Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Accounting
Business

Bookkeeping 101: Những điều bạn cần biết để điều hành doanh nghiệp của mình

by
Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Vy Cam Nguyen (you can also view the original English article)

Hãy đối mặt với nó, hầu hết các doanh nhân và chủ doanh nghiệp không biết điều đầu tiên về kế toán kép, và họ cũng không muốn biết.

Đối với các công ty lớn hơn, điều đó không quan trọng: bạn chỉ cần thuê một chuyên gia. Nhưng trong những ngày đầu, bạn có thể không đủ khả năng để thuê nhân viên toàn thời gian. Ngay cả khi bạn đến một kế toán để giúp bạn chuẩn bị tờ khai thuế hàng năm, bạn cần phải biết những điều cơ bản về cách giữ sổ sách của mình theo thứ tự trong suốt cả năm.

Tại sao nó lại quan trọng? Bởi vì tài khoản tốt là cơ sở của một doanh nghiệp tốt. Nếu bạn không nắm bắt chính xác tình hình tài chính của mình, kế hoạch của bạn sẽ dựa phỏng đoán. Các nhà đầu tư hoặc người cho vay cũng sẽ muốn xem tài chính được tổ chức tốt trước khi họ cam kết tài trợ cho doanh nghiệp của bạn.

Vì vậy, trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu các khái niệm cơ bản về việc giữ tài khoản doanh nghiệp của mình theo trật tự. Chúng ta sẽ xem xét các nguyên tắc cơ bản của sổ sách kế toán kép và giải thích cách thiết lập biểu đồ tài khoản, cân đối sổ sách và chuẩn bị báo cáo tài chính.

Cuối cùng, tất nhiên là bạn sẽ không phải là kế toán viên đủ điều kiện. Đó là một phạm vi phức tạp và bạn vẫn cần phải thuê một người chuyên nghiệp để giúp bạn bất cứ nơi nào có thể (và chúng tôi cũng sẽ đưa ra lời khuyên về điều đó). Nhưng ít nhất bạn sẽ có một sự nắm bắt cơ bản về cách giữ một tập hợp các tài khoản kinh doanh. Bạn sẽ được trang bị một số bước thực tế mà bạn có thể thực hiện để đảm bảo bạn đang ghi lại những điều phù hợp và có thể giữ cho doanh nghiệp của bạn trên nền tảng tài chính vững chắc.

Bước 1: Hiểu về sổ sách kế toán kép

Đừng bỏ qua bước này!

Sổ sách kế toán kéo có thể không có vẻ là chủ đề thú vị nhất, nhưng điều quan trọng là phải hiểu cách hoạt động của nó. Hầu hết các doanh nghiệp trong những ngày này sử dụng phần mềm kế toán thay vì sổ sách vật lý, nhưng các nguyên tắc vẫn quan trọng để hiểu rõ. Chúng tôi sẽ giữ cho nó đơn giản và sử dụng các ví dụ để làm cho mọi thứ rõ ràng.

Trước tiên, mục đích của sổ sách kế toán kép là gì?

Mục đích là để cung cấp cho bạn một hình ảnh tròn trịa của nơi tiền của bạn đang đi đến đâu, và để giúp bạn tránh những sai lầm. Mỗi giao dịch được ghi ở ít nhất hai nơi. Điều đó dễ hiểu, bởi vì mọi giao dịch kinh doanh là việc trao đổi một thứ này cho một thứ khác. Hệ thống nhập kép cho thấy chính xác cách thức trao đổi đó diễn ra và kết quả đó là gì.

Hãy xem một ví dụ.

Giả sử bạn điều hành một quán cà phê và chi 500 đô la vào một thùng hạt cà phê ngon nhất. Nếu bạn chỉ nhìn vào số dư tiền mặt của mình, có vẻ như bạn đã mất 500 đô la, bởi vì tài khoản của bạn đã giảm xuống bởi số tiền đó. Tất nhiên, trong thực tế cà phê đó có giá trị - bạn đang thêm nó vào nguồn cung cấp của bạn (hàng tồn kho), và sẽ sử dụng nó để pha đồ ​​uống để bán cho khách hàng. Vì vậy, trong hệ thống nhập kép, bạn sẽ thực hiện hai mục:

Inventory: + $500

Cash account: - $500

Điều này ghi lại cả việc mất tiền và lợi ích trong khoảng không hàng tồn kho, cho bạn bức tranh chính xác hơn về những gì đang xảy ra trong doanh nghiệp của bạn.

Như bạn có thể thấy, nguyên tắc khá đơn giản. Tuy nhiên, rất nhiều sự nhầm lẫn với sổ sách kế toán kép xuất phát từ thuật ngữ. Trong cuộc sống hàng ngày, chúng tôi đã từng nghĩ đến các khoản ghi nợ như giảm và tín dụng tăng. Trong thế giới kế toán, nó phức tạp hơn thế. Vì vậy, đối với hướng dẫn này, để giữ cho mọi thứ đơn giản, chúng ta sẽ nói về tăng và giảm thay vì tín dụng và ghi nợ.

Bước 2: Thiết lập biểu đồ tài khoản

Nếu bạn muốn có hình ảnh tròn trịa về cách doanh nghiệp của bạn đang hoạt động, bạn sẽ cần phải thiết lập một số tài khoản khác nhau. Điều đó có nghĩa là đối với mỗi lĩnh vực chính trong doanh nghiệp của bạn, bạn theo dõi từng giao dịch có ảnh hưởng đến giao dịch đó và điều chỉnh số dư tương ứng.

Ví dụ: trong giao dịch quán cà phê ở trên, chúng tôi đã thêm 500 đô la vào tài khoản hàng tồn kho để phản ánh việc bổ sung thùng cà phê. Chúng tôi sẽ liên tục cập nhật tài khoản đó để mỗi lần chúng tôi mua vật tư mới hoặc sử dụng chúng, chúng tôi sẽ điều chỉnh số dư. Bằng cách đó, chúng tôi biết chính xác chúng tôi có bao nhiêu tiền trong tay. Chúng tôi làm tương tự với tài khoản tiền mặt.

Ngoài tiền mặt và hàng tồn kho, đây là một số tài khoản chính khác để theo dõi, theo SCORE:

  • Accounts Receivable (tiền do khách hàng trả).
  • Accounts Payable (số tiền bạn nợ người khác).
  • Sales (doanh thu bạn kiếm được từ việc bán sản phẩm / dịch vụ).
  • Purchases (vật tư bạn mua cho doanh nghiệp của bạn).
  • Payroll Expenses (lương nhân viên và các chi phí khác).
  • Owners’ Equity (số tiền bạn hoặc chủ sở hữu khác đưa vào kinh doanh).
  • Retained Earnings (số tiền bạn đã tích luỹ).

Tùy thuộc vào số lượng chi tiết bạn muốn đi vào, bạn có thể tạo tất cả các loại tài khoản khác nhau theo dõi các khía cạnh khác nhau của tài chính của bạn. Ví dụ: bạn có thể chia tài khoản "Inventory" đó thành các tài khoản phụ theo dõi hạt cà phê, thực phẩm và các mặt hàng khác.

Đối với các công ty lớn hơn, số lượng tài khoản có thể nhân lên nhanh chóng, do đó, điều quan trọng là phải thiết lập biểu đồ tài khoản ngay từ đầu: về cơ bản là danh sách tất cả các tài khoản bạn duy trì, với số cho mỗi tài khoản. Bạn có thể xem biểu đồ tài khoản mẫu tại đây.

Bước 3: Cân đối sổ sách

Có thể bạn đã nghe nói về các công ty cân đối (hoặc trong một số trường hợp không cân đối) sổ sách. Trong bước này, chúng ta sẽ xem xét chính xác cụm từ đó có ý nghĩa gì và cách bạn có thể cân đối sách của mình một cách hiệu quả.

Hãy trở lại ví dụ về quán cà phê đó từ Bước 1. Chúng tôi đã mua 500 đô la hạt cà phê. Bước tiếp theo, tất nhiên, là nghiền chúng, nấu một số cà phê lattes và cappuccino, và bán chúng cho khách hàng. Chúng tôi làm điều đó và khách hàng hài lòng của chúng tôi trả cho chúng tôi 750 đô la doanh thu. Hãy xem cách bạn sẽ ghi lại điều đó trong tài khoản của mình.

Trước hết, chúng tôi đã nhận được 750 đô la tiền mặt, vì vậy tài khoản tiền mặt sẽ tăng thêm 750 đô la. Nhưng chúng tôi cũng đã sử dụng hết 500 đô la hàng tồn kho, vì vậy tài khoản hàng tồn kho cần phải giảm 500 đô la.

Cho đến bây giờ thì khá tốt. Nhưng còn khoảng 250 đô la còn lại thì sao? Vâng, đó là lợi nhuận cho doanh nghiệp của bạn, vì vậy nó được thêm vào tài khoản "retained earnings". Dưới đây là hình thức của nó:

Cash account: + $750

Inventory: - $500

Retained earnings: + $250

Tất nhiên, đây là một ví dụ đơn giản. Chúng tôi không xem xét chi phí của sữa và đường để làm cà phê latte, hoặc chi phí lao động, hoặc bất kỳ những thứ khác mà trong thực tế sẽ ăn vào lợi nhuận $250.

Nhưng ví dụ đơn giản này minh họa khái niệm chính: bất kỳ mục nhập nào bạn thực hiện trong tài khoản của mình, thì sổ sách phải cân đối sau đó.

Điều đó có nghĩa là phương trình sau phải luôn đúng:

Assets = Liabilities + Equity (Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu)

Khi chúng tôi thêm 750 đô la vào tài khoản tiền mặt và xóa 500 đô la khỏi tài khoản hàng tồn kho, chúng tôi đã tạo ra sự mất cân đối — tài sản tăng $250, nhưng không có mục nhập tương ứng nào ở phía bên kia của phương trình. Bằng cách thêm $250 vào thu nhập còn lại (một phần của danh mục "vốn chủ sở hữu"), số dư đã được khôi phục. Tài sản của chúng tôi tăng thêm $250 và vốn chủ sở hữu của chúng tôi tăng $250, do đó phương trình vẫn hoạt động.

Mục tiêu của bạn với tư cách chủ doanh nghiệp là đảm bảo rằng "phương trình kế toán" luôn đúng, rằng sách luôn cân đối. Trong thực tế, tuy nhiên, những sai lầm xảy ra. Người giữ sách chuyên nghiệp thường xuyên tạo số dư dùng thử và nếu họ không thể lấy sách để cân đối, họ sẽ quay lại tài khoản và điều chỉnh mọi lỗi đã được thực hiện.

Điều quan trọng nhất là số dư sách vào cuối mỗi kỳ kế toán (nói hàng tháng hoặc hàng quý). Đó là khi bạn kết hợp mọi thứ vào báo cáo tài chính.

Bước 4: Chuẩn bị báo cáo tài chính

Trong một loạt các hướng dẫn trước, chúng ta đã xem xét các báo cáo tài chính chính mà doanh nghiệp chuẩn bị: bảng cân đối kế toán, báo cáo thu nhập và báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

Thông tin cho những tuyên bố đó đến trực tiếp từ các tài khoản chúng tôi vừa xem. Ví dụ, phương trình kế toán chúng tôi đã trình bày trong Bước 3 được phản ánh trong cấu trúc của bảng cân đối, tổng tất cả tài sản ở một bên và tất cả các khoản nợ và vốn chủ sở hữu và đảm bảo rằng chúng luôn cân đối.

Đối với báo cáo thu nhập, sử dụng các tài khoản mà chúng tôi đã xem trong Bước 2, như doanh thu, chi phí và giá vốn hàng bán. Và báo cáo lưu chuyển tiền tệ chủ yếu dựa trên tài khoản tiền mặt, đồng thời cũng lấy thông tin từ các tài khoản khác để cho biết tất cả số tiền đó đã đến từ đâu.

Vì vậy, trên cơ sở thường xuyên, bạn sẽ thu thập tất cả thông tin từ các tài khoản khác nhau của mình với nhau và tạo một bộ báo cáo tài chính đầy đủ. Bảng cân đối kế toán là ảnh chụp nhanh công ty của bạn tại một thời điểm cụ thể, trong khi báo cáo thu nhập và báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho thấy những thay đổi trong một khoảng thời gian cụ thể.

Bạn nên trải qua quá trình này bao lâu một lần? Công ty đại chúng phải lập báo cáo tài chính cho cổ đông theo quý và hàng năm. Nếu công ty của bạn có nhà đầu tư hoặc người cho vay, họ cũng có thể cho bạn biết tần suất họ mong đợi để xem chúng. Nếu không, bạn sẽ cần phải quyết định điều gì có ý nghĩa đối với doanh nghiệp của mình - bạn có thể muốn chụp nhanh hàng tháng về cách bạn đang làm, hoặc bạn có thể quyết định, đặc biệt nếu doanh nghiệp của bạn rất nhỏ, bạn không cần báo cáo chính thức rất thường xuyên.

Bước 5: Nhận trợ giúp khi bạn cần

Các ví dụ mà chúng tôi đã xem trong hướng dẫn này rất đơn giản. Trong thực tế, việc giữ tài khoản chính xác có thể là một quá trình phức tạp, đặc biệt khi doanh nghiệp của bạn phát triển. Một giao dịch duy nhất có thể liên quan đến nhiều mục nhập trong một số tài khoản khác nhau và khi bạn có hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn giao dịch để ghi lại, nó có thể nhanh chóng trở thành áp đảo.

Tất nhiên có cả sự trợ giúp của công nghệ. Các hệ thống kế toán như QuickBooks, FreshBooks, NetSuite Xero dễ sử dụng hơn hệ thống ghi lại mọi giao dịch cũ trong sổ cái vật lý.

Nhưng vẫn còn, một thời gian sau có thể bạn sẽ cần thuê một người chuyên nghiệp. Ngay cả khi bạn sử dụng phần mềm, thì nó rất dễ mắc lỗi. Và thời gian cần để nhập tất cả thông tin đó có thể được chi tiêu tốt hơn ở nơi khác.

Mặc dù bạn thường sẽ nghe các thuật ngữ "kế toán" và "người làm sổ sách" được sử dụng thay thế cho nhau, chúng thực sự có các chức năng khác nhau. Một người làm sổ sách xử lý các nhiệm vụ ghi lại các giao dịch hàng ngày và đảm bảo mọi thứ được thể hiện chính xác. Kế toán tập trung hơn vào bức tranh lớn, tạo ra các báo cáo tài chính cấp cao và giúp bạn với những thứ như nộp thuế và bảo đảm tài chính.

Bạn có thể bắt đầu bằng cách sử dụng một nhân sổ sách và kế toán bán thời gian hoặc trên một cơ sở tự do, hàng giờ, và tiến bộ từ đó. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển để có hơn 30 nhân viên, hoặc doanh thu hơn 1 triệu đô la, có lẽ là thời gian để xem xét việc thuê nhân viên toàn thời gian.

Các bước tiếp theo

Sổ sách kế toán là một phạm vi phức tạp và có nhiều thứ để tìm hiểu hơn. Nhưng hướng dẫn này đã cung cấp cho bạn các công cụ cơ bản bạn cần để có thể lưu giữ hồ sơ chính xác và đảm bảo doanh nghiệp của bạn ở trạng thái tốt về sức khỏe.

Bạn đã học cách ghi lại các giao dịch đơn giản bằng cách sử dụng sổ sách kế toán kép và cách thiết lập hệ thống kế toán có ý nghĩa cho doanh nghiệp của bạn. Bạn đã thấy liên kết giữa các mục sổ kế toán hàng ngày và các báo cáo tài chính tổng thể như bảng cân đối kế toán và báo cáo thu nhập. Và bạn đã học được loại trợ giúp nào bạn cần và khi nào.

Vì vậy, hãy bắt đầu trật tự sổ sách, sử dụng phần mềm kế toán ưa thích của bạn (hoặc sổ cái cũ nếu bạn thích). Hãy chắc chắn giữ tất cả biên lai và hồ sơ đặt hàng của bạn trong một hệ thống nộp đơn đặt hàng tốt, để bạn có thể quay lại và xác minh bất cứ điều gì bạn cần. Và tiếp tục đảm bảo rằng những sổ sách đó cân đối một cách thường xuyên.

Một điều quan trọng hơn để quyết định cho công ty của bạn chính xác là khi nào và cách bạn ghi lại từng giao dịch. Có hai cách tiếp cận chính: tiền mặt và kế toán lũy kế. Chúng tôi sẽ xem xét ý nghĩa của các cụm từ đó và cách lựa chọn ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn, trong hướng dẫn trong tương lai.

Tài nguyên

Graphic Credit: Bảng tính được thiết kế bởi Adam Mullin từ Dự án Noun.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.