Arabic (العربية/عربي) translation by Maryam Abbas (you can also view the original English article)
أخذ عطلة مهم إذا كنت
ترغب في البقاء يقظاً ومركزاً. وينطبق هذا بشكل خاص على صاحب النشاط التجاري الصغير، الذي قد يكون له أدوار كثيرة في أعماله.
للأسف، في البريد الإلكتروني العالمي المتصل اليوم يمكن أن يجعل الأمر يبدو وكأنك تعمل دائما، حتى عندما تحاول أخذ قسط من الراحة. ربما تحمل الهاتف أو الجهاز المحمول معك، حتى في العطلة. حيث يكون هاتفك المحمول فهناك البريد الإلكتروني. عندما يكون هناك بريد إلكتروني، هناك عمل.
بتحققك المستمر من البريد الإلكتروني لعملك لن تكون هنالك وسيلة للحصول على الراحة المناسبة في العطلة. هناك طريقة أفضل. إعداد المجيب في العطلة من جيميل. يرسل المجيب التلقائي في جيميل رد جيميل خارج المكتب لأي شخص يرسل إليك رسالة إلكترونية خلال الوقت المحدد.
استخدام الرد خارج المكتب من جيميل لوضع التوقعات للعميل والشريك. استخدمه لقضاء العطلات، أو أي وقت آخر تكون بعيدا فيه عن المكتب. تذكر، الحصول على رسالة خارج المكتب هو أفضل بكثير من عدم الحصول على أي رد على الإطلاق.
يوفر هذا البرنامج التعليمي إرشادات خطوة بخطوة لإعداد استجابة في العطلة في جيميل. كما يوفر لك بعض أفضل الممارسات في البريد الإلكتروني للعطلة. وأخيرا، سوف أتطرق إلى كيفية تخفيف الانتقال إلى العمل عندما تنتهي عطلتك.
كيفية إعداد الرد التلقائي البريد الإلكتروني باستخدام جيميل
في الشاشة الرقمية أعلاه تعلم كيف تعد بسرعة المجيب التلقائي للعطلة جيميل. أو يمكنك الاطلاع على الإرشادات المكتوبة لمساعدتك في إعداد رسالة جيميل خارج المكتب، ونصائح حول أفضل الممارسات للمتابعة، والمزيد:
1. تشغيل رسالة مجيب العطلة
دعونا نعد رسالة المجيب التلقائي في جيميل. وإليك كيفية إجراء ذلك خطوة بخطوة:
الخطوة 1
من داخل جيميل، انقر على رمز الإعدادات. ستجده في أعلى يمين شاشة البريد الإلكتروني.
الخطوة 2
من القائمة المنسدلة، انقر على خيار الإعدادات.
الخطوه 3
يتم عرض شاشة الإعدادات. مرر إلى أسفل شاشة الإعدادات للعثور على خيارات المجيب التلقائي.
ويكون الإعداد الافتراضي هو إيقاف المجيب التلقائي. لتغيير هذا التحديد، انقر على زر الرد التلقائي على زر التشغيل.
اكتب التاريخ الذي تبدأ فيه عطلتك في حقل اليوم الأول. يمكنك أيضا النقر في منتصف أحد حقول التاريخ لإظهار التقويم. من التقويم، حدد التاريخ أو (التواريخ).
الخطوة 4
ما لم تكن تعرف متى ستعود، أوصي أيضا بملء حقل اليوم الأخير. يحدد حقل اليوم الأخير آخر يوم يتم فيه إرسال رسالة المجيب التلقائي في جيميل. لملء الحقل، انقر على مربع الاختيار لتنشيط حقل اليوم الأخير. بعد ذلك، اكتب التاريخ أو استخدم التقويم لإدخال التاريخ.
يوصي بعض خبراء البريد الإلكتروني بإضافة بضعة أيام إضافية إلى تاريخ عودتك. هذا المخزن المؤقت يمكن أن dعطيك فرصة إضافية لتلحق بالناس قبل أن يحاولوا الاتصال بك. هذا التكتيك يمكن أن يكون عكسيا إذا كان شخص ما يعرف تاريخ العودة الفعلية. لذلك، كن حذرا معه.
الخطوة الخامسة
الآن حان الوقت للإنشاء الفعلي لرسالة خارج المكتب لديك. ابدأ بإعطاء رسالتك سطر الموضوع.
تذكر أن سطر الموضوع هو أحد أهم أجزاء البريد الإلكتروني. لن يقرأ بعض المستلمين ما بعد سطر الموضوع. لذلك، إذا كنت تريد أن تنقل أكبر قدر من المعلومات هنا يمكنك ذلك. أنا اكتب " وصول البريد الإلكتروني محدود حتى 8/18" هنا لأن ذلك يخبر المستلمين ما يحتاجون إلى معرفته.
الخطوة 6
نظرا لأنه لا يمكنك التنبؤ بمن يتلقى رسالة المجيب التلقائي، فلا يمكنك معالجة رد إجازتك إلى فرد أو مجموعة. من الأفضل فقط كتابة نص البريد الإلكتروني.
بعد ذلك، اكتب نص الرسالة الإلكترونية. انها دائما فكرة جيدة أن تشمل اتصال بديل في حالة وجود مشكلة عاجلة تحتاج إلى التعامل معها بسرعة. إذا كان لديك العديد من المشاريع، يمكنك تسمية جهة اتصال مختلفة لكل مشروع. دع جهات الاتصال الاحتياطية الخاصة بك تعرف أنها قد تتلقى رسائل إضافية أثناء رحيلك.
إذا كنت تستخدم نموذج توقيع جيميل، فسيتم تطبيق توقيع جيميل على البريد الإلكتروني للمجيب التلقائي. لمزيد من المعلومات حول قوالب التوقيع نلقي نظرة على:
الخطوة 7
وأخيرا، ستلاحظ مربع اختيار في الجزء السفلي يسمح لك للحد من الرد تلقائياً على البريد الإلكتروني للأشخاص في قائمة جهات الاتصال الخاصة بك. أوصي بتحديد هذا الخيار. أنت لا تريد من المجيب التلقائي الرد على الرسائل الإخبارية عبر البريد الإلكتروني التي اشتركت فيها أو الرسائل الإلكترونية غير المرغوب فيها التي تتلقاها.
بعد أن تصبح راضيا عن رسالة جيميل خارج المكتب، انقر على حفظ التغييرات.
لاحظ أن جيميل لا يرسل سوى رسالة المجيب التلقائي إلى المستلم مرة واحدة كل أربعة أيام. إذا تجاهل المستلم الرد التلقائي وأرسل إليك أكثر من بريد إلكتروني واحد في اليوم، فلن يتلقى رسالة جيميل خارج المكتب مرارا وتكرارا.
2. اختبار رسالة المجيب التلقائي
بعد إعداد البريد الإلكتروني للرد التلقائي على جيميل، قد ترغب في الحصول على مساعدة من صديق لتجربة الميزة. لاختبار رسالتك، اطلب من صديقك إرسال بريد إلكتروني إليك في اليوم الأول الذي تخرج منه.
إذا كان المجيب التلقائي يعمل، يجب أن يتلقى صديقك رسالة خارج المكتب. إذا لم يتلق رسالة المجيب التلقائي، كرر الخطوات أعلاه حتى يتم إعداد البريد الإلكتروني للمجيب التلقائي بشكل صحيح.
3. إيقاف رسالة المجيب عطلة
إذا لم تدخل آخر يوم تنتهي فيه رسالة البريد الإلكتروني المجيب التلقائي، فأوقف البريد الإلكتروني للاستجابة التلقائية يدويا بعد عودتك من العطلة. ارجع إلى شاشة الإعدادات وانتقل إلى الجزء السفلي. انقر على زر اطفاء المجيب التلقائي.
لمعرفة المزيد حول جيميل، راجع بعض البرامج التعليمية الأخرى ومنها:
البريد الإلكترونيكيفية دمج جميع حسابات بريدك الإلكتروني في حساب جيميل واحد
التدريب على التطبيقكيفية الحفاظ على البريد الوارد في جيميل سهل
إنتاجيةهل تستخدم جيميل بأفضل ميزاته كعامل لحسابك الخاص؟
أفضل ممارسات المجيب التلقائي
مثل أي بريد إلكتروني آخر ترسله، يمثل المجيب التلقائي في جيميل نشاطك التجاري الصغير. إنك تريد أن يبدو مهنياً وينقل صورة إيجابية.
على الرغم من أن هذا البرنامج التعليمي ينطبق على جيميل تحديدا، يمكنك استخدام العديد من أفضل الممارسات مع أنظمة البريد الإلكتروني الأخرى.
في ما يلي بعض أفضل الممارسات التي يجب اتباعها للتأكد من أن رسالة جيميل خارج المكتب تترك الانطباع الصحيح:
- المزاح. قد يكون من المغري أن تضع رسالة غير مكتملة خارج المكتب مثل رسائل البريد الإلكتروني خارج المكتب المدرجة في مقالة هبسبوت هذه من قبل ليندسي كولويتش. ما لم تكن متأكدا جدا أن هذا النوع من الاستجابة سيكون استقبالا جيدا من قبل العملاء والزملاء، لا تترك بريد إلكتروني عطلة مضحك. إنه من السهل جدا أن يعطي المزاح نتائج عكسية.
- ما يجب تضمينه. يجب أن تتضمن رسالة الرد التلقائي المعلومات التالية: التواريخ التي ستغادر فيها، وعندما تعود، وما الذي يمكن للقارئ القيام به في حالة الطوارئ. ومن المفيد أيضا تضمين تقدير تقريبي لمتى يمكن أن يتوقع ردا.
- الشكل استخدم تنسيق البريد الإلكتروني المناسب في رسالة الرد التلقائي. لمعرفة المزيد عن تنسيق البريد الإلكتروني المناسب، راجع البرنامج التعليمي لدينا توتس + ، هوتو ماستر تنسيق البريد الإلكتروني السليم للأعمال - وتجنب الكوارث المهنية. نظرا لأنه لا يمكنك التنبؤ بمن يتلقى رسالة المجيب التلقائي، فلا يمكنك توجيهه إلى فرد أو مجموعة.
- القالب. إذا كان لديك نموذج توقيع تم إعداده لرسائل البريد الإلكتروني، فإن استخدامه هنا جزء مهم من علامتك التجارية. هذا صحيح بشكل خاص إذا كنت صاحب الأعمال التجارية الصغيرة أو تعمل لحسابك الخاص.
- اتصال النسخ الاحتياطي. من المفيد توجيه مستلم البريد الإلكتروني إلى شخص آخر يمكنه الإجابة عن الأسئلة. اختيار شخص كنسخة احتياطية ممن هو على دراية بالمشاريع الخاصة بك مثل زميل أو مساعد افتراضي (فا). لا ننسى أن تطلب النسخة الاحتياطية لديك إذا كان يمكنه التعامل مع المكالمات الخاصة بك بينما انت غير موجود.
- أنظمة أخرى. بعد الانتهاء من اعداد المجيب التلقائي في جيميل، لا تنس أن تلاحظ غيابك في أدوات أخرى مثل التقويم أو في أي أدوات تخطيط للمشروع حيث يتم إدراجك كمورد. ستمنع هذه الخطوة الأشخاص من جدولة الاجتماعات أثناء وقت غيابك.
- مقاومة الإغراء. بينما تكون في إجازة، قد تميل إلى تسجيل الدخول إلى البريد الإلكتروني الخاص بك عن بعد والإجابة على عدد قليل من الرسائل. لا تفعل ذلك. إذا كانت جهات الاتصال الخاصة بك تدرك أنك كنت تجيب على الرسائل سوف تفترض انك متاح. البعض الآخر لن يحترم وقتك بعيدا عن العمل إذا كنت لا تحترم ذلك بنفسك.
بعد إعداد البريد الإلكتروني للاستجابة التلقائية، ستكون مستعدا للاستمتاع بعطلتك. ولكن، مثل كل الأشياء الجيدة، عطلتكك يجب أن تصل الى نهايتها.
وفيما يلي بعض الأفكار لمساعدتك على تسهيل العودة إلى العمل.
قائمة مرجعية مفيدة عندما تكون العطلة قد انتهت
مع إعداد عطلة البريد الإلكتروني لإعلام جهات الاتصال الخاصة بك أنك غير متاح، يمكنك الاسترخاء والتمتع بعطلتك.
حالما تنتهي عطلتك، فإنك تريد أن تتأكد من أنك تعود إلى العمل منتعشاً وعلى استعداد للمضي فيه. للأسف، هذه الأيام الأولى يمكن أن تكون خشنة إلا إذا كان لديك خطة.
هنا قائمة مرجعية مفيدة لمساعدتك على تسهيل العودة إلى العمل بعد قضاء عطلة:
- إيقاف تشغيل رسالة جيميل خارج المكتب. لا يوجد شيء أكثر ازعاجاً من الاستمرار في استقبال رد تلقائي على البريد الإلكتروني بعد فترة طويلة من عودةالشخص. إذا كان ذلك ممكنا، يجب أن يكون هذا واحدا من الأشياء الأولى التي تقوم بها عند العودة إلى المكتب.
- قم بالمرور على الرسائل قبل الرد. مراجعة سريعة للرسائل يتيح لك معرفة ما يمكن توقعه. كما يمكن أن يقلل من عبء العمل إذا اكتشفت أن المرسل قد أجاب على سؤاله الخاص.
- تحديد أولويات رسائل العودة
والمهام. لا تحاول أن تفعل كل شيء في اليوم الأول لعودتك. نحيطك علما بأي من حالات الطوارئ الحقيقية أو الرسائل الواضحة غير المرغوب فيه. بعد أن تتعامل مع حالات الطوارئ وحذف الرسائل غير المرغوب فيها، أجب على الرسائل الأخرى بالترتيب الذي وردت فيه.
- تحقق من التقويم الخاص بك لأي اجتماعات قادمة. جدول الوقت للتحضير لأي اجتماعات مجدولة. قد تميل إلى التركيز على مجرد تنظيف البريد الوارد عند العودة إلى العمل، ولكن هذا يمكن أن يدعك غير مستعد لجوانب أخرى من عملك.
- لا داعي للذعر. قد يستغرق الأمر عدة أيام لتلحق ذلك. هذا امر عادي. إذا كنت تتعامل مع أسئلة الطوارئ أولا، فإن معظم عملائك وزملائك يفهمون ما إذا كان عليهم الانتظار لمدة يوم أو يومين لكي تعود إليهم.
- ترك العمل في الوقت المحدد. في كثير من الأحيان نعود من عطلة ونخسر جميع الفوائد من الراحة الجيدة عن طريق المبالغة في الأسبوع الأول مرة أخرى. بغض النظر عن مدى ما يبدو تراكم عبء العمل لديك، اترك العمل في ساعة معقولة و لا تحاول اجهاد نفسك بالبريد الوارد في البريد الإلكتروني.
على الرغم من أن هذا البرنامج التعليمي مكتوب خصيصا لمستخدمي جيميل، يمكن أيضا استخدام العديد من النقاط في قائمة التحقق هذه من قبل أولئك الذين يستخدمون أنظمة بريد إلكتروني أخرى.
ما المقصود بإعداد مجيب لقضاء عطلة جيميل؟
من خلال المجيب التلقائي في جيميل، لا يلزمك "البقاء متصلاً" طوال الوقت. سوف يبقى عملك مستمراً خلال الوقت الذي تكون فيه بعيدا عن العمل. من خلال إعداد رسالة إلكترونية للاجابة التلقائية بشكل صحيح في جيميل، يمكنك التأكد من أن عطلتك تمثل فاصلا حقيقيا عن العمل وتتيح للعملاء والزملاء معرفة ما يمكن توقعه أثناء ذهابك.
ضع في اعتبارك أن رسائل البريد الإلكتروني، بما في ذلك رسالة جيميل خارج المكتب، هي جزء من علامتك التجارية. سوف تحتاج إلى اتباع أفضل الممارسات المجيب التلقائي بحيث تكون رسالتك مهنية قدر الإمكان.
بمجرد العودة إلى العمل، هناك بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها لجعل الانتقال من العطلة أسهل. ابدأ بإيقاف تشغيل رسالة جيميل خارج المكتب وتحديد أولويات الرسائل للرد عليها.
هل تجيب على البريد الإلكتروني خلال وقتك خارج المكتب؟ لما او لما لا؟
