Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Payments

Расчёт зарплаты (систематизация процесса)

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Russian (Pусский) translation by Yuri Yuriev (you can also view the original English article)

Наём сотрудников - ответственный шаг в развитии малого бизнеса. Оказывается, вместо того, чтобы всё делать самому, вы можете раздать указания и сосредоточиться на главном. Чем больше работников, тем быстрее развитие.

Но с новыми работниками появляются новые заботы и большая их часть приходится на систему оплаты. Мало того, что вам нужно начислить и перевести деньги, так ещё и разобраться с подоходным налогом. По данным опроса 2015 survey, проведённого National Small Business Association, налоги на заработную плату занимали первое место, превысив как финансовую, так и административную нагрузку.

Ошибки здесь обходятся дорого. В 2015 году IRS выписало 6.25 миллионов штрафов на $4.25 млрд, связанных с подоходным налогом.

В этом уроке вы узнаете, как настроить систему оплаты для нескольких работников. Если вы только что наняли своих первых сотрудников, начисляете им зарплату и хотите усовершенствовать процесс, это ваша тема. Вы узнаете о подходящих вариантах, о шагах по их выполнению, о механизме удержания налога и выплатах своим сотрудникам.

Обратите внимание, что некоторые детали статей налогов различаются как по месту, так и по типу компаний и количеству сотрудников.

Мы рассмотрим основные этапы создания системы начисления заработной платы, но помните, что детали зависят от конкретной ситуации, поэтому обязательно получите налоговый устав в местной администрации. Например, в США это IRS Publication 15 (хотя штаты и города имеют собственные налоговые правила, которые необходимо учитывать).

1. Введение в расчёт заработной платы для малого бизнеса

Сначала коротко о том, что такое система начисления заработной платы и как она работает.

В принципе, система начисления заработной платы выполняет две основные функции: выплату надлежащей суммы сотрудникам и налога правительству.

Сегодня компании начисляют зарплату с помощью специализированной программы или онлайн-приложений (о них мы поговорим в следующем разделе). Но главное не форма: пока вы всё делаете точно, можете рассчитывать зарплату вручную.

Итак, основными компонентами системы начисления заработной платы являются:

  • штатное расписание
  • начисление согласно должности
  • расчёт налогов и других государственных вычетов
  • выплата, либо с чеком, либо переводом
  • уплата подоходного налога правительству
  • ведение необходимых записей

Это основы, но, скорее всего, вам потребуется учитывать сверхурочную работу, бонусы, отчисления в пенсионный план и прочее.

2. Варианты ведения платёжной ведомости

Оплата труда не кажется таким уж сложным делом, но, когда вы начнёте разбираться, окажется, что здесь очень легко наделать фатальных ошибок. Поэтому многие компании заключают договор на бухгалтерские услуги по зарплате или пользуются специальными программами.

Ниже перечислены основные возможности обработки начислений зарплаты, их плюсы и минусы:

Нанять профессионалов

Согласно данным National Small Business Association, 41% фирм малого бизнеса заключают контракты на обслуживание. Это предприятия с пятью и более работниками.

Преимущество работы со специализированной фирмой в том, что вы избавляетесь от лишней головной боли, и в том, что начисление зарплаты - их профессия.

Единственный недостаток - цена. В том же исследовании NSBA было установлено, что треть малых фирм тратит более $6,000 в год на ведение налоговой отчётности и начисление заработной платы. Это довольно большие деньги для маленькой компании.

Конечно, везде по-разному, поэтому вам, возможно, не придется тратить так много. Сравните цены в других фирмах. Пара крупнейших в этой сфере - ADP и Paychex. Некоторые компании, упомянутые в следующем разделе, предлагают варианты полного обслуживания.

Освоить специальные программы и приложения

Другим популярным вариантом, особенно для небольших предприятий, является начисление заработной платы самостоятельно, но с помощью специализированной программы или онлайн-приложения.

ADP и Paychex предлагают и такое решение, наряду с компаниями Intuit, Gusto и Patriot Software.

Этот вариант обойдётся дешевле, а вы получаете не менее надёжное обслуживание - питаясь верной информацией, программное обеспечение сделает необходимые расчёты и упростит процесс.

Недостатком является то, что за результаты расчётов несёте ответственность вы. И это обходится дороже, чем вариант 3, который ...

Делай сам

Если вы уверены в своих знаниях и технических возможностях, наряду с пониманием налогового кодекса своей страны или если у вас есть сотрудник,  готовый этим заняться, вы можете рассчитывать зарплату самостоятельно. Рассчитывать, начислять и выдавать работникам.

Преимущество такого подхода заключается в том, что вам не нужно платить посторонним и всё находится под вашим контролем.

С другой стороны, задача может оказаться непосильной и приведёт к серьёзным ошибкам. Кроме того, эта работа отнимет уйму времени. Если вы будете отвлекаться на заполнение платёжной ведомости, важные производственные задачи будут ожидать вашего решения.

Мы обсудим ещё некоторые шаги, online calculators и другие инструменты, но запустить свою систему начисления зарплаты всё-таки довольно сложно, поэтому подумайте над полным или онлайн обслуживанием.

3. Предварительные шаги

После того, как вы сделаете выбор, необходимо будет собрать информацию о каждом из ваших сотрудников.

Как минимум, нужны следующие данные:

  • полное имя, адрес и ID налогоплательщика
  • налоговые льготы работника и другие детали
  • почасовая ставка и время (напр. $15 в час, $50,000 в год)
  • сведения о времени работы
  • сверхурочные, премии и надбавки

Большая часть сведений обычна, но я немного расскажу о втором пункте, касающемся налоговых льгот. В США, например, сотрудники могут требовать различные льготы по налогам в зависимости от того, состоят ли они в браке, сколько у них детей и так далее. Эта информация вам понадобится для начисления налога. И отражается заполнением формы W-4 form.

4. Расчёт заработной платы

Специальная программа сама делает расчёт, но знать, как это делается, не помешает, чтобы вы могли понять и проверить результаты.

К счастью, расчёт валовой заработной платы (то есть общей суммы до уплаты налогов) довольно прост.

Вы просто делите годовую зарплату на количество периодов оплаты в году. Например, при зарплате $30,000 в год месячная оплата будет $30,000 / 12 = $2,500. При еженедельной оплате делите на 52 вместо 12.

Если вы платите по часам, то умножаете количество отработанных часов на ставку оплаты. Предположим, что работник получает $30 в час, а сверхурочная ставка составляет $45 в час. На прошлой неделе она работала 40 рабочих часов и 10 сверхурочных. Ее валовая заработная плата будет:

  • Рабочее время: $30 * 40 = $1,200
  • Сверхурочные = $45 * 10 = $450
  • Всего = $1,200 + $450 = $1,650

Не забывайте бонусы и разовые выплаты. Получается просто, до появления налоговика ...

5. Удержание налога

Как и в большинстве стран, из зарплаты высчитываются налоги на различные социальные программы. Ваша забота вычленить эти деньги из жалования сотрудников и отправить в соответствующие органы.

Кроме того, с работодателя взимается налог от количества работающих или, чаще, от суммы их зарплат.

Таким образом, наниматель гарантирует, что его система начислений взимает необходимые суммы в пользу социальных программ и подоходного налога.

Детали варьируются по странам, вот пример того, как это работает в Великобритании:

Допустим, ваш работник Tina имеет годовой оклад £60,000.

В Великобритании работники имеют льготы в виде суммы, не облагаемой налогом. Она может равняться £11,000 до начисления налогов. Так, Тина будет платить налог только с £49,000 её годового дохода.

После этого доход облагается налогом по разным ставкам по мере его увеличения. В Великобритании группы:

  • До £32,000: 20%
  • От £32,001 до £150,000: 40%
  • Свыше £150,001: 45%

Так что налог на зарплату Тины будет таким:

  • £32,000 * 20% = £6,400
  • £17,000 * 40% = £6,800
  • Общая сумма вычета = £13,200

А ежемесячная зарплата составит:

  • Общая = £60,000 / 12 = £5,000
  • Налог = £13,200 / 12 = £1,100
  • Чистыми = £5,000 - £1,100 = £3,900

Вам тоже потребуется выполнить подобный расчёт для вычетов в пользу National Insurance. Кроме того, вам, как нанимателю, нужно будет сделать взносы в National Insurance отдельно, исходя из процента ежемесячной заработной платы Тины выше определённого порога.

Ещё вам потребуется сделать отчисления в пенсионный фонд, взносы по медицинскому страхованию, любые отпускные или больничные.

Выясните, когда делать высчеты: до или после удержания налога. Например, во многих странах пенсионные взносы   вычитаются до того, как рассчитывается налог, что фактически снижает налогооблагаемую часть дохода и создает стимул для сбережения пенсий.

6. Выплаты работникам

Как только вы придумали, сколько заплатить, а сколько высчитать, осталось самое приятное: выдать сотрудникам их кровные!

Традиционно это делается чеком, но электронные банковские переводы становятся всё популярней. National Federation of Independent Business утверждает, что 60% сотрудников в США получают деньги прямым вкладом на их банковские счета.

Принцип работы довольно прост: вы вводите данные банковского счёта сотрудника и переводите деньги либо с помощью онлайн-услуги вашего банка, либо прямо из бухгалтерской программы, которая включает эту функцию (например, Intuit’s direct deposit offering).

Это дешевле и быстрее, чем печать и отправка чеков, меньше риск потери или кражи. Имейте в виду, что даже делая выплату онлайн, вы обязаны представить каждому сотруднику отчёт с подробными сведениями о его оплате за этот период и всех удержанных налогах.

7. Отчёты по налогам

Вам также необходимо сделать отчёты в налоговые органы и направить им удержанные средства. 

В UK, например, вы отправили бы £1,100, которые вы удержали с Тины, плюс необходимые взносы в National Insurance, в Her Majesty's Revenue and Customs к 22 числу месяца. Задержка оплаты приводит к 3% ежедневному штрафу и другим вычетам.

Потребуются ежемесячные отчёты о зарплате сотрудников и вычетах из неё. И вам придется сообщать в HMRC всякий раз, когда вы нанимаете нового сотрудника или когда обстоятельства этого сотрудника меняются.

Нужно будет составлять annual report HMRC в конце каждого налогового года, а также отправлять форму «P60» всем сотрудникам с итогами по оплате и вычетам за год.

В других странах свои требования, но это, скорее всего, похожий процесс. Его суть в том, что вы регулярно отчитываетесь перед налоговыми органами и своевременно выплачиваете все деньги, которые вы вычли из зарплаты сотрудников, плюс отчёт по личным доходам.

В налоговых органах установлены правила ведения учёта заработной платы и сроки хранения этих сведений, постарайтесь их соблюдать.

Заключение

Теперь вы знаете, как настроить и запустить у себя систему начисления заработной платы. Как вы убедились, расчет базовой зарплаты довольно прост, только отчисления на налоги, социальное обеспечение и прочее усложняют процесс.

Хорошая бухгалтерская фирма или программа избавят вас от головной боли, поэтому затраты на них оправданы, особенно если ваш бизнес и штат сотрудников растут.

Теперь, когда у вас есть представление о системе расчётов, пришло время ознакомиться с более интересными аспектами найма сотрудников:

Graphic Credit

Payroll иконки от Yamini Ahluwalia из Noun Project.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.