() translation by (you can also view the original English article)
Spreadsheets sering dipandang sebagai utilitas yang membosankan dan monoton. Memang benar itu berguna, tapi itu tidak berarti bahwa kita tidak dapat memberikan beberapa gaya dan sentuhan format ke spreadsheet kita.
Pemformatan yang baik membantu pengguna menemukan makna di spreadsheet tanpa melalui setiap sel satu per satu. Sel dengan format akan menarik perhatian pembaca pada sel yang penting.
Dalam tutorial ini, kita akan mendalami dan berkutat dengan format spreadsheet Microsoft Excel. Saya akan menunjukkan beberapa cara termudah untuk melalkukan pemformatan ke spreadsheet Anda hanya dengan beberapa klik.
Bagaimana Memformat Lembar Kerja Excel (Lihat & Pelajari)
Jika Anda ingin dipandu menjalankan proses format melalui Excel, lihatlah tangkapan layar di bawah ini. Saya akan menunjukkan banyak trik favorit saya untuk memberi makna ke spreadsheet saya. Menambahkan gaya dan sentuhan membuat spreadsheet lebih mudah dibaca dan tidak rentan terhadap kesalahan, dan saya akan menunjukkan alasannya dalam tangkapan layar berikut ini.
Baca terus untuk mengetahui lebih lanjut tentang alat yang dapat Anda gunakan untuk mengubah tampilan dan nuansa spreadsheet Excel.
Memformat Berdasarkan Jenis Cell
Seperti yang mungkin Anda ketahui, spreadsheet Excel dapat berisi berbagai data mulai dari teks sederhana hingga formula kompleks. Lembar kerja ini bisa menjadi kompleks dan digunakan dalam keputusan penting.
Format spreadsheet Excel tidak hanya tentang membuat lembar kerja menjadi "cantik." Ini tentang menggunakan gaya built-in untuk menambahkan makna. Seorang pengguna spreadsheet harus bisa melirik sel dan memahaminya tanpa harus melihat setiap formula.
Yang terpenting, gaya harus diterapkan secara konsisten. Salah satu contohnya adalah dengan menggunakan shading kuning setiap kali Anda menggunakan perhitungan. Ini membantu pengguna mengetahui bahwa nilai sel bisa berubah berdasarkan sel lainnya.
Mari pelajari lebih lanjut tentang alat yang dapat Anda gunakan untuk menambahkan makna pada spreadsheet Anda.
Cara Menggunakan Elemen Gaya
Ketika Anda berpikir tentang merancang spreadsheet, ada baiknya mengetahui alat yang dapat Anda gunakan untuk menambahkan gaya. Pada dasarnya, alat apa yang mengubah tampilan spreadsheet? Mari kita coba bagaimana menggunakan beberapa alat styling yang paling populer.
1. Gunakan Bold, Italic, dan Underline
Ini adalah tweak (sebuah aktivitas untuk meningkatkan performa pada software ataupun hardware) paling dasar yang dapat Anda gunakan, dan Anda mungkin pernah melihatnya di hampir semua aplikasi dengan pengeditan teks, seperti Microsoft Word atau Apple Pages.
Untuk menerapkan salah satu efek ini, sorot sel yang ingin Anda terapkan efeknya, lalu klik ikon di bagian Font pada tab Home.
Anda mungkin sudah tahu apa yang ketiga alat ini lakukan, tapi bagaimana sebaiknya Anda menggunakannya dalam spreadsheet? Berikut adalah beberapa gagasan tentang bagaimana Anda dapat menerapkan gaya tersebut:
- Bold. Menarik perhatian pada sel kunci menggunakan format tebal. Terapkan format tebal untuk jumlah total, asumsi utama dalam perhitungan matematika Anda, dan sel yang menunjukkan kesimpulan.
- Italic. Saya suka menggunakan gaya ini untuk catatan atau teks yang seharusnya kurang jelas, atau untuk subtotal yang lebih besar.
- Underline. Menambahkan garis bawah sangat ideal untuk sel ringkasan, seperti subtotal atau kesimpulan.
Pada contoh di bawah ini, Anda bisa melihat laporan keuangan sederhana untuk seorang freelancer. Contoh ini menunjukkan lembar kerja saya sebelum dan sesudah saya menerapkan format dasar. Kombinasi efek huruf tebal, huruf miring, dan garis bawah benar-benar membuat informasi lebih mudah dibaca.
2. Terapkan Borders
Borders membantu menyegmentasikan data Anda dan memisahkannya dari bagian data lainnya di spreadsheet Anda. Alat border pada Excel bisa menerapkan berbagai batas, tapi agak sulit untuk memulainya.
Pertama, mulailah dengan menyoroti sel yang ingin Anda berikan batas. Kemudian, cari menu Borders dropdown dan pilih salah satu gaya built-in.
Seperti yang bisa Anda lihat dari pilihan dropdown, ada banyak pilihan untuk menerapkan border. Cukup klik salah satu pilihan border ini untuk menerapkannya pada sel.
Salah satu gaya border favorit saya adalah gaya Top dan Double Bottom Border. Ini sangat ideal terutama untuk data keuangan saat Anda memiliki "jumlah keseluruhan".
Pilihan lainnya adalah mengubah berat dan warna border. Dengan memilih sel yang telah diberi border, kembali ke menu Borders dropdown. Pengaturan Line Color dan Line Style dapat digunakan untuk men-tweak gaya border.
Batas tebal sangat ideal untuk menetapkan batas kolom header, atau subtotal di bagian bawah data Anda.
3. Gunakan Shading
Shading, juga sering disebut fill, adalah warna yang Anda terapkan pada latar belakang sel. Untuk menaungi sel, klik dan sorot sel yang ingin Anda tambahkan shading juga.
Kemudian, klik tanda panah di sebelah dropdown timba cat pada tab Font pada pita Home. Anda dapat memilih dari salah satu dari banyak gambar warna untuk menerapkannya pada sel. Saya juga akan sering menggunakan opsi More Colors untuk membuka alat pilihan warna dengan fitur lebih lengkap. Cahaya nuansa yang terbaik adalah dengan menjaga agar teks tetap terbaca.
Sekali lagi, Anda bisa menyoroti data utama menggunakan shading. Seperti yang saya sebutkan sebelumnya, menggunakan isi yang konsisten berdasarkan isi sel sangatlah bermanfaat, seperti biru untuk setiap bidang "masukan" tempat Anda mengetik data secara manual.
Jangan berlebihan dengan shading. Dengan terlalu banyak fill warna yang diterapkan pada sel Anda, hal itu mengalihkan perhatian dari konten yang tersimpan di dalam spreadsheet.
4. Ubah Alignment
Alignment mengacu pada cara konten dalam sel sejajar dengan tepi. Anda dapat menerapkan left align, center, atau right align text. Secara default, konten dibiarkan selaras dalam sel. Bila Anda memiliki kumpulan data yang besar, Anda mungkin ingin menata keselarasan untuk meningkatkan keterbacaan.
Satu tweak umum yang saya buat adalah meletakkan teks di tepi kiri sel, sementara jumlah numerik harus benar-selaras. Selain itu, tajuk kolom terlihat bagus saat dipusatkan di atas.
Ubah keselarasan menggunakan tiga tombol pelurusan pada tab Alignment pada pita Home Excel. Anda juga dapat menyelaraskan konten secara vertikal, menyesuaikan jika konten sejajar dengan bagian atas, tengah, atau bawah sel.
Cara Menggunakan Built-in Cell Styles
Salah satu cara favorit saya untuk membuat spreadsheet dengan cepat adalah dengan menggunakan beberapa gaya bawaan yang dimiliki Excel. Pada tab Home, klik pada dropdown Cell Styles untuk menerapkan salah satu gaya built-in ke sel.
Menggunakan gaya pra-bangun ini adalah cara yang menghemat waktu dibandingkan merancangnya dari awal. Gunakan ini sebagai cara untuk mengambil jalan pintas ke spreadsheet yang lebih berarti.
Cara Mencapai Format Excel yang Lebih Cepat di Excel dengan Format Painter
Siapa yang ingin membuat ulang gaya sel Excel berulang-ulang? Dari pada menciptakannya sendiri untuk setiap sel, Anda dapat menggunakan Format Painter untuk mengambil format dan menerapkannya ke sel lainnya.
Mulailah dengan mengklik di sel yang memiliki format yang ingin Anda salin. Kemudian, cari alat Format Painter pada tab Home pada pita Excel. Klik pada Format Painter, lalu klik pada sel yang ingin Anda gunakan dengan gaya yang sama.
Cara Mematikan Gridlines
Seperti yang mungkin sudah Anda ketahui, spreadsheet terdiri dari baris dan kolom. Baris diperintah oleh garis horizontal dan memiliki angka di sampingnya. Kolom dibatasi oleh garis vertikal dan memiliki huruf di bagian atas untuk merujuknya.
Dimana baris dan kolom bertemu, sel terbentuk. Sel diberi nama berdasarkan baris dan kolom tempat mereka berpotongan. Misalnya, di mana baris 4 dan kolom B bertemu disebut B4.
Gridlines di Excel adalah salah satu fitur yang menentukan dari spreadsheet. Mereka memudahkan untuk mengikuti data di layar ke dalam sel. Garis ini imajiner dan hanya terlihat di layar. Namun, Anda mungkin ingin mematikan gridlines untuk memperindahnya.
Cetak dengan Gridlines
Bagaimana jika Anda ingin menunjukkan gridlines ke seluruh spreadsheet saat Anda mencetaknya? Daripada harus melakukannya secara manual untuk menambahkan batas ke setiap sel, Anda cukup mencetak buku kerja Anda dan memasukkan gridlines tersebut.
Untuk menyalakan gridlines saat mencetak, mulailah dengan membuka opsi Print. Kemudian, klik pada Page Setup untuk membuka pengaturan.
Pada tab Sheet, centang kotak berlabel Gridlines untuk menyertakan gridlines saat Anda mencetak buku kerja Excel Anda.
Perlu diingat bahwa opsi ini tentu akan menggunakan tinta lebih saat mencetak. Namun, ini mungkin juga mempermudah membaca spreadsheet tercetak Anda.
Bagaimana Memformat Data Excel sebagai Tabel
Salah satu cara favorit saya untuk membuat dataset dengan cepat adalah dengan menggunakan opsi Dropdown Format as Table. Dengan hanya beberapa klik, Anda dapat mengubah beberapa baris dan kolom menjadi tabel data terstruktur.
Fitur ini bekerja paling baik bila Anda sudah memiliki data dalam satu set baris dan kolom dan ingin menerapkan gaya yang seragam. Ini adalah kombinasi antara gaya dan fungsionalitas, karena tabel menambahkan fitur lain seperti tombol penyaringan otomatis.
Pelajari lebih lanjut mengapa tabel adalah fitur hebat dalam tutorial di bawah ini:
Cara Menggunakan Format Bersyarat di Excel
Bagaimana jika format sel bisa berubah berdasarkan data yang ada di dalamnya? Fitur ini diterapkan dalam Excel dan disebut Conditional Formatting. Lebih mudah untuk memulainya daripada yang mungkin Anda pikirkan.
Bayangkanlah menggunakan Format Bersyarat untuk menyoroti nilai-nilai atas dan bawah di sel Anda. Ini memudahkan pemindaian data secara visual dan mencari indikator utama.
Format Bersyarat paling baik digunakan dengan data numerik. Untuk memulai, sorot kolom data dan pastikan Anda berada di tab Home di pita Excel.
Ada sejumlah gaya yang bisa Anda pilih dari menu dropdown Conditional Formatting. Masing-masing menerapkan gaya format Excel yang berbeda ke sel Anda, namun masing-masing akan menyesuaikan berdasarkan sel yang telah Anda soroti.
Rekap & Terus Belajar
Spreadsheets sering dipandang sebagai utilitas utilitas yang membosankan dan monoton. Tentu, mereka sangat berguna untuk mengatur data atau membuat perhitungan. Itu tidak berarti bahwa kita tidak bisa membawa beberapa style dan format Excel ke spreadsheet kita.
Saat kita memformat dengan cara yang benar, ia menambahkan lapisan kedua makna ke spreadsheet. Pemformatan bukanlah latihan acak; Ini adalah cara untuk menggunakan gaya yang ditargetkan untuk memberi sinyal jenis data dalam sel.
Simak tutorial lain ini jika Anda ingin meningkatkan kemampuan Microsoft Excel dan menguasai spreadsheets Anda:
Microsoft ExcelCara Menyisipkan Slicers di Microsoft Excel PivotTables
Microsoft ExcelBagaimana menghubungkan Data dalam Workbook Excel Bersama
Microsoft ExcelBagaimana Melindungi Sel, Lembaran, dan Workbook di Excel
Apa kiat pemformatan Excel favorit Anda? Bagaimana Anda memastikan bahwa sel yang tepat dapat menonjol bagi pengguna Anda? Beri tahu saya di bagian komentar di bawah ini.
