilisé dans le cloud et dans la plupart des cas, vous aurez une connexion internet donc vous n'aurez pas besoin d'utiliser le service hors connexion. Lorsque vous êtes hors connexion, vous avez accès aux fonctionnalités principales d'une suite bureautique mais certaines fonctionnalités clés sont manquantes et n'ont pas solutions de rechange. Cela inclut : 

  • le correcteur orthographique ;
  • l'impression de feuilles de calcul ou de présentations ;
  • le partage de fichiers ;
  • le téléchargement de fichiers ;
  • l'utilisation plusieurs modules complémentaires.

Vous verrez que les options indisponibles sont grisées dans les menus lorsque vous hors connexion.

3. Passer hors connexion simplement

Il existe un autre moyen d'utiliser vos fichiers Google Docs hors connexion. Il vous suffit de les télécharger et de les modifier dans Microsoft Office ou toute autre suite bureautique installée sur votre ordinateur. 

Pour cela, ouvrez le fichier que vous souhaitez télécharger sur le Drive. Allez dans Fichier > Télécharger au format et choisissez le format dans lequel vous souhaitez le télécharger. Les formats Microsoft sont les meilleurs si vous souhaitez garder le formatage du texte de vos fichiers, ou encore le format PDF si vous souhaitez seulement en garder une copie et que vous n'avez pas besoin de les modifier.

Save Google Doc files offline manually
Les fichiers Google Docs peuvent être enregistrés manuellement pour une modification hors connexion.

Pour re-télécharger la version éditée, glissez simplement le fichier dans la fenêtre Drive de votre navigateur. Elle sera automatiquement convertie dans un format Google Docs. Il est possible que quelques options de formatage du texte soient perdues sur les fichiers les plus complexes. Veuillez également noter que lorsque vous téléchargez cette nouvelle version, elle n'écrasera pas l'ancienne. Vous pourrez alors vous retrouver avec deux documents portant le même nom.

Pour re-télécharger la version éditée, glissez simplement le fichier dans la fenêtre Drive de votre navigateur. Elle sera automatiquement convertie dans un format Google Docs. Il est possible que quelques options de formatage du texte soient perdues sur les fichiers les plus complexes. Veuillez également noter que lorsque vous téléchargez cette nouvelle version, elle n'écrasera pas l'ancienne. Vous pourrez alors vous retrouver avec deux documents portant le même nom.

Uploading a file in Google Docs
Pour télécharger votre fichier modifié, il vous suffit de le glisser dans votre navigateur.

Conclusion

Avec le support hors connexion de Google Docs, vous ne serez jamais pris de court lorsque vous souhaiterez modifier vos fichiers importants. Sa façon de passer du mode en ligne au mode hors connexion signifie que vous pouvez laisser l'option activée en permanence.

Lorsque vous avez une connexion internet (soit 90% du temps), il fonctionnera comme toute suite bureautique dans le cloud. Si vous perdez votre connexion, il passera automatiquement en mode hors connexion sans interrompre votre flux de travail. Vous perdrez quelques fonctionnalités dans la bataille mais comme des améliorations sont constamment mises en place sur le service, elles devraient être disponibles hors connexion d'ici peu.

Maintenant que vous savez comment utiliser Google Docs hors connexion, vous pouvez l'utiliser d'où vous voulez, quand vous voulez. Amusez-vous bien et n'hésitez pas à nous faire savoir si vous avez des difficultés à utiliser Google Docs hors connexion.

Pour en apprendre plus à propos de Google Docs, consultez ces tutoriels :

Note de la rédaction : Cet article a été initialement publié en 2014. Il a été mis à jour par notre personnel, avec l'assistance de Laura Spencer.

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