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RH de Pequenos Negócios: Como Se Comunicar Melhor Com Os Funcionários

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This post is part of a series called The Complete Small Business Human Resources (HR) Guide.
How to Make a Great Employee Training Plan (For Small Business)
What Are the Important HR Requirements for Small Business?

Portuguese (Português) translation by Letícia Gimenez (you can also view the original English article)

No mundo dos negócios, comunicação é um problema comum. Em uma pesquisa da companhia de treinamento Fierce Inc., 86% dos entrevistados culparam a falta de colaboração ou comunicação ineficiente por falhas no trabalho.

O problema de comunicação torna-se maior à medida que a companhia cresce e admite mais empregados, mas, mesmo pequenos negócios podem ter problemas. Quando você tem apenas um ou dois empregados, você provavelmente pode deixar as coisas simples e informais. Mas, enquanto você vai expandindo seus funcionários e começa a organizar a companhia em grupos com uma estrutura de gerenciamento, você precisará dar atenção séria a como se comunica com seus empregados - e como eles se comunicam com você e entre eles.

Neste tutorial, vemos como comunicar-se efetivamente com os funcionários. Cobrimos estratégias para manter todo mundo informado, formas de comunicar os valores chaves da firma e métodos para conseguir feedback e resolver conflitos.

Também veremos alguns exemplos reais no decorrer do texto para ilustrar pontos importantes. Ao fim do tutorial, você terá algumas direções sólidas para melhorar a comunicação dos funcionários em seu pequeno negócio.

Are you communicating well with your small business employees
Você está se comunicando bem com seus empregados? (fonte da foto)

Isto é parte de nossa série de RH de pequenos negócios. Acompanhe para aconselhamento em contratação e retenção dos melhores talentos, oferecimento de pagamento competitivo e benefícios, construção de uma cultura empresarial diversa e inclusiva, e mais.

1. Mantendo Todo Mundo Informado

Quando você está apenas começando, manter todos integrado é fácil. Mas, quando você começa a crescer e a ter equipes numerosas, talvez situadas em diferentes locais, torna-se um desafio real manter todos os empregados informados sobre o que está acontecendo em outras áreas do negócio. 

Mesmo em pequenas companhias, departamentos podem transformar-se em bolhas, com pouca comunicação entre eles. Esta seção procura formas de quebrar as barreiras e manter a informação fluindo pela companhia.

A Boa e Velha Newsletter dos Funcionários

Provavelmente a forma mais simples de manter todo mundo informado é enviar atualizações por email. É uma ferramenta popular - uma pesquisa da Ragan descobriu que 60% das companhias enviam informativos por email pelo menos uma vez por semana e 14% enviam até diariamente

A vantagem é que é uma forma fácil e confiável de alcançar todo mundo na companhia e também é simples de criar listas de endereços para certos grupos de empregados se você quiser segmentar as coisas. Pessoas checam constantemente seus emails, então é provável que suas mensagens serão lidas e você pode facilmente usar software para rastrear os níveis de engajamento (índice de abertura, de cliques, etc.).

Por outro lado, emails em massa são um método de comunicação um tanto hierárquico que é improvável de nutrir conversas interessantes do jeito que algumas das outras ferramentas fazem.  Eles podem apenas responder individualmente para você - ou podem apertar o temido “Responder Todos”, que pode rapidamente gerar conversas pesadas entupindo as caixas de entrada se as pessoas irem longe demais.  Isto leva a outro problema com email - a mesma pesquisa Ragan descobriu que 80% das pessoas reclamaram de sobrecarga de emails. Usar email apenas aumenta o problema e há uma chance de que seus empregados apenas ignorem as mensagens.

 Para usar o correio eletrônico com eficiência, tente deixá-lo atraente e divertido, com alguma recompensa clara paras as pessoas que leiam-no - talvez um brinde, um recurso útil ou uma informação que eles possam realmente usar em seus trabalhos. Mantenha-o visual também - considere usar um template profissional de email newsletter:

Ferramentas Intranet

Intranets empresariais estão em uso há anos e infelizmente muitos deles tornam-se cemitérios raramente visitados de documentos ultrapassados e blogs corporativos não lidos. 

Mas não precisa ser assim. Se seu design estiver certo e interessante o suficiente, uma intranet pode ser uma ótima forma de iniciar conversas.  A chave é facilitar para que as pessoas postem seus próprios comentários e artigos e encorajar o uso em primeiro lugar, para que ele construa massa crítica.  Se as pessoas verem conversas interessantes acontecendo, elas visitarão diariamente. Se elas verem um conteúdo obsoleto e hierárquico, elas salvarão nos favoritos e raramente retornarão. 

A firma de software Dex Media, por exemplo, criou uma intranet chamada The Buzz, em que é fácil comentar e fazer perguntas. Seu vice-presidente de Comunicação Corporativa disse a Interact Intranet

“Agora, empregados têm uma voz e um lugar onde eles podem compartilhar suas ideias e opiniões... As pessoas estão formando grupos e projetando sites, comentando em posts e fazendo perguntas, e estamos desenvolvendo uma cultura empresarial mais contemporânea, empreendedora e vanguardista como resultado."

Armazenamento na Nuvem e Tecnologia de Bate Papo

Se você não quer investir em construir uma intranet, você pode alcançar um efeito similar com armazenamento na nuvem e bate papo. 

Aqui na Envato Tuts+, por exemplo, temos uma equipe espalhada por todo o mundo, da Flórida à Tailândia. Usamos o Slack para conversas informais agrupadas em tópicos e interesses e apps como Trello e Basecamp para projetos mais formais e colaborações.  E as pessoas também usam Google Docs e outros serviços na nuvem para compartilhar informação facilmente. 

Há muitas outras opções, claro, então é apenas uma questão de descobrir o que funciona para seu negócio e encoraja a comunicação. Veja esta curadoria para mais possibilidades:

Documentação e Treinamento

Reuniões presenciais e treinamento também podem ajudar as pessoas a se atualizar. Você pode agendar sessões de treinamento para um funcionário de uma área informar os de outra.  Por exemplo, um vendedor pode dar uma sessão de treinamento para aqueles na função de gerenciamento de produto, contando-os sobre o feedback que eles recebem de clientes em potencial e as tendências que eles veem na indústria.  Esta perspectiva pode ser valiosa para aqueles com menos contato direto com o consumidor e poderia contribuir a um desenvolvimento de produto mais bem sucedido.

Ter uma documentação sólida das políticas da companhia é outra ferramenta de comunicação importante - pode ajudar empregados a saber como fazer as coisas sem perder tempo perguntando por aí.  Um manual do empregado é uma grande ferramenta para isto. Temos tutoriais sobre treinamentos e manuais em algum lugar nesta série:

2. Comunicando os Valores da Companhia

Toda companhia de sucesso tem seus próprios valores e objetivos. Você tendo articulado-os claramente ou não, eles existem - sua companhia existe para um propósito em particular (além de apenas fazer dinheiro!), e você tem uma certa maneira de fazer negócios que é distinta dos outros.

É importante que todos os empregados conheçam igualmente os valores e a missão da companhia, mas isto pode se perder facilmente no trabalho rotineiro - especialmente quando você começa a crescer.

Se você quer comunicar seus valores efetivamente e autenticamente, claro que você primeiro precisa ser claro sobre eles. Se você precisa de ajuda nisto, veja os seguintes tutoriais:

E então começa o processo de o que este excelente artigo da Harvard Business Review chama “vender a marca internamente".

O que eu gosto sobre esta expressão é que ela encoraja empreendedores a abordar comunicação com os empregados da mesma forma que abordam marketing externo. Os objetivos, afinal, são similares tanto com empregados quanto com clientes: promover uma visão positiva da marca da companhia e alcançar níveis mais altos de compromisso e lealdade.

Empresários frequentemente tomam como certos este compromisso e lealdade de seus funcionários ou talvez acreditam que deveria vir automaticamente em troca da folha de pagamento, mas este simplesmente não é o caso.  Pesquisa após pesquisa mostra que grande parte da força de trabalho é descompromissada com seus empregos e planeja sair. Com empregados, assim como com clientes, compromisso e lealdade precisam ser merecidos. 

O artigo da HBR inclui alguns ótimos exemplos de como companhias têm feito isso. Eles são principalmente baseados em grandes companhias, mas pequenos negócios podem fazer coisas similares, então eu recomendaria lê-lo para ter algumas ideias.

Por exemplo, alguns executivos na Nike receberam o título de “Contador de Histórias Corporativo” e foram encorajados a contar histórias que ilustram o valor chave Just Do It da empresa:

“O cofundador da Nike Bill Bowerman, em um esforço para construir um sapato melhor para sua equipe, colocou borracha na máquina de assar waffles da família, dando luz ao protótipo da famosa Sola Waffle da Nike. Ao falar sobre jogadas tão inventivas, a companhia espera manter o espírito da inovação que caracteriza suas campanhas publicitárias vivo e bem dentro da companhia”.

Claro, a melhor forma de reforçar valores da empresa é não falar sobre eles, mas sim vivê-los. O artigo também cita o Quality Bicycle Products, de Minnesota, que compromete-se em proteger o meio ambiente.  Empregados que vivem a até 10 milhas de distância da companhia recebem um crédito diário de 2 dólares para andar de bicicleta, dar uma carona ou pegar um ônibus para trabalhar. Estes são valores em ação.

3. Procurando Feedback

Comunicação é uma via de mão dupla. Assim como se comunicar com seus empregados, você precisa também encorajá-los a se comunicar com você, tanto sobre como eles se sentem em seu trabalho quando sobre informação importante ou ideias sobre o negócio. 

Usar algumas das estratégias que mencionamos, como software colaborativo e ferramentas de chat, ajudarão em algum nível. Mas, mesmo em pequenas companhias, pessoas podem ter medo de falar o que pensam sobre problemas sensíveis em fóruns públicos ou na frente do chefe.

Faça Pesquisas Efetivas Com Empregados

Então, pesquisas regulares com empregados são necessárias. É melhor ter um consultor externo para conduzir a pesquisa por dois motivos:

  1. Para que os dados tenham significado, você precisa fazer as perguntas certas da forma certa e analisar os resultados apropriadamente, então é bom ter ajuda de alguém com experiência em pesquisas.
  2. O sentido de tudo isso é ter as opiniões honestas, sinceras, dos funcionários, então é importante estabelecer confiança de que suas respostas serão anônimas.

Com um pequeno negócio com poucos empregados, você pode ter um trabalho a mais para garantir que eles ainda não possam ser identificados. Um consultor pode ajudar com isso. Também considere relacionar os resultados a algum ponto de referência, como uma organização externa como a Great Place to Work.  Isto pode lhe ajudar a ver onde você está indo bem e onde precisa trabalhar mais. Pesquisar regularmente e manter consistência nas perguntas feitas pode lhe ajudar também a identificar tendências pelo tempo.

Reuniões Informais

Como um proprietário de um pequeno negócio, não há desculpa para não se reunir regularmente com seus empregados. Mesmo o CEO do Facebook, Mark Zuckerberg, se reúne regularmente com os funcionários da posição mais baixa na hierarquia no que é conhecido como “Zuck Reviews”.

Ainda melhor que uma inspeção formal, no entanto, é um encontro informal. Zuckerberg é fã de reuniões durante caminhadas, assim como outros gênios da tecnologia como Steve Jobs e Jack Dorsey.  Pessoas podem frequentemente relaxar e sentir-se livres para falar o que vier na cabeça quando estão andando a céu aberto, em vez de sentar-se em uma mesa.

Então, apesar de você estar ocupado, agende um tempo com cada empregado tanto quanto você puder. Apesar de termos falado de algumas soluções tecnológicas em grande escala, uma simples conversa cara a cara pode, muitas vezes, ser a forma mais efetiva de comunicação.  Pode parecer inatural de início, mas, se feita regularmente, você poderá construir um nível de confiança que vai encorajar funcionários a se abrir com você e falar livremente.

4. Resolvendo Conflitos

Em uma grande companhia, uma importante função do departamento de RH é resolver conflitos entre empregados e lidar com reclamações. Se um funcionário sente-se tratado injustamente ou se dois membros da equipe não conseguem resolver suas diferenças, eles precisarão solucionar o problema de uma maneira adequada.

Como um proprietário de pequeno negócio, estas coisas podem terminar sendo sua responsabilidade, então aqui estão algumas das melhores práticas:

Primeiro, você precisa ter um plano. Conflitos acontecerão de tempos em tempos em qualquer organização, mesmo se a cultura do local de trabalho for geralmente saudável. Então, você precisa ter um método para lidar com isso.  Se sua firma é muito pequena para ter um representante de RH, você pode ter que intervir. Mas também olhe dentro da companhia para identificar outras pessoas que possam ter as habilidades para agir como mediadores efetivos. 

Então, estabeleça um processo de resolução de conflito. A seguinte lista de tarefas do departamento de Recursos Humanos da Universidade de Califórnia, Berkeley, fornece um excelente ponto de partida:

  1. Reconhecer que uma situação difícil existe.
  2. Deixar indivíduos expressarem seus sentimentos.
  3. Definir o problema.
  4. Determinar necessidades subjacentes.
  5. Encontrar pontos de concordância, não importa o quão pequenos.
  6. Encontrar soluções para satisfazer necessidades.
  7. Determinar o acompanhamento que você fará para monitorar ações.
  8. Determinar o que você fará se o conflito permanecer sem solução.

Tente encorajar padrões de comunicação saudáveis ao pedir que as pessoas deixem emoções e personalidades de lado e tentem descrever os problemas e consequências objetivamente, sem fazer acusações.

Conflito pode ser difícil de lidar, tanto para aqueles envolvidos quanto para aqueles tentando mediar. Mas, se não resolvido, ele pode levar a ressentimentos acumulados e a um ambiente de trabalho envenenado.

Veja o artigo de Berkeley para mais detalhes, assim como este post sobre o uso da estranhamente nomeada mas poderosa “linguagem girafa” para desarmar conflito. Se as coisas ficarem tão ruins que você sinta que não pode lidar com elas ou se a situação exigir um nível de imparcialidade que você não pode fornecer, considere trazer um mediador externo ou um árbitro.

Conclusão

Neste tutorial, você aprendeu formas de melhorar a comunicação com funcionários em sua empresa. Você viu alguns exemplos de negócios bem sucedidos e aprendeu sobre algumas técnicas que você pode usar no seu hoje.

Independentemente de você terminar usando ferramentas de software, pesquisas, newsletters, reuniões cara a cara ou uma combinação de todos eles, você pode colocar sua própria marca neles e criar suas melhores práticas. Afinal, comunicação é melhor quando é autêntica, então faça o que parecer autêntico para você. 

Em seguida, na série de RH para pequenos negócios, veja um pouco das importantes exigências de RH para pequenas empresas. E, em seguida, veremos outros tópicos, como os piores problemas de RH e as melhores soluções de software. Então, fique ligado!

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