Unlimited WordPress themes, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Email
Business

17 Propesyonal na mga Payo sa Email para sa Mas Mahusay na mga Resulta sa 2017

by
Length:LongLanguages:

Tagalog (Wikang Tagalog) translation by Anna Nelson (you can also view the original English article)

Nagagamit mo ba ng husto ang iyong systema ng email ngayon 2017? 

Para sa karamihan ng mga propesyonal, ang email ay isa sa pinakamadalas gamitin. Malamang na ang pagproseso ng email ay kumukunsumo ng malaking bahagi ng iyong araw. Ngunit madami sa atin ang hindi pa nakakaintindi kung paano gamitin ng husto ang ating mga email na mensahe.

Pagdating sa paggawa ng email, karamihan ay nakakagawa ng 2 sa pinaka karaniwang pagkakamali:

  1. Alinman, gumagawa ng email habang nasa init pa ng panahon (kalimitan ay kung malungkot omainit pa ang ulo). Ang kinalabasan na email ay mgpapakita ng ating emosyonal na estado. At kalimitan puno ito ng maling pagtype, spelling na hindi tama at iba pang pagkakamali.
  2. Di kaya naman ay pinaghihirapan mayado ang paggawa ng perpektong email. Isang sagot na dapat ay isa o dalawang minute lamang ay inaabot na ng kalahating araw. Kapag nangyari ito, lalabas na ang email ay masyado madaming salita at maaring mawala na ang totoong paksa ng email.

Ang pagaaral at pagsunod sa mga paying propesyonal ay maaring makatulong. Kung kailangan mo ng isang refresher sa mga panginahing kaalaman sa pagsulat ng isang mahusay na propesyonal na email na mensahe, ang tutorial na ito ay isang magandang lugar upang magsimula:

Huwag mo ako simulan sa pamamahala ng oras para sa email. Madaming propesyonal ang kailangan din ng tulong para dun. Ang isang hindi maayos na paraan kung paano gumawa ng mensahe na email ay maaring mgaksaya ng oras araw araw.

Professional Email Tips to Work Better
Ang Payong pang Pro para sa email ay tutulungan ka makapagtrabaho ng mas mabuti sa opisina o sa iyong maliit na negosyo. (graphic source)

Sa artikulong ito, magbibigay ako ng 17 propesyonal na mga tip sa email para makalikha ng mas mahusay na mensaheng email at gamitin ang systema ng email ng mas produktibo.

Tip 1: Huwag magsulat ng Email kung malungkot o mapoot

Minsan, nakakakuha tyo ng mga email na hindi nakakatuwa. Kung ang email ay nakakagalit o kung sa tingin mo ay nakakabahala, maaring maisipan agad na sumagot ng mabilis. Ngunit, kung ang iyong emosyon ay mapapansin sa iyong sinulat na email, lalabas lang na ikaw ay hindi masyadong propesyonal. Eto ang dapat mo gawin:

Kung ang sagot mo ay makakantay hanggang nabawasan na ang iyong galit, ipagpaluban muna ang pagsusulat. Ang kalmadong sagot ay mas mgpapakita na ikaw ay propesyonal.

Kung kailangan mo na sumagot kaagad, gawin moa ng iyong sagot pero wag muna ipadala. Sa halip ay, i-save ito bilang isang draft at i-print ito. Dalhin ang draft sa pinagkakatiwalaang kaibigan, kapamilya, o kasama sa trabaho at itanong sa kanila kung meron silang makikitang hindi propesyonal sa iyong mensahe.

Tandaan ang mga pagbabagong nabanggit. Pagkatapos maiayos ang pgkakamali muli itong ipabasa sa kanila. Ipadala ang email kung pareho na kayong sigurado na itong lumalabas na propesyonal.

Kumuha ng madami pang killer na payo para sa email at propesyonal na estratehiya sa aming libreng ebook, Ang Ultimate Guide sa Inbox Zero Mastery:

Grab the free ebook The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery

Tip 2. Huwag masyadong tagalong ang pagsagot

Kung ikaw ay taong meron maliit na negosyo, marahil ay nakakakuha ng mga ngtatanong sa iyong negosyo gamit ang email. Maari ka ding makatanggap ng mga tanong galling sa mga kakilala o kasalukuyang kliente. Kadalasan, kapag meron isang taong nakikipagugnay sa iyo ng tungkol sa negosyo, gusto nila ang mas maagang sagot kesa mamaya pa.

Kung weekday, ang email na pang negosyo ay dapat nasagot na sa loob ng 24 oras maliban  lang kung ikaw ay wala. Kung ang email ay dumating syo ng weekend, karaniwang okay na maghintay hanggang Lunes para sumagot. Ngunit meron din na konting cliente and umaasa sa mabilis na sagot kahit na weekend.

Tip 3.Gumamit ng Vacation Responder kung ikaw ay mawawala

Kung ikaw ay mawawala sa iyong opisina ng matagal ngayon 2017 at hindi mo matitignan ang iyong email, makabubuti na ipaalam ito sa mga tao.Gumamit ng mensahe na pangbakasyon o out-of-office, maari itong maiayos gamit ang Gmail. Tignan ang tutorial:

Okay lang na ipadala ang out-of-office na mensahe para lang sa iyong contacts. Hindi mo dapat ito ipadala sa mga mgpapadala ng spam na mensahe o sa mga listahan na iyong sinusubaybayan.

Tip 4. Huwag gamitin ang email bilang isang Saklay

Ang email ay maginhawa- maari ka mgpadala anumang oras ng umaga o gabi. At ito pa ay ngiiwan ng nakasulat na record ng mga pinagusapan. Subalit ang email ay hindi nararapat para sa lahat ng sitwasyon.

Kung sa tingin mon a ang iyong mensahe na email ay hindi maiintindihan ng tama, ang pagtawag sa telepono o kahit ang harapang pguusap ay maaring maging mas mabuti. Kaya mas lalo dapat tandaan na huwag gamitin ang email na saklay para makaiwas sa mga mahihirap na sitwasyon.

Tip 5. Isipin ang mga makakabasa ng iyong Email

Kung ang propesyonal na email ay pormal or impormal ay depende kung sino ang sinusulatan mo. Kaya importante na alamin kung sino ang makakabasa. Ang ibang negosyo o tao ay masgusto ng pormal na paguusap, habang ang iba naman mas gusto ang casual na mensahe. Kung maari ay gamitin ang estilo ng pagsusulat na gusto ng madlang makakabasa.

Ang lenguahe ng kausap moay maari gamitin para malaman anong estilo ng pagsusulat ang pinaka dapat. Kung ang mga mensahe na email nila para sayo ay pormal, iyon ay maaring senyales na mas gusto nila ng pormal na pakikipagusap. Ganon din, kung ang mga email ay casual, mas gugustuhin nila ang casual na paraan ng pakikipagusap.

Tip 6. Maging Magalang

Magandang pakikitungo ay maganda para sa negosyo pag dating sa pagsulat ng propesyonal na email ngayon 2017. Tandaan na bawat email na ipinadala ay nagiiwan ng impresyon sa magbabasa ng kahit dalawang beses: una ay kapag natanggap nila ang email at pangalawang impresyon tuwing babasahin nila muli ang mensahe na sinave.

Siguraduhin na ang mga propesyonal na email ay nagiiwan ng tamang impresyon. Para sa makakatulong na batayan sa propesyonal na etiquette ng email, basahin muli ang tutorial:

Tip 7. Mas maiksi ay madalas mas maganda

Meron akong isang tanong para syo. Binabasa mob a bawat salita kapag meron ka natanggap na mahabang email?

Kung kagaya mo kaming karamihan, ang sagot ay “hindi”. Sino talaga ang meron oras para magbasa ng isang mahabang mensahe ng bawat salita? Kung mas mahaba ang mensahe, mas lalo lang na titignan lang mabuti ng mgbabasa na maaring maging dahilan ng pagliban sa mga importanteng detalye ng email.

Maging mabilis at maliwang sa pagsabi ng iyong punto hangga’t maari. Madalas ay hindi na kailangan ng madaming salita sa iyong propesyonal na mensahe na email.

Tip 8. Wag kalilimutan ang iyong Paksa o pinaguusapan

Ang paksa ay ang unang makikita ng makakatanggap. Kung mali ang nagamit mo na subject, maaring kaligtaan ang iyong mensahe. O di kaya, maaring pagbintangan itong spam na mensahe.

Para masiguro na ang iyong propesyonal na email ay mabasa, maging specific sa linya ng subject. Ang isang email na merong specific na nakalagay na paksa gaya ng “DEF Project assignments for May” ay mas may chansa na basahin kesa sa hindi siguradong “Importanteng Mensahe”.

Tip 9. Gumamit ng Template

Kung napapansin mo na madalas ay pareho ang mga tanong sa iyong email, mas mapapabilis ang trabaho mo sa paggamit ng templates. Sa email template, hindi mo kailangan na palagi gumawa ng bagong propesyonal na email, Sa halip ay mgsisimula ka na gamit ang isang maayos na template tsaka ito iaayon sa pangangailangan mo.

Ang mga email templates ay masmadali gamitin kesa sa iniisip mo. Para sa karagdagang detalye sa pag gamit ng mga templates, tignan ang mga sumusunod na tutorial:

Tip 10. Basahin muli ang iyong Email

Ang pagproofread ay importante gaya ng dati ngayon 2017. Mahuhuli mo madalas ang mga mali kung dahan dahang binasa ang bawat email na propesyonal bago mo ito ipadala. At aminin natin, na ang email na puro mali ay hindi propesyonal at ikaw ay magmumukhang masama.

Tignan mabuti ang mga detalye gaya ng pangalan at pangalan ng companya pati narin ang petsa, oras at halaga ng dolyar. Ang mga pagkakamali sa mga ito ay nakakahiya at maaring makasira ng negosyo.

Tip 11. Huwag Gamitin ang Reply All

Magandang Ideya na pagaralan mabuti kung sino papadalhan ng bawat mensahe. Kung hindi kailangan makatanggap ng mensahe ay wag isama sa papadalhan. Maiinis lang sila makatanggap ng hindi kailangan na email na dagdag lang sa gulo ng kanilang inbox. Maari na din nilang hindi pansinin ang iyong mga susunod na email kung meron ka talagang kailangan sabihin sa kanila.

Karagdagan pa, ang pagpindot sa Reply All palagi ay maaring maging dahilan para mapadala ito sa maling tao. Kayya tanggalin na masanay sa paggamit ng Reply All na option.

Kundi ay, kontrolin sino ang makakatanggap ng iyong mensahe sa paggawa ng sariling grupo para sa email at iyon ang gamitin. Sa pagsasaisip kung sino ang makakatanggap ng iyong mensahe na email ikaw ay ngpapakita ng respeto sa iyong mga kausap.

Tip 12. Pagaralan ang pagschedule ng propesyonal na email gamit ang boomerang

Paano kung kaya mo kontrolin kung kelan matatanggap ng iyong sinulatan ang iyong emails?Hindi mob a ito ipapadala ang iyong mga mensahe kung kelan alam mon a mapagaaralan mabuti ito ng pinadalhan mo?

Ang magandang balita ay, sa mga email na tool gaya ng Boomerang. Meron kang ganong klase na control sa kung ano at kalian mo ipapadala ngayon 2017. Ang Boomerang ay guamagana sa mga sikat na email platforms gaya ng Gmail at Outlook.

Para madiskubre kung paano gamitin ang Boomerang, basahin itong tutorial:

Tip 13. Pagsamahin ang iyong Inbox Gamit ang Tool na panggawain

Para sa karamirahan sa atin, angibig sabihin ng  pagbukas ng email  ay pagtanggap ng trabaho. Madaming email na propesyonal ay kailangan ng follow up ng anumang uri- kadalasan ang Gawain ay kailangan tapusin o isa pang mensahe na kailangan isulat. Ang mga Gawain sa email ay tila masyadong mahirap kundi ka makakadiskubre ng paraan kung paano ito patakbuhin ng maayos.

Isang paraan upang pamahalaan ang mga Gawain sa email at tiyakin na walang mahulog sa bitak ay ang paggamit ng task tool. Ang Gmail ay may nakakatulong na task tool na ipinagsasama ang iyong inbox at listahan ng Gawain. Para malaman kung paano ito gamitin, basahin mabuti ang susunod na tutorial:

Tip 14. Pagsamahin ang mga iba’t ibang inbox para maging isa

Meron ka pa bang listahan ng address ng mga email na ginagamit sa tuwing tinitignan ang iyong mga mensahe? Ang pagpasok at labas sa madaming plataforma ng email ay talagang nakakainis at nakakaubos ng oras. Padaliin ang proseso ng pagtingin sa iyong email sa pagsasama sama ng lahat ng iyong inbox para maging isa.

Para malaman kung paano ito ginagawa sa Gmail, tignan ang:

Tip 15. Paula DuPont

Ang Pagtingin sa iyong email palagi ay nakakagulo sa iyong proseso ng pagiisip. Ngunit, madami sa atin ang nakabukas ang mga pang abiso, ibig sabihin na tinitignan ang mensahe sa tuwing meron dumating.

Hindi lang ito hindi kailangan, ito ay balakid sa pagiging produktibo. Maliban kung kailangan ng iyong negosyo na sagutin ang mga mensahe kaagad, mas maganda kung iskedule ng dalawa o tatlong beses sa isang araw ang pagtingin at pagprosesso ng email. Ang paglalaan ng oras para sa email ay makakagawa ng mas madaming bakanteng oras para sa iyong araw at para makapagisip ng mabuti sa iyong mga gawain.

Tip 16. Gumamit ng diskarteng Zero para sa inbox

Ang totoo, karamihan sa atin ay mapagaaralan na pamahalaan ang email ng mas maayos at mapagaling lalo ang producktibo ngayon 2017. Meron diskarte para pamahalaan ang email ng masmabuti na ang tawag ay Diskarteng Zero para sa Inbox.

Pagaralan ang lahat tungkol sa Inbox na zero sa aming libreng Ebook, The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Ipapakita naming sa iyo kung paano simulant ang Inbox Zero, Paano ito ipatupad at kung paano ito ampunin para sa isang maayos na pggamit ng email.

Learn professional email tips and strategies in the Inbox Zero free ebook
Matuto ng mga payong propesyonal para sa email at mga paraan sa libreng Inbox Zero na ebook. 

Tip 17. Gumamit ng Seguridad sa Email

Walang Listahan ng paying propesyonal para sa email ang magiging kumpleto hanggang hindi nababanggit ang seguridad ng email. Ang mga balita ngayon ay puno ng mga napasok na account ng email at iba pang mga pagnanakaw sa online.

Habang walang makakagarantiya pagdating sa seguridad online, ,eron mga hakbang na maari mo gawin para maprotektahan ang iyong sarili at gawing mas segurado ang iyong email. Halos lahat ng plataporma ng email ay meron mga karadgadagan proteksyon pero hindi ito masyadong nagagamit ng lahat.

Para proteksyonan ang iyong impormasyon online, importante na malaman ang lahat ng mabibigay ng iyong plataforma ng email na tungkol sa seguridad. At kung malaman na ang mga ito, gamitin ng maayos.

Para makadiskubre ng iba pang payo kung paano protektahan ang iyong sarili gamit ang Gmail Online security, basahin ang tutorial:

Konklusyon: Kunin ang mga Pro na paying pang email at gamitin

Ang pagaayos ng iyong propesyonal na email ay maaring makaubos ng iyong oras. Ang pamamahala ng iyong account sa email ay maari ding magmukhangmatrabaho. Pero hindi ito dapat maging ganon. Madami sa mga Payong propesyonal na email ditto sa artikulo ay maaring gamitin sa anumang plataforma ng email. Sa paggamit nito ay makakatipid ng oras at gagawing mas produktibo ngayon 2017.

Kaya, kung ikaw may ay gumagawa ng email, ngtitingin ng email o sinusubukan ayusin ang sytema ng iyong email- kaya mo maging masmagaling.

Para sa madami pang payo para sa email lalo na sa Gmail, pgaralan itong tutorial:

Meron ka bang magaling na payo para sa email or nakakagulat na stratehiya para sa email? Kung meron, ipamahagi sa paglagay sa comment sa ibaba.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.