Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Freelance

Hướng dẫn của nhà tư vấn tự do dành cho các cuộc phỏng vấn khách hàng (Các câu hỏi + Quá trình phỏng vấn)

by
Difficulty:IntermediateLength:LongLanguages:

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Thùy Trang (you can also view the original English article)

Đối với những người hành nghề tự do và những nhà tư vấn, các cuộc phỏng vấn khách hàng có thể là một thách thức lớn, đặc biệt nếu như bạn ngại ngùng hoặc muốn giao tiếp qua email. Trong khi đó các cuộc phỏng vấn công việc cũng là thách thức cho cả nhân viên, họ thường phải trải qua những cuộc phỏng vấn như vậy một lần trong vài năm hoặc bất cứ khi nào họ thay đổi việc làm. Đối với những người hành nghề tự do, các cuộc phỏng vấn diễn ra với mọi khách hàng mới mà bạn có quan hệ.

Điều này có nghĩa là ngoài việc thành thạo trong lĩnh vực nghề nhiệp của mình, bạn cũng nên biết cách tạo ấn tượng tốt trong các cuộc phỏng vấn, xây dựng mối quan hệ với khách hàng tiềm năng, hỏi các câu hỏi phỏng vấn phù hợp, và làm thế nào để biến những cuộc phỏng vấn đó thành các dự án.

Một số người hành nghề tự do có thể xem các cuộc phỏng vấn là tùy chọn hoặc là một bước nhỏ trong việc có được khách hàng. Tuy nhiên, khi được thực hiện tốt, các cuộc phỏng vấn có thể giúp củng cố vị trí của bạn như một chuyên gia tư vấn tự do đáng tin cậy, cũng như giúp bạn nắm bắt một số vấn đề tiềm ẩn sớm. Bài hướng dẫn này sẽ cho bạn biết chính xác làm thế nào để làm được điều đó.

Hãy đào sâu một chút

Khi nói đến việc nghiên cứu một khách hàng tiềm năng, việc duyệt qua trang web của họ một cách nhàn hạ sẽ không cho biết được gì. Bạn cần phải biết nhiều hơn những gì họ làm và những người ra quyết định quan trọng là ai. Sau đây là những việc bạn nên xem xét:

Tiếng nói thương hiệu của họ là gì?

Việc tái cấu trúc tiếng nói của họ có thể gợi ý về văn hoá của công ty họ. Chúng mang tính trang trọng hay phổ thông? Họ sử dụng loại ngôn ngữ nào? Nếu bạn nhân cách hóa thương hiệu của họ dựa trên tiếng nói của họ, thì loại người nào mà họ muốn thể hiện? Điều đó cũng có thể giúp bạn xem xét các tài khoản truyền thông xã hội của họ. Tự mình phân tích điều này có thể chính xác hơn việc đọc trang "Giới thiệu" của họ, vì thương hiệu có thể khẳng định là có thể tiếp cận được nhưng phải giải quyết khách hàng của họ bằng ngôn từ chuyên môn hay ngôn từ trang trọng.

Researching a Freelance Client on Laptop
Ảnh Cộng đồng của Envato

Vai trò của họ trong ngành là gì?

Có phải họ là một nghệ sĩ hàng đầu trong ngành, hoặc một cầu thủ tầm trung nổi lên một cách thoải mái, hay một kẻ phá hoại tiềm năng với những kỹ năng và công nghệ độc đáo có thể thay đổi trong ngành của họ hay không? Hay họ đang gặp phải những thách thức chưa biết? Điều này có thể cho bạn biết cách họ nhận thức công việc của mình dưới tầm nhìn rộng hơn, cũng như phần việc bạn có thể đảm nhiệm trong việc thực hiện tầm nhìn đó. Điều này cũng có thể giúp bạn biết được bất kỳ câu hỏi nào bạn có thể gặp phải về tương lai của công ty.

Những thay đổi quan trọng nào đã xảy ra trong thời gian gần đây?

Nếu họ mong muốn làm việc cùng với những người hành nghề tự do mới, điều này có nghĩa là họ đang thực hiện một điều gì đó mà họ không có khả năng hay không thể xử lý trong chính công ty của mình - và đó là dấu hiệu của một sự thay đổi. Hãy cố gắng phát hiện bất kỳ thay đổi nào gần đây mà có thể cho bạn gợi ý về hướng đi chung của công ty. Điều này có thể bao gồm các sản phẩm và dịch vụ mới, xây dựng lại thương hiệu hay sự thay đổi trong cách lãnh đạo.

Ngoài trang web của họ, bạn cũng nên xem xét thông cáo báo chí của họ. Tìm kiếm tên doanh nghiệp của họ trong các trang web như PRWebPR Newswire. Đào sâu vào các thông cáo báo chí của họ có thể cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về những sự kiện quan trọng nhất trong công ty của họ trong một hoặc hai năm qua, cũng như những gì họ đang thực hiện.

Xem qua các trang đánh giá của khách hàng như Yelp Angie’s List cũng có thể giúp bạn nhìn thấy khách hàng tiềm năng của bạn thông qua quan sát của khách hàng họ, việc cung cấp cho bạn cái nhìn sâu về những gì khách hàng hiện tại yêu thích ở việc kinh doanh và những gì cần phải cải tiến. Để biết được quan điểm của nhân viên, bạn có thể sử dụng Glassdoor, Job Advisor (dành cho Úc), hoặc Rate My Employer (dành cho Canada).

Khi bạn đang thực hiện việc nghiên cứu, hãy viết ra bất kỳ câu hỏi nào quan trọng hoặc mối quan ngại nào mà bạn gặp phải: Vấn đề về kinh doanh, khách hàng hoặc ngành nghề nào của họ mà bạn không hiểu? Có bất cứ điều gì về việc kinh doanh của họ mà cảm thấy như đang ở báo động hoặc cản trở bạn đi sai hướng hay không? Bạn có bất kỳ ý tưởng gì về vai trò mà bạn có thể lấp vào hay không? Bạn có nghĩ rằng mình sẽ phù hợp với thương hiệu của họ, hay bạn sẽ phải điều chỉnh cách làm việc và cách giao tiếp của mình một chút?

Hãy viết ra những câu hỏi và mối quan tâm khi bạn nghiên cứu để bạn có thể quay trở lại danh sách này sau đó. Mục đích là để loại bỏ tất cả những câu hỏi này và giải quyết tất cả những lo ngại này trước hoặc trong khi phỏng vấn.

Cải thiện phong cách phỏng vấn của bạn

Một cách quan trọng khác để chuẩn bị cho các cuộc phỏng vấn tự do của mình là hãy trau dồi kỹ năng phỏng vấn của bạn. Việc này có thể giúp bạn tiếp cận các cuộc phỏng vấn mới với sự tự tin và xây dựng mối quan hệ dễ dàng hơn với khách hàng.

Tìm một cái gì đó để cải thiện

Chỉ vì bạn đang tìm cách nâng cao kỹ năng phỏng vấn của mình, điều đó không có nghĩa là bạn phải là người nói chuyện hay người đàm phán hoàn hảo trước khi bắt đầu cuộc phỏng vấn. Thay vì dồn dập bản thân với nhiều thay đổi triệt để, đơn giản chỉ cần chọn một thứ để thực hiện. Đây là "chiến thắng to lớn" của bạn, một điều chỉnh lớn, một khi bạn làm được, bạn có thể tạo ra sự khác biệt lớn nhất trong kết quả của mình. Điều này có thể nghĩa là loại bỏ những từ như "uhms" và "ahs" khỏi bài phát biểu của bạn, nói chuyện chậm lại , hoặc nói chuyện với nhiều năng lượng hơn.

Làm thế nào để biết được "chiến thắng lớn" của mình là gì? Một cách để biết được điều đó là nhận được phản hồi từ bạn bè, gia đình và đồng nghiệp. Hãy hỏi họ xem liệu bạn có tạo được sự tự tin và năng lực khi nói chuyện hay không và, nếu không, những thay đổi bạn nên làm là gì.

Bạn cũng có thể ghi âm lại cách mình nói chuyện và trả lời các câu hỏi phỏng vấn tiềm năng và gửi bản ghi âm cho họ để có được phản hồi (đây là cách tiếp cận tôi đã thử khi học cách nói chuyện trước công chúng). Để thực hiện các cuộc phỏng vấn mặt đối mặt, hãy quay lại video chứ không chỉ là ghi âm giọng nói. Điều này có thể làm bạn xấu hổ khi xem lại hoặc nghe lại những bản ghi âm, nhưng đó là một phần của quá trình. Chú ý đến những phần nào làm bạn thấy xấu hổ và tại sao.

Khi bạn thu thập thông tin phản hồi, đừng quên thực tế một điều là bạn sẽ chỉ cải thiện một thứ. Thế thôi. Hãy tiết kiệm phần sức lực còn lại để chuẩn bị nội dung cuộc phỏng vấn và những câu hỏi bạn sẽ hỏi. Xét cho cùng thì bạn vẫn có còn nhiều cơ hội để tinh chỉnh kỹ năng phỏng vấn của mình.

Lên kế hoạch tạo ấn tượng ban đầu 

Khoảnh khắc ban đầu của cuộc phỏng vấn là rất quan trọng, bởi vì đây là điểm bạn tạo ấn tượng đầu tiên và lâu dài. Theo nhà tâm lý học và tác giả Sian Beilock, người chuyên nghiên cứu về hoạt động của con người cho biết:

"Ấn tượng đầu tiên là rất quan trọng, hãy chuẩn bị giai đoạn trước đó về những gì mà người phỏng vấn bạn nhớ về bạn bằng cách cung cấp cho họ một giản đồ tích cực để mã hóa tiềm năng công việc của bạn. Thậm chí nếu như bạn thể hiện sự lo lắng sau sự việc này, thì ấn tượng ban đầu này có thể giúp đảm bảo cho sự thành công của bạn."

Trích từ cuốn "Choke: Những bí mật nào của bộ não tiết lộ về việc hãy làm đúng khi bạn phải làm vậy" của Sian Beilock.

Một "giản đồ" chỉ là một khuôn khổ những ý tưởng đã được định sẵn, về cơ bản là nói với khách hàng của bạn những gì họ mong đợi. Bằng cách làm cho lược đồ này trở nên tích cực, bạn phải đảm bảo rằng khách hàng sẽ thấy những ấn tượng thành công của họ qua bạn dựa trên ấn tượng tích cực ban đầu của họ.

Vậy điều này có ý nghĩa gì đối với cuộc phỏng vấn của bạn? Hãy chuẩn bị để bắt đầu với một tuyên bố tích cực, tự tin về lý do tại sao bạn là lựa chọn phù hợp của khách hàng và dự án. Ví dụ, những chuyên gia sau đây có thể nói như sau:

  • Nhà phát triển ứng dụng: "Trước khi chúng ta bắt đầu, tôi muốn cho anh/chị biết rằng tôi vui mừng thế nào về cuộc họp này.Tôi có một nền tảng kiến thức rộng lớn trong việc tạo ra các ứng dụng hấp dẫn cho thị trường mà anh/chị đang nhắm mục tiêu, vì vậy tôi cảm thấy như mình có rất nhiều điều để đóng góp."
  • Nhà thiết kế website: "Trước khi bắt đầu, tôi chỉ muốn nói rằng tôi nghĩ tôi sẽ phù hợp với việc thiết kế lại trang web cho phòng khám nha khoa của anh/chị. Vì xét cho cùng thì tôi đã làm việc cho ngành đó trong nhiều năm
    - Tôi đã làm việc trên các trang web cho mười hai phòng khám khác nhau trên khắp đất nước, vì vậy tôi cảm thấy tôi biết rõ rằng anh/chị mong muốn điều gì. "
  • Nhiếp ảnh gia đám cưới: "Tôi rất vui khi cho anh/chị thấy những bức ảnh mẫu của tôi.Trong email, anh/chị đã đề cập đến việc anh/chị muốn có một cái gì đó 'thanh nhã và lãng mạn' .Tôi nghĩ anh/chị sẽ hài lòng với phong cách của tôi, tôi hoàn toàn nắm bắt được cảm giác mà anh/chị đang tìm kiếm."

Một giải pháp thay thế cho cách tiếp cận này là để cho các khách hàng tự thể hiện ra lý do tại sao họ quan tâm đến bạn đầu tiên-nhưng điều này chỉ hiệu quả nếu như họ là những người tiếp cận bạn chứ không phải bạn là người gửi đến họ lời rao bán hơ hững về mình. Từ một cuộc phỏng vấn với Robert Cialdini, tác giả và nhà nghiên cứu về tâm lý thuyết phục cho hay:

"Nói gì đó như là," Tôi rất vui khi có mặt tại đây và tôi mong muốn cung cấp cho anh/chị tất cả thông tin cần biết về tôi, nhưng trước khi bắt đầu, anh/chị có muốn nói cho tôi biết lý do tại sao anh/chị lại chọn tôi để phỏng vấn hay không." 

Bằng việc dẫn dắt cuộc đối thoại theo cách này, bạn đang thiết lập với khách hàng để giải thích cho phần còn lại của cuộc phỏng vấn nhằm hỗ trợ lý do đằng sau sự quan tâm ban đầu của họ đối với bạn để họ có thể giữ được sự tin tưởng ban đầu của họ.

Đặt câu hỏi với đúng khách hàng 

Khi nói đến các cuộc phỏng vấn khách hàng, rất dễ rơi vào bẫy của việc ám ảnh về câu trả lời của bạn đối với các câu hỏi của khách hàng mình. Nhưng, nếu bạn là người có năng lực trong nghề và đang hành nghề tự do trong một thời gian ngắn, thì bạn đã biết làm thế nào để đối phó với các câu hỏi như "Bạn có thể làm được gì cho tôi?" hay "Chi phí cho việc này mất bao nhiêu?" Đối với việc hành nghề tự do, đặc biệt nếu bạn đang tiếp cận dự án như một nhà tư vấn, thì các câu hỏi của bạn dành cho khách hàng thậm chí còn quan trọng hơn câu trả lời của bạn dành cho họ. Sau đây là một số câu hỏi bạn có thể bắt đầu:

Hỏi về các vấn đề và mục tiêu

Trước đây, chúng ta đã thảo luận về "câu hỏi mục tiêu" và "câu hỏi vấn đề", bao gồm một số câu hỏi ví dụ và lý do tại sao những câu hỏi này là quan trọng. Đối với việc làm mới, thì đây là những câu hỏi có nghĩa như : "Câu hỏi vấn đề đặt ra cho thị trường mục tiêu của bạn bàn về những vấn đề, khó khăn, thất vọng của họ, hoặc bất kỳ rào cản hoặc trở ngại nào họ đang phải đối mặt, hoặc bất kỳ sự dè dặt hay sự do dự nào họ có thể cảm thấy. Mặt khác, câu hỏi mục tiêu lại hỏi họ về những khát vọng, ham muốn của họ, hay kịch bản lý tưởng mà họ muốn có trong đời hay trong kinh doanh của họ".

Khi khách hàng tiết lộ mục tiêu và vấn đề của mình, thì họ chủ yếu là cung cấp những nền tảng cho toàn bộ dự án.

Câu hỏi "Xuyên suốt"

Điều quan trọng để biết cách mà toàn bộ việc kinh doanh của khách hàng mình hoạt động, nhất là là từ khi kết thúc bạn thường không nhìn thấy-quan điểm của khách hàng. Hãy hỏi khách hàng của mình rằng, "Anh/chị có thể cho tôi biết qua toàn bộ quá trình bán hàng của mình hay không? Điều gì xảy ra từ thời điểm một khách hàng tiềm năng nghe nói về anh/chị, cho đến thời điểm sau khi họ mua hàng lần đầu tiên?" Câu trả lời cho câu hỏi này sẽ cho bạn biết một cách tóm tắt về cách thức kinh doanh tiếp thị, cách họ kiếm tiền, và cách họ xử lý sự hài lòng và giữ chân khách hàng. Điều này sẽ giúp bạn phát hiện ra bất kỳ mâu thuẫn hay cơ hội tiềm ẩn nào có thể ảnh hưởng đến dự án của mình.

Nếu khách hàng của bạn là một cá nhân, câu hỏi trên có thể không liên quan nên hãy yêu cầu họ cho bạn biết qua kết quả lý tưởng hay kịch bản thay thế của họ. Ví dụ, một nhiếp ảnh gia đám cưới có thể yêu cầu một cặp vợ chồng giải thích chi tiết về những gì sẽ xảy ra trong ngày cưới của họ ngay từ khi họ thức dậy đến khi họ đi nghỉ trăng mật.

Freelancer Client Interview Conversation
Ảnh Cộng đồng của Envato

Câu hỏi "Ngày làm việc điển hình"

Hãy hỏi khách hàng của mình rằng trường hợp bạn và họ kết thúc làm việc cùng nhau, thì họ mong muốn có một ngày làm việc điển hình như thế nào? Điều này giúp bạn đánh giá rằng nếu như bạn có khả năng gặp họ hay nếu khách hàng muốn điều chỉnh kỳ vọng của họ để thay thế. Nếu khách hàng có những kỳ vọng không thực tế về vấn đề làm việc chung với bạn, và bạn không nhận thức được những kỳ vọng này, điều này có thể tạo ra một mối quan hệ làm việc rất khó khăn.

Trải nghiệm trước đó với những người hành nghề tự do

Phần này có thể rất đáng sợ, nhưng cũng rất quan trọng để tìm ra những trải nghiệm tốt nhất và tồi tệ nhất của khách hàng của mình với những người hành nghề tự do trước đó. Kể cả khi một khách hàng cần thuê bạn, họ vẫn có thể có một số do dự ẩn dấu vì những trải nghiệm không mấy tốt đẹp với những người hành nghề tự do khác. Nếu đúng như vậy, bạn sẽ biết chính xác những biện pháp làm cho khách hàng cảm thấy thoải mái. Ví dụ: nếu như trước đây họ đã bị một người hành nghề tự do bỏ dở dự án giữa chừng, bạn có thể trình bày với họ một lịch trình được đề xuất, danh sách các cách khác nhau để tiếp cận bạn và giao tiếp với bạn mỗi ngày. Hoặc, nếu họ lo lắng về việc bị tính giá quá cao, bạn có thể lên khung mức giá bằng cách so sánh chúng với giá trị mà khách hàng của bạn nhận được, cũng như giá trị thị trường nói chung về chuyên môn và kinh nghiệm của bạn.

Quay trở lại những ghi chú trước đó của bạn

Hãy ghi nhớ cách thức trong suốt giai đoạn nghiên cứu, tôi đề nghị bạn nên liệt kê tất cả các câu hỏi và các vấn đề nổi lên khi bạn nghiên cứu khách hàng tiềm năng của mình? Xem qua danh sách này một lần nữa và xem xét tất cả những chỗ mà vẫn còn chưa được giải đáp. Điều này đảm bảo rằng bạn bao gồm tất cả những vấn đề quan trọng đối với mình, cũng như giải quyết bất kỳ vấn đề đáng quan tâm hoặc các vấn đề mà bạn cảm thấy không phù hợp với mình khi bạn thực hiện việc nghiên cứu.

Điều này có thể giúp bạn phát hiện ra các vấn đề đáng quan tấm hoặc chỉ đơn giản cho bạn một kỳ vọng thực tế về những gì có thể làm với khách hàng này. Việc bao gồm tất cả các vấn đề của bạn theo cách này cũng giúp tránh cho việc đi tới đi lui không cần thiết sau cuộc phỏng vấn khi bạn nhận thấy rằng khách hàng của mình không cung cấp tất cả các chi tiết mà mình cần.

Một ý kiến hay nếu như bạn cũng gửi cho khách hàng bản câu hỏi mẫu trước hoặc sau buổi phỏng vấn, chỉ để đảm bảo rằng bạn sẽ không bỏ lỡ bất kỳ điều gì. Có một số bảng câu hỏi mẫu bạn có thể sử dụng từ trang Envato Market, chẳng hạn như mẫu bảng câu hỏi này dành cho các nhà thiết kế in hoặc một bảng câu hỏi dành cho các nhà thiết kế web.

Hãy tiến bộ hơn qua mỗi cuộc phỏng vấn

Giống như các kỹ năng mà bạn bán cho khách, thì phỏng vấn cũng là một kỹ năng mà bạn sẽ tiến bộ hơn theo thời gian, nếu bạn thực hành nó nhiều hơn. Với mỗi cuộc phỏng vấn mà bạn chịu đi sâu vào nghiên cứu, tìm kiếm điều gì đó để cải thiện, chú ý đến ấn tượng ban đầu bạn đang tạo ra và đặt những câu hỏi hay, cuối cùng thì bạn sẽ cảm thấy toàn bộ quá trình này giống như trạng thái tự nhiên thứ hai của mình. Cuộc họp mặt đầu tiên của bạn với khách hàng tiềm năng sẽ không còn gặp khó khăn và lo lắng nữa. Thay vào đó, họ sẽ cảm thấy thoải mái và hữu ích.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.