Быстрый старт: Как сделать простые расчеты в Excel

Если вы списали электронные таблицы как инструмент, который бесполезен вам в как фрилансеру или в вашем творчестве, пришло время переосмыслить это. В этом уроке я расскажу вам, как создать простую формулу в Excel и задуматься о том, как вы можете ее использовать.

Вы можете думать, что таблицы это некий инструмент для вашего бухгалтера или банкира, но вот для каких целей я ежедневно использую электронные таблицы в рамках своей творческой работы:

• Планирование и выполнение курсов и руководств, которые я создаю для Tuts+.
• Управление другими фрилансерами, которые помогают мне в моем деле, с общими таблицами в Dropbox.
• Сбор исследовательской и справочной информации при изучении нового умения или приложения.

Формулы — самая полезная вещь в электронных таблицах. Давайте научимся их использовать.

Краткое примечание. Если вы предпочитаете другое приложение для работы с электронными таблицами, например Apple Numbers или Таблицы Google, не прекращайте чтение. Многие из примеров и формул, с которыми мы будем работать в этом уроке, работают также и в этих приложениях.

Что представляют из себя электронные таблицы

Таблицы Excel - это пустой холст колонок, готовый к добавлению данных. Одна из моих любимых вещей в Excel и электронных таблицах в целом заключается в том, что они масштабируются вместе с вашими данными. Вы можете добавлять новые листы, формулы и функции по мере роста потребностей.

Прежде чем мы напишем нашу первую формулу, рассмотрим четыре ключевых момента в работе электронных таблиц:

1. Файлы электронных таблиц обычно называются книгами, с несколькими вкладками, называемыми листами.
2. Таблицы Excel состоят из строк (горизонтальные линии) и столбцов (вертикальные линии).
3. Строки и столбцы пересекаются и образуют ячейки таблиц.
4. Ячейки могут содержать данные, которые вы вводите самостоятельно, или формулы и функции для изменения и работы с данными.

Как создать простые формулы и функции в Excel (Короткий видеокурсl)

В этом видеоролике я даю вводную информацию о том, как начать работу с формулами Excel, начиная с того, как создать вашу первую формулу в Excel, при работе с базовыми функциями.

Читайте дальше, чтобы узнать о других формулах, включая десять функций, встроенных в Excel для работы с данными.

Ваша первая формула Excel

Давайте напишем нашу первую формулу в Microsoft Excel. Напишите свою первую формулу, дважды щелкнув мышью в любой ячейке Excel. Давайте сделаем простое умножение.

В своей ячейке я напечатаю это:

=5*4

Когда я нажму enter, Excel вычислит результат и выведет в ячейке число 20. Формула остается за кадром, и вы можете увидеть ее в строке формул чуть выше таблицы.

Вот как работает Excel. Формулы работают с данными и выводят результат. Это очень простой пример того, как работать с данными в Excel. Давайте перейдем к функциям.

Как использовать функции в Excel

Многие люди привыкли говорить, что формулы и функции взаимозаменяемы в Microsoft Excel. В действительности, это не так:

• Формулы — это базовые операции над ячейками, например использование математических операторов типа + или / для добавления и деления чисел в вашей формуле. Формулы просты.
  
• Функции — используют встроенные функции Excel, такие как =AVERAGE, чтобы легко выполнять операции над вашими данными. Excel идет со встроенными функциями, которые имеют предопределенные вычисления, с которыми вы можете работать, например, готовые рецепты.
  

Большую часть времени пользователи Excel будут совместно использовать эти «формулы». Функции на самом деле это магиея Excel, которую вы не видите, это то, когда вы можете задать Excel некоторые значения и Excel автоматически рассчитает их.

Функции начинаются со знака равенства, затем идёт имя функции и затем, как правило, с открытые круглые скобки. Затем вы передаёте функции некоторые данные для работы как по волшебству.

Давайте, например, воспользуемся функцией AVERAGE. Вместо того, чтобы складывать значения и делить на количество данных, Excel автоматизирует это с помощью функции AVERAGE. Давайте посмотрим, как это работает.

Чтобы начать работу с функцией AVERAGE, дважды щелкните ячейку Excel и введите =AVERAGE(, теперь у нас есть два варианта того, как получить среднее значение:

1. Прямой ввод данных

Вы можете вводить данные прямо в формуле функции. В примере со средней функцией вы можете вводить значения, разделенные запятыми и Excel выдаст среднее от этих значений.

=AVERAGE(1,3,5,7,9)

2. Ссылки на ячейки

Предположим, что у нас уже есть данные, введенные в таблицу. Вы можете использовать функции и указывать на другие ячейки, чтобы получить среднее от этих ячеек. В приведенном ниже примере я получу среднее значение от списка данных по этой формуле:

=AVERAGE(B1:B3)

Формула, которую я использую, усредняет все данные в указанном диапазоне, в этом случае ячейки от B1 до B3.

Большинство функций позволят вам либо работать с данными прямо внутри формулы, либо запускать функцию над данными, которые вы набрали в другом месте.

10 полезных формул и функций Excel

Итак, теперь мы освоили, как использовать функцию. Хорошая новость заключается в том, что Excel предлагает множество функций, которые вы можете использовать d своих рассчетах. Если вы уже знаете, как использовать одну функцию, все остальные работают аналогично.

Я провожу много времени, работая в Excel каждый день. Вот десять формул, которые я постоянно использую, чтобы привести в порядок свои таблицы или для работы с данными, и примеры того, как их использовать.

Примечание: все эти формулы работают с прямым вводом данных, но обычно используются данные, которые вы уже ввели в ячейку.

1. =AVERAGE

Мы уже коснулись функции AVERAGE и я считаю, что это одна из самых важных функций в Excel. Независимо от того, усредняете ли вы свои оценки или статистику игрока NBA, это одна из самых простых и полезных формул.

Пример использования с вводом данных в строку:

=AVERAGE(1,3,5,7,9)

Использование с данными в ячейках:

=AVERAGE(A1:A5)

Пример в действии:

2. =COUNT

COUNT поможет вам узнать, сколько элементов находится в столбце или списке. Подсчет обычно используется только со списком данных, а не с прямым вводом данных.

Использование с списком данными:

=COUNT(A1:A5)

Пример использования с вводом данных в строку:

3. =UPPER, =LOWER, & =PROPER

UPPER, LOWER и PROPER помогут вам настроить текст, который вы вставляете в свои электронные таблицы. Эти связанные функции изменяют текст по-разному:

• UPPER — Преобразует весь текст в прописные буквы.
  
• LOWER — Преобразует весь текст в строчные буквы.
  
• PROPER — Пытается преобразовать слова, расставляя заглавные буквы для имён собственных.
  

Использование с данными в ячейках:

=UPPER(A1)

=LOWER(A1)

=PROPER(A1)

Пример с прямым вводом данных:

4. =LEFT и =RIGHT

Функции LEFT и RIGHT помогут вам взять данные из части ячейки. Эту функцию можно использовать, чтобы получить префикс из списка имен, таких как «Mr.» Или «Ms.», например.

Формулы LEFT и RIGHT будут охватывать

Использование с ячейками:

=LEFT(A1,5)

Получает первые пять символов из ячейки A1.

=RIGHT(A1,5)

Получает последние пять символов из ячейки A5.

Пример в действии:

5. =&

Функция =& используется для объединения текста и ячеек. Вы можете использовать его для объединения данных из нескольких ячеек в одну ячейку.

Эта формула работает немного по-другому. Формула не начинается с &; вместо этого вы ставите это между текстом или ячейками.

Пример с прямым вводом данных:

="Andrew "&"Childress"

Использование с данными в ячейках:

=A1&A2

Пример в действии:

6. =MAX и =MIN

MAX и MIN являются смежными формулами для определения наибольшего и наименьшего значений в списке данных. Эта формула обычно используется для данных, которые вы уже ввели в Excel, в частности, списки, в которых вы хотите найти самое большое и самое маленькое значение в списке.

Пример с прямым вводом данных:

=MAX(1,3,5,7,9)

=MIN(1,3,5,7,9)

Использование с данными в ячейках:

=MAX(A1:A10)

=MIN(A1:A10)

Пример в действии:

7. =TODAY

TODAY является одной из самых простых и полезных функций. Просто вставьте его, и Excel всегда будет хранить текущую дату в ячейке. Каждый раз, когда вы повторно открываете электронную таблицу, Excel обновляет формулу и поместит в ячейку текущую дату.

Пример с прямым вводом данных:

=TODAY()

Пример в действии:

8. =TRIM

TRIM — это функция, которая поможет вам очистить текст в формулах. Если в вашем тексте есть пробелы в начале или конце, TRIM поможет их убрать.

Использование с данными в ячейках:

=TRIM(A1)

Пример в действии:

9. =DAYS

DAYS позволяет рассчитать количество календарных дней между двумя датами. Мне нравится использовать формулу DAYS, когда я смотрю на количество времени между сегодняшним днем ​​и будущим событием, например.

Пример с прямым вводом данных:

=DAYS("2/28/2016","1/1/2016")

Использование с данными в ячейках:

=DAYS(B1,B2)

Пример в действии:

10. =NETWORKDAYS

NETWORKDAYS — функция, которая поможет вам вычислить количество рабочих дней между двумя датами. Представьте, что вы используете это, когда вычисляете количество рабочих дней до того, как вы получите ваше жалование, например.

Пример с прямым вводом данных:

=NETWORKDAYS("1/1/2016","2/28/2016")

Использование с данными в ячейках:

=NETWORKDAYS(A2,B2)

Пример в действии:

Эти функции являются мощными инструментами для работы с данными. Мастерство Excel — это объединение этих функций для работы с данными и автоматизации вашей жизни.

Подводим итог и продолжаем обучение

Если вам понравился этот урок о том, как работать с формулами в Excel, ознакомиться с формулами таблиц и базовыми функциями. Я настоятельно рекомендую следующие ресурсы для продолжения обучения:

• Как управлять вашими Excel-формулами — это отличный обучающий материал для изучения того, как копировать, вставлять и работать с формулами.
• Приведение таблиц в порядок, включает в себя такие важные умения, как Поиск и удаление повторяющихся строк.
• Курс Введение в функции от Gridmaster позволяет вам попробовать многие из этих умений прямо в вашем веб-браузере.

Так вы начали использовать электронные таблицы? О чем вы хотите ещё узнать? Пишите комментарии, чтобы сообщить мне об этом.