Как организовать данные в Numbers (по типу сводных таблиц)

Russian (Pусский) translation by Ellen Nelson (you can also view the original English article)

Сводные таблицы обожаемы пользователями Microsoft Excel или Таблиц Google. Электронные таблицы являются отличным инструментом для сбора и хранения данных. Но, они могут так быстро разрастись, что становится сложно найти в них смысл. Вот где на помощь приходят сводные таблицы.

Я всегда любил Apple Numbers за его простоту и интерфейс, но в нем нет ни одной функции, которые помогали мне сортировать большие наборы данных. Без сводных таблиц, таблицы в Numbers это просто стены данных. До недавнего времени в Numbers не было сводных таблиц.

Когда Apple выпустила последнее обновление их приложения для таблиц — Numbers, я заметил, как они мельком упомянули функцию, которая по названию напоминает сводные таблицы Numbers. В Apple Numbers 5.2, добавлена новая функция, называемая смарт-категории, которая способна внести некую осмысленность в ваши данные. Мы с вами сделаем нечто подобное на сводные таблицы в Numbers.

Прежде чем продолжать урок, убедитесь, что у вас последняя версия Numbers. Проверьте версию Numbers, открыв приложение и перейдя Numbers > О программе Numbers. Убедитесь, что используете хотя бы версию 5.2. Вы всегда можете открыть App Store на macOS и проверить нужны ли вам обновления.

Смотри и учись

Категории в Numbers почти как сводные таблицы, и это чисто новая функция. Я сделал видео-урок, посмотрев который, то вы увидите всю силу организации данных. Посмотрите это видео чуть ниже, чтобы лучше познакомиться с этой новой аналитической функцией.

Хотите знать ещё больше? Тогда читайте это иллюстрированное руководство, поясняющее то, как организовывать и подытоживать данные.

Скачайте пример данных

Это просто образец данных, которые вы можете использовать, следуя данной инструкции. Вот почему я заготовил книгу Numbers, в которой достаточно данных, чтобы начать работать с новой функцией Категории. Скачайте данные по этой ссылке. Вы можете использовать эти данные для создания сводной таблицы в Numbers.

Чтобы узнать больше об основах Numbers и о том, как работать с данными, смотрите в руководстве ниже, которое поможет вам с формулами:

App Training

Основы формул в Numbers

Alex Spencer

Зачем организовывать данные в таблице?

Во-первых, это помогает понять почему так полезно организовывать данные в таблицах. Давайте начнём со снимка данных входящих в этот урок. Каждая строка — это запись отдельной транзакции.

Sample Data to organize in Numbers — Каждая строка в этом образце данных является отдельной транзакцией с записью клиента, суммы и прочего.

Конечно вы можете увидеть отдельные строки и записи в этих данных. Но как вы найдёте в них смысл или найдёте итоговую сумму?

Использование функцию «Умных» категорий в Numbers, поможет вам ответить на все следующие (и другие) вопросы, касательно образца данных:

В каких штатах наибольшее количество продаж?
Кто наши лучшие клиенты?
Что лучше всего продаётся?

Проще говоря, эта новая функция поможет вам подытоживать и понимать ваши данные. Проблема не в нехватке данных, а в том, что сложно подытожить 100 строк с данными. Решением является использование сводных таблиц в Numbers, или, как называет их Apple — смарт‑категории.

В прежние времена, чтобы решить такие задачи, вы бы фильтровали, делали промежуточные итоги и отдельные расчёты (или просто бы перенесли данные в Excel). Всё изменилось, когда Apple добавила «Умные» категории, которые помогают вам понять данные.

Как использовать смарт-категории в Numbers

Теперь, когда вы узнали почему смарт-категории и организация данных так полезны, давайте рассмотрим это на примере.

Выберите таблицу, нажмите кнопку Упорядочить в правом верхнем углу программы Numbers. Вы увидите новую панель с несколькими опциями для работы с данными.

В Numbers 5.2, когда вы нажимаете на кнопку Упорядочить, там будет три параметра. Два из них уже были в Numbers и добавился новый Категории. Вот, что делает каждая из опций:

Категории. Как вы уже поняли, категории могут группировать данные. В этом уроке мы рассмотрим несколько примеров, так что читайте дальше.
Сортировка. Сортировка может не справиться с нашими задачами, но может расставить данные по порядку. Они могут быть в алфавитном или хронологическом порядке (например, если сортировать по датам).
Фильтр. Фильтр тоже не изменит исходные данные, он всего лишь показывает и скрывает данные на основе фильтров.

Давайте рассмотрим пример использования Категорий, или сводных таблиц в Numbers, чтобы подытожить таблицу в Numbers.

Для начала работы с этой функцией, кликните по таблице, а затем нажмите кнопку Упорядочить в правом верхнем углу окна приложения. Затем, выберите Добавить категорию и выберите поле таблицы, по которому вы хотите организовать ваши данные. В первом примере, давайте выберем Delivery State, чтобы группировать данные по штату.

Organize data by Delivery State — Из раскрывающегося списка **Добавить категорию** выберите поле, по которому нужно сгруппировать данные.

Теперь ваши данные сгруппированы и упорядочены, по тому критерию, который вы выбрали. Обратите внимание на скриншот ниже, теперь таблица сведена по штатам, где все строки соответствуют критерию над ними. Для примера, смотрите снимок ниже.

Organized by State — В этом примере по использованию «сводных таблиц в Numbers», все строки соответствуют критерию над ними.

Это лишь основы того, как упорядочить данные в Apple Numbers. Просто выберите категорию, и вы увидите данные, собранные под ней.

Ранее, я поставил три задачи, с которыми функция «Умные» категории должна нам помочь. Теперь, давайте рассмотрим на практике то, как решить четыре поставленные задачи с образцом данных.

1. В каких штатах больше всего продаж?

Итак, мы уже начали группировать наши данные по штатам. Но, нам всё ещё требуется суммировать итог по каждому штату.

В столбце Order Amount, нажмите на значок шестерёнки, а затем выберите Подытог. Это добавит промежуточные итоги по штатам.

Теперь, нам нужно всё это свернуть. Правым кликом по первой ячейке штата и выберите Свернуть группы одного уровня. Это свернёт всё до строчек с названием штата для простоты обзора и подытоживания.

Roll up by state — Сначала выберите Итог из выпадающего списка с иконкой шестерёнки, затем правый клик по названию штата и выберите **Свернуть группы одного уровня**, тогда увидите итоги по штатам.

Теперь, я просто нажму правым кликом по заголовку столбца Подытог, и выберу Сортировать «Order Amount» в порядке убывания.

Sort by State in Numbers — Правый клик на слове Итог и выберите **Сортировать Order Amount по убыванию**, чтобы отсортировать по итогам штатов.

Вот и всё! Теперь у нас штаты отсортированы по итогу. С возможностью сведения данных, вы можете быстро наловчиться и куда быстрее понимать, как идут дела.

2. Кто лучшие клиенты?

Теперь, мы можем создать нечто подобное, чтобы узнать кто наши лучшие клиенты. Вместо группировки по штату, на этот раз, мы будем группировать по клиенту.

Всё что вам нужно сделать, это изменить Категории из списка с Delivery State на Customer Name. Всего в пару кликов, данные организованы и упорядочены по клиенту вместо штата.

Затем, повторите те же шаги с правым кликом по имени клиента и выберите Свернуть группы одного уровня.

Sorted by Customer Name — Просто измените категорию из списка на **Customer Name**, чтобы упорядочить итоговые данные по клиенту.

Хотите попробовать посмотреть на данные по-другому? Вместо того чтобы смотреть на итог по клиенту, узнаем, какой клиент, размещает самый большой заказ, в среднем.

Review data by average order — Снова нажмите на значок шестерёнки выберите **Среднее**, затем правый клик и **Сортировать «Order Summaries» по убыванию»**.

Ну вот! Мы повторили шаги из первого примера и изменили отображение данных, сфокусировавшись на клиенте вместо штата.

3. Что лучше всего продаётся?

Этот пример похож на два предыдущих. У нас есть столбец с данными того, что мы поставляли (business unit), поэтому, давайте просто изменим категорию из выпадающего списка на Business Unit. Теперь результаты данных собраны по товару.

Теперь давайте погрузимся немножко глубже и добавим два уровня данных. С правой стороны, снова нажмите Добавить категорию, но на этот раз выберите Customer Name. Заметьте, что теперь вы видите не только итог по товару, а также и на уровне клиента.

Two layer data review — Добавляем вторую категорию, чтобы увидеть итоговые данные по нескольким уровням, для большей наглядности.

Вот и всё! Вы можете добавить множество уровней для упорядочивания и подытоживания данных.

Продолжаем учиться

В этом уроке вы узнали, как упорядочить данные в Apple Numbers и сделать их более наглядными. Таблицы предназначены не только для сбора данных, они вполне могут служить аналитическим инструментом, для наглядного отображения данных.

Узнайте больше о Numbers и о том, как другие приложения подытоживают данные, из дополнительных уроков ниже: