Bagaimana Cara Membersihkan Data pada File CSV

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Muhlis Tirowali (you can also view the original English article)

Tak peduli skala bisnis Anda, akan ada permintaan yang terus meningkat bahwa Anda memiliki keahlian dalam hal data. Ketika data besar menjadi tren dalam level perusahaan, kenyataan untuk para freelancer dan pelaku bisnis mikro adalah, Anda harus mengotori tangan Anda untuk bermain pada tahap tertentu dari kerja klien Anda.

Baik itu berupa mengubah kata kunci menjadi spreadsheet (dalam table), tweet berjadwal, mensinkronisasi data antar aplikasi bisnis, mengatur daftar kontak, mengimpor data menjadi inforgrafis, Anda kemudian perlu mengetahui bagaimana cara membersihkan data dari spreadsheet dan mengorganisirnya menjadi sebuah format yang dapat dibaca semua aplikasi online ataupun perangkat lunak.

Berita baiknya adalah mampu mengatur data dan memindahkannya antar aplikasi merupakan keahlian yang dapat dipasarkan dan dengan sedikit trik, Anda juga dapat menghemat banyak waktu: waktu yang dapat Anda alokasikan untuk pekerjaan yang lebih banyak memberikan keuntungan.

Perlengkapan Tutorial

Untuk menyelesaikan tutorial ini, Anda membutuhkan:

koneksi internet
sebuah akun email
sebuah akun Google (gratis)
Microsoft Excel (pilihan)
Data yang ingin Anda bersihkan (lihatlah di bawah ini untuk contoh lainnya)

Apakah File CSV Itu?

Sebuah file CSV adalah file “Comma Separated Value”. File jenis ini mengambil seluruh data Anda dan meletakkan judulnya pada masing-masing kolom di baris pertama, kemudian membuat daftar seluruh data Anda pada baris yang urut, dengan menyertakan semua data non-numerik dalam tanda petik (“seperti ini”), diikuti dengan tanda baca koma.

Sebuah file CSV dapat dibaca di berbagai tipe aplikasi dan program perangkat lunak. Pada dasarnya, CSV merupakan file teks. File jenis ini mengambil seluruh data dan uraian kalimat (dengan kata lain, membagikannya menjadi unit data), sehingga Anda dapat menyediakan kembali data tersebut pada aplikasi lainnya.

Contohnya, berikut adalah data dari perangkat Google Keyword untuk kata kunci “CSV file”:

Berikut adalah contoh bagaimana ia akan terlihat dalam format CSV:

Mengapa Membersihkan Data Anda?

Dari waktu ke waktu, klien berharap Anda dapat mengelola data ketika Anda bekerja pada mereka. Contohnya, seorang freelancer bekerja untuk menuliskan isi SEO untuk klien mungkin diharapkan agar dapat menunjukkan kata kunci panjang yang digunakan masing-masing artikel blog yang dijadwalkan akan diproduksi, dan menambahkan kata-kata tersebut pada spreadsheet atau kalender isi. Sebagai freelance pembuat isi, Anda akan diharapkan mampu membuat visual yang meyakinkan untuk dilampirkan bersama artikel Anda. Anda dapat menambahkan infografis sederhana dalam isi Anda dengan membersihkan file CSV dari statistik penelitian Anda kemudian mengimpornya menjadi diagram atau alat infografis.

Seiring dengan data besar dan data terbuka menjadi lebih umum, Anda dapat dengan cepat meningkatkan nilai tawaran jasa bisnis Anda dan mengurangi tumpukan kerja Anda dengan mengetahui bagaimana cara memindahkan data.

Jika Anda menjalankan bisnis mikro yang menyediakan jasa media sosial, Anda mungkin diharapkan untuk menunjukkan pada klien Anda tweet yang pantas untuk diterbitkan selama satu pekan ke depan, kemudian mampu untuk menjadwalkannya dengan interval reguler selama sepekan penuh. Atau mungkin Anda dapat mengembangkan jasa bisnis di mana Anda dapat membantu klien menjaga data kontaknya sinkron dengan email mereka, kampanye pemasaran, dan perangkat lunak manajemen hubungan dengan pelanggan (customer relationship management).

Mungkin bisnis Anda sudah berkembang cukup besar sehingga Anda ingin mulai menggunakan faktur dan aplikasi akuntansi daripada menggunakan spreadsheet. Anda dapat membersihkan file CSV dan semua data finansial lama Anda sehingga dapat dengan mudah diimpor dalam aplikasi faktur Anda tanpa harus memasukkan ulang tumpukan data yang amat banyak.

Sehubungan dengan data besar dan data terbuka menjadi lebih umum, Anda dapat dengan cepat meningkatkan nilai tawaran jasa bisnis Anda dan mengurangi tumpukan kerja Anda dengan mengetahui bagaimana cara memindahkan data. Menjadi ahli data merupakan sebuah keahlian yang sangat diinginkan dan dapat membantu Anda memiliki nilai unik tersendiri. Membersihkan file CSV merupakan hal terpenting pada kesempatan ini.

1. Membuat File CSV dari Spreadsheet

Langkah 1: Buka File Spreadsheet Anda

File CSV secara mudah diartikan sebagai file spreadsheet yang disimpan dalam format teks sehingga dapat dipindahkan ke program perangkat lunak lain atau aplikasi berbasis cloud atau perangkat. Jadi, pertama Anda perlu untuk membukanya pada perangkat lunak spreadsheet Anda.

Jika Anda menggunakan Excel, bukalah file data yang Anda akan pindahkan (File > Open…). Jika Anda tidak memiliki Excel, Anda dapat mendaftar pada Google Drive menggunakan detail akun Google Anda. Google Drive menawarkan perangkat berbasis cloud online yang juga termasuk perangkat spreadsheet. Setelah Anda mendaftar, bukalah spreadsheet Anda pada Google Drive.

Spreadsheet yang sama pada Excel (kiri) dan Google Drive (kanan).

Langkah 2: Periksa Dasar File Anda

Dalam Excel, pastikan Anda hanya memiliki satu lembar kerja pada spreadsheet Anda. Lembar kerja diperlihatkan pada bagian bawah Excel. Biasanya diberi nama Sheet1, Sheet2, dll. Pastikan hanya ada satu sheet. Jika ada lebih dari satu lembar kerja pada Workbook, klik pada tab yang lain dan pastikan tidak ada data apapun di masing-masing lembar tersebut. Kemudian klik-kanan pada tab untuk Sheet 2 dan seterusnya dan hapus setiap lembar kerja tambahan.

Langkah 3: Simpan sebagai File CSV

Pada Excel pilih File > Save As… pilihlah nama untuk file Anda dan pilihlah Comma Separated Value di bawah menu drop down Format.

Pada Google Drive, pilih File > Download as… Select Comma Separated Value dari kotak menu kedua dan simpan pada penyimpanan keras (hard drive) Anda.

2. Membuat File CSV dari Data pada Aplikasi Online atau Perangkat Web

Ketika data disimpan pada sebuah aplikasi online (seperti FreshBooks, aplikasi faktur dan penyimpan pesanan untuk bisnis kecil) atau perangkat web (seperti Google AdWords Keyword), perlu menggunakan aplikasi atau alat dengan fungsi impor untuk menyimpan data dalam format CSV.

Langkah 1: Pada Aplikasi Online Anda, Carilah Opsi Ekspor Data

Jika Anda menginginkan untuk membuat file CSV menggunakan data dari aplikasi online, lihatlah opsi menu yang mengizinkan Anda untuk mengekspor data dari aplikasinya.

Pada FreshBooks contohnya, terletak pada bagian bawah menu My Account. Setelah Anda meng-klik My Account maka level kedua dari menu ini akan muncul, Anda dapat memilih Import & Export.

Sekarang pilihlah file Comma Separated Value (CSV) di sebelah Export Clients, Invoices, Staffs, dan Timesheet.

Aplikasi berbasis cloud lainnya mungkin menyajikan opsi ini dengan cara yang berbeda. Jika tidak ada opsi di bawah “Account”, carilah menu “Setting”, atau menu “Data”. Anda harus mampu menemukan opsi menu serupa sehingga Anda dapat menyimpan data yang tersimpan secara online menjadi file CSV.

Langkah 2: Pada Perangkat Berbasis Web, Carilah Opsi Menu “Save as CSV”

Untuk perangkat web, carilah opsi menu “save”. Contohnya, dalam Google AdWords Keyword, terdapat tombol Save All di atas daftar ide kata kunci. Klik Save All untuk menyimpan salinan dari semua kata kunci di pencarian Anda.

Sekarang, klik tombol Download. Pilih Hasil pencarian Search All. Sebuah kotak dialog akan muncul, menawarkan pilihan untuk menyimpannya menjadi bentuk CSV. Klik Download untuk mengkonfirmasi. Tergantung ukuran file, mungkin akan memakan beberapa waktu pada proses ini.

Akhirnya, Anda akan ditawarkan sebuah kotak dialog yang mengindikasikan di mana Anda akan menyimpan file Anda.

Perangkat online lainnya bekerja mirip seperti ini.

3. Membersihkan File CSV

Sekarang bahwa Anda telah memiliki file CSV, Anda perlu untuk membersihkan dan memastikan bahwa ia dapat dibaca ke manapun Anda akan kirim nantinya. Pada kasus lainnya, Anda mungkin tetap hanya akan menggunakannya pada spreadsheet.

Pada kasus lain, Anda mungkin perlu unutk membersihkan file CSV sehingga Anda dapat mengimpornya ke aplikasi berbasis cloud atau perangkat online lain.

Langkah 1 Excel: Impor File CSV Anda Menjadi Spreadsheet

Di dalam Excel, buatlah halaman kerja baru. Kemudian pilih opsi Import dari menu File.

Sebuah dialog akan muncul. Pastikan Anda memilih file CSV dan klik tombol Import.

Anda sekarang dapat memilih file CSV dari lokasi Anda menyimpannya.

Langkah 2 Excel: Konfirmasi bahwa Data Anda Dibatasi

Di Excel, Anda akan diminta untuk mengkonfirmasi bahwa data Anda dibatasi. Yakni, bahwa file CSV Anda berisi data yang dipisahkan hanya dengan koma. Excel harus dapat mengetahui bahwa ini adalah benar. Sekarang klik tombol Next.

Langkah 3 Excel: Konfirmasi Kolom Data

Di Excel, Anda akan ditunjukkan tinjauan bagaimana data Anda akan disrotir menjadi kolom-kolom, berdasarkan fakta bahwa data Anda dipisahkan oleh koma, dan teks item mungkin akan ditunjukkan dengan “tanda petik”. Periksalah pratinjau data, kemudian pilih atau tidak centang opsi delimiter dan opsi text qualifier hingga pratinjau teks menunjukkan tampilan data sesuai dengan yang Anda inginkan. Pada kebanyakan kasus, hal ini akan secara otomatis dipilih oleh program. Contohnya, Excel akan tahu bahwa semua data teks memiliki tanda petik sebagai qualifier teks, sehingga Excel akan memberitahukan Anda rencananya untuk menghilangkan tanda petik ketika mengimpor data. Jika Anda suka bagaimana Excel akan mengimpor data Anda, klik tombol Next.

Langkah 4. Excel: Konfirmasi Tipe Data

Di Excel, Anda akan diminta untuk memilih tipe data seperti apa untuk setiap baris. Pilih General untuk semua kolom sekarang (kita akan mengatur masing-masing kolom data setelah data terimpor). Cek ganda pengaturan lanjutan untuk memastikan bahwa data Anda mencerminkan konvensi standar untuk angka dalam ribuan dan dalam penempatan desimal.

Contohnya, jika Anda menggunakan sumber data Amerika, maka koma umumnya digunakan untuk memisahkan ribuan (missal “1,000”) dan titik merupakan penanda desimal. Tetapi berlaku sebaliknya di Eropa! Jadi, tergantung pada sumber data Anda, Anda mungkin perlu untuk mengganti pengaturan ini.

Sekarang, klik tombol Finish untuk mengimpor data CSV ke dalam spreadsheet Excel Anda.

Langkah 5. Excel: Pilih di mana untuk Mengimpor Data

Akhirnya, di Excel Anda akan ditanya di mana untuk mengimpor data. Jika Anda membuat lembar kerja baru seperti Langkah 1 di atas, maka pilih lembar yang telah tersedia untuk Anda kemudian klik OK.

Langkah 6. Google Drive: Impor File CSV Anda Menjadi Spreadsheet

Pada Google Drive, Anda dapat melakukan langkah 1-5 di kotak dialog. Pertama, buatlah lembar kerja baru dari menu File. Sekarang pilih Import dari menu File.

Kotak dialog akan muncul. Pilih file CSV Anda dari penyimpanan keras (hard drive) Anda.

Sekarang pilih Replace Spreadsheet, karena kita telah membuka lembar kerja baru.

Periksa pratinjau apakah sudah menunjukkan distribusi data pada kolomnya terlihat sesuai dengan keinginan Anda. Pada kebanyakan kasus, hal ini akan diatur secara otomatis. Jika tidak, ganti “separator character” menjadi “tab” atau “comma” untuk melihat bahwa datanya telah tampil dengan benar di kolom-kolom.

Klim tombol Import untuk melanjutkan.

Langkah 7. Merapikan Kolom

Karena kita akan membersihkan data spreadsheet Anda, maka akan lebih mudah untuk melakukannya jika Anda dapat melihat data Anda pada kolom-kolom yang rapi. Atur lebar kolom untuk dapat menunjukkan data lebih baik. Pindahkan kursor Anda di antara huruf kolom pada bagian atas Excel maupun Google Drive hingga kursor berubah bentuk menjadi simbol luas dan regangkan lebar kolom sehingga data Anda lebih mudah dibaca.

Langkah 8. Periksa Baris Judul

Sekarang periksa bahwa baris pertama Anda memiliki kolom judul yang benar. Ketika Anda mengimpor data dari sumbernya, Anda mungkin akan memiliki tanggal pada kolom kiri ke bawah (sumbu X). sehingga kolom yang paling pertama pada sumbu X akan kosong.

Contoh:

Jika seperti itu kejadiannya, masukkan deskripsi (untuk sekarang) untuk kolom pertama, contohnya “Tanggal” atau “Bulan”.

Jika Anda menggunakan data CSV Anda pada spreadsheet, Anda juga dapat mengatur baris pertama sebagai kolom judul. Hal ini akan berguna jika Anda bekerja dengan kumpulan data yang besar yang mungkin ketika Anda mengulir ke bawah, Anda tidak dapat melihat judul baris.

Di Excel, klik pada Page Layout di bawah menu File. Pilih Sheet dari menu kotak dialog yang muncul dan klik baris tersebut pada spreadsheet Anda untuk menjadi judul kolom. Sekarang harusnya telah terindikasi pada baris kotak untuk mengulangi bagian atas biasanya sebagai $1:$1.

Pad Google Drive, pilih baris Freeze dari menu View dan pilih baris Freeze 1 untuk mengindikasikan baris judul.

Langkah 9. Konfirmasi Data Apa yang Anda Butuhkan

Jika Anda membersihkan data karena Anda akan memindahkannya pada perangkat online lain atau aplikasi lain, periksalah persyaratan untuk mengimpor data pada aplikasi tujuan Anda (lihatlah contoh Kasus Penggunaan di bawah Bagian 3. Memindahkan Data, di bawah ini).

Jika Anda membersihkan file CSV Anda untuk membaginya pada spreadsheet, konfirmasi pada klien Anda data apa yang mereka inginkan untuk muncul.

Langkah 10. Hapus Data yang Tidak Diperlukan

Catatan: Anda mungkin perlu membuat salinan dari spreadsheet Anda sebelum Anda mulai menghapus satu datapun, untuk berjaga-jaga siapa tahu Anda berubah pikiran atau akan membutuhkannya suatu saat nanti.

Sekarang hapuslah kolom yang mungkin tidak Anda perlukan. Contohnya, jika Anda ingin mengimpor kata kunci penelitian Anda menjadi isi kalender, Anda mungkin hanya tertarik pada kata kunci dan kolom pencarian bulanan lokal.

Anda dapat menghapus kolom yang tidak Anda perlukan dengan mengklik pada huruf judul hingga seluruh kolom terwarnai. Sekarang pilihlah Delete dari menu Edit (pada Excel) atau Delete kolom dari menu Edit (pada Google Drive).

Langkah 11. Pastikan Kolom Tanggal Berada pada Format Tanggal yang Tepat

Lagi, periksalah kembali di mana Anda akan mengimpor data Anda untuk persyaratan apain (lihat pada bagian 3 kasus pengguna di bawah ini).

Jika data file CSV Anda menyisipkan tanggal, pilih kolom dengan tanggal.

Di Excel, pilih Cells… dari menu Format. Sekarang pilih Angka dari menu baris atas, dan Tanggal dari menu sebelah kiri. Pilih menu tanggal yang sesuai dengan persyaratan impor, atau pilih versi paling dapat dibaca untuk Anda maupun klien, jika Anda hanya mengimpor data menjadi spreadsheet Anda.

Pada Google Drive, pilih kolom dan klik tombol yang tulisannya 123 pada toolbar. Pilih format tanggal dari daftar, atau pilih format lain untuk melihat menu tambahan dari opsi fomat tanggal.

Jika file CSV Anda memerlukan waktu untuk dimasukkan pada tanggal, pastikan mereka dimasukkan dengan format yang benar (jj:mm atau jj:mm:dd)

Jika file CSV Anda mengharuskan untuk memasukkan tanggal dan waktu pada kolom terpisah, salin (copy) seluruh kolom, kemudian format kolom pertama menjadi format tanggal saja, dan kolom kedua hanya format waktu. Sisa data lainnya akan terhapus secara otomatis.

Langkah 12. Pastikan Seluruh Angka Seragam

Kolom apapun yang mengandung angka paling baik jika diformat dengan menghilangkan pemisah angka ribuan sehingga angkanya akan terlihat seperti 23000 misalnya dan bukan 23,000.

Pada Excel, pilih kolom, dan lagi pilih Cells… dari menu Format. Pilih Number dari menu horizontal, kemudian Number dari menu sebelah kiri. Pastikan penggunaan pemisah 1000 tidak dicentang.

Google Drive mengharuskan penggunaan pemisah angka ribuan. Hal ini tidak akan memepengaruhi impor CSV Anda, tetapi mungkin Anda akan kebingungan jika klien Anda merupakan orang Eropa. Klik kolom yang diinginkan untuk memilih, pilih menu Format dan klik Number, kemudian pilih Normal.

Langkah 13. Tambahkan Kolom yang Anda Butuhkan

Periksalah daftar data yang Anda butuhkan yang telah dibuat pada Langkah 9. Tambahkan kolom pada spreadsheet Anda untuk masing-masing tambahan. Beberapa perangkat online juga membutuhkan data agar disusun dengan cara tertentu (missal, membuat tweet terjadwal mungkin membutuhkan perintah tertentu untuk file data CSV Anda). Jika demikian, pindahkan kolom sekarang untuk mencocokkan urutan impor yang diinginkan di mana Anda akan mengirim datanya.

Sekarang pastikan judul kolom sama persis dengan tujuan impor Anda. Jangan gunakan tanda petik pada tahap ini untuk judul ataupun data teks pada kolom Anda.

Langkah 14. Gabungkan Data Bersih ke dalam Spreadsheet Kerja Anda

Pada beberapa kejadian, seperti membersihkan data kata kunci Anda, Anda mungkin tidak ingin menambahkannya pada sumber tujuan lain, selain kalender isi. Simpan salinan spreadsheet Anda sebagai file cadangan, kemudian pilih kolom yang ingin Anda pindahkan ke kalender isi. Copy kolom ini sekarang kemudian paste pada spreadsheet tujuan.

Langkah 15. Simpan Data yang Telah Dibersihkan sebagai File CSV yang Siap Diimpor pada Perangkat Online

Jika tujuan akhir dari data yang telah Anda bersihkan adalah untuk menambahkannya pada program lain, maka sekarang Anda telah siap untuk menyimpan spreadsheet ini sebagai file CSV sehingga Anda dapat mengimpornya pada aplikasi ataupun perangkat web.

Ulangi Bagian 1 Membuat file CSV dari spreadsheet lagi.

4. Memindahkan Data dari File CSV menjadi Aplikasi Online atau Perangkat Web

Pada banyak kasus, Anda akan perlu untuk memindahkan data Anda ke aplikasi online lain atau perangkat web untuk menyempurnakan pekerjaan Anda.

Untuk memastikan data Anda dapat dibaca oleh aplikasi yang akan Anda tambahkan, periksalah persyaratan untuk melihat kolom apa dan data apa yang perlu untuk dimasukkan.

Carilah opsi menu seperti “Account”, “Setting”, atau “Data” dan bacalah informasi impor data. Atau, periksalah bagian bantuan pada aplikasi/perangkat web. Lihatlah judul kolom apa yang Anda butuhkan untuk digunakan dan format wajib untuk masing-masing kolom data. Contohnya, jika Anda menambahkan data untuk Google Calendar, Anda akan membutuhkan kolom-kolom untuk Tanggal Mulai, Waktu Mulai, Tanggal Akhir, Waktu Akhir, Judul, dan (sebagai pilihan) Tempat.

Pada sisi lain, jika Anda mengimpor data pada kerja proyek menjadi aplikasi pencatat waktu seperti Toggl, mereka akan meminta kolom untuk Waktu Mulai, tetapi tidak Waktu Akhir, hanya saja Anda akan membutuhkan kolom untuk Durasi Tugas, yang artinya Anda harus mengindikasikan berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk tugas tersebut daripada waktu berakhirnya.

Masing-masing aplikasi online maupun perangkat web lain mungkin akan sedikit berbeda, sehingga dapat membersihkan data pada file CSV berarti mengenali dokumentasi pengguna dan pedoman online untuk mengimpor data.

Apa yang Dibutuhkan Data Anda?

Apa yang dibutuhkan data Anda saat ini? Sudahkah Anda menggunakan file yang telah diformat CSV untuk memindahkan data penting untuk bisnis Anda dari satu aplikasi pada aplikasi lainnya? Beritahukan proyek data Anda pada kolom komen di bawah.