كيف تستخدم اختصارات لوحة مفاتيح جميل لتوفير المزيد من الوقت

ما هو الزمن الذي تقضيه على بريدك الالكتروني كل أسبوع؟ لو كنت مثل معظمنا، سيكون الجواب... ساعات. تختلف التقديرات حول مقدار الوقت الذي يقضيه العامل العادي في البريد الالكتروني، لكن هناك أمر واحد أكيد. الوقت الذي يتم قضاؤه على البريد الالكتروني هو وقت غير مخصص لمهمات أخرى.

في إحدى الدراسات، قدر المشاركون أنهم يقضون أكثرمن ست ساعات يوميا على البريد الالكتروني الشخصي وبريد العمل. تبعا للدراسة، المنشورة من قبل ريترنز في آب 2015، بدأ بعض المشاركين بتفحص بريدهم الالكتروني حتى قبل نهوضهم من السرير. وهذا وقت كثير يتم قضاؤه على البريد الالكتروني.

ماذا لو تمكنت من استعادة بعض من هذه الساعات التي تقضيها على البريد الالكتروني؟ هل هناك طريقة لقضاء وقت أقل على البريد الالكتروني؟ نعم، هناك طريقة.

أحد الأسباب لقضاء الكثير من الوقت على البريد الالكتروني أن العديد منا لم يتعلم استخدام المزايا الموفرة للوقت في أنظمة بريدنا الالكتروني. يمتلك جيميل، على سبيل المثال، العديد من الاختصارات المدمجة القادرة على تسهيل عملية استخدام البريد الالكتروني وتوفير الكثير من الوقت.

في هذا الدليل التدريبي، ستتعلم كيفية تفعيل اختصارات جيميل واستخدامها لتوفير وقتك. كما سأشارك بعض الاختصارات المحددة لجهاز الكمبيوتر الخاص بك.

1. ما الذي يجب أن تعرفه حول اختصارات لوحة المفاتيح في جيميل

قد تتساءل، هل تستحق ذلك؟ هل توفر اختصارات لوحة المفاتيح الوقت فعلا؟

إذا قضيت الكثير من الوقت على البريد الالكتروني كما يفعل العديد من مالكي المشاريع الصغيرة، قد يكون الزمن الموفر مهما.

تبعا للإحصائيات الجديدة التي أجرتها DMR، يستقبل عامل المكتب العادي 121 بريد الكتروني في اليوم. لذا دعنا نستخدم هذا الرقم كمثال. إذا استقبلت هذا العدد من الرسائل الالكترونية يوميا، فتوفير دقيقة واحدة في معالجة كل بريد سيوفر لك ساعتين من الوقت كل يوم أو اثنا عشرة ساعة كل أسبوع. بالنسبة لمالكي المشاريع الصغيرة متعددي المسؤوليات، قد يعني توفير بضع ساعات يوميا قضاء المزيد من الوقت على عمل يجني المال.

على سبيل المثال، لنقل أنك تريد إجراء ثلاث عمليات على البريد الالكتروني الذي تستقبله:

1. تريد الرد على كل شخص استقبل الرسالة.
2. تريد تعليم الرسالة بنجمة.
3. تريد نقل الرسالة لقائمة (مجلد) مشروعك.

إذا قمت بهذه العمليات دون اختصارات، ستقوم بالتالي:

• المهمة 1 – تحريك مؤشر الفأرة نحو السهم بجانب أيقونة الإرسال والضغط لعرض القائمة المنسدلة. من القائمة المنسدلة، اختر خيار الرد للجميع. اطبع محتويات رسالتك. اضغط على زر ارسال اسفل الرسالة.
• المهمة 2 – حرك المؤشر نحو أيقونة المزيد واضغط لعرض القائمة المنسدلة. من القائمة المنسدلة، اختر خيار أضف نجمة.
• المهمة 3 – حرك المؤر نحو أيقونة المجلد (النوع) واضغط لعرض مربع الحوار نقل إلى. اكتب اسم النوع الذي ترغب بنقل الرسالة له أو اختر النوع من القائمة المنسدلة.

على العكس يمكنك القيام بالمهمات نفسها بطريقة أسرع باستخدام اختصارات لوحة المفاتيح التالية:

1. اضغط a لفتح رسالة لإرسالها لكافة مستقبلي الرسائل. اكتب محتوى رسالتك. اضغط Tab+Enter لإرسال الرسالة. 
2. اضغط s لإضافة نجمة للرسالة.
3. اضغط v لتحريك المحادثة نحو نوع آخر.

لكي توفر اختصارات لوحة المفاتيح الوقت فعلا يجب أن تتذكرها. قد تبدو تلك كمهمة متعبة عندما تدرك أن هناك العديد من اختصارات جيميل.

لا تهلع. ليس عليك معرفة كافة اختصارات جيميل الموجودة لتوفير الوقت. ركز فقط على تعلم اختصارات العمليات التي تجريها بشكل متكرر وستوفر الكثير من الوقت.

بالنسبة للاختصارات الأقل استخداما، اطبعها على لوحة اختصارات وحافظ عليها بالقرب من الكمبيوتر للعودة إليها.

تاليا، دعنا نلق نظرة على كيفية تفعيل اختصارات جيميل.

2. تفعيل اختصارات جيميل

قبل معرفتنا لكيفية تفعيل اختصارات جيميل، هناك بعضا من اختصارات جيميل التي تعمل دوما. إليك قائمة قصيرة بهذه الاختصارات للبدء باستخدامها:

لن تعمل معظم الاختصارات الأخرى ما لم تفعلها. في الخطوات التالية ستتعلم كيفية  تفعيل اختصارات جيميل.

الخطوة 1 – افتح شاشة الإعدادات

اضغط على أيقونة الإعدادات في الزاوية اليمنى العليا من شاشة جيميل الأساسية. ستظهر قائمة منسدلة.

اضغط على خيار الإعدادات من القائمة المنسدلة لعرض شاشة الإعدادات.

الخطوة 2 – كيف تفعل الاختصارات

خيار اختصارات لوحة المفاتيح في منتصف الشاشة، لذا حرك القائمة حتى تتمكن من رؤيته. الإعداد الافتراضي للنظام بإيقاف الاختصارات.

اختر مفتاح التفعيل لخيار تشغيل اختصارات لوحة المفاتيح.

لا تنسى أن تحرك القائمة لأسفل شاشة الإعدادات واضغط على زر حفظ التغييرات.

أصبحت اختصارات جيميل الخاصة بك مفعلة الآن.

3. كيف تستخدم اختصارات جيميل في جهاز كمبيوتر مكتبي

للحصول على أكبر فائدة من اختصارات جيميل، يجب أن تفهم كيفية استخدامها. إليك ثلاثة أنواع من الاختصارات القادرة على توفير الوقت:

1. التشكيل.  هذه الاختصارات قادرة على مساعدتك بصياغة وإرسال الرسائل.
2. إدارة صندوق الوارد.  هذه الاختصارات قادرة على مساعدتك على تنظيم صندوقك الوارد.
3. التصفح.  هذه الاختصارات قادرة على مساعدتك على التنقل عبر نظام جيميل.

دعنا نلق نظرة على كل نوع من هذه الاختصارات على حدى. قمت فيما يلي بإعداد جدول اختصارات منفصل لكل نوع من الاختصارات.

لاستخدام واحد من هذه الجداول، قم بالعملية المحددة لتنفيذ هذا العمود. عمود يحتاج لتفعيل؟ يدل العمود على أن خيار اختصارات لوحة المفاتيح بحاجة للتفعيل لاستخدام الاختصار.

تتطلب بعض الاختصارات إيقاف عرض محادثات جيميل قبل استخدام الاختصار. لتعلم المزيد حول كيفية تشغيل عرض المحادثة، راجع هذا الدليل التدريبي:

• 
  بريد الكتروني
  أفضل 9 ممارسات لمحادثات مجموعات البريد الالكتروني: لإجراء محادثات أفضل
  لورا سبينسر

ملاحظة: إذا كنت تستخدم حاجبا للقوائم المنبثقة في متصفحك، قم بإيقافه قبل استخدام اختصارات جيميل.

دعنا نلق نظرة على اختصارات لوحة المفاتيح المختلفة في جيميل. للتسهيل عليك، قمت بإدراج كل نوع من الاختصارات في صيغة جدولية لتستخدمها وكأنها قائمة اختصارات جيميل الخاصة بك.

الخطوة 1 – كيف تستخدم اختصارات التشكيل

استخدم اختصارات التشكيل لكتابة رسالة جديدة أو للرد على أو إعادة الإرسال للرسائل الموجودة أصلا. يدرج الجدول التالي الاختصارات القادرة على توفير الوقت خلال كتابك لرسالة.

الخطوة 2 – كيف تستعمل اختصارات إدارة صندوق الوارد

استخدم خيارات إدارة صندوق الوارد لتنظيم رسائلك. يدرج الجدول التالي الاختصارات التي تساعدك على تنظيم صندوق الوارد.

الخطوة 3 – كيف تستخدم اختصارات التصفح

استخدم خيارات التصفح للنقل السريع لأقسام مختلفة من نظام جيميل. يدرج الجدول التالي اختصارات التصفح.

هناك بعد الاختصارات التي تندمج بأي فئة. إليك أحد الأمثلة: يمكنك ضغط Esc لإزالة المؤشر من الحقل الحالي.

خلاصة

لا يجب على البريد الالكتروني أن يكون مضيعة كبيرة للوقت لمالكي المشاريع الصغيرة. يمكنك تقليل الوقت الذي تقضيه على جيميل بتعلم اختصارات جيميل للوحة المفاتيح وفهم متى تستخدمها.

لتعلم المزيد حول كيفية استخدام البريد الالكتروني عموما وجيميل خصوصا، ادرس هذه التدريبات:

• 
  التواصل
  كيف تحدد أولوية البريد الالكتروني الذي تجيب عليه
  ديفيد ماسترز
• 
  البريد الالكتروني
  أفضل 9 ممارسات لمحادثات مجموعات البريد الالكتروني: لإجراء محادثات أفضل
  لورا سبينسر
• 
  البريد الالكتروني
  كيف تعد جيميل (خارج المكتب) للإجابة على البريد الالكتروني خلال الإجازة
  لورا سبينسر

حظا موفقا بالاستفادة القصوى من اختصارات جيميل هذه!  تمتع بالحرية لمشاركة نصائحك الخاصة بتوفير الوقت في جيميل في التعليقات في الأسفل.