Ada banyak cara untuk membuat formulir online, bahkan orang bisa kewalahan untuk memilih mana yang paling sempurna untuk kebutuhannya. Bisa dibilang bahwa salah satu alat terbaik adalah yang Anda sudah punya aksesnya secara gratis—salah satu bagian Google Drive. Drive adalah bagian integral semua akun Google, dan dikenal sangat baik sebagai layanan penyimpanan cloud serta perangkat office Docs-nya. Salah satu fitur yang kurang banyak diketahui adalah Forms, alat pembuat survey yang sesederhana atau serumit yang Anda butuhkan. Baik Anda ingin mengumpulkan alamat email, menjalankan polling cepat di website Anda, atau membangun survey layanan pelanggan yang mendalam, Forms adalah sarana yang ideal untuk melakukannya.

Dalam tutorial ini akan saya tunjukkan pada Anda cara memulai dengan Google Docs Forms. Akan saya jelaskan tipe-tipe pertanyaan yang berbeda yang Anda bisa buat dengannya, cara membuat pertanyaan beragam sesuai dengan respon yang diberikan pengguna, dan akhirnya bagaimana Anda bisa mengakses dan menganalisis data yang Anda terima. Baik, mari kita mulai.

Memulai

Di peramban Anda, buka drive.google.com dan masuklah ke akun Google Anda jika belum. Di pojok kiri atas layar klik Create dan pilih Form.

Suatu tab baru akan terbuka di peramban Anda, di situ Anda akan membuat formulirnya. Pertama, masukkan judul ke formulir Anda dan pilih templatnya. Jika Anda menemukan templat yang disukai, klik templatnya dan pilih OK, tetapi ada tema Default bersifat netral jika Anda berencana untuk menanamkan survey Anda ke website. Klik OK untuk melanjutkan.

Sekarang Anda berada di halaman utama Form, Anda bisa mengawali bekerja dari urutan item yang ada di daftar.

Pertama, Form Settings. Jika form Anda disiapkan untuk dua halaman atau lebih, centang kotak yang bertuliskan Show progress bar... untuk menunjukkan kepada responden berapa lama yang akan dibutuhkan untuk mengisi surveynya.

Bagian berikutnya adalah badan surveynya. Terbagi menjadi dua halaman, tetapi yang pasti untuk memulainya hanya ada satu halaman. Judul formulir dan deskripsinya ada di bagian teratas—klik untuk menambahkan atau mengedit.

Sekarang Anda siap menambahkan pertanyaan pertama Anda. Klik kotak Question Title untuk menambahkan pertanyaan Anda, dan tambahkan Help Text apa saja jika pertanyaannya butuh penjelasan.

Pilih jenis pertanyaan yang Anda ingin ajukan dengan mengklik kotak drop downnya. Pertanyaan pilihan ganda disiapkan sebagai default, tetapi ada enam jenis masukan berbeda yang bisa Anda minta. Akan kita lihat enam di antaranya.

Jenis Pertanyaan

Teks

Jenis ini meminta masukan teks yang sangat singkat dari pengguna, seperti nama atau alamat email. Untuk memastikan alamat email yang dimasukkan adalah alamat yang valid klik Advanced Settings. Centang Data validation dan pilih Text di kotak pertama dan Email address di yang kedua. Di kotak Custom error text ketikkan "Silakan masukkan alamat email yang valid".

Teks Paragraf

Jenis ini meminta jawaban yang lebih panjang, seperti komentar atau umpan balik umum.

Pilihan Ganda

Tipe ini menyediakan daftar jawaban, dan pengguna hanya bisa memilih satu saja. Tambahkan jawaban pertama Anda di kotak berjudul Option 1, lalu klik di kotak berikutnya untuk menambahkan jawaban kedua dan seterusnya. Anda juga bisa mengklik Add "Other" untuk menambahkan kotak teks kecil di akhir daftar. Pengguna bisa menambahkan pilihan jawaban mereka sendiri di sini.

Kotak centang

Ini adalah daftar pilihan ganda lainnya, hanya saja untuk yang ini pengguna bisa memilih lebih dari satu jawaban. Sama seperti pertanyaan Pilihan Ganda, ketikkan daftar jawaban Anda dan gunakan opsi Add "Other" juga jika Anda membutuhkannya. Anda bisa menentukan jumlah minimal, maksimal, atau pasti jawaban yang harus diklik pengguna dengan menggunakan opsi Data Validation di Advanced Settings.

Pilih dari Suatu Daftar

Ini adalah pertanyaan bergaya pilihan ganda yang ditampilkan dalam bentuk daftar drop down. Pengguna hanya bisa memilih satu jawaban, dan tidak bisa menambahkan pilihannya sendiri. Tipe ini cocok untuk pilihan mutlak seperti Laki-Laki atau Perempuan, bukannya pertanyaan berbasis opini.

Skala

Scale meminta responden untuk memeringkat hal-hal sesuai skala, secara default, satu sampai lima. Anda harus menyediakan label untuk skor yang terendah dan tertinggi di skala tersebut sebagai panduan. Suatu contoh pertanyaan mungkin adalah "Seberapa puas Anda dengan layanan yang diterima?". Label untuk skor 1 mungkin adalah "Sangat tidak puas" dan 5 adalah "Sangat puas".

Opsi Scale memiliki banyak pertanyaan, tetapi Anda hanya bisa menambahkan satu pertanyaan dalam satu waktu. Buatlah banyak pertanyaan secara cepat dengan mengklik tombol Duplicate, lalu tulis ulang Question Title di salinannya.

Menambahkan Lebih Banyak Pertanyaan

Apabila Anda sudah selesai menulis tiap pertanyaan klik Done untuk memasukkannya. Lalu klik Add item untuk memulai pertanyaan lainnya, dengan memilih jenis pertanyaan dari daftar yang ada.

Add item memungkinkan Anda menambahkan bagian baru (Section Header). Ini akan membantu Anda mengorganisasikan survey Anda lebih lama. Setidaknya, mengumpulkan pertanyaan tentang informasi pribadi dalam bagian "Tentang Anda" adalah ide yang bagus. Anda juga bisa menambahkan Page break untuk memecah survey yang lebih panjang menjadi beberapa halaman.

Membuat Formulir Dinamis

Pemisah halaman (page break) juga bermanfaat untuk membuat survey yang lebih dinamis yang akan menunjukkan pertanyaan-pertanyaan berbeda berdasarkan jawaban pengguna.

Berikut sebuah contoh: Anda membuat suatu survey teknologi yang menanyakan orang tentang penggunaan ponsel cerdas dan tablet mereka. Anda bisa membuat ini serelevan mungkin dengan memecah pertanyaannya menjadi lima halaman.

Halaman 1 berisi pertanyaan pilihan ganda "Apakah Anda punya ponsel cerdas?" Option 1 adalah Ya; Option 2 adalah Tidak. Centang kotak yang berjudul Go to page based on answer, lalu untuk opsi 2 pilih Go to page 3.

Halaman 2 berisi pertanyaan Anda tentang ponsel cerdas.

Halaman 2 memiliki pertanyaan pilihan ganda "Apakah Anda punya tablet?".Option 1 adalah Ya; Option 2 Tidak. Centang kotak yang bertuliskan Go to page based on Answer, dan untuk option 2 pilih Go to page 5.

Halaman 4 berisi pertanyaan tentang tablet Anda.

Halaman 5 berisi tentang pertanyaan demografis Tentang Anda.

Di contoh ini, jika seseorang menjawab Ya di pertanyaan halaman satu, dia akan dibawa ke pertanyaan Ponsel cerdas di Halaman 2, yang selanjnutnya akan membawa ke Halaman 3.

Jika mereka menjawab tidak di Tidak di Halaman 1, Forms akan melewati pertanyaan tentang ponsel cerdas dan langsung menuju ke pertanyaan tablet di Halaman 3. Menjawab Ya akan menampilkan halaman 4 dan pertanyaan khusus terkait tablet; menjawab tidak akan melompat ke Halaman 5 dan pertanyaan Tentang Anda.

Metode ini memastikan bahwa survey Anda tetap relevan bagi partisipan, dan membantu untuk menjaga integritas data yang Anda terima dalam prosesnya.

Menuntaskan

Ubah urutan pertanyaan, bagian, dan halaman formulir Anda dengan melayangkan mouse Anda di atasnya dan menyeretnya ke tempat yang sesuai. Klik View live from di toolbar di  layar paling atas untuk menguji formulirnya kapan saja.

Apabila Anda sudah bahagia dengan cara kerja formulir Anda, sunting Confirmation page di bagian bawah layar. Ucapkan terima kasih pada mereka yang telah ambil bagian, hapus centang di semua kotaknya, dan klik Send.

Sekarang Anda akan melihat jendela yang memberi Anda tautan untuk membagikan melalui email atau jaringan sosial jika Anda ingin meletakkan formulirnya di website Anda klik tombol Embed. Ubah tinggi dan lebarnya supaya formulir yang dimaksud bisa sesuai dengan halaman web Anda (yang terpenting adalah lebarnya), lalu salin embed codenya dan tempelkan ke website Anda.

Terakhir, di toolbar atas klik Choose response destination. Data survey disimpan ke suatu spreadsheet, jadi masukkan judul yang relevan lalu Click Create. Periksa apakah toolbar juga menyatakan Accepting responses—jika ya, maka survey Anda sudah aktfif.

Mendapatkan Hasilnya

Anda bisa memeriksa hasilnya kapan saja. Buka Formnya dari akun Drive Anda. Di bilah menu di bagian atas Anda akan melihat angka di sebelah Responses. Ini adalah jumlah orang yang telah mengisi formulir Anda.

Buka Responses > Summary of responses untuk melihat semua datanya ditampilkan dalam diagram dan grafik yang mudah dibaca.

Sebagai alternatif, klik View responses untuk melihat semua data mentah yang disimpan dalam suatu spreadsheet. Yang terbaik adalah tidak mengedit spreadsheet tersebut secara langsung, melainkan Anda bisa menyalin dan menempelkan datanya ke spreadsheet atau dokumen lain untuk analisis lebih lanjut.

Apabila Anda sudah menerima respon yang cukup, Anda bisa menutup surveynya. Klik Accepting Responses dan ubah ke Not accepting responses. Anda bisa menambahkan pesan singkat yang menunjukkan bahwa surveynya sekarang telah ditutup dan tentunya Anda bisa mengaktifkannya kembali kapan saja.

Kesimpulan

Fitur Forms di Google Drive adalah alat yang sangat bagus untuk membuat banyak survey yang kompleks. Ini juga cukup intuitif sehingga jika Anda ingin menjalankan jajak pendapat atau kompetisi cepat Anda bisa melakukannya secara serentak hanya dalam lima menit. Hal yang menjadikannya unggul dibandingkan semua alat pembuat survey lainnya adalah bahwa Forms sepenuhnya terintegrasi dengan Google Docs dan semua layanan Google Anda. Artinya Anda bisa berkolaborasi dengan orang lain untuk membuat survey Anda, atau membagikan produk yang tuntas dengan orang terpilih, dan menggunakan kekuatan spreadsheet untuk menganalisis respon-responnya.

Yang terbaik di antara semuanya, Forms bisa digunakan untuk semua skenario, baik untuk bisnis rumahan yang mengambil umpan balik vital dari pelanggan maupun untuk mengirimkan undangan pernikahan Anda. Coba saja, dan beritahu kami di komentar di bawah ini jika Anda ada masalah dengannya.

Sumber: Ikon List via iconocci dari Noun Project.