Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Microsoft Word

Cách định dạng Word Document đơn giản với Styles

by
Difficulty:IntermediateLength:MediumLanguages:

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Nguyễn Thành Phúc (you can also view the original English article)

Khi bạn muốn định dạng văn bản trong Microsoft Word, bạn có thể thực hiện thủ công bằng cách chọn font, size, màu sắc, canh chỉnh và các thuộc tính khác. Nhưng bạn sẽ dễ dàng định dạng hơn với styles trên Word document.

Định dạng Word document với style là gì? Style là một sự pha trộn của Word formatting có thể áp dụng lại như vẽ. Bạn có thể sử dụng và điều chỉnh style của Word đã được xây dựng, và bạn cũng có thể tạo style riêng của bạn.

Có một vài tiện ích để sử dụng style cho định dạng tài liệu trong Word:

  • Consistency - Đảm bảo tất cả các tiêu đề, phụ đề, đoạn văn và bảng định dạng đúng.
  • Speed - Nhanh chóng áp dụng một style tất cả các định dạng riêng biệt. Và nếu bạn cần thay đổi một số định dạng tài liệu như - kích thước phông chữ - bạn chỉ có thể thay đổi định nghĩa của các style để thay đổi các định dạng của tất cả các văn bản đã được gắn thẻ với style.
  • Navigation  - Styles được đánh dấu tự động. Khi bạn bật thanh Navigation, bạn có thể nhấp vào tiêu đề và phụ đề trong bảng để đi đến vị trí đó trong tài liệu.
  • Tables of Contents - Với chỉ vài cú nhấp chuột, bạn có thể chèn một bảng mục lục bằng cách sử dụng tiêu đề và phụ đề.

Xem mục lục bài hướng dẫn của tôi tại:

Hầu hết các phần, các styles trong Word document hoạt động giống như phiên bản Windows và Mac.

Cách định dạng Word Document đơn giản với Styles (Video hướng dẫn nhanh)

Xem video hướng dẫn để tìm hiểu về cách định dạng một Word document với styles. Hoặc đọc toàn bộ hướng dẫn bằng văn bản theo bên dưới.

Bạn có thể sử dụng tài liệu của riêng bạn, hoặc nếu thích, tải file zip cho hướng dẫn này. Nó chứa một tài liệu gọi là Lunar Laser Ranging.docx, là một bài nghiên cứu tên miền công cộng, và nó cũng chứa một tài liệu thử nghiệm được gọi là Merging Styles.docx. Bắt đầu hướng dẫn này với lịch âm trên màn hình của bạn.

1. Cách áp dụng Paragraph Styles được xây dựng trong  trong Word

Word có hai loại định dạng cơ bản:

  • Paragraph Styles  - Chúng áp dụng mức tối thiểu của toàn bộ paragraph, và văn bản định dạng (canh chỉnh, thụt đầu dòng, vv) và tạo kiểu định dạng ký tự (phông chữ, màu sắc, vv).
  • Character Styles -  Chúng có thể áp dụng cho ít nhất là một ký tự và bao gồm kiểu định dạng ký tự.

Trước khi áp dụng bất kỳ styles nào cho Word document, đi tới tab View trong Windows và bật Navigation Pane. Việc này sẽ hiển thị các styles đã được xây dựng trong tiêu đề để điều hướng đến tài liệu.

navigation pane in Word
Navigation Pane chia sẻ không gian với cửa sổ tìm kiếm và Thumbnail.

Chức năng tương tự trên máy Mac, nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh nút Sidebar và chọn Document Map Pane.

document map pane
Trên máy mac, cửa sổ Document Map Pane giống như Document Map Pane trong Windows

Quay lại tab Home, và chú ý phần lựa chọn Style bên phải. (Nếu cửa sổ hẹp, phần lựa chọn chỉ là một biểu tượng). Nhấp vào bên trong tiêu đề của tài liệu ở đầu (“Lunar Science and Lunar Laser Ranging”); không cần làm nổi bật bất cứ điều gì. Cuộn trỏ chuột qua một số style để xem trước, sau đó nhấp vào Tiêu đề style để áp dụng nó.

applying the Title style
Trong Windows, cuộn con trỏ chuột qua các style để xem trước

Style Tiêu đề không hiện trong thanh Navigation, nhưng style Heading sẽ xuất hiện lồng dưới nó.

Nhấp vào bên trong heading đầu tiên ngay bên dưới tiêu đề (1 Introduction), sau đó nhấp vào Heading 1 trong vùng Style. Không chỉ văn bản có định dạng, mà Introduction còn hiện trong thanh Navigation. Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt: Ctrl-Alt-1 (Windows) hoặc Command-Option-1 (Mac).

applying the Heading 1 style
Phím tắt cho Headings 1, 2, và 3 là Ctrl-Alt-1, 2 và 3 (Windows) hay Command-Option-1, 2 và 3 (Mac)

Cuộn xuống tài liệu và áp dụng Heading 1 cho các heading còn lại cấp độ thứ nhất:

  • 2 Lunar Science
  • 3 New Retroreflectors on the Moon
  • Summary and Goals

Trở lại trang 2, sau đó bắt đầu áp dụng Heading 2 cho các tiêu đề phụ (đầu tiên là “Fluid Core Moment of Inertia”).

Mỗi header được định dạng sẽ xuất hiện trong thanh Navigation, lồng vào nhau dưới Heading 1.

applying the Heading 2 style
Style của Heading hiển thị như một danh sách lồng nhau đóng mở trong thanh Navigation hoặc Map Pane

2. Chỉnh sửa Paragraph Style đã được xây dựng trong Word

Đây là sự tiện lợi của việc sử dụng các style cho định dạng tài liệu trong Word ảnh hưởng đến. Để sửa đổi các định dạng văn bản đã định dạng như Heading 1, không cần chọn mỗi dòng văn bản và áp dụng định dạng Word riêng lẽ. Cách dễ nhất để định dạng lại một trong số chúng, sau đó sử dụng để cập nhật style. Việc đó sẽ thay đổi tất cả các header được tag như Heading 1.

Chọn một trong số chúng và thay đổi font chữ, kích thước và màu sắc. Cũng có thể chèn một tab left-justified (theo mũi tên) khoảng ¼" (Click vào bên trong cây thước). Header nên giống như thế này:

modifying Heading 1 style text
Paragraph styles bao gồm định dạng văn bản, như tab, thêm định dạng ký tự

Trong phần Style, bấm chuột phải vào Heading 1, và từ menu pop-up, hãy chọn Update Heading 1 to Match Selection.

updating Heading 1 to match the selection
Nếu bạn thay đổi các định dạng của văn bản được gắn thẻ với một style, bạn có thể sử dụng Word formatting để xác định lại style.

Bây giờ di chuyển xuống Heading 1, hoặc chỉ cần nhấp vào chúng trong thanh Navigation. Tất cả đều được cập nhật trong Word formatting.

Nếu bạn muốn thực hành một lần nữa, hãy cập nhật style Heading 2.

3. Cách tạo và áp dụng Character Style trong Word

Nếu bạn muốn định dạng văn bản định kỳ trong một đoạn văn, hãy sử dụng character style.. Bạn có thể làm điều này với thanh Styles.

Trong tài liệu này, có hai hình ảnh, được dán nhãn “Fig. 1” và “Fig. 2”. Chúng ta sẽ chỉ định dạng hai nhãn này. Chọn “Fig 1 (a)” và in đậm nghiêng. Để lại khỏi văn bản đã chọn, và trong Windows, nhấp Down Arrow ở góc dưới bên phải của phần Styles để hiển thị bảng Styles. Ở góc dưới bên trái của bảng điều khiển, nhấp vào nút New Style.

New Style button in Windows
Bảng Styles trong Windows cho thấy một danh sách dài có sẵn các kiểu, nút dấu cộng để tạo và sửa đổi các style.

Trên Mac, đó là một biểu tượng riêng biệt trên ribbon của Style Manager, và ngay lập tức ở bên phải của phần Style. Nút New Style sẽ được gắn nhãn rõ ràng ở đầu bảng điều khiển.

Style Manager button on the Mac
Trên Mac, Style Manager có chức năng tương tự như bảng Styles trong Windows

Trong hộp thoại New Style, đặt tên Figure, thiết lập Style Type thành Character, sau đó nhấp OK.

New Style dialog
Cách dễ nhất để tạo ra một new style là định dạng văn bản, sau đó có thể sử dụng nó như là ví dụ cho style

Bây giờ tên style được liệt kê trên bảng Styles trong thanh ribbon. Chú ý nó có một biểu tượng "a", cho biết đó là một character style.

Áp dụng nó: chọn "(b)" trong các chú thích, sau đó nhấp vào style tên Figure trong bảng điều khiển hoặc ribbon để áp dụng nó. Di chuyển xuống, sau đó áp dụng style vào “Fig 2”.

4. Sử dụng các Style của bạn trong Word Document khác

Nếu bạn muốn sử dụng chỉnh sửa hoặc tuỳ chỉnh style Word Document trong tài liệu khác, bạn cần phải đưa chúng ra. Cách dễ nhất để thực hiện điều này là sao chép và dán Word formatting.

Chuyển sang Merging Styles.docx. Nhận thấy nó đơn giản, chưa được định dạng.

new document without Word formatting
Vì style là một phần của một tài liệu, bạn cần phải nhập style đã chỉnh sửa hoặc tuỳ chỉnh các tài liệu khác

Đi tới tài liệu gốc, nhấp vào tiêu đề, sau đó nhấp vào Format Painter trên tab Home.

using the Format Painter
Bạn có thể sử dụng Format Painter để sao chép và dán từ Word formatting giữa các tài liệu

Chuyển sang tài liệu khác, sau đó chọn ký hiệu đại diện Title. Bây giờ, nó đã khớp với lịch âm. Lặp lại quá trình với Heading 1, Heading 2 và các style Figure. Bạn cũng có thể sử dụng các phím tắt cho Format Painter: Ctrl-Shift-C (Windows) hoặc Command-Shift-C (Mac) để sao chép định dạng từ văn bản đã chọn, bản gốc, và Ctrl-Shift-V (Windows) hoặc Command-Shift-V (Mac) để áp dụng định dạng vào văn bản mới.

Làm việc với Styles để định dạng tài liệu tốt hơn trong Microsoft Word

Bây giờ bạn có thể thấy tại sao style lại tuyệt vời như vậy: áp dụng một style nhanh hơn áp dụng định dạng nhiều tài liệu định dạng, có rất ít cơ hội lỗi của con người, và tài liệu điều hướng một cách tự động.

Ngoài ra, khi bạn thay đổi giao diện của một style trong Microsoft Word, tất cả văn bản định dạng với style sẽ thay đổi ngay lập tức. Và cách dễ nhất để sử dụng chỉnh sửa đổi hoặc tuỳ chỉnh style trong một tài liệu khác là để dán từ định dạng trong Word từ tài liệu này tới một tài liệu khác.

Để tìm hiểu thêm về làm việc với Microsoft Word, nghiên cứu các hướng dẫn sau đây:

Lời biên tập: Bài viết này được xuất bản nguyên gốc vào năm 2014. Nó đã được chỉnh sửa gần đây, chính xác và cập nhật bởi nhân viên của chúng tôi-với sự trợ giúp đặc biệt từ Laura Spencer.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.